Factura electrónica con Peppol: la obligación B2B belga y el camino hacia 2030

01Dónde está Bélgica en otoño de 2026

La ley belga de 6 de febrero de 2024, que modificó el Código del IVA y el Código del Impuesto sobre la Renta de 1992, hizo obligatoria la factura electrónica estructurada en las operaciones nacionales entre empresas desde el 1 de enero de 2026. Varios reales decretos belgas fijan las reglas técnicas y las sanciones. El sitio federal sobre factura electrónica (se abre en un sitio externo), gestionado por el Servicio Público Federal BOSA con el de Finanzas, publica las explicaciones prácticas.

La administración tributaria belga no aplazó la obligación, pero anunció una tolerancia para los tres primeros meses de 2026: sin sanciones por incumplir las nuevas reglas, siempre que la empresa pudiera demostrar que había dado a tiempo pasos razonables para cumplir. Ese periodo terminó el 31 de marzo de 2026. Desde entonces, la administración puede imponer multas fijas: 1.500 euros por no disponer de los medios técnicos para emitir y recibir facturas electrónicas, 3.000 euros por una segunda infracción y 5.000 euros por cada una de las siguientes.

02Qué cuenta como factura electrónica

A efectos de la obligación, una factura electrónica es una factura estructurada: un fichero que el software puede leer sin interpretación humana, construido sobre el modelo semántico de la norma europea EN 16931. Un PDF, una factura en papel escaneada o un documento de Word no es una factura electrónica, aunque llegue por correo electrónico. Una factura estructurada puede llevar un PDF adjunto para su lectura; lo que cuenta son los datos estructurados.

En Bélgica, la opción por defecto es la red Peppol, con facturas en el formato Peppol BIS Billing 3.0, la especificación Peppol de la EN 16931 en sintaxis UBL. Las partes pueden acordar otra red u otro formato, siempre que la factura siga cumpliendo la EN 16931. En la práctica, Peppol es lo que esperan sus clientes y proveedores.

03Cómo funciona la red Peppol

Peppol es una red internacional y un conjunto de especificaciones para el intercambio de documentos comerciales, gobernada por OpenPeppol, una asociación sin ánimo de lucro con sede en Bruselas. Sigue un modelo de cuatro esquinas. Su ERP (esquina uno) entrega la factura a su punto de acceso (esquina dos), que la hace llegar al punto de acceso de su cliente (esquina tres), que a su vez la pasa al sistema del cliente (esquina cuatro). Antes del envío, el punto de acceso consulta la libreta de direcciones de la red, el Service Metadata Locator, que remite a un Service Metadata Publisher, para comprobar si el destinatario está registrado y qué documentos puede recibir.

La consecuencia es sencilla y potente: firma un contrato con un único proveedor de punto de acceso y llega a todos los participantes de la red, sea cual sea su proveedor. En Bélgica, una empresa suele identificarse en Peppol por su número de empresa. Muchos ERP y programas de contabilidad incluyen un servicio de punto de acceso, y proveedores especializados lo ofrecen para volúmenes mayores y otros tipos de documento, como pedidos y facturas rectificativas.

• Registro: su empresa se registra en la red con su identificador y los tipos de documento que puede recibir. Un registro ausente o erróneo es un motivo frecuente de que las facturas no lleguen.
• Validación: los puntos de acceso comprueban las facturas con las reglas de Peppol BIS Billing 3.0. Una factura que no las supera se rechaza antes de llegar al cliente.
• Estado de entrega: la red confirma la entrega técnica. Las respuestas de negocio, como aceptada, rechazada o pagada, son mensajes aparte y dependen de lo que admitan ambas partes.

04A quién afecta y qué viene después

La obligación se aplica a las empresas sujetas al IVA establecidas en Bélgica, para las facturas que se emiten entre ellas por operaciones localizadas en Bélgica. Las facturas transfronterizas quedan, por ahora, fuera de la obligación belga. Están excluidas, entre otras, las empresas que solo realizan operaciones exentas del artículo 44 del Código del IVA belga, las empresas en quiebra y las empresas extranjeras sin establecimiento permanente en Bélgica. El sitio federal ofrece una herramienta en línea para comprobar cada situación. Las facturas a organismos públicos belgas pasan por Mercurius, la plataforma de factura electrónica de la Administración belga, conectada a Peppol.

El siguiente paso es el e-reporting: el Gobierno federal prevé que, a partir del 1 de enero de 2028, los datos de facturación se comuniquen también a la administración tributaria. La normativa de ese paso no era definitiva cuando escribimos este artículo. Una organización en la que toda la facturación ya pasa por Peppol, con datos limpios, es el mejor punto de partida.

05El panorama europeo

Dos textos europeos enmarcan las normas nacionales. La Directiva 2014/55/UE (se abre en un sitio externo) obliga a los poderes adjudicadores a aceptar facturas electrónicas conformes con la EN 16931; por eso la facturación a las administraciones fue la primera en hacerse electrónica en la mayoría de los países. El paquete «IVA en la era digital» (ViDA), con la Directiva (UE) 2025/516 del Consejo (se abre en un sitio externo), se adoptó el 11 de marzo de 2025 y entró en vigor el 14 de abril de 2025. Desde entonces, los Estados miembros pueden imponer la factura electrónica nacional sin pedir antes una excepción a la UE. A partir del 1 de julio de 2030, la factura electrónica y la notificación digital serán obligatorias en las entregas B2B intracomunitarias, y a más tardar el 1 de enero de 2035 los sistemas nacionales de notificación en tiempo real deberán alinearse con el modelo europeo.

Hasta entonces, cada país avanza a su ritmo y con su propia arquitectura. Unos usan Peppol, otros una plataforma nacional que valida cada factura y otros un modelo mixto. Para un grupo que factura en varios países, eso supone un único diseño de integración con varias salidas.

06Integrar su ERP: dónde aciertan o se atascan los proyectos

Enviar una primera factura por Peppol puede llevar una tarde. Hacer pasar por ella toda la facturación sin trabajo manual requiere diseño. El esfuerzo está en los datos maestros, la validación, el tratamiento de las facturas recibidas y el archivo, no en la red.

• Primero, los datos maestros. Cada cliente necesita un identificador, un NIF a efectos de IVA y una dirección correctos, y cada artículo una unidad de medida y una categoría de IVA que se correspondan con los códigos que espera la norma. Compruebe el registro de sus clientes en la red antes del primer envío, y siga comprobándolo, porque las empresas cambian de proveedor.
• Valide antes de enviar. Aplique en su propio proceso las mismas reglas de negocio que el punto de acceso, para que una factura rechazada se detecte y se corrija en el ERP, y no la descubra semanas después un cliente que nunca la recibió.
• Diseñe el flujo de entrada. Las facturas estructuradas pueden casarse automáticamente con el proveedor, el pedido y la recepción de mercancía, y pasar a aprobación solo cuando algo no cuadra. Ahí está la mayor parte de la ganancia de eficiencia. Las facturas que aún llegan en papel o en PDF, por ejemplo de proveedores extranjeros, pueden entrar en el mismo flujo mediante inteligencia documental.
• Conserve el original. El fichero estructurado que envió o recibió es la factura. Archívelo sin cambios, con la prueba de entrega, durante el plazo legal de conservación, y asegúrese de que se pueda encontrar y leer en una inspección.
• Supervise el flujo. Las entregas fallidas, los rechazos y las facturas pendientes de aprobación deben estar en un panel con un responsable, no en un buzón de correo.

En Odoo, la localización belga permite enviar y recibir por Peppol, de modo que el trabajo es sobre todo configuración, datos maestros y circuitos de aprobación. En entornos SAP, la elección suele estar entre las herramientas de cumplimiento de SAP para documentos electrónicos y una integración con un punto de acceso externo; ambas exigen la misma atención a los datos maestros y a la gestión de errores. Cuando facturan varios ERP, una tienda en línea y un sistema central de grupo, una capa de integración compartida mantiene formatos, validación y supervisión en un solo lugar, en vez de en cada sistema.

07Un plan práctico

1. 01Inventaríe cada flujo de facturación. Qué sistemas emiten y reciben facturas y facturas rectificativas, en qué países y por qué canales, incluidas tiendas en línea, facturación de suscripciones y flujos intragrupo.
2. 02Elija el modelo de punto de acceso. El de su ERP, un proveedor especializado o una capa de integración compartida para varios sistemas. Decida en función de los volúmenes, los tipos de documento además de las facturas y los países que necesita.
3. 03Depure los datos maestros. Identificadores, NIF, unidades y categorías de IVA de clientes, proveedores y artículos.
4. 04Pruebe con socios reales. Intercambie facturas con sus principales clientes y proveedores antes del cambio, y compruebe cómo procesan sus sistemas las suyas.
5. 05Automatice el tratamiento de las facturas recibidas. Conciliación, aprobación y contabilización, con las excepciones derivadas a personas.
6. 06Archive y supervise. Conserve los originales estructurados y las pruebas de entrega, y asigne un responsable a los mensajes fallidos.
7. 07Prepárese para la notificación. Diseñe ya los flujos de datos para que la información de facturación pueda ir también a la administración tributaria cuando llegue el e-reporting, en Bélgica y en los demás países donde opera.

08Qué seguir de cerca

• La normativa belga de e-reporting y sus especificaciones técnicas, previstas para el 1 de enero de 2028.
• La aplicación nacional de ViDA, incluido qué países extienden la obligación de 2030 a las operaciones nacionales.
• El despliegue en Francia y España, y el fin de los periodos transitorios alemanes en 2027 y 2028.
• Las nuevas versiones de Peppol BIS Billing 3.0 y de las reglas de validación que aplica su punto de acceso.

Las reglas de factura electrónica están cambiando en casi todos los países en los que trabajamos. Ponga fecha a cada nota interna que escriba sobre ellas, y compruebe las fuentes oficiales antes de cada decisión de diseño.