Das System stellt jede Akte zusammen und prüft sie. Die Entscheidung trifft ein Mensch.
Ob Antrag, Genehmigung, Prämie, Schadensmeldung oder Einspruch: Bis jemand entscheidet, wandert die Akte durch viele Hände. Wir bauen Abläufe, die Daten strukturiert annehmen und fehlende Angaben in einer einzigen Anfrage erbitten. Was Register schon führen, holt das System selbst, wendet versionierte Regeln an und entwirft das Schreiben. Ihre Mitarbeitenden gewinnen so Zeit für die eigentliche Prüfung.
Für Gemeinden, ÖSHZ, Ministerien und Versicherer in Belgien, bei denen Anträge in mehreren Landessprachen eintreffen und jede Entscheidung begründet sein muss.
Ein Antrag trifft als strukturierte Daten ein, und das System prüft, ob alles vorliegt. Fehlt etwas, bekommt die antragstellende Person eine einzige Anfrage; sobald die Angaben da sind, geht es weiter. Danach holt das System Registerdaten, wendet die versionierten Regeln an und fasst die Akte mit einer Quellenangabe zu jeder Aussage zusammen. Ein Mensch aus der Sachbearbeitung bewertet und entscheidet. Er gibt auch das Schreiben frei, das aus einer genehmigten Vorlage entworfen wurde, bevor es verschickt und in der Akte abgelegt wird.
Vorher und nachher
Was sich für Mitarbeitende und Antragstellende ändert
Heute
Mit dem System
Heute
Heute: Hin und her mit der Akte
Dass eine Anlage fehlt, merkt jemand erst Wochen nach dem Eingang. Dann geht ein Brief hinaus, und die Akte liegt still, bis die Antwort kommt.
Mit dem System
Mit dem System: Vollständig, bevor die Arbeit beginnt
Schon beim Eingang prüft das System, ob alles da ist. Fehlt etwas, erhält die antragstellende Person eine einzige Anfrage mit einer genauen Liste.
Heute
Heute: Nachweise, die längst vorliegen
Bürgerinnen, Bürger und Betriebe schicken Auszüge und Bescheinigungen, die ein Register längst führt. Danach tippt jemand die Angaben von Hand in die Fachanwendung.
Mit dem System
Mit dem System: Daten direkt aus der Quelle
Was eine authentische Quelle bereits führt, holt das System über deren API, mit protokolliertem Zweck. Die Sachbearbeitung sieht jeden Wert zusammen mit seiner Herkunft.
Heute
Heute: Ähnliche Akten, verschiedene Ergebnisse
Jede Person prüft die Kriterien nach ihren eigenen Notizen und nimmt ein altes Schreiben als Muster. Vergleichbare Akten enden so unterschiedlich, und später weiß niemand mehr, welche Regelfassung angewandt wurde.
Mit dem System
Mit dem System: Ein Regelwerk für alle, dokumentiert
Die Kriterien laufen als versionierte Entscheidungsmodelle mit Testfällen. Jedes Schreiben beginnt mit einer genehmigten Vorlage, und in der Akte steht, welche Regelfassung galt.
Heute
Heute: Fristen, von Hand verfolgt
Gesetzliche Fristen führt das Team in Tabellen. Ältere Akten rutschen im Stapel nach unten, bis es plötzlich eilt.
Mit dem System
Mit dem System: Jede Frist sichtbar
Jede Akte trägt ihre gesetzliche Frist. Teamverantwortliche erkennen gefährdete Akten früh, und der Rückstand lässt sich nach Alter und Verfahrensart ablesen.
Workflow
Der Ablauf Schritt für Schritt
Die Vorarbeit leistet das System: Eingang, Registerdaten, Regelergebnisse, eine Zusammenfassung mit Quellen und ein Entwurf des Schreibens. Bewerten und entscheiden bleibt Aufgabe der Sachbearbeitung, die alles auf einem Bildschirm vor sich hat.
Beispielhafter Ablauf
7 Schritte · 2 menschliche Prüfungen
Legende
System
Agent
Person
Menschliche Prüfung
Ausnahmepfad
Antragsbearbeitung: beispielhafter Ablauf mit Rückfrage bei fehlenden Unterlagen
Diagramm als Text lesen
Der Hauptweg beginnt mit Annahme und Prüfung des Antrags. Es folgen der Abruf der Registerdaten, die versionierten Regeln und die Zusammenfassung mit Quellen. Danach bewertet und entscheidet die Sachbearbeitung, und am Ende wird das Schreiben entworfen und zugestellt.
Stellt die Vollständigkeitsprüfung Lücken fest, zweigt die Akte vom Hauptweg ab: Die antragstellende Person erhält eine einzige Anfrage mit allem, was fehlt. Treffen die Unterlagen ein und bestehen sie die Prüfung, kehrt die Akte beim Abruf der Registerdaten auf den Hauptweg zurück.
Menschlicher Kontrollpunkt sind Bewertung und Entscheidung durch die Sachbearbeitung, danach ihre Freigabe des Schreibens. Das System bereitet vor und entwirft. Ohne einen Menschen wird nichts entschieden und nichts verschickt.
01
Schritt 1: Antrag annehmen und prüfenSystem
Anträge treffen als strukturierte Daten ein: aus dem Portal, aus Onlineformularen oder über die Dokumentenverarbeitung mit KI. Das System legt die Akte unter ihrer Verfahrensart an und setzt die gesetzliche Frist ab dem Eingangsdatum. Dann prüft es, ob alle Unterlagen vorliegen, die diese Verfahrensart verlangt.
02
Schritt 2: Fehlende Angaben anfragenSystem
Über den Weg, den sie selbst gewählt hat, erhält die antragstellende Person eine einzige Anfrage: welche Unterlagen oder Angaben fehlen und bis wann. Was danach eintrifft, prüft das System gegen dieselbe Liste. Wie sich das auf die Frist auswirkt, hält es so fest, wie das Verfahren es vorsieht.
Ausnahmepfad: Unterlagen unvollständig· Zurück zu Schritt 3
03
Schritt 3: Registerdaten abrufenSystem
Ausgehend von der Identität der antragstellenden Person und der Rechtsgrundlage des Verfahrens fragt das System authentische Quellen und Basisregister über deren APIs ab. Fällt ein grenzüberschreitendes Verfahren unter die Verordnung über das einheitliche digitale Zugangstor, können Nachweise aus einem anderen Mitgliedstaat über das Once-Only Technical System kommen, wenn die antragstellende Person das wünscht. Zu jeder Abfrage wird der Zweck protokolliert.
04
Schritt 4: Versionierte Regeln anwendenSystem
Die Regeln für Anspruch und Berechnung sind als versionierte Entscheidungsmodelle hinterlegt, in DMN oder als Rules as Code. Jedes Modell verweist auf das Gesetz, das Dekret, das Reglement oder die interne Richtlinie, die es umsetzt. Für jedes Kriterium zeigt das Ergebnis, ob es erfüllt, nicht erfüllt oder noch zu bewerten ist, samt Fakten und Regelfassung.
05
Schritt 5: Akte mit Quellen zusammenfassenAgent
Für die Sachbearbeitung verdichtet ein Sprachmodell Antrag, Anlagen und Registerauszüge: Fakten, Daten, Beträge, offene Punkte und Widersprüche zwischen den Quellen. Hinter jeder Aussage steht ein Verweis auf die Dokumentseite oder den Registerauszug. Ob die Voraussetzungen erfüllt sind, beurteilt die Zusammenfassung nicht, und sie schlägt auch kein Ergebnis vor.
06
Schritt 6: Bewerten und entscheidenPerson
Regelergebnisse, Zusammenfassung und Belege liegen auf einem Bildschirm. Die Sachbearbeiterin oder der Sachbearbeiter bewertet, was die Regeln offenlassen, entscheidet und formuliert die Begründung. Wer von einem Regelergebnis abweicht, hält den Grund dafür fest.
Menschliche Prüfung
Entscheiden darf nur die Sachbearbeitung. Keine Entscheidung mit Rechtswirkung beruht allein auf automatisierter Verarbeitung. Je Verfahrensart, Betrag oder Ergebnis lässt sich zusätzlich eine Zweitprüfung nach dem Vier-Augen-Prinzip vorschreiben.
07
Schritt 7: Schreiben entwerfen und zustellenSystem
Der Bescheid entsteht aus der genehmigten Vorlage für Verfahrensart und Ergebnis, mit der Begründung der Sachbearbeitung und den Rechtsgrundlagen. Nach der Freigabe wird er unterzeichnet, zugestellt, etwa in die eBox, und in der Akte abgelegt. Ein Einspruch oder eine Beschwerde öffnet eine verknüpfte Akte, die das ursprüngliche Dossier, die Regelfassung und die Begründung mitführt.
Menschliche Prüfung
Ohne Freigabe des endgültigen Textes durch die Sachbearbeitung verlässt kein Schreiben das Haus.
Komponenten
Was wir bauen würden
01
Annahme und Vollständigkeitsprüfung
Nimmt Anträge aus Portalen, Onlineformularen und der Dokumentenverarbeitung an, prüft sie mit einer Checkliste je Verfahrensart und schickt Anfragen zu fehlenden Unterlagen auf dem Weg, den die antragstellende Person genutzt hat.
API-Clients für authentische Quellen, Basisregister und nationale Plattformen für den Datenaustausch, dazu für das Once-Only Technical System, wenn ein Verfahren darunter fällt. Jeder Abruf wird mit seinem Zweck protokolliert.
Regeln für Anspruch und Berechnung in DMN oder als Code, versioniert und mit Startdatum, jeweils mit ihrer Rechtsquelle verknüpft. Die Testfälle sind so geschrieben, dass Ihre Juristinnen und Juristen sie lesen können.
Modellgestützte Zusammenfassungen mit einer Quellenangabe für jede Aussage und einem Bewertungsdatensatz aus abgeschlossenen Akten. Bei der Prüfung der Anspruchsvoraussetzungen spielt der Dienst keine Rolle.
Ein Bildschirm für Belege, Regelergebnisse, Zusammenfassung, Entscheidung und Begründung, wenn möglich direkt in der vorhandenen Fachanwendung. Die Vorlagen für die Schreiben verantwortet Ihre Rechtsabteilung.
Portale für Bürgerinnen, Bürger und Betriebe, mit Anmeldung per eID oder itsme
Onlineformulare und strukturierte Einreichungen
Eingang aus der Dokumentenverarbeitung
Authentische Quellen und Basisregister
Nachweise aus anderen Mitgliedstaaten über das Once-Only Technical System
Einsprüche, Beschwerden und Reklamationen
Kern der Lösung
Antragsbearbeitung
Angebundene Systeme
Salesforce Public Sector Solutions und Service Cloud für die AktenführungPlattformSalesforce
Ihre vorhandene Fachanwendung oder Aktenverwaltung
Föderaler Authentifizierungsdienst, elektronische Signatur und Siegel (Vertrauensdienste nach eIDAS)
Dokumentenmanagement und Archiv
SAP-Finanzwesen für die Auszahlung von Prämien und LeistungenPlattformSAP
Odoo-Buchhaltung für die Auszahlung von ZuschüssenPlattformOdoo
Zustellwege: Postfach im Portal, E-Mail, eBox und elektronisches Einschreiben
Kontrollen
Eingebaute Kontrollen
Zugriffsgrenzen
Mitarbeitende sehen nur die Verfahrensarten und Dienste, die ihre Rolle freigibt. Registerabfragen stützen sich auf die Rechtsgrundlage des Verfahrens und betreffen nur die Felder, die diese Verfahrensart braucht; jede Abfrage wird mit Aktenzeichen und Zweck protokolliert. Der Zusammenfassungsdienst darf die Akte lesen, aber weder Daten noch Regelergebnisse oder Entscheidungen ändern.
Menschliche Prüfung
Jede Entscheidung trifft eine Person aus der Sachbearbeitung, die Regelergebnisse, Zusammenfassung und die Belege dahinter kennt. Entscheidungen, die der antragstellenden Person gegenüber Rechtswirkung entfalten oder sie auf ähnliche Weise erheblich beeinträchtigen, beruhen nie allein auf automatisierter Verarbeitung (Artikel 22 DSGVO). Abweichen vom Regelergebnis ist erlaubt, der Grund wird festgehalten. So bleibt die Bewertung echt.
Nachvollziehbarkeit
Je Akte protokollieren wir: eingegangene Daten, jede Registerabfrage mit Ergebnis, Regelfassung und Ergebnis je Kriterium, die Zusammenfassung mit Quellen und Modellversion, Entscheidung und Begründung sowie das Schreiben, wie es verschickt wurde. Bei einem Einspruch oder einer Prüfung lässt sich so nachvollziehen, welche Fakten vorlagen und welche Regeln am Entscheidungstag galten.
Datenschutz
Das System ruft nur die Registerfelder ab, die die Regeln tatsächlich brauchen. Aufbewahrung und Vernichtung richten sich nach Ihrem Aufbewahrungsplan je Verfahrensart. Verarbeitet wird in der vereinbarten Region, und Aktendaten trainieren keine externen Modelle.
KI-Transparenz
Bescheide nennen Fakten, angewandte Regeln, Begründung und den Weg für Einspruch oder Beschwerde. Hilft ein Modell bei der Vorbereitung, dokumentieren wir seine Rolle und erfassen sie in Ihrem KI-Register. Gibt es für Ihre Einrichtung ein öffentliches Algorithmenregister, wird der Einsatz auch dort eingetragen.
Kennzahlen
Was wir messen würden
Wir legen die Messgrößen je Verfahrensart fest und erfassen den Ausgangswert aus Ihren heutigen Aktendaten, noch bevor wir etwas umstellen.
Was wir messen würden
Kennzahl
Warum sie zählt
Wie wir sie messen würden
01Durchlaufzeit je Verfahrensart
Warum sie zähltDas merken Antragstellende zuerst. Wir trennen nach Verfahrensart, damit ein schnelles Verfahren kein langsames überdeckt.
Wie wir sie messen würdenTage zwischen Eingang und verschickter Entscheidung, außerdem zwischen vollständiger Akte und verschickter Entscheidung, gemessen an den Zeitstempeln.
02Vollständige Anträge beim ersten Einreichen
Warum sie zähltZeigt, ob Formulare, vorausgefüllte Angaben und Checklisten Rückfragen wirklich vermeiden.
Wie wir sie messen würdenAkten, die die Vollständigkeitsprüfung schon beim ersten Einreichen bestehen, je Kanal und Verfahrensart.
03Rückfragen je Akte
Warum sie zähltJede Rückfrage kostet die antragstellende Person Zeit und die Sachbearbeitung einen weiteren Arbeitsgang.
Wie wir sie messen würdenAnfragen zu fehlenden Unterlagen oder Erläuterungen je Akte, nach Grund, aus dem Aktenprotokoll.
04Akten über der gesetzlichen Frist
Warum sie zähltDie rechtliche Mindestanforderung an Pünktlichkeit und ein frühes Signal für wachsenden Rückstand.
Wie wir sie messen würdenOffene und abgeschlossene Akten jenseits der Frist sowie Akten im Warnzeitraum, je Team und Verfahrensart.
05Einheitliche Entscheidungen in der Stichprobe
Warum sie zähltVergleichbare Akten sollten gleich ausgehen, egal wer sie bearbeitet.
Wie wir sie messen würdenWie oft eine zweite Sachbearbeiterin oder ein zweiter Sachbearbeiter bei derselben Akte zum selben Ergebnis kommt, in einer Zufallsstichprobe.
06Anteil erfolgreicher Einsprüche
Warum sie zähltEin erfolgreicher Einspruch zeigt auf Regeln, Belege oder Begründungen, die nachgebessert werden müssen.
Wie wir sie messen würdenGanz oder teilweise stattgegebene Einsprüche und Beschwerden, nach Grund und nach angewandter Regelfassung.
Ziele werden erst nach einer Ausgangsmessung festgelegt.
Einführung
Einführung in Etappen
Phase 01
Analyse und Regelwerk
Eine Verfahrensart mit ihrer Rechtsgrundlage. Wir zeichnen auf, wie Akten heute laufen, bilden die Kriterien gemeinsam mit Ihren Juristinnen und Juristen als Entscheidungsmodell ab und stellen anonymisierte, abgeschlossene Akten als Testfälle zusammen.
Abschlusskriterien
Regelwerk juristisch geprüft
Testfälle mit erwartetem Ergebnis abgestimmt
Ausgangswert je Messgröße erfasst
Einstufung nach KI-Verordnung und Datenschutz-Folgenabschätzung begonnen
Phase 02
Aufbau und Test mit alten Akten
Eingang, Registeranbindungen, Regeln und Arbeitsplatz für die gewählte Verfahrensart. Abgeschlossene Akten laufen noch einmal durch Regeln und Zusammenfassungsdienst, und wir vergleichen das Ergebnis mit der damaligen Entscheidung.
Abschlusskriterien
Regelergebnisse stimmen mit den Testfällen überein, oder jede Abweichung ist begründet
Quellenangaben in einer Stichprobe von Zusammenfassungen geprüft
Registerzugriff durch die Datenverantwortlichen freigegeben
Phase 03
Produktivbetrieb unter Aufsicht
Neue Akten der gewählten Art laufen durch das System. Die Sachbearbeitung entscheidet wie gewohnt, und eine zweite Person prüft eine Stichprobe der Entscheidungen nach.
Teamverantwortliche arbeiten mit der Fristenüberwachung
Betriebshandbuch, Monitoring und Rückfallweg bereit
Phase 04
Weitere Verfahrensarten
Jede weitere Verfahrensart nutzt Eingang, Anbindungen und Arbeitsplatz mit, bekommt aber ihr eigenes Regelwerk, eigene Testfälle und eine eigene juristische Prüfung.
Abschlusskriterien
Ihr Team verantwortet das Verfahren für Regeländerungen
Umwelt- und Städtebaugenehmigungen, Prämien und Hilfen eines ÖSHZ, mit Registerdaten, die nur einmal abgerufen werden, und Fristen, die das System je Verfahren überwacht.
Schadensmeldungen und Reklamationen bei Versicherern, mit Deckungsregeln je Fassung der Vertragsbedingungen, Entscheidungen in der Schadenbearbeitung und Antwortfristen für Reklamationen im Blick.
Erstattungsanträge und Anträge auf vorherige Genehmigung bei einer Krankenkasse, mit versionierten Regeln für jede Erstattungsregelung. Die medizinische Beurteilung bleibt bei qualifiziertem Personal.
Netzanschlussanträge, bei denen das System die technischen Angaben schon beim Eingang auf Vollständigkeit prüft und jede Anfrage gegen ihre Frist verfolgt.
Genehmigungen für Ausnahmetransporte und Baustellen auf öffentlichen Straßen: Strecke, Fahrzeug und Arbeiten werden mit Netzdaten und anderen Genehmigungen abgeglichen, bevor die Sachbearbeitung entscheidet.
Beispiel zur Veranschaulichung
Prämienanträge für Renovierungen
Ausgangslage
Eine öffentliche Verwaltung in Belgien zahlt Privatpersonen Prämien für Renovierungen. Anträge kommen auf Deutsch und auf Französisch, Rechnungen und Nachweise als PDF. Angaben zu Haushalt und Eigentum fordert das Team per Brief nach, und Entscheidungen entstehen aus alten Mustern.
System
Antragstellende melden sich über den Föderalen Authentifizierungsdienst mit eID oder itsme an. Beim Eingang prüft das System die Vollständigkeit je Prämienart und ruft Angaben zu Person und Gebäude aus den zuständigen Registern ab, soweit eine Schnittstelle besteht. Die Prämienregeln laufen als versioniertes Entscheidungsmodell, und ein Sprachmodell fasst jeden Antrag mit Verweisen auf die Quellseiten zusammen.
Menschliche Kontrolle
Über jeden Antrag entscheidet die Sachbearbeitung; eine zweite Person prüft eine Stichprobe. Bescheide entstehen aus genehmigten Vorlagen in der Sprache des Antrags und gehen in die eBox. Ausgezahlt wird erst, wenn die Entscheidung unterzeichnet ist.
Was wir messen würden
Anteil vollständiger Anträge je Sprache, Rückfragen je Akte, Einheitlichkeit der Entscheidungen in der Stichprobe und Durchlaufzeit je Prämienart.
Belgien
Drei Sprachen, mehrere Ebenen, ein Ablauf
In Belgien bearbeiten die föderale Ebene, die Gemeinschaften, die Regionen und die Gemeinden Anträge nach jeweils eigenen Regeln. Je nach Gebiet und Zuständigkeit läuft dasselbe Verfahren auf Deutsch, Französisch oder Niederländisch. Wir bauen einen gemeinsamen Ablauf mit Regelwerk und Vorlagen je Zuständigkeit und Sprache.
Die nötigen Bausteine sind vorhanden: Anmeldung über den Föderalen Authentifizierungsdienst mit eID oder itsme, Zustellung in die eBox und, wo Akten mit flämischen Systemen ausgetauscht werden, die OSLO-Datenstandards. Wir verbinden sie mit Ihrer Fachanwendung. Die Entscheidung bleibt bei der Sachbearbeitung, im Einklang mit dem Recht aus Artikel 22 DSGVO, keiner allein auf automatisierter Verarbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden. KI-Systeme, die Behörden oder Stellen in deren Namen nutzen sollen, um die Berechtigung für grundlegende staatliche Unterstützungsleistungen und -dienste zu beurteilen, sind nach der KI-Verordnung hochriskant. Deshalb fassen Modelle bei uns standardmäßig nur zusammen und entwerfen.
01Trifft das System die Entscheidung über einen Antrag?
Nein. Das System legt die Akte an, ruft Daten ab, wendet die Regeln an, fasst mit Quellen zusammen und entwirft das Schreiben. Bewertung, Entscheidung und Freigabe des Schreibens liegen bei der Sachbearbeitung. Artikel 22 DSGVO gibt jeder Person das Recht, keiner Entscheidung unterworfen zu werden, die ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruht und ihr gegenüber Rechtswirkung entfaltet oder sie auf ähnliche Weise erheblich beeinträchtigt. Unser Ablauf sorgt dafür, dass in jeder Akte ein Mensch wirklich prüft, statt nur einen Knopf zu drücken.
02Welche Rolle spielt die europäische KI-Verordnung?
Es kommt darauf an, was das Modell tut. Nach Anhang III Nummer 5 Buchstabe a sind KI-Systeme hochriskant, die bestimmungsgemäß von Behörden oder in deren Namen eingesetzt werden sollen, um die Berechtigung natürlicher Personen für grundlegende staatliche Unterstützungsleistungen und -dienste zu beurteilen oder um solche Leistungen zu gewähren, zu kürzen, zu widerrufen oder zurückzufordern. Ebenfalls hochriskant ist nach Buchstabe b KI, die die Kreditwürdigkeit natürlicher Personen bewertet; KI zur Aufdeckung von Betrug ist davon ausgenommen. Nach der 2026 geänderten Fassung der Verordnung greifen diese Pflichten ab dem 2. Dezember 2027.
Wirkt ein Modell an der Anspruchsprüfung mit, berücksichtigen wir die Hochrisiko-Pflichten von Beginn an. Standardmäßig halten wir das Modell aber heraus: Versionierte Regeln prüfen die Kriterien, die Sachbearbeitung entscheidet, und das Modell fasst lediglich zusammen und entwirft. Ob eine Komponente außerhalb der Hochrisiko-Kategorie bleibt, stuft Ihre Rechtsabteilung ein und dokumentiert es. Die technische Beschreibung dafür liefern wir. Mehr dazu in unserem Leitfaden zur KI-Verordnung im öffentlichen Dienst.
03Müssen wir unsere Fachanwendung ersetzen?
Nein. Eingang, Regeln, Zusammenfassung und Schreiben docken über APIs an Ihre vorhandene Fachanwendung an. Wo die Plattform es zulässt, bauen wir sie auch direkt darin, etwa auf Salesforce. Ob die Fachanwendung selbst ersetzt wird, ist eine eigene Entscheidung. Sie lohnt sich nur, wenn das System der eigentliche Engpass ist. Wie das in Schritten geht, zeigt die Seite Altsysteme erneuern.
04Was passiert mit den Regeln, wenn sich Gesetze oder Reglemente ändern?
Jedes Regelwerk ist ein versioniertes Entscheidungsmodell. Es verweist auf den Artikel oder die Bestimmung, die es umsetzt, und auf Testfälle mit erwartetem Ergebnis. Ändert sich ein Gesetz, ein Dekret oder ein Reglement, prüfen Ihre Juristinnen und Juristen die neue Fassung. Die Testfälle werden angepasst und laufen erneut, und die Fassung erhält ein Startdatum. Jede Akte wird nach der Fassung bewertet, die für sie gilt, und in der Akte steht, welche Fassung angewandt wurde.
05Wie erfahren Antragstellende, wie ihr Antrag behandelt wurde?
Der Bescheid nennt die Fakten, die angewandten Regeln und die Begründung und erklärt, wie man Einspruch oder Beschwerde einlegt. Im Portal ist sichtbar, welche Daten aus welchem Register stammen. Hilft ein Modell bei der Vorbereitung, ist das dokumentiert und, falls es ein öffentliches Algorithmenregister gibt, dort eingetragen. Fragen zum Stand einer Akte beantwortet die Serviceassistenz aus denselben Daten. Artikel 50 der KI-Verordnung verlangt seit dem 2. August 2026, dass Menschen erfahren, wenn sie direkt mit einem KI-System interagieren; das setzen wir um.
06Wie groß sollte der Einstieg sein?
Eine Verfahrensart mit klarer Rechtsgrundlage, genug Akten zum Messen und einem einzigen Regelwerk. Daran zeigen sich Eingang, Registeranbindung, Regeln, Zusammenfassung und Schreiben an echten Akten, bevor weitere Verfahrensarten dazukommen. Die Phasen von der Analyse bis zur Umsetzung beschreibt unser Vorgehen.
Beginnen wir mit einer Verfahrensart
Nennen Sie uns eine Verfahrensart, die Register, auf die sie zugreift, und die Sprachen, in denen Anträge eintreffen. Wir skizzieren dazu ein erstes Release mit Regelwerk und Vorlagen in jeder benötigten Landessprache. Das erste Gespräch gern auf Deutsch.