Entrano documenti, escono dati convalidati. Sulle eccezioni decidono le persone.
Istanze, fatture, sinistri e lettere arrivano in ogni formato. Realizziamo flussi di acquisizione che classificano ogni documento, estraggono i campi che contano, li verificano rispetto alle Sue regole e inviano a una persona solo i casi incerti.
Per uffici protocollo, amministrazioni e back office che ricevono ogni giorno PEC, moduli e allegati e devono poter ricostruire ogni dato estratto.
I documenti vengono acquisiti da ogni canale, classificati, estratti e convalidati dal sistema. I casi sotto la soglia di confidenza o che non superano una regola passano a una persona in una coda di revisione. I dati convalidati vengono trasmessi al sistema gestionale e le correzioni dei revisori alimentano il set di valutazione.
Prima e dopo
Che cosa cambia nella giornata di lavoro
Oggi
Con il sistema
Oggi
Oggi: Ridigitare dagli allegati
Il personale apre ogni PDF, scansione o modulo elettronico e copia a mano nomi, importi e riferimenti nel sistema delle pratiche o nell’ERP.
Con il sistema
Con il sistema: I dati arrivano già strutturati
I campi vengono estratti insieme alla loro posizione nel documento di origine, così il revisore vede il valore e l’evidenza uno accanto all’altra.
Oggi
Oggi: Errori scoperti tardi
Pagine mancanti e dati incoerenti emergono settimane dopo, quando una decisione viene contestata o un pagamento viene respinto.
Con il sistema
Con il sistema: Le regole si applicano all’ingresso
Completezza, corrispondenza con i dati anagrafici e regole di business vengono verificate prima di aprire una pratica, quando si può ancora chiedere al mittente.
Oggi
Oggi: Ogni documento riceve la stessa attenzione
Una fattura pulita e completa richiede lo stesso tempo di una confusa e ambigua.
Con il sistema
Con il sistema: L’attenzione va alle eccezioni
I documenti puliti passano direttamente. Le persone gestiscono una coda di casi incerti e insoliti, con il motivo per cui ciascuno si trova lì.
Oggi
Oggi: Nessuna traccia di come è stato acquisito il dato
Quando un revisore chiede da dove viene un valore, la risposta dipende da chi lo ha digitato.
Con il sistema
Con il sistema: Ogni valore è tracciabile
Per ogni campo vengono registrati documento di origine, estrazione, confidenza, esiti delle regole e modifiche del revisore.
Flusso di lavoro
Come funziona il flusso di lavoro
Sette passaggi, un percorso per le eccezioni. Soglie e regole vengono concordate con i Suoi responsabili di processo e tarate sui Suoi documenti prima che qualsiasi cosa vada in produzione.
Flusso di lavoro illustrativo
7 passi · 1 controllo umano
Legenda
Sistema
Persona
Controllo umano
Percorso di eccezione
Elaborazione intelligente dei documenti: flusso illustrativo con percorso delle eccezioni
Leggere il diagramma in forma testuale
Il percorso principale va dall’acquisizione, attraverso classificazione, estrazione e convalida, fino alla trasmissione al sistema gestionale, e si chiude con l’apprendimento dalle correzioni.
Dopo la convalida, ogni documento con un campo sotto la soglia di confidenza o con una regola di business non superata lascia il percorso principale e passa alla coda di revisione, dove una persona conferma o corregge i valori. I documenti revisionati rientrano poi nel percorso principale al passaggio di trasmissione.
La coda di revisione è il punto di controllo umano: i valori incerti non raggiungono mai il sistema gestionale senza una persona.
01
Passo 1: Acquisizione da ogni canaleSistema
Scansioni, allegati e-mail, caricamenti dal portale e moduli elettronici confluiscono in un’unica coda di acquisizione con un riferimento di pratica, i metadati del canale e un checksum. Le fatture elettroniche strutturate (FatturaPA tramite SDI o Peppol UBL) saltano l’estrazione e passano direttamente alla convalida.
02
Passo 2: Separazione e classificazioneSistema
I plichi con più documenti vengono separati nelle loro parti. Ogni parte viene classificata per tipo di documento e lingua, il che determina lo schema di estrazione e l’insieme di regole da applicare.
03
Passo 3: Estrazione dei campiSistema
Un OCR sensibile al layout legge la pagina; un modello linguistico estrae i campi concordati in uno schema rigoroso. Ogni campo riporta un punteggio di confidenza e la sua posizione nell’originale.
04
Passo 4: Convalida rispetto alle regoleSistema
I valori vengono verificati rispetto ai dati anagrafici (clienti, fornitori, partite IVA e IBAN), alle regole tra campi e ai duplicati. I campi sopra la soglia di confidenza concordata che superano tutte le regole passano direttamente.
05
Passo 5: Coda di revisionePersona
Il revisore vede affiancati il documento e i valori estratti, con evidenziata la regola non superata o il campo a bassa confidenza, e li conferma o li corregge.
Percorso di eccezione: Sotto soglia o regola non superata· Torna al passo 6
Controllo umano
I valori incerti non raggiungono mai il sistema gestionale senza una persona. I revisori possono anche respingere un documento e richiederne uno nuovo al mittente.
06
Passo 6: Trasmissione al sistema gestionaleSistema
I dati convalidati aprono o aggiornano la pratica nel sistema di gestione delle pratiche, nel CRM o nell’ERP tramite la relativa API, con il documento di origine allegato e una classe di conservazione assegnata.
07
Passo 7: Apprendere dalle correzioniSistema
Le correzioni dei revisori vengono raccolte come esempi etichettati. Ampliano il set di valutazione, e soglie o prompt cambiano solo dopo che la nuova versione lo ha superato.
Componenti
Che cosa realizzeremmo
01
Acquisizione e connettori di canale
Connettori per caselle di posta, scanner, portali e moduli elettronici che consegnano ogni documento a un’unica coda con metadati e riferimento di pratica.
OCR sensibile al layout ed estrazione basata su modelli in schemi versionati per tipo di documento, con confidenza a livello di campo e coordinate nell’originale.
Regole di business, consultazione dei dati anagrafici e controlli dei duplicati espressi come codice testabile, leggibile dai Suoi responsabili di processo.
Una coda e una schermata di revisione affiancata per le eccezioni, con correzione rapida da tastiera, codici motivazione e opzioni di doppio controllo.
Un set di convalida etichettato, soglie di rilascio e cruscotti su tasso di elaborazione automatica, motivi delle eccezioni e deriva dell’accuratezza per campo.
Distribuzione nel Suo tenant cloud o nella Sua region, cifratura, classi di conservazione e processi di cancellazione allineati al Suo piano di conservazione.
Anagrafiche di riferimento (clienti, fornitori, partite IVA, IBAN)
Identity provider per i ruoli dei revisori
Controlli
Controlli integrati nella progettazione
Limiti di accesso
I revisori vedono solo i tipi di documento e le pratiche consentiti dal proprio ruolo. I servizi di estrazione operano senza accesso permanente al sistema gestionale; la trasmissione usa un account di servizio con ambito limitato per ogni integrazione.
Revisione umana
Soglie di confidenza e regole non superate instradano i casi verso una persona. Le soglie sono definite per campo, non per documento, e vengono abbassate solo quando il set di valutazione dimostra che è sicuro farlo. Le decisioni sulle istanze restano agli istruttori.
Tracciabilità
Per ogni campo registriamo posizione nell’originale, valore estratto, confidenza, esiti delle regole, versione di modello e prompt, e ogni modifica del revisore con il relativo codice motivazione.
Protezione dei dati
I dati personali vengono minimizzati all’ingresso, l’oscuramento è disponibile per le richieste di accesso e conservazione e cancellazione seguono il Suo piano di conservazione. Il trattamento resta nella region concordata.
Trasparenza dell’IA
Le versioni di modello e prompt sono documentate con i relativi risultati di valutazione. Dove gli output incidono sulle persone, l’uso dell’IA viene registrato nel Suo registro dei sistemi di IA e spiegato nell’informativa ai richiedenti.
Indicatori
Che cosa misureremmo
Concordiamo queste misure con Lei in fase di analisi e rileviamo prima un valore di partenza dal processo attuale.
Che cosa misureremmo
Indicatore
Perché è importante
Come lo misureremmo
01Tasso di elaborazione automatica
Perché è importanteMostra quanta parte del lavoro di routine non richiede più una persona, per tipo di documento.
Come lo misureremmoQuota di documenti che superano tutte le soglie e le regole senza revisione, dai log del flusso di lavoro.
02Tasso e motivi delle eccezioni
Perché è importanteIndica se le eccezioni dipendono da scansioni scadenti, dati mancanti o regole da modificare.
Come lo misureremmoVolume della coda di revisione per codice motivazione, per canale e tipo di documento.
03Accuratezza a livello di campo
Perché è importanteLa misura di qualità che conta per le decisioni e i pagamenti a valle.
Come lo misureremmoPrecisione e richiamo per campo su un set di convalida etichettato e concordato, ripetuti a ogni rilascio.
04Tempo di lavorazione
Perché è importanteRileva lo sforzo risparmiato e quello che si sposta sulla revisione.
Come lo misureremmoTempo dalla ricezione alla trasmissione e tempo attivo di revisione per eccezione, dai timestamp della coda.
Nessun obiettivo viene fissato prima di una misurazione di riferimento.
Rilascio
Come lo introdurremmo
Fase 01
Analisi e valore di partenza
Due o tre tipi di documento, un canale, i Suoi volumi attuali e gli errori ricorrenti. Etichettiamo un set di convalida a partire da documenti reali anonimizzati.
Criteri di uscita
Campi, regole e criteri di qualità concordati
Valore di partenza misurato
Valutazione d’impatto sulla protezione dei dati avviata
Fase 02
Pilota in modalità ombra
Il sistema estrae e convalida in parallelo al processo attuale; le persone continuano a svolgere il lavoro e confrontano i risultati.
Criteri di uscita
Accuratezza per campo conforme ai criteri concordati
Soglie definite per campo
Revisori formati sulla postazione di revisione
Fase 03
Produzione controllata
Elaborazione automatica attivata per i tipi di documento del pilota, con campionamento dei casi approvati automaticamente.
Criteri di uscita
Il campionamento non mostra errori inaccettabili
Runbook e monitoraggio consegnati
Rollback testato
Fase 04
Estensione
Altri tipi di documento, canali e lingue, ciascuno sottoposto alla stessa soglia di valutazione prima di entrare in esercizio.
Istanze di autorizzazione, contributo e prestazione con i relativi allegati; richieste di accesso agli atti in cui i documenti devono essere oscurati prima del rilascio.
Documenti di trasporto, dichiarazioni di conformità e documenti doganali abbinati agli ordini di acquisto.
Esempio illustrativo
Istanze e allegati in arrivo via PEC allo sportello unico
Situazione
Lo sportello unico per le attività produttive di un’unione di comuni riceve via PEC istanze con molti allegati, che il personale deve registrare, verificare per completezza e assegnare al procedimento corretto.
Sistema
Un servizio che legge la PEC e gli allegati, riconosce il tipo di istanza, verifica la presenza dei documenti obbligatori, propone classificazione e fascicolo e precompila i metadati per il protocollo informatico.
Controllo umano
L’istruttore conferma classificazione e completezza prima della registrazione; le richieste di integrazione documentale partono solo dopo la sua approvazione.
Cosa misureremmo
Tempo dalla ricezione all’avvio del procedimento, quota di proposte accettate senza modifiche, accuratezza dei campi su un set di validazione etichettato.
Italia
Documenti informatici, regole italiane
In Italia il documento segue un percorso normato: il CAD e le linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici regolano protocollo, classificazione, fascicolazione e conservazione, e la PEC resta il canale di molte comunicazioni con valore legale. Le fatture, invece, arrivano già strutturate tramite SDI e non hanno bisogno di estrazione.
Per i documenti che riguardano persone progettiamo secondo il GDPR, il Regolamento europeo sull’IA e la Legge 132/2025: trattamento documentato, revisione umana e registri che un revisore può seguire.
Domande sull’elaborazione intelligente dei documenti
01Quanto è accurata l’estrazione?
Dipende dai Suoi documenti, per questo la misuriamo invece di prometterla. Etichettiamo un set di convalida dai Suoi documenti anonimizzati e riportiamo precisione e richiamo per campo. L’output dell’IA può essere sbagliato: è il motivo per cui i campi incerti passano a una persona invece di entrare direttamente nel sistema gestionale.
02Gestisce la scrittura a mano, le scansioni di scarsa qualità e più lingue?
Moduli compilati a mano e scansioni di scarsa qualità possono essere letti, con una confidenza più bassa, quindi una parte maggiore finisce nella coda di revisione. I documenti in più lingue, per esempio italiano, inglese, tedesco o francese, vengono prima classificati per lingua, così ciascuno riceve lo schema e le regole corretti.
03Abbiamo già un OCR o un prodotto di acquisizione. Dobbiamo sostituirlo?
Non necessariamente. Se il Suo livello di acquisizione funziona, costruiamo attorno a esso convalida, revisione e trasmissione, e aggiungiamo l’estrazione basata su modelli solo per i tipi di documento in cui porta valore.
04Il sistema prende decisioni su istanze o sinistri?
No. Prepara e verifica i dati. Le decisioni con effetti giuridici o economici restano ai Suoi istruttori, in linea con l’articolo 22 del GDPR e con le Sue policy.
05Dove vengono elaborati e conservati i documenti?
Nella region cloud o nel data center che sceglie Lei. Documentiamo ogni fase del trattamento, compreso qualsiasi servizio di modelli esterno, così il Suo responsabile della protezione dei dati può valutarlo prima dell’entrata in esercizio.
06Qual è un primo perimetro sensato?
Un tipo di documento ad alto volume con regole chiare, come le fatture passive o un singolo modulo di istanza. Permette di verificare il flusso, la schermata di revisione e le misure prima di aggiungere altri tipi. Scopra il nostro approccio.
Parliamo dei Suoi flussi documentali
Porti due o tre tipologie di documento e i sistemi in cui finiscono: Le mostreremo come potrebbe essere un primo rilascio, dalla ricezione al protocollo alla conservazione.