Entran documentos, salen datos validados. Las personas deciden las excepciones.
Solicitudes, facturas, siniestros y cartas llegan en todos los formatos. Construimos flujos de entrada que clasifican cada documento, extraen los campos relevantes, los comprueban con sus reglas y envían a una persona solo los casos dudosos.
Para administraciones y empresas en España que tramitan expedientes y facturas en papel, PDF y formato electrónico, y necesitan trazar cada dato.
Los documentos se capturan desde todos los canales y el sistema los clasifica, extrae sus datos y los valida. Los casos por debajo del umbral de confianza o que incumplen una regla pasan a una persona en una cola de revisión. Los datos validados se entregan al sistema de negocio, y las correcciones de los revisores alimentan el conjunto de evaluación.
Antes y después
Qué cambia en la jornada de trabajo
Hoy
Con el sistema
Hoy
Hoy: Volver a teclear desde los adjuntos
El personal abre cada PDF, escaneo o formulario electrónico y copia a mano nombres, importes y referencias en el sistema de expedientes o en el ERP.
Con el sistema
Con el sistema: Los datos llegan estructurados
Los campos se extraen con su posición en el documento de origen, de modo que el revisor ve el valor y la evidencia uno junto al otro.
Hoy
Hoy: Errores que se detectan tarde
Las páginas que faltan y los datos incoherentes salen a la luz semanas después, cuando se impugna una resolución o se devuelve un pago.
Con el sistema
Con el sistema: Las reglas se aplican a la entrada
La integridad, la coincidencia con los datos maestros y las reglas de negocio se comprueban antes de abrir un expediente, cuando todavía se puede pedir al remitente.
Hoy
Hoy: Todos los documentos reciben la misma atención
Una factura limpia y completa lleva el mismo tiempo que una confusa y ambigua.
Con el sistema
Con el sistema: La atención se centra en las excepciones
Los documentos limpios pasan directamente. Las personas trabajan una cola de casos dudosos e inusuales, con el motivo por el que cada uno está ahí.
Hoy
Hoy: Sin constancia de cómo se capturaron los datos
Cuando un auditor pregunta de dónde sale un valor, la respuesta depende de quién lo tecleó.
Con el sistema
Con el sistema: Cada valor es trazable
Para cada campo se registran el documento de origen, la extracción, la confianza, los resultados de las reglas y los cambios del revisor.
Flujo de trabajo
Cómo funciona el flujo de trabajo
Siete pasos y una vía de excepción. Los umbrales y las reglas se acuerdan con los responsables de sus procesos y se ajustan con sus propios documentos antes de que nada funcione en producción.
Flujo de trabajo ilustrativo
7 pasos · 1 control humano
Leyenda
Sistema
Persona
Control humano
Vía de excepción
Inteligencia documental: flujo de trabajo ilustrativo con vía de excepción
Leer el diagrama como texto
La vía principal va de la captura a la clasificación, la extracción y la validación, sigue con la entrega al sistema de negocio y termina con el aprendizaje a partir de las correcciones.
Tras la validación, todo documento con un campo por debajo del umbral de confianza o con una regla de negocio incumplida sale de la vía principal y pasa a la cola de revisión, donde una persona confirma o corrige los valores. Los documentos revisados vuelven después a la vía principal en el paso de entrega.
La cola de revisión es el punto de control humano: los valores dudosos nunca llegan al sistema de negocio sin pasar por una persona.
01
Paso 1: Captura desde todos los canalesSistema
Escaneos, adjuntos de correo electrónico, cargas en el portal y formularios electrónicos llegan a una única cola de entrada con una referencia de expediente, los metadatos del canal y una suma de verificación. Las facturas electrónicas estructuradas (Peppol UBL) se saltan la extracción y pasan directamente a la validación.
02
Paso 2: Separar y clasificarSistema
Los lotes con varios documentos se separan en sus partes. Cada parte se clasifica por tipo de documento e idioma, lo que determina el esquema de extracción y el conjunto de reglas aplicables.
03
Paso 3: Extraer los camposSistema
Un OCR que reconoce la maquetación lee la página; un modelo de lenguaje extrae los campos acordados en un esquema estricto. Cada campo lleva una puntuación de confianza y su ubicación en el original.
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Paso 4: Validar con las reglasSistema
Los valores se contrastan con los datos maestros (registros de clientes, proveedores, NIF-IVA e IBAN), con reglas entre campos y con la detección de duplicados. Los campos por encima del umbral de confianza acordado que superan todas las reglas pasan directamente.
05
Paso 5: Cola de revisiónPersona
El revisor ve el documento y los valores extraídos uno junto al otro, con la regla incumplida o el campo de baja confianza resaltados, y los confirma o corrige.
Vía de excepción: Por debajo del umbral o regla incumplida· Vuelve al paso 6
Control humano
Los valores dudosos nunca llegan al sistema de negocio sin pasar por una persona. Los revisores también pueden rechazar un documento y solicitar uno nuevo al remitente.
06
Paso 6: Entrega al sistema de negocioSistema
Los datos validados abren o actualizan el expediente en el sistema de gestión de expedientes, el CRM o el ERP a través de su API, con el documento de origen adjunto y una clase de conservación asignada.
07
Paso 7: Aprender de las correccionesSistema
Las correcciones de los revisores se guardan como ejemplos etiquetados. Amplían el conjunto de evaluación, y los umbrales o los prompts solo cambian cuando la nueva versión lo supera.
Componentes
Qué construiríamos
01
Recepción y conectores de canal
Conectores de buzón, escáner, portal y formulario electrónico que entregan cada documento a una única cola con metadatos y una referencia de expediente.
OCR que reconoce la maquetación más extracción basada en modelos en esquemas versionados por tipo de documento, con confianza por campo y coordenadas en el original.
Reglas de negocio, consultas a datos maestros y detección de duplicados expresadas como código verificable que los responsables de sus procesos pueden leer.
Una cola y una pantalla de revisión que muestra el original y los datos uno junto al otro para las excepciones, con corrección pensada para el teclado, códigos de motivo y opción de doble validación.
Un conjunto de validación etiquetado, controles previos a cada versión y paneles de tasa de procesamiento directo, motivos de excepción y deriva de la precisión por campo.
Despliegue en su tenant de cloud o en su región, cifrado, clases de conservación y procesos de eliminación alineados con su política de gestión documental.
Registros de datos maestros (clientes, proveedores, NIF-IVA, IBAN)
Proveedor de identidad para los roles de revisión
Controles
Controles integrados desde el diseño
Límites de acceso
Los revisores solo ven los tipos de documento y los expedientes que su rol permite. Los servicios de extracción funcionan sin acceso permanente al sistema de negocio; la entrega utiliza una cuenta de servicio con alcance limitado para cada integración.
Revisión humana
Los umbrales de confianza y las reglas incumplidas derivan los casos a una persona. Los umbrales se fijan por campo, no por documento, y solo se rebajan cuando el conjunto de evaluación demuestra que es seguro. Las decisiones sobre las solicitudes siguen en manos de los tramitadores.
Trazabilidad
Para cada campo registramos la ubicación en el original, el valor extraído, la confianza, los resultados de las reglas, la versión del modelo y del prompt, y cualquier cambio del revisor con su código de motivo.
Protección de datos
Los datos personales se minimizan desde la entrada, se dispone de anonimización para las solicitudes de acceso, y la conservación y la eliminación siguen su calendario de conservación documental. El tratamiento se mantiene en la región acordada.
Transparencia de la IA
Las versiones del modelo y del prompt se documentan con sus resultados de evaluación. Cuando los resultados afectan a personas, el uso de la IA se recoge en su registro de IA y se explica en la información facilitada a los solicitantes.
Indicadores
Qué mediríamos
Acordamos estas métricas con usted durante la fase de análisis y, antes de nada, registramos una línea de base de su proceso actual.
Qué mediríamos
Indicador
Por qué importa
Cómo lo mediríamos
01Tasa de procesamiento directo
Por qué importaMuestra cuánto trabajo rutinario ya no necesita a una persona, por tipo de documento.
Cómo lo mediríamosProporción de documentos que superan todos los umbrales y reglas sin revisión, a partir de los registros del flujo.
02Tasa y motivos de excepción
Por qué importaIndica si las excepciones se deben a escaneos defectuosos, a datos que faltan o a reglas que hay que cambiar.
Cómo lo mediríamosVolumen de la cola de revisión por código de motivo, por canal y por tipo de documento.
03Precisión por campo
Por qué importaLa medida de calidad que importa para las decisiones y los pagos posteriores.
Cómo lo mediríamosPrecisión y exhaustividad por campo sobre un conjunto de validación etiquetado y acordado, repetidas en cada versión.
04Tiempo de tramitación
Por qué importaRefleja el esfuerzo ahorrado y el esfuerzo que se traslada a la revisión.
Cómo lo mediríamosTiempo desde la recepción hasta la entrega, y tiempo de revisión activa por excepción, a partir de las marcas de tiempo de la cola.
No se fijan objetivos antes de disponer de una medición de referencia.
Despliegue
Cómo lo implantaríamos
Fase 01
Análisis y línea de base
Dos o tres tipos de documento, un canal, sus volúmenes actuales y sus patrones de error. Etiquetamos un conjunto de validación a partir de documentos reales anonimizados.
Criterios de salida
Campos, reglas y criterios de calidad acordados
Línea de base medida
Evaluación de impacto relativa a la protección de datos iniciada
Fase 02
Piloto en paralelo
El sistema extrae y valida en paralelo con el proceso actual; las personas siguen haciendo el trabajo y comparan.
Criterios de salida
La precisión por campo cumple los criterios acordados
Umbrales fijados por campo
Revisores formados en el puesto de revisión
Fase 03
Producción controlada
Se activa el procesamiento directo para los tipos de documento del piloto, con muestreo de los casos aprobados automáticamente.
Criterios de salida
El muestreo no revela errores inaceptables
Procedimientos operativos y seguimiento traspasados
Vuelta atrás probada
Fase 04
Ampliación
Más tipos de documento, canales e idiomas, cada uno superando el mismo control de evaluación antes de entrar en producción.
Solicitudes de licencias, subvenciones y prestaciones con sus anexos; solicitudes de acceso a la información pública en las que hay que anonimizar los documentos antes de entregarlos.
Albaranes, certificados de conformidad y documentos aduaneros cotejados con las órdenes de compra.
Ejemplo ilustrativo
Facturas de proveedores en una empresa pública de transporte
Situación
Una empresa pública de transporte recibe facturas de cientos de proveedores en PDF, en papel escaneado y en Facturae, y su equipo de contabilidad las registra a mano en el ERP.
Sistema
Una recepción única que valida directamente las facturas estructuradas, extrae los datos del resto y los concilia con los pedidos y los datos maestros de proveedores en el ERP.
Control humano
Las facturas con campos de baja confianza, cuentas bancarias nuevas o diferencias de precio esperan en una cola de revisión de contabilidad; los pagos solo se liberan desde el ERP.
Qué mediríamos
Porcentaje de facturas procesadas sin intervención, motivos de excepción y precisión por campo sobre un conjunto de validación etiquetado.
España
Documentos, expedientes y facturas en España
En la Administración española, cada documento forma parte de un expediente electrónico regulado por la Ley 39/2015 y por las normas técnicas del Esquema Nacional de Interoperabilidad sobre documento y expediente electrónicos. En la empresa, las facturas llegan en PDF, escaneadas o en Facturae a través de FACe, y Verifactu y la factura electrónica entre empresas hacen que cada vez más datos lleguen ya estructurados.
Diseñamos una recepción que aprovecha los formatos estructurados y extrae el resto, con revisión humana cuando un dato afecta a una persona y registros que su auditor o la AEPD pueden seguir.
Depende de sus documentos, por eso la medimos en lugar de prometerla. Etiquetamos un conjunto de validación con sus propios documentos anonimizados e informamos de la precisión y la exhaustividad por campo. La IA puede equivocarse, y por eso los campos dudosos van a una persona en lugar de pasar directamente al sistema de negocio.
02¿Puede tratar escritura a mano, escaneos de mala calidad y varios idiomas?
Los formularios manuscritos y los escaneos deficientes pueden leerse, con menor confianza, por lo que una mayor parte acaba en la cola de revisión. Los documentos en varios idiomas se clasifican primero por idioma, para que cada uno reciba el esquema y las reglas correctos.
03Ya tenemos OCR o un producto de captura. ¿Hay que sustituirlo?
No necesariamente. Si su capa de captura funciona, construimos la validación, la revisión y la entrega a su alrededor, y añadimos la extracción basada en modelos solo en los tipos de documento en los que aporta valor.
04¿Toma el sistema decisiones sobre solicitudes o siniestros?
No. Prepara y comprueba los datos. Las decisiones con efectos jurídicos o económicos siguen en manos de sus tramitadores, conforme al artículo 22 del RGPD y a sus propias políticas.
05¿Dónde se procesan y almacenan los documentos?
En la región cloud o el centro de datos que usted elija. Documentamos cada paso del tratamiento, incluido cualquier servicio de modelos externo, para que su delegado de protección de datos pueda evaluarlo antes de la puesta en producción.
06¿Cuál es un primer alcance razonable?
Un tipo de documento de gran volumen y con reglas claras, como las facturas de proveedores o un único formulario de solicitud. Permite validar el flujo, la pantalla de revisión y las métricas antes de añadir más tipos. Conozca nuestro método de trabajo.
Hablemos de sus flujos documentales
Traiga dos o tres tipos de documento y los sistemas a los que van destinados. Le mostraremos cómo sería una primera versión.