Süsteem valmistab iga juhtumi ette ja kontrollib seda. Otsuse teeb menetleja.
Taotlused, load, toetused, kahjunõuded ja vaided käivad läbi mitme käe, enne kui keegi otsustab. Ehitame menetlusvoo, mis võtab vastu struktureeritud andmed, küsib taotlejalt puuduvat ainult üks kord, toob registritest selle, mis seal juba olemas on, rakendab versioonitud reegleid ja koostab otsuse kavandi, nii et menetleja saab keskenduda hindamisele.
Asutustele ja ettevõtetele, kes menetlevad taotlusi ja nõudeid ning tahavad registriandmed X-tee kaudu kätte saada, mitte taotlejalt uuesti küsida.
Taotlus saabub struktureeritud andmetena ja selle terviklikkust kontrollitakse; kui midagi puudub, saab taotleja ühe päringu ja menetlus jätkub, kui puuduv on saabunud. Süsteem pärib andmed registritest, rakendab versioonitud reegleid ja koostab kokkuvõtte, kus iga väide viitab oma allikale. Menetleja hindab ja otsustab ning kinnitab heakskiidetud põhja järgi koostatud otsuse kavandi, enne kui otsus väljastatakse ja registreeritakse.
Enne ja pärast
Mis muutub menetlejale ja taotlejale
Täna
Süsteemiga
Täna
Täna: Toimikud käivad edasi-tagasi
Puuduv lisa avastatakse nädalaid pärast esitamist, taotlejalt küsitakse kirjaga ja menetlus seisab vahepeal.
Süsteemiga
Süsteemiga: Terviklik enne algust
Terviklikkuse kontroll toimub vastuvõtul ja taotleja saab ühe päringu, kus on täpselt kirjas, mis puudub.
Täna
Täna: Küsitakse andmeid, mis on juba olemas
Taotlejad esitavad väljavõtteid ja tõendeid, mis on registris juba olemas, ja töötajad trükivad need menetlussüsteemi ümber.
Süsteemiga
Süsteemiga: Registriandmed päritakse, mitte ei küsita
Põhiregistris olevad andmed päritakse X-tee kaudu logitud eesmärgiga ja näidatakse menetlejale koos päritoluga.
Täna
Täna: Sama juhtum, erinev tulemus
Iga menetleja kontrollib kriteeriume oma märkmete järgi ja kirjutab otsuse vana näite põhjal, nii et sarnased juhtumid võivad lõppeda erinevalt ja hiljem ei oska keegi öelda, milline reeglite versioon kehtis.
Süsteemiga
Süsteemiga: Üks reeglistik, dokumenteeritult
Kriteeriumid töötavad versioonitud otsustusmudelitena koos testjuhtumitega, otsused algavad heakskiidetud põhjast ja toimik näitab, milline reegli versioon kehtis.
Täna
Täna: Tähtajad tabelites
Seadusest tulenevaid menetlustähtaegu jälgitakse käsitsi ning vanad juhtumid vajuvad järjekorra põhja, kuni muutuvad kiireloomuliseks.
Süsteemiga
Süsteemiga: Tähtajad nähtaval
Igal juhtumil on oma seadusest tulenev tähtaeg, meeskonnajuhid näevad, millised juhtumid on ohus, ja järjekord on nähtav vanuse ja juhtumi liigi kaupa.
Töövoog
Kuidas töövoog kulgeb
Süsteem teeb ettevalmistuse: vastuvõtt, registriandmed, reeglite tulemused, allikatega kokkuvõte ja otsuse kavand. Hindamine ja otsus kuuluvad menetlejale, kes näeb seda kõike ühel ekraanil.
Illustreeriv töövoog
7 sammu · 2 inimese kontrollpunkti
Legend
Süsteem
TI-agent
Inimene
Inimese kontrollpunkt
Erandi käsitlus
Juhtumite menetlemine: illustreeriv töövoog koos puuduvate osade teega
Lugege joonist tekstina
Põhitee kulgeb taotluse vastuvõtust ja kontrollist registriandmete pärimise, versioonitud reeglite rakendamise ja allikatega kokkuvõtte koostamise kaudu menetleja hindamise ja otsuseni ning lõpeb otsuse koostamise ja väljastamisega.
Kui terviklikkuse kontroll leiab puudusi, lahkub juhtum põhiteelt ja taotleja saab ühe päringu, kus on kirjas, mis puudub. Kui puuduv saabub ja läbib kontrolli, naaseb juhtum põhiteele registrite sammus.
Menetleja hindamine ja otsus on inimese kontrollpunkt, millele järgneb menetleja kinnitus otsuse tekstile: süsteem valmistab ette ja koostab kavandi, kuid ühtegi otsust ei tehta ega saadeta ilma inimeseta.
01
Samm 1: Taotluse vastuvõtt ja kontrollSüsteem
Taotlused saabuvad struktureeritud andmetena portaalist, e-vormidelt või dokumenditöötluse vastuvõtust. Juhtum avatakse oma liigi all, menetlustähtaeg arvestatakse saabumise kuupäevast ja kontrollitakse selle juhtumi liigi jaoks nõutavaid osi.
02
Samm 2: Puuduva küsimineSüsteem
Taotleja saab oma kasutatud kanalis ühe päringu, kus on kirjas, millised dokumendid või andmed puuduvad ja mis tähtajaks. Saabunud osi kontrollitakse sama loetelu järgi ja mõju menetlustähtajale registreeritakse nii, nagu menetluskord ette näeb.
Erandi käsitlus: Taotlus ei ole terviklik· Naaseb sammu 3 juurde
03
Samm 3: Andmed registritestSüsteem
Taotleja isiku ja menetluse õigusliku aluse põhjal päritakse andmed põhiregistritest X-tee kaudu. Ühtse digivärava määruse alla kuuluvates piiriülestes menetlustes saab taotleja soovil vahetada tõendeid teise liikmesriigiga andmete ühekordse küsimise tehnilise süsteemi kaudu. Iga päring logitakse koos eesmärgiga.
04
Samm 4: Versioonitud reeglite rakendamineSüsteem
Abikõlblikkuse ja arvutusreeglid töötavad versioonitud otsustusmudelitena (DMN või reeglid koodina), igaüks seotud õigus- või poliitikasättega, mida see rakendab. Tulemus loetleb iga kriteeriumi kui täidetud, täitmata või hindamiseks avatud, koos faktide ja kasutatud reegli versiooniga.
05
Samm 5: Allikatega kokkuvõteTI-agent
Mudel teeb menetlejale kokkuvõtte taotlusest, lisadest ja registriväljavõtetest: faktid, kuupäevad, summad, lahtised küsimused ja vastuolud allikate vahel. Iga väide viitab dokumendi leheküljele või registriväljavõttele, kust see pärineb. Kokkuvõte ei hinda abikõlblikkust ega soovita tulemust.
06
Samm 6: Hindamine ja otsusInimene
Menetleja vaatab ühel ekraanil üle reeglite tulemused, kokkuvõtte ja aluseks olevad tõendid, hindab punkte, mida reeglid lahtiseks jätavad, teeb otsuse ja kirjutab põhjenduse. Reegli tulemusest võib kõrvale kalduda, kui põhjus registreeritakse.
Inimese kontrollpunkt
Otsuse teeb alati menetleja. Ükski õigusliku tagajärjega otsus ei põhine üksnes automatiseeritud töötlusel ning nelja silma ülevaatust saab nõuda juhtumi liigi, summa või tulemuse järgi.
07
Samm 7: Otsuse koostamine ja väljastamineSüsteem
Otsus koostatakse juhtumi liigi ja tulemuse heakskiidetud põhja järgi koos menetleja põhjenduse ja õiguslike alustega. Pärast kinnitamist allkirjastatakse see digitaalselt, saadetakse ja registreeritakse juhtumi juurde. Vaie või kaebus avab seotud juhtumi, mis kannab edasi algse toimiku, reegli versiooni ja põhjenduse.
Inimese kontrollpunkt
Ühtegi otsust ei saadeta enne, kui menetleja on lõpliku teksti kinnitanud.
Komponendid
Mida me ehitaksime
01
Vastuvõtu ja terviklikkuse teenus
Võtab vastu esitused portaalidest, e-vormidelt ja dokumenditöötlusest, rakendab juhtumi liigi kontroll-loendit ja saadab päringud puuduva kohta taotleja kanalisse.
API-kliendid põhiregistritele ja X-tee teenustele ning andmete ühekordse küsimise tehnilisele süsteemile, kui menetlus kuulub selle alla, igaüks eesmärgi logimisega.
Abikõlblikkuse ja arvutusreeglid DMN-is või koodina, versioonitud kehtivuse alguskuupäevadega, seotud õigusliku allikaga ja kaetud testjuhtumitega, mida teie juristid suudavad lugeda.
Mudelipõhised kokkuvõtted, kus igal väitel on viide allikale, ja varasematest juhtumitest koostatud hindamiskogum; abikõlblikkuse hindamisel ei ole teenusel mingit rolli.
Üks ekraan tõendite, reeglite tulemuste, kokkuvõtte, otsuse ja põhjenduse jaoks, ehitatud võimaluse korral olemasolevasse menetlussüsteemi, ning otsuste põhjad, mis kuuluvad teie õigusosakonnale.
Teavituskanalid: portaali postkast, e-post ja muud menetluses nõutud kanalid
Kontrollid
Sisse ehitatud kontrollid
Juurdepääsu piirid
Menetlejad näevad ainult neid juhtumi liike ja üksusi, mida nende roll lubab. Registripäringud tehakse menetluse õigusliku aluse piires ja ainult nende väljade kohta, mida juhtumi liik vajab, ning iga päring logitakse koos juhtumi viite ja eesmärgiga. Kokkuvõtte teenus loeb toimikut, kuid ei saa muuta juhtumi andmeid, reeglite tulemusi ega otsuseid.
Inimese kontroll
Iga otsuse teeb menetleja, kes näeb reeglite tulemusi, kokkuvõtet ja nende aluseks olevaid tõendeid. Otsused, millel on taotlejale õiguslikud tagajärjed või mis mõjutavad teda samaväärselt oluliselt, ei põhine kunagi üksnes automatiseeritud töötlusel (isikuandmete kaitse üldmääruse ehk IKÜM-i artikkel 22). Reegli tulemusest kõrvalekaldumine on lubatud ja registreeritakse koos põhjusega, nii et hindamine on päriselt sisuline.
Auditeeritavus
Iga juhtumi kohta logime saabunud andmed, iga registripäringu ja selle tulemuse, reegli versiooni ja tulemuse kriteeriumi kaupa, kokkuvõtte koos allikate ja mudeli versiooniga, otsuse ja põhjenduse ning saadetud otsuse. Vaide või auditi korral saab taastada, millised reeglid ja faktid kehtisid otsuse tegemise päeval.
Andmekaitse
Päritakse ainult need registriväljad, mida reeglid vajavad. Säilitamine ja hävitamine järgivad teie dokumentide loetelu juhtumi liigi kaupa, töötlemine toimub kokkulepitud regioonis ja juhtumi andmeid ei kasutata väliste mudelite treenimiseks.
TI läbipaistvus
Otsuses on kirjas faktid, rakendatud reeglid, põhjendus ning vaide ja kaebuse esitamise võimalused. Kui mudel aitab juhtumeid ette valmistada, on selle roll dokumenteeritud ja kantud teie TI-registrisse ning kui avalik algoritmiregister on olemas, avaldatakse see ka seal.
Mõõdikud
Mida me mõõdaksime
Mõõdikud seatakse juhtumi liigi kaupa ja lähtetase võetakse teie praegustest menetlusandmetest, enne kui midagi muutub.
Mida me mõõdaksime
Mõõdik
Miks see on oluline
Kuidas me seda mõõdaksime
01Menetlusaeg juhtumi liigi kaupa
Miks see on olulineMõõdik, mida taotleja märkab, jagatud juhtumi liigi järgi, et üks kiire menetlus ei peidaks aeglast.
Kuidas me seda mõõdaksimeAeg saabumisest otsuse saatmiseni ning tervikliku toimiku valmimisest otsuse saatmiseni, juhtumi ajatemplite põhjal.
02Terviklike taotluste osakaal vastuvõtul
Miks see on olulineNäitab, kas vormid, eeltäidetud andmed ja kontroll-loendid hoiavad ära edasi-tagasi suhtluse.
Kuidas me seda mõõdaksimeJuhtumid, mis läbivad terviklikkuse kontrolli esimesel esitamisel, kanali ja juhtumi liigi kaupa.
03Teabepäringud juhtumi kohta
Miks see on olulineIga päring võtab taotleja aega ja tähendab menetlejale lisatööd.
Kuidas me seda mõõdaksimePäringud puuduvate osade või täpsustuste kohta juhtumi kaupa ja põhjuse järgi, juhtumi logist.
04Tähtaja ületanud juhtumid
Miks see on olulineÕigeaegsuse seaduslik miinimum ja varajane märk kasvavast järjekorrast.
Kuidas me seda mõõdaksimeLahtised ja suletud juhtumid, mis on tähtaja ületanud, ning hoiatusaknas olevad juhtumid meeskonna ja juhtumi liigi kaupa.
05Otsuste järjepidevus kolleegiülevaatusel
Miks see on olulineSarnased juhtumid peaksid saama sama tulemuse, olenemata menetlejast.
Kuidas me seda mõõdaksimeAlgse otsuse ja teise menetleja sama toimiku hinnangu kokkulangevus juhuslikul valimil.
06Rahuldatud vaiete osakaal
Miks see on olulineEdukad vaided osutavad reeglitele, tõenditele või põhjendustele, mis vajavad tähelepanu.
Kuidas me seda mõõdaksimeTäielikult või osaliselt rahuldatud vaided ja kaebused aluse ja rakendatud reegli versiooni kaupa.
Enne lähtetaseme mõõtmist eesmärke ei seata.
Kasutuselevõtt
Kuidas me selle kasutusele võtaksime
Etapp 01
Kaardistamine ja reeglite analüüs
Üks juhtumi liik ja selle õiguslik alus. Kaardistame, kuidas menetlus täna kulgeb, paneme koos teie juristidega kriteeriumid kirja otsustusmudelina ja koostame anonüümitud varasematest juhtumitest testjuhtumid.
Lõpetamise tingimused
Reeglistik juristide poolt üle vaadatud
Oodatud tulemustega testjuhtumid kokku lepitud
Lähtetase iga mõõdiku kohta registreeritud
Andmekaitsealane mõjuhinnang ja tehisintellekti määruse järgne liigitus alustatud
Etapp 02
Ehitamine ja taasesitus
Valitud juhtumi liigi vastuvõtt, registriliidesed, reeglid ja menetleja töölaud. Varasemad juhtumid lastakse läbi reeglite ja kokkuvõtte teenuse ning tulemust võrreldakse tehtud otsustega.
Lõpetamise tingimused
Reeglite tulemused vastavad testjuhtumitele või iga erinevus on selgitatud
Allikaviited valimisse võetud kokkuvõtetes kontrollitud
Registrite andmete omanikud on juurdepääsu kinnitanud
Etapp 03
Kontrollitud tootmine
Valitud liigi uued juhtumid läbivad süsteemi. Menetlejad otsustavad nagu varem ja otsuste valimile tehakse kolleegiülevaatus.
Lõpetamise tingimused
Kolleegiülevaatus näitab järjepidevaid otsuseid
Meeskonnajuhid kasutavad tähtaegade jälgimist
Käitusjuhend, seire ja tagasipööramine paigas
Etapp 04
Rohkem juhtumi liike
Järgmised juhtumi liigid kasutavad sama vastuvõttu, liideseid ja töölauda, igaüks oma reeglistiku, testjuhtumite ja õigusliku ülevaatusega.
Kindlustuse kahjunõuded ja kaebuste käsitlus, kindlustuskaitse reeglid versioonitud poliisitingimuste kaupa, otsustab kahjukäsitleja ja kaebustele vastamise tähtajad on nähtaval.
Teetööde ja ajutise liikluskorralduse load, tööde ja liikluskorralduse andmed kontrollitakse teevõrgu andmete ja teiste lubade suhtes, enne kui menetleja otsustab.
Illustreeriv näide
Loataotlused kohalikus omavalitsuses
Olukord
Vald menetleb kaevetöö-, tänava sulgemise ja avaliku ürituse loa taotlusi, mis saabuvad e-posti ja veebivormi kaudu koos plaanide ja volikirjadega. Menetlejad küsivad puuduvaid lisasid e-kirjaga ja kontrollivad taotleja andmeid käsitsi.
Süsteem
Vastuvõtt kontrollib terviklikkust loa liigi kontroll-loendi järgi. Taotleja andmed päritakse registritest X-tee kaudu ja loa tingimusi kontrollitakse versioonitud otsustusmudeliga. Mudel teeb igast taotlusest kokkuvõtte, mis viitab lähtedokumendi lehekülgedele.
Inimese kontroll
Iga taotluse hindab ja otsustab menetleja ning teine menetleja vaatab üle valimi. Otsused koostatakse heakskiidetud põhjade järgi ja allkirjastatakse digitaalselt alles pärast menetleja kinnitust.
Mida me mõõdaksime
Terviklike taotluste osakaal loa liigi kaupa, teabepäringud juhtumi kohta, otsuste järjepidevus kolleegiülevaatusel ja menetlusaeg.
Eesti
Registriandmed X-tee kaudu, otsus menetlejalt
Eestis liiguvad põhiregistrite andmed asutuste vahel X-tee kaudu ja taotleja tuvastab end ID-kaardi, Mobiil-ID või Smart-IDga. Kavandame menetlusvoo, mis kasutab neid kihte: andmed päritakse registrist logitud eesmärgiga, taotleja ei pea uuesti esitama seda, mis registris juba olemas on, ja otsus allkirjastatakse digitaalselt.
Piiriüleste menetluste puhul saavad ühtse digivärava määruses loetletud menetluste kasutajad alates 12. detsembrist 2023 paluda, et pädevad asutused vahetaksid tõendeid otse andmete ühekordse küsimise tehnilise süsteemi kaudu. Otsused jäävad menetlejale kooskõlas isikuandmete kaitse üldmäärusega (IKÜM) ning TI-süsteemid, mida avaliku sektori asutused kasutavad oluliste avalike hüvede ja teenuste saamise õiguse hindamiseks, on tehisintellekti määruse järgi suure riskiga.
Ei. Süsteem avab juhtumi, pärib andmed, rakendab reegleid, kirjutab allikatega kokkuvõtte ja koostab otsuse kavandi. Menetleja hindab juhtumit, otsustab ja kinnitab otsuse teksti. Isikuandmete kaitse üldmääruse artikli 22 järgi on inimesel õigus, et tema kohta ei tehtaks üksnes automatiseeritud töötlusel põhinevat otsust, millel on tema jaoks õiguslikud tagajärjed või mis mõjutab teda samaväärselt oluliselt. Töövoog on kavandatud nii, et inimene teeb igas juhtumis päris hindamise, mitte kinnitusklõpsu.
02Kuidas tehisintellekti määrus kohaldub?
See sõltub mudeli rollist. TI-süsteemid, mida avaliku sektori asutused või nende nimel tegutsevad isikud kasutavad selleks, et hinnata inimeste õigust olulistele avalikele hüvedele ja teenustele või neid hüvesid ja teenuseid anda, vähendada, tühistada või tagasi nõuda, on III lisa punkti 5 alapunkti a järgi suure riskiga. Füüsiliste isikute krediidikõlblikkuse hindamiseks kasutatav TI on suure riskiga punkti 5 alapunkti b järgi, välja arvatud finantspettuste avastamine. 2026. aastal muudetud määruse järgi kohaldatakse neid kohustusi alates 2. detsembrist 2027.
Kui mudel peab osalema abikõlblikkuse hindamises, kavandame algusest peale suure riskiga süsteemi kohustuste järgi. Vaikimisi hoiame mudeli sellest eemal: versioonitud reeglid hindavad kriteeriume, menetleja otsustab ning mudel ainult teeb kokkuvõtte ja koostab kavandi. Kas komponent jääb suure riskiga kategooriast välja, on liigitus, mille teie õigusosakond dokumenteerib, ja meie anname selleks vajaliku tehnilise kirjelduse. Lugege meie tehisintellekti määruse juhendit avaliku sektori asutustele.
03Kas peame oma menetlussüsteemi välja vahetama?
Ei. Vastuvõtu, reeglite, kokkuvõtte ja otsuste teenused ühenduvad teie olemasoleva menetlussüsteemiga selle API-de kaudu või ehitatakse selle sisse, kui platvorm seda võimaldab, näiteks Salesforce’is. Menetlussüsteemi asendamine on eraldi otsus, mida tasub teha ainult siis, kui süsteem ise on kitsaskoht; pärandsüsteemide moderniseerimine kirjeldab, kuidas seda teha sammhaaval.
Iga reeglistik on versioonitud otsustusmudel, mis on seotud paragrahvi või poliitikasättega, mida see rakendab, ja millel on oodatud tulemust kirjeldavad testjuhtumid. Kui seadus muutub, vaatavad teie juristid uue versiooni üle, testjuhtumid uuendatakse ja käivitatakse ning versioon saab kehtivuse alguskuupäeva. Iga juhtumit hinnatakse selle suhtes kehtiva versiooni järgi ja toimik säilitab, milline see oli.
05Kuidas saavad taotlejad teada, kuidas nende juhtumit menetleti?
Otsuses on kirjas faktid, rakendatud reeglid ja põhjendus ning selgitus, kuidas esitada vaie või kaebus. Portaal saab näidata, milliseid andmeid millisest registrist päriti. Kui mudel aitab juhtumeid ette valmistada, on see kasutus dokumenteeritud ja kui avalik algoritmiregister on olemas, kantakse see ka sinna. Oleku küsimustele saab vastata samade juhtumi andmete põhjal teeninduse toe kaudu ning inimestele, kes suhtlevad otse TI-süsteemiga, öeldakse seda, nagu tehisintellekti määruse artikkel 50 nõuab alates 2. augustist 2026.
06Milline on mõistlik esimene ulatus?
Üks juhtumi liik selge õigusliku aluse ja mõõtmiseks piisava mahuga ning üks reeglistik. See tõendab päris juhtumitel vastuvõtu, registriühendused, reeglid, kokkuvõtte ja otsuse, enne kui järgnevad teised juhtumi liigid. Meie lähenemine kirjeldab kaardistamise ja tarne etappe.
Arutame teie juhtumi liike
Nimetage üks juhtumi liik ja registrid, millele see tugineb. Visandame esimese versiooni selle reeglistiku ümber.