Documenten erin, gevalideerde gegevens eruit. Mensen beslissen over de uitzonderingen.
Aanvragen, facturen, schadeclaims en brieven komen binnen in elk denkbaar formaat. Wij bouwen intakestromen die elk document classificeren, de velden die ertoe doen extraheren, ze toetsen aan uw regels en alleen de onzekere gevallen naar een medewerker sturen.
Voor Belgische organisaties die aanvragen, attesten en facturen in drie landstalen ontvangen, en elke waarde willen kunnen herleiden.
Documenten worden uit elk kanaal opgehaald en door het systeem geclassificeerd, geëxtraheerd en gevalideerd. Gevallen onder de betrouwbaarheidsdrempel of met een overtreden regel gaan naar een medewerker in een controlewachtrij. Gevalideerde gegevens worden overgedragen aan het bedrijfssysteem, en correcties van beoordelaars vullen de evaluatieset aan.
Voor en na
Wat er verandert in de werkdag
Vandaag
Met het systeem
Vandaag
Vandaag: Overtypen uit bijlagen
Medewerkers openen elke pdf, scan of elektronisch formulier en nemen namen, bedragen en referenties met de hand over in het dossier- of ERP-systeem.
Met het systeem
Met het systeem: Gegevens komen gestructureerd binnen
Velden worden geëxtraheerd met hun positie in het brondocument, zodat een beoordelaar de waarde en het bewijs naast elkaar ziet.
Vandaag
Vandaag: Fouten komen laat aan het licht
Ontbrekende pagina’s en inconsistente gegevens duiken weken later op, wanneer een beslissing wordt aangevochten of een betaling terugkomt.
Met het systeem
Met het systeem: Regels draaien bij de intake
Volledigheid, overeenkomst met stamgegevens en bedrijfsregels worden gecontroleerd voordat een dossier wordt geopend, terwijl u de afzender nog om aanvulling kunt vragen.
Vandaag
Vandaag: Elk document krijgt evenveel aandacht
Een nette, volledige factuur kost evenveel verwerkingstijd als een rommelige, dubbelzinnige.
Met het systeem
Met het systeem: Aandacht gaat naar de uitzonderingen
Nette documenten gaan rechtstreeks door. Mensen werken een wachtrij af met de onzekere en ongewone gevallen, met bij elk geval de reden waarom het daar staat.
Vandaag
Vandaag: Geen spoor van hoe gegevens zijn vastgelegd
Vraagt een auditor waar een waarde vandaan komt, dan hangt het antwoord af van wie ze heeft ingevoerd.
Met het systeem
Met het systeem: Elke waarde is herleidbaar
Brondocument, extractie, betrouwbaarheid, regelresultaten en wijzigingen door beoordelaars worden per veld gelogd.
Workflow
Hoe de workflow verloopt
Zeven stappen, één uitzonderingspad. De drempelwaarden en regels worden afgesproken met uw proceseigenaars en afgestemd op uw eigen documenten voordat er iets in productie draait.
Illustratieve workflow
7 stappen · 1 menselijke controle
Legenda
Systeem
Persoon
Menselijke controle
Uitzonderingspad
Intelligente documentverwerking: illustratieve workflow met uitzonderingspad
Lees het diagram als tekst
Het hoofdpad loopt van het ophalen via classificatie, extractie en validatie naar de overdracht aan het bedrijfssysteem, en eindigt met het leren van correcties.
Na de validatie verlaat elk document met een veld onder de betrouwbaarheidsdrempel of een overtreden bedrijfsregel het hoofdpad en gaat het naar de controlewachtrij, waar een medewerker de waarden bevestigt of corrigeert. Gecontroleerde documenten keren daarna bij de overdrachtsstap terug op het hoofdpad.
De controlewachtrij is het menselijke controlepunt: onzekere waarden komen nooit zonder een medewerker in het bedrijfssysteem.
01
Stap 1: Ophalen uit elk kanaalSysteem
Scans, e-mailbijlagen, uploads via het portaal en elektronische formulieren komen in één intakewachtrij terecht, met een dossierreferentie, kanaalmetadata en een checksum. Gestructureerde e-facturen (Peppol UBL) slaan de extractie over en gaan meteen naar de validatie.
02
Stap 2: Splitsen en classificerenSysteem
Bundels van meerdere documenten worden in hun onderdelen gesplitst. Elk onderdeel wordt geclassificeerd op documenttype en taal, wat het extractieschema en de regelset bepaalt die van toepassing zijn.
03
Stap 3: Velden extraherenSysteem
Lay-outbewuste OCR leest de pagina; een taalmodel extraheert de afgesproken velden naar een strikt schema. Elk veld krijgt een betrouwbaarheidsscore en zijn locatie in de bron mee.
04
Stap 4: Toetsen aan regelsSysteem
Waarden worden gecontroleerd tegen stamgegevens (registers van klanten, leveranciers, btw-nummers en IBAN’s), regels over meerdere velden heen en duplicaten. Velden boven de afgesproken betrouwbaarheidsdrempel die elke regel doorstaan, gaan rechtstreeks door.
05
Stap 5: ControlewachtrijPersoon
Een beoordelaar ziet het document en de geëxtraheerde waarden naast elkaar, met de overtreden regel of het onzekere veld gemarkeerd, en bevestigt of corrigeert ze.
Uitzonderingspad: Onder de drempel of regel overtreden· Keert terug naar stap 6
Menselijke controle
Onzekere waarden komen nooit in het bedrijfssysteem zonder tussenkomst van een medewerker. Beoordelaars kunnen een document ook weigeren en een nieuw exemplaar opvragen bij de afzender.
06
Stap 6: Overdragen aan het bedrijfssysteemSysteem
Gevalideerde gegevens openen of werken het dossier bij in het dossierbeheersysteem, het CRM of het ERP via de API ervan, met het brondocument als bijlage en een bewaarklasse ingesteld.
07
Stap 7: Leren van correctiesSysteem
Correcties van beoordelaars worden vastgelegd als gelabelde voorbeelden. Ze breiden de evaluatieset uit, en drempelwaarden of prompts veranderen pas als de nieuwe versie die set doorstaat.
Componenten
Wat wij zouden bouwen
01
Intake- en kanaalkoppelingen
Koppelingen met mailboxen, scanners, portalen en elektronische formulieren die elk document met metadata en een dossierreferentie in één wachtrij afleveren.
Een wachtrij en een controlescherm met document en waarden naast elkaar voor uitzonderingen, met correctie via het toetsenbord, redencodes en de optie van het vierogenprincipe.
Een gelabelde validatieset, releasepoorten en dashboards voor het aandeel automatisch verwerkte documenten, de redenen voor uitzonderingen en drift in de nauwkeurigheid per veld.
Identiteitsprovider voor de rollen van beoordelaars
Controles
Ingebouwde waarborgen
Toegangsgrenzen
Beoordelaars zien alleen de documenttypen en dossiers die hun rol toelaat. Extractiediensten hebben geen permanente toegang tot het bedrijfssysteem; de overdracht gebruikt per integratie een serviceaccount met beperkte rechten.
Menselijke beoordeling
Betrouwbaarheidsdrempels en overtreden regels sturen dossiers naar een medewerker. Drempels worden per veld ingesteld, niet per document, en worden pas verlaagd als de evaluatieset aantoont dat dat veilig is. Beslissingen over aanvragen blijven bij de dossierbehandelaars.
Controleerbaarheid
Voor elk veld loggen wij de locatie in de bron, de geëxtraheerde waarde, de betrouwbaarheid, de regelresultaten, de model- en promptversie en elke wijziging door een beoordelaar, met redencode.
Gegevensbescherming
Persoonsgegevens worden bij de intake tot het minimum beperkt, anonimisering is beschikbaar voor verzoeken om openbaarmaking, en bewaring en verwijdering volgen uw bewaarschema. De verwerking blijft in de afgesproken regio.
Transparantie over AI
Model- en promptversies worden gedocumenteerd met hun evaluatieresultaten. Waar output gevolgen heeft voor mensen, wordt het gebruik van AI vastgelegd in uw AI-register en toegelicht in de informatie aan aanvragers.
Meetpunten
Wat wij zouden meten
Wij spreken deze meetpunten met u af tijdens de verkenning en leggen eerst een nulmeting van uw huidige proces vast.
Wat wij zouden meten
Meetpunt
Waarom het telt
Hoe we het zouden meten
01Aandeel volledig automatisch verwerkt
Waarom het teltToont per documenttype hoeveel routinewerk geen medewerker meer nodig heeft.
Hoe we het zouden metenHet aandeel documenten dat zonder controle elke drempel en regel doorstaat, uit de logs van de workflow.
02Uitzonderingsgraad en redenen
Waarom het teltLaat zien of uitzonderingen komen door slechte scans, ontbrekende gegevens of regels die moeten veranderen.
Hoe we het zouden metenVolume van de controlewachtrij per redencode, per kanaal en documenttype.
03Nauwkeurigheid per veld
Waarom het teltDe kwaliteitsmaat die telt voor de beslissingen en betalingen verderop in het proces.
Hoe we het zouden metenPrecisie en recall per veld op een afgesproken, gelabelde validatieset, opnieuw uitgevoerd bij elke release.
04Doorlooptijd
Waarom het teltMaakt zichtbaar welke inspanning wordt bespaard en welke naar de controle verschuift.
Hoe we het zouden metenTijd van ontvangst tot overdracht, en actieve controletijd per uitzondering, op basis van tijdstempels in de wachtrij.
Er worden geen doelen vastgelegd zolang er geen nulmeting is.
Uitrol
Hoe wij het zouden uitrollen
Fase 01
Verkenning en nulmeting
Twee of drie documenttypen, één kanaal, uw huidige volumes en foutpatronen. Wij labelen een validatieset op basis van echte, geanonimiseerde documenten.
Exitcriteria
Velden, regels en kwaliteitscriteria afgesproken
Nulmeting uitgevoerd
Gegevensbeschermingseffectbeoordeling opgestart
Fase 02
Pilot in schaduwmodus
Het systeem extraheert en valideert parallel aan het huidige proces; medewerkers blijven het werk doen en vergelijken.
Exitcriteria
Nauwkeurigheid per veld haalt de afgesproken criteria
Drempels per veld ingesteld
Beoordelaars opgeleid op de controlewerkplek
Fase 03
Gecontroleerde productie
Volledig automatische verwerking ingeschakeld voor de documenttypen uit de pilot, met steekproeven op automatisch goedgekeurde dossiers.
Exitcriteria
Steekproeven tonen geen onaanvaardbare fouten
Runbook en monitoring overgedragen
Terugdraaien getest
Fase 04
Opschalen
Meer documenttypen, kanalen en talen, die elk dezelfde evaluatiepoort doorstaan voordat ze live gaan.
Aanvragen voor vergunningen, subsidies en uitkeringen met hun bijlagen; verzoeken om openbaarheid van bestuur waarbij documenten vóór openbaarmaking geanonimiseerd moeten worden.
Leverdocumenten, conformiteitscertificaten en douanedocumenten, gekoppeld aan inkooporders.
Illustratief voorbeeld
Subsidiedossiers bij een gewestelijke administratie
Situatie
Een gewestelijke administratie ontvangt subsidieaanvragen met facturen, offertes en attesten als bijlage, in het Nederlands en het Frans. Dossierbehandelaars typen bedragen en ondernemingsnummers over in het dossiersysteem.
Systeem
Eén intake die bijlagen classificeert, bedragen, data en ondernemingsnummers extraheert en ze toetst aan de KBO en de subsidievoorwaarden, met elke waarde gekoppeld aan haar plaats in het document.
Menselijke controle
Velden met lage betrouwbaarheid of een afwijking van de voorwaarden wachten in een controlewachtrij; over de subsidie beslist altijd een dossierbehandelaar.
Wat we zouden meten
Aandeel dossiers zonder handmatige invoer, redenen van uitzonderingen en veldnauwkeurigheid op een gelabelde validatieset.
België
Documenten in een land met drie landstalen
Een Belgische dossierstroom ontvangt hetzelfde document in het Nederlands, het Frans of het Duits, als scan, als pdf of als gestructureerd bestand. Wij bouwen één intake- en extractielaag met schema’s en regels per documenttype en taal, zodat elke aanvraag hetzelfde gecontroleerde pad volgt.
Nu Peppol verplicht is tussen ondernemingen, komen facturen steeds vaker gestructureerd binnen en hoeven ze niet meer geëxtraheerd te worden. Waar geëxtraheerde gegevens beslissingen over mensen voeden, ontwerpen we met de AVG (GDPR) en de AI-verordening voor ogen: gedocumenteerde verwerking, menselijke controle en logs die uw auditors kunnen volgen.
Dat hangt af van uw documenten, dus wij meten het in plaats van het te beloven. Wij labelen een validatieset uit uw eigen geanonimiseerde documenten en rapporteren precisie en recall per veld. AI-output kan fout zijn, en daarom gaan onzekere velden naar een medewerker in plaats van rechtstreeks naar het bedrijfssysteem.
02Kan het overweg met handschrift, slechte scans en meerdere talen?
Handgeschreven formulieren en slechte scans kunnen worden gelezen, met een lagere betrouwbaarheid, waardoor er meer in de controlewachtrij terechtkomen. Nederlandse, Franse, Duitse en Engelse documenten worden eerst op taal geclassificeerd, zodat elk document het juiste schema en de juiste regels krijgt.
03Wij hebben al OCR of een captureproduct. Moeten wij dat vervangen?
Niet per se. Als uw capturelaag werkt, bouwen wij validatie, controle en overdracht eromheen, en voegen wij modelgebaseerde extractie alleen toe voor de documenttypen waar dat meerwaarde heeft.
04Neemt het systeem beslissingen over aanvragen of schadeclaims?
Nee. Het bereidt gegevens voor en controleert ze. Beslissingen met juridische of financiële gevolgen blijven bij uw dossierbehandelaars, in lijn met artikel 22 van de AVG en uw eigen beleid.
05Waar worden documenten verwerkt en opgeslagen?
In de cloudregio of het datacenter van uw keuze. Wij documenteren elke verwerkingsstap, inclusief eventuele externe modeldiensten, zodat uw functionaris voor gegevensbescherming die vóór de livegang kan beoordelen.
06Wat is een verstandige eerste scope?
Eén documenttype met een hoog volume en duidelijke regels, zoals leveranciersfacturen of één aanvraagformulier. Zo bewijzen de workflow, het controlescherm en de meetpunten zich voordat er meer typen bijkomen. Lees meer over onze aanpak.
Bespreek uw documentstromen
Breng twee of drie documenttypes mee en de systemen waarin ze terechtkomen. Wij tonen hoe een eerste release eruit kan zien, in de landstalen waarin uw dossiers binnenkomen.