Des documents en entrée, des données validées en sortie. Les exceptions restent entre les mains de vos équipes.
Demandes, factures, déclarations de sinistre et courriers arrivent sous toutes les formes. Nous construisons des chaînes de réception qui classent chaque document, extraient les champs utiles, les contrôlent au regard de vos règles et n’envoient à une personne que les cas incertains.
Pour les administrations, secrétariats sociaux et entreprises belges qui reçoivent chaque jour des dossiers dans plusieurs langues et formats.
Les documents sont capturés depuis tous les canaux, puis classés, extraits et validés par le système. Les cas sous le seuil de confiance ou non conformes à une règle sont envoyés à une personne dans une file de revue. Les données validées sont transmises au système métier, et les corrections des réviseurs alimentent le jeu d’évaluation.
Avant et après
Ce qui change au quotidien
Aujourd’hui
Avec le système
Aujourd’hui
Aujourd’hui : La ressaisie depuis les pièces jointes
Les équipes ouvrent chaque PDF, document numérisé ou formulaire en ligne et recopient à la main noms, montants et références dans le système de gestion des dossiers ou l’ERP.
Avec le système
Avec le système : Les données arrivent structurées
Les champs sont extraits avec leur position dans le document source : le réviseur voit la valeur et la preuve côte à côte.
Aujourd’hui
Aujourd’hui : Des erreurs découvertes trop tard
Pages manquantes et données incohérentes apparaissent des semaines plus tard, lorsqu’une décision est contestée ou qu’un paiement est rejeté.
Avec le système
Avec le système : Les règles s’appliquent dès la réception
Complétude, correspondance avec les données de référence et règles métier sont vérifiées avant l’ouverture du dossier, tant qu’il est encore possible de relancer l’expéditeur.
Aujourd’hui
Aujourd’hui : Chaque document reçoit la même attention
Une facture propre et complète prend autant de temps à traiter qu’un document confus et ambigu.
Avec le système
Avec le système : L’attention va aux exceptions
Les documents conformes passent directement. Les équipes traitent une file de cas incertains ou inhabituels, avec pour chacun la raison de sa présence.
Aujourd’hui
Aujourd’hui : Aucune trace de la façon dont la donnée a été saisie
Quand un auditeur demande d’où vient une valeur, la réponse dépend de la personne qui l’a saisie.
Avec le système
Avec le système : Chaque valeur est traçable
Document source, extraction, niveau de confiance, résultats des règles et modifications des réviseurs sont journalisés pour chaque champ.
Workflow
Le déroulement du processus
Sept étapes, un circuit d’exception. Les seuils et les règles sont convenus avec vos responsables de processus et ajustés sur vos propres documents avant toute mise en production.
Workflow illustratif
7 étapes · 1 contrôle humain
Légende
Système
Personne
Contrôle humain
Circuit d’exception
Traitement intelligent des documents : processus illustratif avec circuit d’exception
Lire le schéma sous forme de texte
Le circuit principal va de la capture à la transmission au système métier, en passant par la classification, l’extraction et la validation, et se termine par l’apprentissage à partir des corrections.
Après la validation, tout document dont un champ est sous le seuil de confiance ou qui ne satisfait pas à une règle métier quitte le circuit principal pour la file de revue, où une personne confirme ou corrige les valeurs. Les documents revus rejoignent ensuite le circuit principal à l’étape de transmission.
La file de revue est le point de contrôle humain : aucune valeur incertaine n’atteint le système métier sans passer par une personne.
01
Étape 1 : Capturer depuis tous les canauxSystème
Documents numérisés, pièces jointes d’e-mails, dépôts sur un portail et formulaires en ligne arrivent dans une file de réception unique, avec une référence de dossier, les métadonnées du canal et une empreinte. Les factures électroniques structurées (Peppol UBL) contournent l’extraction et passent directement à la validation.
02
Étape 2 : Séparer et classerSystème
Les envois multi-documents sont découpés en leurs différentes pièces. Chaque pièce est classée par type de document et par langue, ce qui détermine le schéma d’extraction et l’ensemble de règles applicables.
03
Étape 3 : Extraire les champsSystème
Une reconnaissance optique de caractères (OCR) qui tient compte de la mise en page lit la page ; un modèle de langage extrait les champs convenus dans un schéma strict. Chaque champ porte un score de confiance et sa position dans la source.
04
Étape 4 : Valider au regard des règlesSystème
Les valeurs sont contrôlées par rapport aux données de référence (registres clients, fournisseurs, TVA et IBAN), aux règles de cohérence entre champs et à la détection des doublons. Les champs au-dessus du seuil de confiance convenu qui satisfont à toutes les règles sont traités directement.
05
Étape 5 : File de revuePersonne
Le réviseur voit côte à côte le document et les valeurs extraites, la règle en échec ou le champ peu fiable étant mis en évidence, et confirme ou corrige.
Circuit d’exception : Sous le seuil ou règle en échec· Retour à l’étape 6
Contrôle humain
Aucune valeur incertaine n’atteint le système métier sans passer par une personne. Les réviseurs peuvent aussi rejeter un document et en demander un nouveau à l’expéditeur.
06
Étape 6 : Transmettre au système métierSystème
Les données validées ouvrent ou mettent à jour le dossier dans le système de gestion des dossiers, le CRM ou l’ERP via son API, avec le document source en pièce jointe et une classe de conservation attribuée.
07
Étape 7 : Apprendre des correctionsSystème
Les corrections des réviseurs sont conservées comme exemples annotés. Elles enrichissent le jeu d’évaluation, et les seuils comme les prompts ne sont modifiés qu’après validation de la nouvelle version sur ce jeu.
Composants
Ce que nous construirions
01
Réception et connecteurs de canaux
Connecteurs vers les boîtes aux lettres, scanners, portails et formulaires en ligne, qui déposent chaque document dans une file unique avec ses métadonnées et une référence de dossier.
OCR tenant compte de la mise en page et extraction par modèle dans des schémas versionnés par type de document, avec un niveau de confiance et des coordonnées dans la source pour chaque champ.
Règles métier, consultations des données de référence et détection des doublons exprimées sous forme de code testable que vos responsables de processus peuvent lire.
Un jeu de validation annoté, des critères de passage en production et des tableaux de bord sur le taux de traitement automatique, les motifs d’exception et la dérive de précision par champ.
Déploiement dans votre tenant cloud ou votre région, chiffrement, classes de conservation et tâches de suppression alignés sur votre politique d’archivage.
Référentiels de données (clients, fournisseurs, TVA, IBAN)
Fournisseur d’identité pour les rôles des réviseurs
Contrôles
Des contrôles intégrés dès la conception
Périmètres d’accès
Les réviseurs ne voient que les types de documents et les dossiers autorisés par leur rôle. Les services d’extraction n’ont pas d’accès permanent au système métier ; la transmission utilise un compte de service à périmètre restreint pour chaque intégration.
Revue humaine
Seuils de confiance et échecs de règles orientent les cas vers une personne. Les seuils sont fixés par champ, et non par document, et ne sont abaissés qu’une fois que le jeu d’évaluation montre que c’est sans risque. Les décisions sur les demandes restent aux gestionnaires de dossiers.
Traçabilité
Pour chaque champ, nous journalisons la position dans la source, la valeur extraite, le niveau de confiance, les résultats des règles, la version du modèle et du prompt, ainsi que toute modification par un réviseur avec son code motif.
Protection des données
Les données personnelles sont minimisées dès la réception, l’occultation est disponible pour les demandes de communication, et la conservation comme la suppression suivent votre calendrier d’archivage. Le traitement reste dans la région convenue.
Transparence de l’IA
Les versions de modèles et de prompts sont documentées avec leurs résultats d’évaluation. Lorsque les résultats concernent des personnes, l’usage de l’IA est inscrit dans votre registre des systèmes d’IA et expliqué dans l’information fournie aux demandeurs.
Indicateurs
Ce que nous mesurerions
Nous convenons de ces indicateurs avec vous pendant le cadrage, après avoir d’abord mesuré une situation de référence sur votre processus actuel.
Ce que nous mesurerions
Indicateur
Pourquoi c’est important
Comment nous le mesurerions
01Taux de traitement automatique
Pourquoi c’est importantMontre, par type de document, la part du travail courant qui n’a plus besoin d’une personne.
Comment nous le mesurerionsPart des documents qui passent tous les seuils et toutes les règles sans revue, d’après les journaux du processus.
02Taux et motifs d’exception
Pourquoi c’est importantIndique si les exceptions viennent de numérisations de mauvaise qualité, de données manquantes ou de règles à revoir.
Comment nous le mesurerionsVolume de la file de revue par code motif, par canal et par type de document.
03Précision par champ
Pourquoi c’est importantL’indicateur de qualité qui compte pour les décisions et les paiements en aval.
Comment nous le mesurerionsPrécision et rappel par champ sur un jeu de validation annoté et convenu, recalculés à chaque version.
04Délai de traitement
Pourquoi c’est importantRend visibles l’effort économisé et l’effort reporté sur la revue.
Comment nous le mesurerionsTemps entre la réception et la transmission, et temps de revue active par exception, d’après les horodatages de la file.
Aucun objectif n’est fixé avant une mesure de référence.
Déploiement
Notre démarche de déploiement
Phase 01
Cadrage et situation de référence
Deux ou trois types de documents, un canal, vos volumes et types d’erreurs actuels. Nous annotons un jeu de validation à partir de documents réels anonymisés.
Critères de sortie
Champs, règles et critères de qualité convenus
Situation de référence mesurée
Analyse d’impact relative à la protection des données engagée
Phase 02
Pilote en mode fantôme
Le système extrait et valide en parallèle du processus actuel ; les équipes travaillent comme d’habitude et comparent les résultats.
Critères de sortie
Précision par champ conforme aux critères convenus
Seuils fixés par champ
Réviseurs formés au poste de revue
Phase 03
Production maîtrisée
Traitement automatique activé pour les types de documents pilotés, avec un échantillonnage des cas approuvés automatiquement.
Critères de sortie
L’échantillonnage ne révèle aucune erreur inacceptable
Procédures d’exploitation et supervision transmises
Retour arrière testé
Phase 04
Extension
D’autres types de documents, canaux et langues, chacun passant le même contrôle d’évaluation avant sa mise en service.
Demandes de permis, de subventions et de prestations avec leurs annexes ; demandes d’accès aux documents administratifs, dont les pièces doivent être occultées avant communication.
Bons de livraison, certificats de conformité et documents douaniers rapprochés des bons de commande.
Exemple illustratif
Les demandes de primes d’une administration régionale
Situation
Une administration wallonne reçoit des demandes de primes à la rénovation avec offres, factures et attestations numérisées. Les agents vérifient chaque pièce à la main, et les dossiers incomplets reviennent plusieurs fois.
Système
Une réception qui classe les pièces, extrait montants, dates et numéros d’entreprise, vérifie l’entrepreneur dans la BCE et prépare un état de complétude dans l’outil de gestion des dossiers.
Contrôle humain
Les pièces peu lisibles ou contradictoires attendent dans une file de revue ; seul l’agent décide de la recevabilité et du montant.
Ce que nous mesurerions
Part des dossiers complets au premier dépôt, motifs d’exception et précision des champs sur un jeu de validation annoté.
Belgique
Des documents belges, dans toutes leurs langues
En Belgique, un même dossier peut contenir un formulaire en français, une attestation en néerlandais et un justificatif en allemand. Nous concevons une chaîne de réception unique, avec des schémas et des règles de contrôle par type de document et par langue.
Les factures B2B arrivent désormais en format structuré via Peppol et contournent l’extraction. Pour le reste, nous vérifions les données extraites au regard des sources authentiques, comme la Banque-Carrefour des Entreprises, et travaillons dans le respect du RGPD et du règlement européen sur l’IA (AI Act) : traitement documenté, revue humaine et journaux lisibles par vos auditeurs.
Questions sur le traitement intelligent des documents
01Quelle est la précision de l’extraction ?
Elle dépend de vos documents : nous la mesurons plutôt que de la promettre. Nous annotons un jeu de validation à partir de vos propres documents anonymisés et indiquons la précision et le rappel par champ. Les résultats d’une IA peuvent être faux, c’est pourquoi les champs incertains passent par une personne au lieu d’aller directement dans le système métier.
02Le système gère-t-il l’écriture manuscrite, les numérisations de mauvaise qualité et plusieurs langues ?
Les formulaires manuscrits et les numérisations médiocres peuvent être lus, avec un niveau de confiance plus faible : une plus grande part d’entre eux arrive donc dans la file de revue. Les documents en néerlandais, français, allemand et anglais sont d’abord classés par langue, pour que chacun reçoive le bon schéma et les bonnes règles.
03Nous avons déjà un OCR ou un logiciel de capture. Faut-il le remplacer ?
Pas nécessairement. Si votre couche de capture fonctionne, nous construisons autour d’elle la validation, la revue et la transmission, et n’ajoutons l’extraction par modèle que pour les types de documents où elle apporte une réelle valeur ajoutée.
04Le système prend-il des décisions sur les demandes ou les sinistres ?
Non. Il prépare et contrôle les données. Les décisions ayant un effet juridique ou financier restent aux gestionnaires de dossiers, conformément à l’article 22 du RGPD et à vos propres politiques.
05Où les documents sont-ils traités et conservés ?
Dans la région cloud ou le centre de données de votre choix. Nous documentons chaque étape du traitement, y compris tout service de modèle externe, pour que votre délégué à la protection des données puisse l’évaluer avant la mise en service.
06Quel premier périmètre est raisonnable ?
Un type de document à fort volume avec des règles claires, comme les factures fournisseurs ou un formulaire de demande unique. Il permet de valider le processus, l’écran de revue et les indicateurs avant d’ajouter d’autres types. Découvrez notre démarche de réalisation.
Parlons de vos flux de documents
Apportez deux ou trois types de documents et les systèmes où ils aboutissent. Nous vous présentons une première approche, adaptée à vos langues et aux sources authentiques belges que vous utilisez.