Encuentre la respuesta, vea la fuente y nunca vea lo que no le corresponde.
Políticas, procedimientos, incidencias y documentación de producto están repartidos entre SharePoint, Confluence, carpetas compartidas y sistemas de negocio. Construimos una recuperación de información que respeta los permisos de cada fuente y responde con citas, o dice claramente que no puede responder.
Para organizaciones en España cuyo conocimiento está repartido entre gestores documentales, intranets y correos, y cuyo personal pierde tiempo buscándolo.
Las fuentes aprobadas se conectan junto con sus permisos y se indexan con metadatos. Una persona hace una pregunta; la recuperación se limita a lo que esa persona puede ver. Cuando la evidencia falta o es contradictoria, la pregunta pasa a un responsable de contenidos; en caso contrario, la respuesta cita sus fuentes. Las valoraciones mejoran las fuentes y el conjunto de evaluación.
Antes y después
Qué cambia en la jornada de trabajo
Hoy
Con el sistema
Hoy
Hoy: Búsquedas que lo devuelven todo
La búsqueda por palabras clave muestra cientos de archivos, incluidos borradores, duplicados y versiones retiradas hace años.
Con el sistema
Con el sistema: Respuestas breves con fuentes
Cada respuesta cita los pasajes en los que se basa, enlaza con ellos y muestra cuándo se revisó cada fuente por última vez.
Hoy
Hoy: El conocimiento está en manos de unos pocos
El camino más rápido hacia una respuesta es preguntar al compañero más veterano, algo que no escala y que se va con él.
Con el sistema
Con el sistema: Los permisos viajan con el contenido
Los resultados se filtran en el momento de la consulta según los permisos de acceso de quien pregunta, de modo que un índice compartido nunca se convierte en un secreto compartido.
Hoy
Hoy: Respuestas sin evidencia
Las personas repiten lo que recuerdan. Nadie sabe en qué versión de una política se basó una respuesta.
Con el sistema
Con el sistema: Abstención honesta
Cuando las fuentes no sustentan una respuesta, el asistente lo dice y deriva la pregunta a la persona responsable de ese tema.
Hoy
Hoy: Barreras lingüísticas
El procedimiento existe, pero en inglés, y la pregunta se hizo en español.
Con el sistema
Con el sistema: Recuperación entre idiomas
Una pregunta en un idioma encuentra fuentes en español, inglés u otros idiomas y se responde en el idioma en que se formuló.
Flujo de trabajo
Cómo funciona el flujo de trabajo
La calidad de la recuperación depende más de las fuentes que del modelo. Por eso el flujo empieza con los responsables decidiendo qué se indexa y termina con las valoraciones volviendo a ellos.
Flujo de trabajo ilustrativo
7 pasos · 2 controles humanos
Leyenda
Sistema
Persona
Control humano
Vía de excepción
Conocimiento corporativo: flujo de trabajo ilustrativo con vía de abstención
Leer el diagrama como texto
La vía principal va de la conexión de las fuentes aprobadas y su indexación con metadatos, pasando por la pregunta de una persona, la recuperación filtrada por permisos y una respuesta con citas, hasta las valoraciones y la evaluación.
Los responsables de contenidos aprueban cada fuente antes de indexarla: ese es el primer punto de control humano.
Cuando la recuperación encuentra muy poca evidencia o fuentes contradictorias, el asistente no responde. La pregunta sale de la vía principal y se deriva a un responsable de contenidos, que la responde y decide si una fuente debe cambiar. La derivación vuelve después a la vía principal en el paso de valoraciones y evaluación.
01
Paso 1: Conectar las fuentes aprobadasSistema
Los conectores leen sitios de SharePoint, espacios de Confluence, carpetas compartidas, sistemas de incidencias y repositorios documentales del ERP, y sincronizan la lista de control de acceso de cada elemento junto con su contenido.
Control humano
Los responsables de contenidos aprueban cada fuente y su alcance antes de que se indexe nada; las fuentes retiradas se eliminan del índice.
02
Paso 2: Indexar con metadatosSistema
Los documentos se dividen según su estructura y se enriquecen con el responsable, el idioma, el estado (borrador, aprobado, sustituido) y la fecha de revisión. Un índice híbrido combina la búsqueda por palabras clave y la búsqueda vectorial.
03
Paso 3: Preguntar en contextoPersona
Las personas preguntan desde las herramientas que ya utilizan: la intranet, Microsoft Teams, la consola de servicio o una aplicación de negocio. Su identidad acompaña a la pregunta.
04
Paso 4: Recuperación filtrada por permisosSistema
La consulta se amplía a otros idiomas, los resultados se filtran según los permisos de quien pregunta y se reordenan. Se excluyen los documentos sustituidos y se detectan las fuentes contradictorias.
05
Paso 5: Derivar a un responsable de contenidosPersona
Las preguntas sin evidencia suficiente, o con fuentes que se contradicen, pasan al responsable de ese tema con los pasajes recuperados adjuntos.
Vía de excepción: Evidencia insuficiente o contradictoria· Vuelve al paso 7
Control humano
El asistente se abstiene en lugar de adivinar. Una persona responde y decide si hay que redactar, actualizar o retirar una fuente.
06
Paso 6: Responder con citasSistema
Se genera una respuesta breve únicamente a partir de los pasajes recuperados. Cada afirmación enlaza con su fuente, y se muestran el responsable y la fecha de revisión de esa fuente.
07
Paso 7: Valoraciones y evaluaciónSistema
Las valoraciones, las correcciones y las preguntas derivadas se convierten en casos de prueba. El grado de fundamentación y la exactitud de las citas se vuelven a medir antes de cualquier cambio en la recuperación o en los prompts.
Componentes
Qué construiríamos
01
Conectores de fuentes con sincronización de permisos
Conectores incrementales que trasladan al índice las listas de control de acceso, las eliminaciones y el estado de versión de cada sistema de origen.
Fragmentación que respeta la estructura, embeddings multilingües y búsqueda por palabras clave en un único índice, con filtros de metadatos por estado, idioma y actualidad.
Reformulación de consultas, filtrado por permisos en el momento de la consulta, reordenación y generación fundamentada con comprobación de citas y abstención.
Conjuntos de prueba por ámbito, puntuación de la fundamentación y de las citas, e informes para los responsables sobre preguntas sin respuesta y fuentes desactualizadas.
Historial de incidencias y de gestión de servicios
Repositorios de políticas y procedimientos
Documentación técnica y de producto
Núcleo de la solución
Conocimiento corporativo
Sistemas con los que trabaja
Proveedor de identidad y directorio de grupos (Microsoft Entra ID o similar)
Base de conocimiento y consola de Salesforce Service CloudPlataformaSalesforce
Repositorios documentales y objetos de negocio de SAPPlataformaSAP
Microsoft Teams y la intranet
Plataforma de gestión de servicios
Controles
Controles integrados desde el diseño
Límites de acceso
Los permisos nunca se aplanan en un índice compartido. Cada elemento conserva su propia lista de control de acceso y cada consulta se filtra según la identidad y los grupos de quien pregunta en el momento de preguntar.
Los espacios sensibles, como recursos humanos, asesoría jurídica y seguridad, pueden excluirse por completo o indexarse solo para su propio público.
Revisión humana
Los responsables de contenidos deciden qué se indexa y reciben avisos sobre las preguntas sin respuesta y las fuentes contradictorias. En los ámbitos de alto impacto, las respuestas pueden limitarse a citas literales.
Trazabilidad
Cada respuesta se registra con la pregunta, los pasajes recuperados, las fuentes citadas, la versión del modelo y del prompt y la valoración del usuario, durante el plazo de conservación que usted fije.
Protección de datos
Los datos personales de los documentos de origen siguen sujetos a las reglas de acceso de la propia fuente. Los registros se seudonimizan cuando es posible, y ningún contenido se utiliza para entrenar modelos externos.
Transparencia de la IA
La interfaz indica que las respuestas las genera un sistema de IA, muestra las fuentes de cada respuesta y facilita notificar una respuesta incorrecta.
Indicadores
Qué mediríamos
Acordamos estas métricas con usted durante la fase de análisis, a partir de preguntas reales recogidas entre los equipos que utilizarán el asistente.
Qué mediríamos
Indicador
Por qué importa
Cómo lo mediríamos
01Fundamentación
Por qué importaUna respuesta que sus fuentes no sustentan es peor que ninguna respuesta.
Cómo lo mediríamosProporción de afirmaciones de la respuesta sustentadas por los pasajes citados, puntuada sobre un conjunto de prueba y mediante revisión humana por muestreo.
02Exactitud de las citas
Por qué importaLas personas deben poder verificar una respuesta con un solo clic.
Cómo lo mediríamosProporción de citas que remiten al pasaje que realmente sustenta la afirmación.
03Éxito de la búsqueda
Por qué importaMuestra si las personas encuentran lo que necesitan, no solo si reciben un texto.
Cómo lo mediríamosRespuestas valoradas, preguntas de seguimiento y derivaciones por ámbito, a partir de los registros de uso y de las valoraciones.
04Tiempo de respuesta en tareas definidas
Por qué importaVincula el asistente con el trabajo real, como responder a una consulta normativa en el centro de servicio.
Cómo lo mediríamosComparaciones cronometradas de tareas antes y después, sobre un conjunto fijo de preguntas representativas.
No se fijan objetivos antes de disponer de una medición de referencia.
Despliegue
Cómo lo implantaríamos
Fase 01
Análisis y revisión de las fuentes
Un ámbito con responsables claros, como las políticas de recursos humanos o el soporte de producto. Recogemos preguntas reales y evaluamos el estado de las fuentes.
Criterios de salida
Fuentes y responsables acordados
Conjunto de preguntas recogido
Modelo de permisos verificado con seguridad informática
Fase 02
Piloto con un grupo definido
El asistente funciona para un equipo, en una sola interfaz y solo sobre fuentes aprobadas.
Criterios de salida
Criterios de fundamentación y de citas cumplidos
Ninguna fuga de permisos en las pruebas de acceso
Circuito de valoraciones de los responsables en uso
Fase 03
Ampliar ámbitos
Más fuentes y públicos, cada uno incorporado mediante la misma revisión de responsables, permisos y preguntas de prueba.
Criterios de salida
Conjunto de evaluación por ámbito
Ciclo de vida de los contenidos acordado con los responsables
Fase 04
Operar
El seguimiento, las evaluaciones y los informes de contenidos se traspasan a su equipo, con un responsable claro del servicio.
Condiciones de producto, políticas de cumplimiento normativo y procedimientos para asesores y personal de operaciones.
Ejemplo ilustrativo
Instrucciones internas para el personal de una mutua
Situación
Una mutua colaboradora con la Seguridad Social tiene procedimientos, instrucciones y criterios repartidos entre la intranet y varias carpetas compartidas, y el personal de sus centros obtiene respuestas distintas a la misma pregunta.
Sistema
Recuperación sobre la intranet y los repositorios con los permisos de cada empleado, respuestas que citan la instrucción vigente y avisos cuando un documento ha quedado sin efecto.
Control humano
Los responsables de cada área validan el conjunto de evaluación y aprueban las versiones que cambian respuestas; las consultas sobre casos concretos se derivan a un experto.
Qué mediríamos
Respuestas que citan la instrucción vigente, tasa de abstención justificada y tiempo de búsqueda ahorrado por consulta.
España
Conocimiento corporativo con garantías
Un asistente que responde sobre documentos internos trata datos personales y, a menudo, información sensible. El RGPD y la LOPDGDD exigen limitar el acceso a lo necesario, y la AEPD recomienda evaluar el impacto antes de aplicar IA a datos de empleados o ciudadanos. En el sector público, el Esquema Nacional de Seguridad determina cómo se protege la información según su categoría, y el Reglamento Europeo de IA obliga a informar a quien interactúa con un sistema de IA.
Diseñamos la recuperación para que herede los permisos de origen, cite siempre el documento y deje un registro consultable.
01¿Cómo se garantiza que cada persona solo vea lo que tiene permitido?
Las listas de control de acceso se sincronizan desde cada fuente y se aplican en el momento de la consulta, con la identidad de quien pregunta. Lo comprobamos de forma explícita: antes de empezar un piloto, hacemos pruebas de acceso con cuentas de distintos grupos y verificamos que no haya ninguna fuga.
02¿Qué ocurre cuando el asistente se equivoca?
La IA puede equivocarse, por eso cada respuesta muestra sus fuentes y los usuarios pueden notificar un problema con un solo clic. Las notificaciones llegan al responsable de contenidos y se convierten en casos de prueba. Cuando la evidencia es escasa, el asistente está diseñado para abstenerse en lugar de adivinar.
03Ya tenemos un asistente para el puesto de trabajo. ¿Por qué construir algo?
A menudo no conviene hacerlo. Si sus contenidos están en una sola suite y su asistente integrado cumple sus criterios de calidad, le ayudamos a configurarlo y gobernarlo. Un servicio a medida tiene sentido cuando las fuentes abarcan varios sistemas, cuando necesita controlar la recuperación y la evaluación, o cuando la residencia de los datos descarta la opción por defecto.
04Nuestros documentos están desordenados. ¿Hay que limpiarlo todo primero?
No, aunque la gobernanza de los contenidos suele ser el verdadero cuello de botella. Empezamos por un ámbito, marcamos los documentos sustituidos y los borradores, y damos a los responsables informes sobre duplicados y fuentes desactualizadas para que la calidad mejore primero donde más importa.
05¿Puede responder a partir de fuentes en distintos idiomas?
Sí. Los embeddings multilingües y la ampliación de consultas encuentran fuentes en otros idiomas, y la respuesta se da en el idioma de la pregunta, con citas de los pasajes originales.
06¿Cuánto dura un piloto?
Depende sobre todo del acceso a las fuentes y a sus responsables. Acordamos el alcance del piloto y sus criterios de salida durante la fase de análisis. Conozca mejor nuestra forma de trabajar y nuestro servicio de ingeniería de IA.
Hablemos de sus fuentes de conocimiento
Indíquenos dónde está el conocimiento y quién lo necesita. Le propondremos un primer ámbito acotado y cómo mediríamos la calidad de las respuestas.