Sisse tulevad dokumendid, välja kontrollitud andmed. Erandid otsustab inimene.
Taotlused, arved, kahjunõuded ja kirjad saabuvad igas vormingus. Ehitame vastuvõtuvoo, mis liigitab iga dokumendi, võtab välja olulised väljad, kontrollib neid teie reeglite järgi ja saadab inimesele ainult ebakindlad juhud.
Organisatsioonidele, kes saavad dokumente paberil, PDF-ina, digiallkirjastatult ja e-arvena ning peavad iga väärtuse päritolu tõendama.
Süsteem kogub dokumendid kõigist kanalitest, liigitab need, võtab andmed välja ja kontrollib neid. Juhud, mille usaldusväärsus jääb alla läve või mis ei läbi mõnda reeglit, lähevad ülevaatusjärjekorda inimesele. Kontrollitud andmed antakse üle äritarkvarasse ja ülevaatajate parandused täiendavad hindamiskogumit.
Enne ja pärast
Mis tööpäevas muutub
Täna
Süsteemiga
Täna
Täna: Manustest ümbertrükkimine
Töötajad avavad iga PDF-i, skaneeringu või e-vormi ja kopeerivad nimed, summad ja viited käsitsi menetlus- või ERP-süsteemi.
Süsteemiga
Süsteemiga: Andmed saabuvad struktureeritult
Väljad võetakse välja koos nende asukohaga lähtedokumendis, nii et ülevaataja näeb väärtust ja tõendit kõrvuti.
Täna
Täna: Vead leitakse hilja
Puuduvad leheküljed ja vastuolulised andmed tulevad välja nädalaid hiljem, kui otsus vaidlustatakse või makse tuleb tagasi.
Süsteemiga
Süsteemiga: Reeglid töötavad juba vastuvõtul
Terviklikkust, põhiandmete vastavust ja ärireegleid kontrollitakse enne juhtumi avamist, kui saatjalt saab veel küsida.
Täna
Täna: Iga dokument saab sama tähelepanu
Korrektse ja tervikliku arve töötlemine võtab sama kaua aega kui segase ja mitmetähendusliku arve oma.
Süsteemiga
Süsteemiga: Tähelepanu läheb eranditele
Korrektsed dokumendid liiguvad otse edasi. Inimesed töötavad ebakindlate ja ebatavaliste juhtumite järjekorraga ja näevad, miks iga juhtum seal on.
Täna
Täna: Andmete päritolu ei ole kirjas
Kui audiitor küsib, kust väärtus pärineb, sõltub vastus sellest, kes selle sisestas.
Süsteemiga
Süsteemiga: Iga väärtus on jälgitav
Iga välja kohta logitakse lähtedokument, väljavõte, usaldusväärsus, reeglite tulemused ja ülevaataja muudatused.
Töövoog
Kuidas töövoog kulgeb
Seitse sammu, üks erandi käsitlus. Läved ja reeglid lepitakse kokku teie protsessiomanikega ja häälestatakse teie enda dokumentidel enne, kui midagi tootmises käivitub.
Illustreeriv töövoog
7 sammu · 1 inimese kontrollpunkt
Legend
Süsteem
Inimene
Inimese kontrollpunkt
Erandi käsitlus
Dokumenditöötlus: illustreeriv töövoog koos erandi käsitlusega
Lugege joonist tekstina
Põhitee kulgeb vastuvõtust liigitamise, väljavõtmise ja kontrolli kaudu üleandmiseni äritarkvarasse ning lõpeb parandustest õppimisega.
Pärast kontrolli lahkub põhiteelt iga dokument, mille mõni väli jääb alla usaldusläve või mis ei läbi ärireeglit, ja läheb ülevaatusjärjekorda, kus inimene väärtused kinnitab või parandab. Üle vaadatud dokumendid naasevad põhiteele üleandmise sammus.
Ülevaatusjärjekord on inimese kontrollpunkt: ebakindlad väärtused ei jõua äritarkvarasse ilma inimeseta.
01
Samm 1: Vastuvõtt kõigist kanalitestSüsteem
Skaneeringud, e-kirjade manused, portaali üleslaadimised ja e-vormid jõuavad ühte vastuvõtujärjekorda koos juhtumi viite, kanali metaandmete ja kontrollsummaga. Digiallkirjastatud failide puhul kontrollitakse allkirja kehtivust. Struktureeritud e-arved, mis tulevad e-arve operaatori kaudu, jätavad väljavõtmise vahele ja lähevad otse kontrolli.
02
Samm 2: Jaotamine ja liigitamineSüsteem
Mitmest dokumendist koosnevad kogumid jagatakse osadeks. Iga osa liigitatakse dokumendi tüübi ja keele järgi ning see määrab rakenduva väljavõtteskeemi ja reeglistiku.
03
Samm 3: Väljade väljavõtmineSüsteem
Paigutust arvestav OCR loeb lehekülje ja keelemudel võtab kokkulepitud väljad välja rangesse skeemi. Igal väljal on usaldusväärsuse skoor ja asukoht lähtedokumendis.
04
Samm 4: Kontroll reeglite järgiSüsteem
Väärtusi kontrollitakse põhiandmete (kliendid, tarnijad, käibemaksukohustuslase number, IBAN), väljadevaheliste reeglite ja duplikaatide suhtes. Väljad, mis ületavad kokkulepitud usaldusläve ja läbivad kõik reeglid, liiguvad otse edasi.
05
Samm 5: ÜlevaatusjärjekordInimene
Ülevaataja näeb dokumenti ja väljavõetud väärtusi kõrvuti, esile on tõstetud reegel, mis ei läbinud, või madala usaldusväärsusega väli, ning ta kinnitab või parandab need.
Erandi käsitlus: Alla läve või reegel ei läbinud· Naaseb sammu 6 juurde
Inimese kontrollpunkt
Ebakindlad väärtused ei jõua äritarkvarasse ilma inimese kinnituseta. Ülevaataja võib dokumendi ka tagasi lükata ja saatjalt uue küsida.
06
Samm 6: Üleandmine äritarkvarasseSüsteem
Kontrollitud andmed avavad või uuendavad juhtumi menetlussüsteemis, CRM-is või ERP-s selle API kaudu, lähtedokument lisatakse manusena ja määratakse säilitusklass.
07
Samm 7: Parandustest õppimineSüsteem
Ülevaatajate parandused salvestatakse märgendatud näidetena. Need täiendavad hindamiskogumit ning lävesid või viipasid muudetakse alles siis, kui uus versioon on selle läbinud.
Komponendid
Mida me ehitaksime
01
Vastuvõtu- ja kanaliliidesed
Postkasti, skanneri, portaali ja e-vormi liidesed, mis toovad iga dokumendi ühte järjekorda koos metaandmete ja juhtumi viitega.
Paigutust arvestav OCR ja mudelipõhine väljavõtmine dokumendi tüübi kaupa versioonitud skeemidesse, väljapõhise usaldusväärsuse ja lähtekoordinaatidega.
Ülevaatajad näevad ainult neid dokumendi tüüpe ja juhtumeid, mida nende roll lubab. Väljavõtmise teenustel ei ole püsivat juurdepääsu äritarkvarale; üleandmine kasutab iga liidestuse jaoks piiratud õigustega teenusekontot.
Inimese kontroll
Usaldusläved ja reeglite tulemused suunavad juhtumid inimesele. Läved seatakse välja kaupa, mitte dokumendi kaupa, ja neid langetatakse alles siis, kui hindamiskogum näitab, et see on ohutu. Otsused taotluste kohta jäävad menetlejale.
Auditeeritavus
Iga välja kohta logime asukoha lähtedokumendis, väljavõetud väärtuse, usaldusväärsuse, reeglite tulemused, mudeli ja viiba versiooni ning iga ülevaataja muudatuse koos põhjusekoodiga.
Andmekaitse
Isikuandmeid kogutakse vastuvõtul minimaalselt, teabenõuete jaoks saab andmeid varjata ning säilitamine ja kustutamine järgivad teie dokumentide loetelu. Töötlemine toimub kokkulepitud regioonis.
TI läbipaistvus
Mudeli ja viiba versioonid dokumenteeritakse koos hindamistulemustega. Kui väljund mõjutab inimesi, kantakse tehisintellekti kasutus teie TI-registrisse ja seda selgitatakse taotlejatele mõeldud teabes.
Mõõdikud
Mida me mõõdaksime
Lepime need mõõdikud teiega kokku kaardistamise ajal ja mõõdame kõigepealt lähtetaseme teie praeguses protsessis.
Mida me mõõdaksime
Mõõdik
Miks see on oluline
Kuidas me seda mõõdaksime
01Otsetöötluse määr
Miks see on olulineNäitab dokumendi tüübi kaupa, kui suur osa rutiinsest tööst enam inimest ei vaja.
Kuidas me seda mõõdaksimeNende dokumentide osakaal, mis läbivad kõik läved ja reeglid ilma ülevaatuseta, töövoo logide põhjal.
02Erandite määr ja põhjused
Miks see on olulineNäitab, kas erandid tulevad halbadest skaneeringutest, puuduvatest andmetest või reeglitest, mida tuleb muuta.
Kuidas me seda mõõdaksimeÜlevaatusjärjekorra maht põhjusekoodi, kanali ja dokumendi tüübi kaupa.
03Väljade täpsus
Miks see on olulineKvaliteedinäitaja, millest sõltuvad edasised otsused ja maksed.
Kuidas me seda mõõdaksimeTäpsus ja saagis (precision ja recall) välja kaupa kokkulepitud märgendatud valideerimiskogumil, iga väljalaske juures uuesti.
04Käsitlusaeg
Miks see on olulineNäitab säästetud tööd ja ülevaatusse liikunud tööd.
Kuidas me seda mõõdaksimeAeg saabumisest üleandmiseni ja aktiivne ülevaatusaeg erandi kohta, järjekorra ajatemplite põhjal.
Enne lähtetaseme mõõtmist eesmärke ei seata.
Kasutuselevõtt
Kuidas me selle kasutusele võtaksime
Etapp 01
Kaardistamine ja lähtetase
Kaks või kolm dokumendi tüüpi, üks kanal, teie praegused mahud ja veamustrid. Märgendame valideerimiskogumi päris, anonüümitud dokumentidest.
Lõpetamise tingimused
Väljad, reeglid ja kvaliteedikriteeriumid kokku lepitud
Lähtetase mõõdetud
Andmekaitsealane mõjuhinnang alustatud
Etapp 02
Pilootprojekt varirežiimis
Süsteem võtab andmed välja ja kontrollib neid praeguse protsessiga paralleelselt; inimesed teevad tööd edasi ja võrdlevad tulemusi.
Lõpetamise tingimused
Väljade täpsus vastab kokkulepitud kriteeriumidele
Läved välja kaupa seatud
Ülevaatajad töölaua kasutamiseks koolitatud
Etapp 03
Kontrollitud tootmine
Otsetöötlus lülitatakse piloteeritud dokumendi tüüpidele sisse ja automaatselt kinnitatud juhtumitest võetakse valim.
Lõpetamise tingimused
Valim ei näita vastuvõetamatuid vigu
Käitusjuhend ja seire üle antud
Tagasipööramine testitud
Etapp 04
Laiendamine
Rohkem dokumendi tüüpe, kanaleid ja keeli; igaüks läbib enne kasutuselevõttu sama hindamise otsuspunkti.
Saatelehed, vastavussertifikaadid ja tollidokumendid, mis seotakse ostutellimustega.
Illustreeriv näide
Toetustaotlused koos lisadega riiklikus sihtasutuses
Olukord
Riiklik sihtasutus menetleb toetustaotlusi, mis saabuvad e-teeninduse kaudu koos lisadega: eelarved, hinnapakkumised, volikirjad ja digiallkirjastatud lepingud. Menetlejad kontrollivad lisasid käsitsi ja trükivad summad ning viited menetlussüsteemi.
Süsteem
Üks vastuvõtuvoog jaotab lisad dokumendi tüübi järgi, kontrollib digiallkirju ning võtab välja summad, kuupäevad ja registrikoodid. Väärtusi võrreldakse taotlusvormi andmete ja menetlussüsteemi põhiandmetega.
Inimese kontroll
Madala usaldusväärsusega väljad, puuduvad lisad või vastuolud taotlusega ootavad ülevaatusjärjekorras menetlejat. Toetuse andmise või andmata jätmise otsuse teeb alati menetleja.
Mida me mõõdaksime
Otsetöötluse määr lisa tüübi kaupa, erandite põhjused ja väljade täpsus märgendatud valideerimiskogumil.
Eesti
Paber, PDF, digiallkiri ja e-arve
Eesti organisatsioonis saabub sama dokumendi tüüp mitmel kujul: skaneeritud paberina, PDF-ina e-kirja manuses, digiallkirjastatud failina või struktureeritud e-arvena. Kavandame ühe vastuvõtu- ja väljavõttekihi, kus iga kuju läbib sama kontrollitud tee ja digiallkirja kehtivust kontrollitakse juba vastuvõtul.
Avaliku sektori ostjatele tohib alates 1. juulist 2019 esitada ainult struktureeritud e-arveid, mis liiguvad e-arve operaatorite kaudu, ja alates 1. juulist 2025 võib ka e-arve saajaks registreeritud ettevõte nõuda tarnijalt e-arvet. Mida rohkem arveid tuleb struktureeritult, seda vähem on vaja väljavõtmist. Kui väljavõetud andmed mõjutavad otsuseid inimeste kohta, arvestame isikuandmete kaitse üldmääruse (IKÜM) ja tehisintellekti määrusega: dokumenteeritud töötlemine, inimese ülevaatus ja logid, mida teie audiitorid suudavad jälgida.
See sõltub teie dokumentidest, seega me mõõdame seda, mitte ei luba. Märgendame valideerimiskogumi teie enda anonüümitud dokumentidest ja anname välja kaupa aru täpsusest ja saagisest. Väljavõtumudelid teevad vigu, seepärast lähevad ebakindlad väljad inimesele, mitte otse äritarkvarasse.
02Kas süsteem saab hakkama käekirja, halbade skaneeringute ja mitme keelega?
Käsitsi täidetud vorme ja halbu skaneeringuid saab lugeda väiksema usaldusväärsusega, nii et suurem osa neist jõuab ülevaatusjärjekorda. Eri keeltes dokumendid, näiteks eesti-, inglise- või soomekeelsed, liigitatakse kõigepealt keele järgi, nii et igaüks saab õige skeemi ja reeglid.
03Meil on juba OCR või andmehõive toode. Kas see tuleb välja vahetada?
Mitte tingimata. Kui teie andmehõive kiht töötab, ehitame kontrolli, ülevaatuse ja üleandmise selle ümber ning lisame mudelipõhise väljavõtmise ainult neile dokumendi tüüpidele, kus see annab lisaväärtust.
04Kas süsteem teeb otsuseid taotluste või kahjunõuete kohta?
Ei. See valmistab andmed ette ja kontrollib neid. Õigusliku või rahalise mõjuga otsused jäävad teie menetlejatele, kooskõlas isikuandmete kaitse üldmääruse artikliga 22 ja teie enda põhimõtetega.
05Kus dokumente töödeldakse ja hoitakse?
Teie valitud pilveregioonis või andmekeskuses. Dokumenteerime iga töötlemissammu, sealhulgas iga välise mudeliteenuse, et teie andmekaitsespetsialist saaks seda enne kasutuselevõttu hinnata.
06Mis on mõistlik esimene ulatus?
Üks suure mahuga dokumendi tüüp selgete reeglitega, näiteks tarnijate arved või üks taotlusvorm. See tõendab töövoo, ülevaatuse ekraani ja mõõtmised enne, kui lisandub rohkem tüüpe. Lugege lähemalt meie lähenemisest.
Arutame teie dokumendivooge
Tooge kaasa kaks või kolm dokumendi tüüpi ja süsteemid, kuhu need lõpuks jõuavad. Näitame, milline võiks olla esimene versioon.