Facturation électronique avec Peppol : l’obligation B2B belge et la route vers 2030

01Où en est la Belgique à l’automne 2026

La loi du 6 février 2024, qui a modifié le Code de la TVA et le Code des impôts sur les revenus 1992, a rendu la facturation électronique structurée obligatoire pour les opérations nationales entre entreprises à partir du 1er janvier 2026. Des arrêtés royaux fixent les règles techniques et les amendes. Le site fédéral consacré à la facturation électronique (ouvre un site externe), géré par le SPF BOSA avec le SPF Finances, publie les explications pratiques.

Le SPF Finances n’a pas reporté l’obligation, mais il a annoncé une tolérance pour les trois premiers mois de 2026 : pas d’amende pour les infractions aux nouvelles règles, à condition que l’entreprise puisse démontrer avoir pris à temps des mesures raisonnables. Cette période a pris fin le 31 mars 2026. Depuis, l’administration peut infliger des amendes forfaitaires : 1 500 euros en l’absence des moyens techniques pour émettre et recevoir des factures électroniques, 3 000 euros pour une deuxième infraction et 5 000 euros pour chacune des suivantes.

02Ce qui compte comme facture électronique

Au sens de l’obligation, une facture électronique est une facture structurée : un fichier que les logiciels peuvent lire sans interprétation humaine, construit sur le modèle sémantique de la norme européenne EN 16931. Un PDF, une facture papier scannée ou un document Word n’est pas une facture électronique, même lorsqu’il arrive par e-mail. Une facture structurée peut toutefois contenir un PDF en pièce jointe pour la lecture humaine ; ce sont les données structurées qui comptent.

En Belgique, la référence par défaut est le réseau Peppol, avec des factures au format Peppol BIS Billing 3.0, la spécification Peppol de l’EN 16931 en syntaxe UBL. Les parties peuvent convenir d’un autre réseau ou format, à condition que la facture respecte toujours l’EN 16931. En pratique, c’est Peppol que vos clients et fournisseurs attendent.

03Comment fonctionne le réseau Peppol

Peppol est un réseau international et un ensemble de spécifications pour l’échange de documents commerciaux, gouverné par OpenPeppol, une association sans but lucratif dont le siège est à Bruxelles. Il suit un modèle à quatre coins. Votre ERP (coin un) transmet la facture à votre point d’accès (coin deux), qui la remet au point d’accès de votre client (coin trois), lequel la transmet au système de votre client (coin quatre). Avant l’envoi, le point d’accès consulte l’annuaire du réseau, le Service Metadata Locator, qui renvoie vers un Service Metadata Publisher, pour vérifier que le destinataire est inscrit et quels documents il peut recevoir.

La conséquence est simple et puissante : vous signez un contrat avec un seul fournisseur de point d’accès et vous atteignez tous les participants du réseau, quel que soit leur fournisseur. En Belgique, une entreprise est généralement identifiée sur Peppol par son numéro d’entreprise. De nombreux ERP et logiciels comptables intègrent un service de point d’accès, et des prestataires spécialisés en proposent pour des volumes plus importants et d’autres types de documents, comme les commandes et les notes de crédit.

• Inscription : votre entreprise est inscrite sur le réseau avec son identifiant et les types de documents qu’elle peut recevoir. Une inscription manquante ou erronée est une cause fréquente de factures qui n’arrivent pas.
• Validation : les points d’accès contrôlent les factures selon les règles de Peppol BIS Billing 3.0. Une facture non conforme est rejetée avant d’atteindre le client.
• Statut de livraison : le réseau confirme la livraison technique. Les réponses métier, comme acceptée, contestée ou payée, sont des messages distincts et dépendent de ce que les deux parties prennent en charge.

04Qui est concerné, et ce qui vient ensuite

L’obligation vise les assujettis à la TVA établis en Belgique, pour les factures qu’ils échangent entre eux sur des opérations localisées en Belgique. Les factures transfrontalières restent pour l’instant hors du champ de l’obligation belge. Sont notamment exclus les assujettis qui n’effectuent que des opérations exemptées en vertu de l’article 44 du Code de la TVA, les entreprises en faillite et les entreprises étrangères sans établissement stable en Belgique. Le site fédéral propose un outil en ligne pour vérifier votre propre situation. Les factures destinées aux pouvoirs publics belges passent par Mercurius, la plateforme de facturation électronique des autorités, reliée à Peppol.

L’étape suivante est l’e-reporting : le gouvernement fédéral prévoit qu’à partir du 1er janvier 2028, les données de facturation soient aussi transmises à l’administration fiscale. La législation de cette étape n’était pas définitive au moment où nous avons écrit cet article. Une organisation où toute la facturation passe déjà par Peppol, avec des données propres, est le meilleur point de départ.

05Le contexte européen

Deux textes européens encadrent les règles nationales. La directive 2014/55/UE (ouvre un site externe) oblige les pouvoirs adjudicateurs à accepter les factures électroniques conformes à l’EN 16931 ; c’est pourquoi la facturation aux administrations est passée la première à l’électronique dans la plupart des pays. Le paquet « TVA à l’ère numérique » (ViDA), avec la directive (UE) 2025/516 du Conseil (ouvre un site externe), a été adopté le 11 mars 2025 et est entré en vigueur le 14 avril 2025. Depuis, les États membres peuvent imposer la facturation électronique nationale sans demander au préalable une dérogation à l’UE. À partir du 1er juillet 2030, la facturation électronique et la déclaration numérique deviennent obligatoires pour les livraisons B2B intra-UE, et au plus tard le 1er janvier 2035, les systèmes nationaux de déclaration en temps réel doivent s’aligner sur le modèle européen.

D’ici là, chaque pays avance à son rythme et avec sa propre architecture. Certains utilisent Peppol, d’autres une plateforme nationale qui valide chaque facture, d’autres encore un modèle mixte. Pour un groupe qui facture dans plusieurs pays, cela signifie une seule conception d’intégration avec plusieurs sorties.

06Raccorder votre ERP : là où les projets réussissent ou calent

Envoyer une première facture via Peppol peut se faire en un après-midi. Faire passer toute la facturation par ce canal sans travail manuel demande de la conception. L’effort porte sur les données de référence, la validation, le traitement des factures entrantes et l’archivage, pas sur le réseau.

• D’abord les données de référence. Chaque client a besoin d’un identifiant, d’un numéro de TVA et d’une adresse corrects, et chaque article d’une unité de mesure et d’une catégorie de TVA qui correspondent aux codes attendus par la norme. Vérifiez l’inscription de vos clients sur le réseau avant le premier envoi, et continuez à le faire, car les entreprises changent de fournisseur.
• Validez avant d’envoyer. Appliquez dans votre propre processus les mêmes règles métier que le point d’accès, pour qu’une facture rejetée soit détectée et corrigée dans l’ERP, et non découverte des semaines plus tard par un client qui ne l’a jamais reçue.
• Concevez le flux entrant. Les factures structurées peuvent être rapprochées automatiquement du fournisseur, de la commande et de la réception des marchandises, et soumises à approbation seulement en cas d’écart. C’est là que se trouve l’essentiel du gain. Les factures qui arrivent encore sur papier ou en PDF, par exemple de fournisseurs étrangers, peuvent rejoindre le même flux grâce au traitement intelligent des documents.
• Conservez l’original. Le fichier structuré envoyé ou reçu est la facture. Archivez-le sans modification, avec la preuve de livraison, pendant le délai légal de conservation, et assurez-vous qu’il reste facile à retrouver et à lire lors d’un contrôle.
• Surveillez le flux. Les livraisons échouées, les rejets et les factures en attente d’approbation ont leur place sur un tableau de bord avec un responsable, pas dans une boîte mail.

Dans Odoo, la localisation belge prend en charge l’envoi et la réception via Peppol ; le travail porte donc surtout sur la configuration, les données de référence et les circuits d’approbation. Dans les environnements SAP, le choix se fait généralement entre les outils de conformité de SAP pour les documents électroniques et une intégration avec un point d’accès externe ; les deux demandent la même attention aux données de référence et à la gestion des erreurs. Lorsque plusieurs ERP, une boutique en ligne et un système central de groupe facturent, une couche d’intégration partagée regroupe formats, validation et supervision en un seul endroit, plutôt que dans chaque système.

07Un plan concret

1. 01Recensez chaque flux de facturation. Quels systèmes émettent et reçoivent des factures et des notes de crédit, dans quels pays et par quels canaux, y compris les boutiques en ligne, la facturation d’abonnements et les flux intragroupe.
2. 02Choisissez le modèle de point d’accès. Celui de votre ERP, un prestataire spécialisé, ou une couche d’intégration partagée pour plusieurs systèmes. Décidez en fonction des volumes, des types de documents au-delà des factures et des pays dont vous avez besoin.
3. 03Nettoyez les données de référence. Identifiants, numéros de TVA, unités et catégories de TVA pour les clients, les fournisseurs et les articles.
4. 04Testez avec de vrais partenaires. Échangez des factures avec vos principaux clients et fournisseurs avant de basculer, et vérifiez comment leurs systèmes traitent les vôtres.
5. 05Automatisez le traitement des factures entrantes. Rapprochement, approbation et comptabilisation, avec les exceptions orientées vers des personnes.
6. 06Archivez et supervisez. Conservez les originaux structurés et les preuves de livraison, et donnez un responsable aux messages en échec.
7. 07Préparez la déclaration. Concevez dès maintenant les flux de données pour que les données de facturation puissent aussi partir vers l’administration fiscale lorsque l’e-reporting arrivera, en Belgique et dans les autres pays où vous commercez.

08Ce qu’il faut suivre

• La législation belge sur l’e-reporting et ses spécifications techniques, prévues pour le 1er janvier 2028.
• La mise en œuvre nationale de ViDA, notamment les pays qui étendent l’obligation de 2030 aux transactions nationales.
• Le déploiement en France et en Espagne, et la fin des périodes transitoires allemandes en 2027 et 2028.
• Les nouvelles versions de Peppol BIS Billing 3.0 et des règles de validation appliquées par votre point d’accès.

Les règles de facturation électronique évoluent dans presque tous les pays où nous travaillons. Datez chaque note interne que vous rédigez à leur sujet, et vérifiez les sources officielles avant chaque décision de conception.