E-Rechnung mit Peppol: die belgische B2B-Pflicht und der Weg bis 2030

01Wo Belgien im Herbst 2026 steht

Das Gesetz vom 6. Februar 2024, das das Mehrwertsteuergesetzbuch und das Einkommensteuergesetzbuch 1992 geändert hat, hat die strukturierte elektronische Rechnung für inländische Umsätze zwischen Unternehmen ab dem 1. Januar 2026 verpflichtend gemacht. Königliche Erlasse regeln die technischen Vorgaben und die Geldbußen. Die E-Rechnungs-Website (öffnet externe Website) der föderalen Regierung, betrieben vom FÖD BOSA gemeinsam mit dem FÖD Finanzen, veröffentlicht die praktischen Hinweise.

Der FÖD Finanzen hat die Pflicht nicht verschoben, aber für die ersten drei Monate des Jahres 2026 eine Toleranz angekündigt: keine Geldbußen für Verstöße gegen die neuen Regeln, sofern das Unternehmen nachweisen konnte, dass es rechtzeitig angemessene Schritte unternommen hatte. Dieser Zeitraum endete am 31. März 2026. Seitdem kann die Verwaltung pauschale Geldbußen verhängen: 1.500 Euro, wenn die technischen Mittel zum Senden und Empfangen von E-Rechnungen fehlen, 3.000 Euro beim zweiten Verstoß und 5.000 Euro bei jedem weiteren.

02Was als E-Rechnung gilt

Eine E-Rechnung im Sinne der Pflicht ist eine strukturierte Rechnung: eine Datei, die Software ohne menschliche Interpretation lesen kann, aufgebaut auf dem semantischen Datenmodell der europäischen Norm EN 16931. Ein PDF, eine eingescannte Papierrechnung oder ein Word-Dokument ist keine E-Rechnung, auch wenn es per E-Mail eingeht. Eine strukturierte Rechnung darf ein PDF als Anhang zum Lesen enthalten; maßgeblich sind die strukturierten Daten.

In Belgien ist das Peppol-Netzwerk der Standard, mit Rechnungen im Format Peppol BIS Billing 3.0, der Peppol-Spezifikation der EN 16931 in UBL-Syntax. Die Parteien können ein anderes Netzwerk oder Format vereinbaren, solange die Rechnung weiterhin der EN 16931 entspricht. In der Praxis erwarten Ihre Kunden und Lieferanten Peppol.

03Wie das Peppol-Netzwerk funktioniert

Peppol ist ein internationales Netzwerk und ein Satz von Spezifikationen für den Austausch von Geschäftsdokumenten, verwaltet von OpenPeppol, einem gemeinnützigen Verband mit Sitz in Brüssel. Es folgt einem Vier-Ecken-Modell. Ihr ERP (Ecke eins) übergibt die Rechnung an Ihren Zugangspunkt (Ecke zwei), der sie an den Zugangspunkt Ihres Kunden (Ecke drei) zustellt, der sie an das System Ihres Kunden (Ecke vier) weitergibt. Vor dem Versand prüft der Zugangspunkt im Adressbuch des Netzwerks, dem Service Metadata Locator, der auf einen Service Metadata Publisher verweist, ob der Empfänger registriert ist und welche Dokumente er empfangen kann.

Die Folge ist einfach und wirkungsvoll: Sie schließen einen Vertrag mit einem Anbieter eines Zugangspunkts und erreichen jeden Teilnehmer im Netzwerk, gleich welchen Anbieter dieser nutzt. In Belgien wird ein Unternehmen auf Peppol in der Regel über seine Unternehmensnummer identifiziert. Viele ERP- und Buchhaltungsprogramme enthalten einen Zugangspunkt-Dienst, und spezialisierte Anbieter liefern einen für größere Volumen und weitere Dokumentarten wie Bestellungen und Gutschriften.

• Registrierung: Ihr Unternehmen wird im Netzwerk mit seiner Kennung und den Dokumentarten registriert, die es empfangen kann. Eine fehlende oder falsche Registrierung ist ein häufiger Grund, warum Rechnungen nicht ankommen.
• Validierung: Zugangspunkte prüfen Rechnungen gegen die Regeln von Peppol BIS Billing 3.0. Eine Rechnung, die durchfällt, wird abgewiesen, bevor sie den Kunden erreicht.
• Zustellstatus: Das Netzwerk bestätigt die technische Zustellung. Fachliche Antworten wie angenommen, beanstandet oder bezahlt sind eigene Nachrichten und hängen davon ab, was beide Seiten unterstützen.

04Wer betroffen ist und was als Nächstes kommt

Die Pflicht gilt für mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen mit Sitz in Belgien, für Rechnungen untereinander über Umsätze, die in Belgien stattfinden. Grenzüberschreitende Rechnungen fallen vorerst nicht unter die belgische Pflicht. Ausgenommen sind unter anderem Unternehmen, die ausschließlich nach Artikel 44 des Mehrwertsteuergesetzbuchs steuerbefreite Umsätze tätigen, Unternehmen im Konkurs und ausländische Unternehmen ohne feste Niederlassung in Belgien. Die föderale E-Rechnungs-Website bietet ein Online-Werkzeug, mit dem Sie Ihre eigene Lage prüfen können. Rechnungen an belgische Behörden laufen über Mercurius, die E-Rechnungsplattform der öffentlichen Hand, die an Peppol angebunden ist.

Der nächste Schritt ist das E-Reporting: Die föderale Regierung plant, dass Rechnungsdaten ab dem 1. Januar 2028 auch an die Steuerverwaltung gemeldet werden. Die Gesetzgebung dafür war noch nicht abgeschlossen, als wir diesen Beitrag geschrieben haben. Eine Lösung, in der die gesamte Rechnungsstellung bereits über Peppol läuft, mit sauberen Daten, ist dafür der beste Ausgangspunkt.

05Das europäische Gesamtbild

Zwei EU-Rechtsakte bilden den Rahmen für die nationalen Regeln. Die Richtlinie 2014/55/EU (öffnet externe Website) verpflichtet öffentliche Auftraggeber, elektronische Rechnungen nach der EN 16931 anzunehmen; deshalb wurde die Rechnungsstellung an Behörden in den meisten Ländern zuerst elektronisch. Das Paket „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“ (ViDA) mit der Richtlinie (EU) 2025/516 des Rates (öffnet externe Website) wurde am 11. März 2025 angenommen und trat am 14. April 2025 in Kraft. Seitdem dürfen die Mitgliedstaaten die inländische E-Rechnung vorschreiben, ohne zuvor eine Ausnahmegenehmigung der EU zu beantragen. Ab dem 1. Juli 2030 werden E-Rechnung und digitale Meldung für innergemeinschaftliche B2B-Lieferungen verpflichtend, und bis zum 1. Januar 2035 müssen nationale Echtzeit-Meldesysteme an das EU-Modell angeglichen werden.

Bis dahin geht jedes Land in seinem eigenen Tempo und mit seiner eigenen Architektur vor. Manche nutzen Peppol, andere eine nationale Plattform, die jede Rechnung freigibt, wieder andere eine Mischform. Für eine Gruppe, die in mehreren Ländern Rechnungen stellt, heißt das: ein Integrationsdesign mit mehreren Ausgängen.

06Das ERP anbinden: woran Projekte gelingen oder scheitern

Eine erste Rechnung über Peppol zu senden, kann an einem Nachmittag gelingen. Die gesamte Rechnungsstellung ohne Handarbeit darüber laufen zu lassen, erfordert ein Konzept. Der Aufwand steckt in Stammdaten, Validierung, Eingangsverarbeitung und Archivierung, nicht im Netzwerk.

• Zuerst die Stammdaten. Jeder Kunde braucht eine korrekte Kennung, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Anschrift, jeder Artikel eine Mengeneinheit und eine Steuerkategorie, die den von der Norm erwarteten Codes entsprechen. Prüfen Sie die Registrierung Ihrer Kunden im Netzwerk vor dem ersten Versand und behalten Sie die Prüfung bei, denn Unternehmen wechseln den Anbieter.
• Vor dem Senden validieren. Wenden Sie dieselben Geschäftsregeln wie der Zugangspunkt in Ihrem eigenen Prozess an, damit eine abgewiesene Rechnung im ERP abgefangen und korrigiert wird und nicht Wochen später von einem Kunden entdeckt wird, der sie nie erhalten hat.
• Den Eingang gestalten. Strukturierte Rechnungen lassen sich automatisch Lieferant, Bestellung und Wareneingang zuordnen und nur dann zur Freigabe vorlegen, wenn etwas nicht passt. Dort liegt der größte Effizienzgewinn. Rechnungen, die noch auf Papier oder als PDF eingehen, etwa von ausländischen Lieferanten, können über intelligente Dokumentenverarbeitung in denselben Ablauf gelangen.
• Das Original aufbewahren. Die strukturierte Datei, die Sie gesendet oder empfangen haben, ist die Rechnung. Archivieren Sie sie unverändert, mit dem Zustellnachweis, für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist, und stellen Sie sicher, dass sie bei einer Prüfung auffindbar und lesbar bleibt.
• Den Fluss überwachen. Fehlgeschlagene Zustellungen, Abweisungen und Rechnungen, die auf Freigabe warten, gehören auf ein Dashboard mit einer verantwortlichen Person, nicht in ein Postfach.

In Odoo unterstützt die belgische Lokalisierung das Senden und Empfangen über Peppol; die Arbeit besteht daher vor allem aus Konfiguration, Stammdaten und Freigabeabläufen. In SAP-Landschaften fällt die Wahl meist zwischen SAPs eigenen Compliance-Werkzeugen für elektronische Dokumente und einer Integration mit einem externen Zugangspunkt; beide verlangen dieselbe Sorgfalt bei Stammdaten und Fehlerbehandlung. Wo mehrere ERP-Systeme, ein Onlineshop und ein Konzernkern Rechnungen stellen, hält eine gemeinsame Integrationsschicht Formate, Validierung und Überwachung an einer Stelle statt in jedem System.

07Ein praktischer Plan

1. 01Jeden Rechnungsfluss erfassen. Welche Systeme Rechnungen und Gutschriften ausstellen und empfangen, in welchen Ländern und über welche Kanäle, einschließlich Onlineshops, Abo-Abrechnung und konzerninterner Flüsse.
2. 02Das Zugangspunkt-Modell wählen. Der Dienst Ihres ERP, ein spezialisierter Anbieter oder eine gemeinsame Integrationsschicht für mehrere Systeme. Entscheiden Sie nach Volumen, Dokumentarten über Rechnungen hinaus und den Ländern, die Sie brauchen.
3. 03Stammdaten bereinigen. Kennungen, Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, Einheiten und Steuerkategorien für Kunden, Lieferanten und Artikel.
4. 04Mit echten Partnern testen. Tauschen Sie Rechnungen mit Ihren größten Kunden und Lieferanten aus, bevor Sie umstellen, und prüfen Sie, wie deren Systeme Ihre verarbeiten.
5. 05Die Eingangsverarbeitung automatisieren. Zuordnung, Freigabe und Buchung, mit Ausnahmen, die an Menschen gehen.
6. 06Archivieren und überwachen. Bewahren Sie die strukturierten Originale und Zustellnachweise auf und geben Sie fehlgeschlagenen Nachrichten eine verantwortliche Person.
7. 07Für Meldepflichten planen. Gestalten Sie die Datenflüsse jetzt so, dass Rechnungsdaten auch an die Steuerverwaltung gehen können, wenn das E-Reporting kommt, in Belgien und in den anderen Ländern, in denen Sie tätig sind.

08Was Sie im Blick behalten sollten

• Die belgische Gesetzgebung zum E-Reporting und ihre technischen Spezifikationen, geplant für den 1. Januar 2028.
• Die nationale Umsetzung von ViDA, auch welche Länder die Pflicht von 2030 auf inländische Umsätze ausdehnen.
• Die Einführung in Frankreich und Spanien sowie das Ende der deutschen Übergangsfristen 2027 und 2028.
• Neue Releases von Peppol BIS Billing 3.0 und der Validierungsregeln, die Ihr Zugangspunkt anwendet.

Die Regeln zur E-Rechnung ändern sich in fast jedem Land, in dem wir arbeiten. Versehen Sie jede interne Notiz dazu mit einem Datum und prüfen Sie die amtlichen Quellen vor jeder Designentscheidung.