Ogni ordine su un’unica cronologia, dalla ricezione alla fattura incassata.
Ciclo attivo (order to cash), ciclo passivo (procure to pay) e richieste di intervento fino alla fattura attraversano ERP, CRM, e-commerce, magazzino, trasporti e contabilità. Li colleghiamo con API ed eventi documentati, diamo a ogni ordine un unico stato valido in tutti questi sistemi e inviamo ogni eccezione a un agente che prepara una soluzione da far approvare a una persona.
Per imprese italiane che vendono, acquistano e fatturano tra ERP, e-commerce, magazzino e Sistema di Interscambio, spesso anche in altri Paesi UE con regole proprie.
07Analisi del flusso e correzione delle causePersona
Un ordine di vendita, un ordine di acquisto o una richiesta di intervento viene registrato una sola volta nel suo sistema di riferimento e distribuito agli altri sistemi tramite API ed eventi documentati. Gli eventi di stato compongono un’unica cronologia per ordine. Quando un passaggio fallisce o esce dalle tolleranze, un agente raccoglie il contesto e propone una soluzione, che una persona approva prima che venga eseguita nel sistema di riferimento. Le fatture vengono scambiate e abbinate come fatture elettroniche strutturate, e i responsabili di processo verificano il flusso e lo stato delle interfacce.
Prima e dopo
Che cosa cambia nell’operatività quotidiana
Oggi
Con il sistema
Oggi
Oggi: Ridigitato a ogni passaggio
Un ordine raccolto sull’e-commerce o dalla forza vendita viene digitato di nuovo nell’ERP, e i dati di consegna e di fatturazione vengono copiati a mano nei sistemi di magazzino, trasporto e contabilità.
Con il sistema
Con il sistema: Inserito una volta, usato ovunque
Ogni ordine, consegna e fattura nasce nel sistema che ne è titolare e viene pubblicato come evento. Gli altri sistemi lo ricevono tramite sottoscrizione invece di ridigitarlo.
Oggi
Oggi: Lo stato di ieri
Con le interfacce batch notturne, servizio clienti, pianificazione e amministrazione vedono ciascuno uno stato diverso e superato dello stesso ordine. Il cliente che chiede dove sia una consegna viene richiamato più tardi.
Con il sistema
Con il sistema: Un solo stato aggiornato
Ogni ordine o richiesta ha un’unica cronologia costruita dagli eventi di tutti i sistemi che attraversa. Servizio clienti, pianificazione e amministrazione guardano gli stessi fatti, e lo stesso può fare un assistente per il servizio clienti che risponde alle domande sullo stato.
Oggi
Oggi: Eccezioni gestite nelle caselle di posta
Rotture di stock, prezzi non allineati, consegne non riuscite e fatture elettroniche scartate si risolvono per e-mail e fogli di calcolo, e a posteriori nessuno sa dire chi abbia deciso che cosa.
Con il sistema
Con il sistema: Le eccezioni arrivano con una proposta
Un agente raccoglie i dati dietro ogni eccezione e propone una soluzione. Una persona la approva, la modifica o la respinge su un’unica postazione delle eccezioni, e la decisione viene registrata.
Oggi
Oggi: Dati anagrafici che non concordano
Lo stesso cliente, fornitore, articolo o prezzo esiste in più sistemi con valori diversi, e nessuno è responsabile di stabilire quale sia corretto.
Con il sistema
Con il sistema: Un responsabile per ogni oggetto di dati
Clienti, fornitori, articoli e prezzi hanno ciascuno un sistema di riferimento concordato e un responsabile nominato. Duplicati e conflitti vengono segnalati a quel responsabile, non corretti in silenzio a valle.
Oggi
Oggi: Ogni cambiamento aggiunge un’interfaccia
Un nuovo canale di vendita, un marketplace o una nuova società del gruppo significa un altro collegamento punto a punto. Gli obblighi nazionali di fatturazione elettronica aggiungono a ogni processo un formato strutturato e una rete.
Con il sistema
Con il sistema: I nuovi collegamenti riusano gli stessi contratti
Un nuovo canale, una nuova società o una rete di fatturazione elettronica si collega una sola volta ad API ed eventi documentati, invece che a ogni sistema separatamente.
Flusso di lavoro
Come funziona il flusso di lavoro
Quando i dati sono puliti, il percorso principale non richiede lavoro manuale. Quando un ordine, una consegna o una fattura si discosta, il ciclo delle eccezioni lo porta a una persona con le evidenze e una proposta, e la correzione approvata torna indietro attraverso lo stesso livello di integrazione.
Flusso di lavoro illustrativo
7 passi · 1 controllo umano
Legenda
Sistema
Agente
Persona
Controllo umano
Percorso di eccezione
Processi operativi connessi: flusso illustrativo con ciclo delle eccezioni
Leggere il diagramma in forma testuale
Il percorso principale va dalla registrazione unica di un evento di business nel suo sistema di riferimento, attraverso la distribuzione agli altri sistemi tramite API ed eventi e la costruzione di un’unica cronologia per ordine, fino a fatturazione, abbinamento e chiusura. Si conclude con i responsabili di processo che analizzano il flusso e correggono le cause delle eccezioni.
Quando un passaggio fallisce, è in ritardo o esce dalle tolleranze, l’eccezione lascia il percorso principale dopo il passaggio della cronologia. Un agente raccoglie il contesto e propone una soluzione, che una persona approva, modifica o respinge. L’azione approvata viene eseguita nel sistema di riferimento e torna al passaggio di distribuzione come nuovo evento.
Il passaggio di approvazione è il punto di controllo umano: nessuna scrittura contabile, nessuna modifica di prezzi o fidi e nessun impegno con un cliente avviene senza una persona.
01
Passo 1: Registrazione unica dell’eventoSistema
Un ordine di vendita dall’e-commerce, da un marketplace, via EDI o dalla forza vendita, un ordine di acquisto o una richiesta di intervento nasce nel sistema che ne è titolare. Quel sistema pubblica un evento di business in formato CloudEvents, descritto in un contratto AsyncAPI. Ordini cartacei o in PDF e fatture dei fornitori non strutturate passano prima dall’elaborazione intelligente dei documenti.
02
Passo 2: Distribuzione tramite API ed eventiSistema
Il livello di integrazione consegna l’evento ai sistemi di magazzino, trasporto, contabilità e CRM tramite le loro API documentate (OpenAPI). I sistemi riceventi sono idempotenti, quindi un messaggio ripetuto non crea mai una seconda spedizione o una seconda fattura, e i messaggi che non si possono consegnare attendono in una coda di errore per essere rielaborati.
03
Passo 3: Un’unica cronologia per ordineSistema
Gli eventi di stato di ogni sistema (confermato, prelevato, spedito, consegnato, fatturato, pagato) vengono correlati sul riferimento di business in un’unica cronologia. Regole su tappe e tolleranze generano un’eccezione quando un passaggio fallisce, è in ritardo o non corrisponde: una rottura di stock, un prezzo fuori dalla tolleranza concordata, una consegna non riuscita, una fattura elettronica scartata.
04
Passo 4: Raccolta del contesto e propostaAgente
Per ogni eccezione, un agente legge ciò che gli serve dai sistemi coinvolti: l’ordine, le giacenze, l’accordo sui prezzi, lo stato del corriere e le condizioni del cliente. Propone una soluzione con il suo ragionamento e i dati usati, per esempio un articolo sostitutivo, un prezzo corretto, una nuova data di consegna o una correzione della fattura.
Percorso di eccezione: Passaggio fallito o fuori tolleranza
05
Passo 5: Approvazione entro le sogliePersona
Un addetto del servizio clienti, della logistica o dell’amministrazione vede sulla postazione delle eccezioni l’eccezione, le evidenze e la proposta, e la approva, la modifica o la respinge. L’azione approvata viene eseguita tramite l’API del sistema di riferimento, che pubblica la modifica come nuovo evento.
Percorso di eccezione: Passaggio fallito o fuori tolleranza· Torna al passo 2
Controllo umano
Gli agenti non registrano mai scritture contabili, non modificano prezzi o fidi e non prendono impegni con un cliente senza approvazione. Le soglie per tipo di azione stabiliscono chi approva, e ogni proposta e decisione viene registrata.
06
Passo 6: Fatturazione, abbinamento e chiusuraSistema
Le fatture attive lasciano l’ERP come fatture elettroniche strutturate (FatturaPA tramite il Sistema di Interscambio, oppure Peppol BIS Billing 3.0 ed EN 16931 tramite un access point). Le fatture passive dei fornitori vengono abbinate a ordini di acquisto ed entrate merci, e lo stato del pagamento comunicato dalla banca o dal prestatore di servizi di pagamento chiude la cronologia.
07
Passo 7: Analisi del flusso e correzione delle causePersona
Con cadenza fissa, responsabili di processo e team di integrazione esaminano le eccezioni per motivo, gli errori delle interfacce e i conflitti nei dati anagrafici. Correggono la causa dove si trova, in un record anagrafico, in una regola di tolleranza o in una mappatura, invece di risolvere di nuovo la stessa eccezione.
Componenti
Che cosa realizzeremmo
01
Livello di integrazione basato su eventi
API ed eventi progettati a partire dai contratti tra ERP, CRM, e-commerce, magazzino, trasporti e contabilità, specificati in OpenAPI e AsyncAPI con eventi in formato CloudEvents, sulla Sua piattaforma di integrazione esistente o realizzati in modalità cloud native.
Un sistema di riferimento e un responsabile concordati per ogni oggetto di dati, regole di abbinamento per clienti, fornitori e articoli, e report su duplicati e conflitti per chi ne è responsabile.
Un servizio che correla gli eventi in un’unica cronologia per ordine o richiesta, applica regole su tappe e tolleranze e mostra flusso ed eccezioni ai responsabili di processo.
Postazione delle eccezioni con un agente che propone
Una coda di eccezioni che mostra il contesto raccolto e la proposta dell’agente, con azioni di approvazione, modifica e rifiuto e soglie di approvazione per tipo di azione applicate nel punto in cui l’azione viene eseguita.
Fatture FatturaPA tramite il Sistema di Interscambio e fatture Peppol BIS Billing 3.0 ed EN 16931 in UBL tramite un access point, convalidate prima dell’invio, con le fatture scartate instradate alla postazione delle eccezioni.
Monitoraggio e allarmi per ogni interfaccia, runbook per il team operativo e rielaborazione controllata dei messaggi non riusciti, distribuiti con infrastructure as code nel Suo tenant cloud.
Fatture elettroniche FatturaPA e Peppol, con ricevute e notifiche di esito
Estratti conto e notifiche di pagamento
Nucleo della soluzione
Processi operativi connessi
Sistemi collegati
SAP S/4HANA vendite, acquisti e contabilitàPiattaformaSAP
Salesforce Sales, Service e Commerce CloudPiattaformaSalesforce
Odoo vendite, magazzino, acquisti e contabilitàPiattaformaOdoo
Piattaforme e-commerce, marketplace e API dei corrieri
Sistemi di gestione del magazzino e dei trasporti
Sistema di Interscambio, access point Peppol, banche e prestatori di servizi di pagamento
Gestione delle informazioni di prodotto (PIM) e piattaforma dati
Controlli
Controlli integrati nella progettazione
Limiti di accesso
Ogni integrazione e l’agente operano con una propria identità di servizio per ciascun sistema, limitata alle operazioni API che servono. L’agente può leggere da più sistemi per raccogliere il contesto, ma può scrivere solo tramite un breve elenco di azioni approvate, eseguite dall’API del sistema di riferimento e mai con accesso diretto al database.
Revisione umana
Le soglie di approvazione si definiscono per tipo di azione con il responsabile di processo: che cosa l’agente può solo proporre, che cosa approva un membro del team e che cosa richiede un secondo approvatore. Scritture contabili, modifiche di prezzi e fidi e impegni con i clienti attendono sempre una persona. Le azioni a basso impatto e reversibili, come ritentare l’invio di un messaggio non riuscito, possono essere eseguite senza approvazione se il responsabile è d’accordo.
Tracciabilità
Ogni evento, proposta, approvazione, rifiuto e azione eseguita viene registrato sul riferimento dell’ordine o della richiesta, con i dati usati dall’agente, la versione di modello e prompt e chi ha approvato. Una fattura contestata o un reclamo del cliente si possono ricostruire passo per passo.
Protezione dei dati
I dati di contatto di clienti e fornitori arrivano solo ai sistemi che ne hanno bisogno. La cronologia conserva riferimenti di business e stati anziché record completi, e i log seguono i tempi di conservazione che stabilisce Lei. Il trattamento resta nella region concordata.
Trasparenza dell’IA
Le proposte dell’agente sono contrassegnate come tali sulla postazione delle eccezioni, con le evidenze e il ragionamento mostrati accanto. I sistemi di riferimento restano autorevoli: la cronologia mostra ciò che riportano e non li sovrascrive mai.
Indicatori
Che cosa misureremmo
Concordiamo queste misure con Lei in fase di analisi e rileviamo il valore di partenza dai log attuali dei sistemi e delle interfacce prima di qualsiasi cambiamento.
Che cosa misureremmo
Indicatore
Perché è importante
Come lo misureremmo
01Tempo di ciclo dell’ordine
Perché è importanteLa misura che i clienti notano per prima, e quella che mostra dove gli ordini restano fermi.
Come lo misureremmoTempo dalla ricezione dell’ordine alla consegna e al pagamento, per canale e società, dagli eventi della cronologia.
02Ordini senza intervento manuale
Perché è importanteMostra quanta parte del flusso funziona su dati puliti e regole concordate.
Come lo misureremmoQuota di ordini e richieste che arrivano alla chiusura senza passaggi manuali né eccezioni, dalla cronologia.
03Eccezioni per motivo e tempo di risoluzione
Perché è importanteIndica quali cause correggere per prime e se la postazione delle eccezioni tiene il passo.
Come lo misureremmoVolume di eccezioni per codice motivo e tempo dal rilevamento alla soluzione eseguita, dai log della postazione delle eccezioni.
04Tasso di scarto delle fatture elettroniche
Perché è importanteLe fatture scartate ritardano il pagamento e di solito indicano errori nei dati anagrafici o nelle mappature.
Come lo misureremmoQuota di fatture elettroniche inviate e ricevute che vengono scartate, per motivo, dalle ricevute del Sistema di Interscambio e dalle risposte dell’access point.
05Errori delle interfacce e tempo di ripristino
Perché è importanteMostra se il livello di integrazione è affidabile e se gli errori vengono notati e corretti in fretta.
Come lo misureremmoMessaggi non riusciti per interfaccia e tempo dall’errore alla rielaborazione riuscita, dal monitoraggio delle integrazioni.
06Duplicati e conflitti nei dati anagrafici
Perché è importanteLa maggior parte delle eccezioni nasce da dati che differiscono tra un sistema e l’altro.
Come lo misureremmoDuplicati aperti e valori in conflitto per oggetto di dati e sistema, dai report di abbinamento.
Nessun obiettivo viene fissato prima di una misurazione di riferimento.
Rilascio
Come lo introdurremmo
Fase 01
Analisi e mappa del processo
Un processo, come il ciclo attivo di un canale di vendita, e un tipo di eccezione. Mappiamo i sistemi, le interfacce, i responsabili dei dati e il modo in cui oggi si gestiscono le eccezioni.
Criteri di uscita
Processo, sistemi e responsabili dei dati mappati
Primo tipo di eccezione e soglie di approvazione concordati
Valore di partenza rilevato dai log attuali
Fase 02
Integrazione e cronologia
API ed eventi documentati per i sistemi nel perimetro, e la cronologia in funzione accanto alle interfacce esistenti senza modificarle.
Criteri di uscita
Contratti degli eventi pubblicati e versionati
La cronologia corrisponde ai sistemi di riferimento su un campione di ordini
Rielaborazione e runbook testati
Fase 03
Pilota della postazione delle eccezioni
L’agente propone soluzioni per il tipo di eccezione scelto e le persone approvano ogni proposta. Confrontiamo le proposte con ciò che il personale avrebbe fatto.
Criteri di uscita
Qualità delle proposte conforme ai criteri concordati
Soglie e approvatori definiti per tipo di azione
Traccia di audit verificata da amministrazione e controllo interno
Fase 04
Estensione e dismissione
Altri tipi di eccezione, canali, società e processi come il ciclo passivo, ciascuno sugli stessi contratti. Le vecchie interfacce punto a punto vengono spente una alla volta.
Criteri di uscita
Ogni nuovo flusso sugli stessi contratti e sullo stesso monitoraggio
Ordini su commessa e ordini di ricambi dall’ERP al magazzino e ai corrieri, con conferme dei fornitori e fatture elettroniche abbinate agli ordini di acquisto.
Richieste di connessione e di installazione seguite dall’ordine di lavoro all’intervento sul campo fino alla fattura, e materiali acquistati nell’ambito di accordi quadro.
Ordini di lavoro di manutenzione, ordini di acquisto agli appaltatori e relative fatture, seguiti dalla richiesta al pagamento per i gestori dell’infrastruttura.
Ciclo passivo con fatture elettroniche strutturate da e verso gli enti pubblici, abbinate a ordini e ricevimenti prima del pagamento.
Esempio illustrativo
Un distributore di materiale elettrico tra e-commerce e agenti
Situazione
Un distributore di materiale elettrico vende tramite e-commerce, un marketplace e una rete di agenti, da due magazzini. Gli ordini degli agenti vengono ridigitati nell’ERP, i corrieri segnalano i problemi di consegna per e-mail e gli scarti delle fatture comunicati dallo SdI vengono seguiti a mano.
Sistema
Ordini, giacenze, spedizioni e fatture passano come eventi tra e-commerce, ERP, sistema di magazzino e corrieri, e ogni ordine ha un’unica cronologia. Le fatture partono in formato FatturaPA tramite lo SdI, e ricevute e scarti tornano nella cronologia dell’ordine.
Controllo umano
Rotture di stock e consegne non riuscite arrivano su un’unica postazione delle eccezioni, dove un agente propone un articolo sostitutivo o una nuova data di consegna. Il servizio clienti approva ogni proposta; variazioni di prezzo e note di credito richiedono l’approvazione dell’amministrazione.
Cosa misureremmo
Quota di ordini senza intervento manuale per canale, eccezioni per motivo e tempo di risoluzione, tasso di scarto delle fatture allo SdI.
Italia
Fattura elettronica e processi integrati in Italia
In Italia la fattura elettronica strutturata è la norma: dal 1° gennaio 2019 le fatture B2B passano dal Sistema di Interscambio (SdI) nel formato FatturaPA, con un modello di controllo centralizzato. Chi vende anche in altri Stati membri affianca allo SdI formati e reti diversi, e con il pacchetto europeo «IVA nell’era digitale» fatturazione elettronica e comunicazione digitale diventano obbligatorie per le cessioni B2B intra-UE dal 1° luglio 2030. Progettiamo un solo livello di integrazione, con il canale di ogni Paese dietro gli stessi eventi.
Il D.Lgs. 138/2024, che recepisce la NIS2, è in vigore dal 16 ottobre 2024, con l’ACN come autorità nazionale competente: integrazioni con accessi registrati e componenti documentati aiutano i clienti a dimostrare la sicurezza della catena di approvvigionamento. Il regolamento europeo sui dati, applicabile dal 12 settembre 2025, ci porta a mantenere portabili contratti degli eventi ed esportazioni.
No. ERP, CRM, e-commerce e sistema di magazzino svolgono ciascuno il proprio compito. Integriamo attorno a questi sistemi di riferimento, concordiamo quale sistema è titolare di quali dati e diamo al processo un’unica cronologia che li attraversa. Dove un vecchio sistema degli ordini o un vecchio ERP blocca il cambiamento, la modernizzazione dei sistemi legacy lo porta prima dietro delle API.
02Sostituite il nostro middleware di integrazione?
No, se fa il suo lavoro. Costruiamo sulla piattaforma di integrazione o sul message broker che già usa, e aggiungiamo contratti, monitoraggio e rielaborazione dove mancano. Se non c’è, realizziamo in modalità cloud native. Approfondisca il nostro lavoro sulle integrazioni.
03Gli agenti possono agire da soli?
Solo entro soglie che Lei concorda per tipo di azione, e solo per azioni a basso impatto e reversibili, come ritentare l’invio di un messaggio non riuscito. Scritture contabili, prezzi, fidi e impegni con i clienti richiedono sempre una persona. Legga dove gli agenti IA richiedono l’approvazione umana.
04Come si inseriscono gli obblighi di fatturazione elettronica?
Gli obblighi nazionali di fatturazione elettronica arrivano in date diverse, e con il pacchetto europeo «IVA nell’era digitale» la fatturazione elettronica strutturata diventa la regola per le cessioni B2B intra-UE dal 1° luglio 2030. Trattiamo la fattura elettronica come un evento in più nel processo: emessa dall’ERP, inviata tramite il canale previsto, come il Sistema di Interscambio o un access point Peppol, e gestita sulla postazione delle eccezioni quando viene scartata. Consulti la nostra guida alla fatturazione elettronica con Peppol.
05Come evitate un’altra fragile rete di collegamenti punto a punto?
I sistemi pubblicano e consumano eventi e API documentati attraverso un unico livello, non tramite collegamenti diretti tra loro. I contratti sono versionati, i sistemi riceventi sono idempotenti, i messaggi non riusciti si possono rielaborare e ogni flusso ha un responsabile nominato. Un nuovo canale sottoscrive gli eventi esistenti invece di aggiungere un collegamento verso ogni sistema.
06Qual è un primo perimetro sensato?
Un processo e un tipo di eccezione, per esempio il ciclo attivo di un canale di vendita con le rotture di stock come prima eccezione. Permette di verificare eventi, cronologia e flusso di approvazione prima di aggiungere altro. Scopra il nostro approccio alla realizzazione.
Parliamo dei Suoi flussi di ordini e fatture
Scelga un processo, per esempio il ciclo attivo di un canale di vendita, e i sistemi che attraversa: mapperemo con Lei interfacce ed eccezioni e Le proporremo un primo rilascio che comprenda il collegamento allo SdI.