Dokumentai į sistemą, patikrinti duomenys iš jos. Išimtis sprendžia žmonės.
Prašymai, sąskaitos, žalų dokumentai ir raštai gaunami įvairiausiais formatais. Kuriame dokumentų priėmimo procesus, kurie kiekvieną dokumentą klasifikuoja, išgauna svarbius laukus, patikrina juos pagal Jūsų taisykles ir žmogui perduoda tik neaiškius atvejus.
Lietuvos institucijoms ir įmonėms, kurios gauna prašymus, sąskaitas ir važtaraščius įvairiais formatais ir kalbomis ir kurioms kiekviena reikšmė turi būti atsekama.
Dokumentai priimami iš visų kanalų, o sistema juos klasifikuoja, išgauna duomenis ir patikrina. Atvejai, kurių patikimumas žemesnis už nustatytą ribą arba kurie neatitinka taisyklės, patenka į peržiūros eilę, kur juos tikrina žmogus. Patikrinti duomenys perduodami į verslo sistemą, o peržiūrėtojų pataisymai papildo vertinimo rinkinį.
Prieš ir po
Kas pasikeičia darbo dieną
Dabar
Su sistema
Dabar
Dabar: Perrašymas iš priedų
Darbuotojai atidaro kiekvieną PDF, skenuotą dokumentą ar e. formą ir ranka kopijuoja vardus, sumas ir numerius į bylų valdymo ar ERP sistemą.
Su sistema
Su sistema: Duomenys gaunami struktūrizuoti
Laukai išgaunami kartu su jų vieta šaltinio dokumente, todėl peržiūrėtojas mato reikšmę ir įrodymą greta.
Dabar
Dabar: Klaidos pastebimos per vėlai
Trūkstami puslapiai ir nenuoseklūs duomenys išaiškėja po kelių savaičių, kai sprendimas apskundžiamas arba mokėjimas grąžinamas.
Su sistema
Su sistema: Taisyklės tikrinamos priėmimo metu
Išsamumas, atitiktis pagrindiniams duomenims ir verslo taisyklės patikrinami prieš atveriant bylą, kol dar galima kreiptis į siuntėją.
Dabar
Dabar: Visiems dokumentams tiek pat dėmesio
Tvarkinga ir išsami sąskaita apdorojama taip pat ilgai kaip netvarkinga ir dviprasmiška.
Su sistema
Su sistema: Dėmesys skiriamas išimtims
Tvarkingi dokumentai praeina be sustojimų. Žmonės dirba su neaiškių ir neįprastų atvejų eile ir mato, kodėl kiekvienas atvejis joje atsidūrė.
Dabar
Dabar: Nežinoma, kaip duomenys pateko į sistemą
Kai auditorius klausia, iš kur paimta reikšmė, atsakymas priklauso nuo to, kas ją įvedė.
Su sistema
Su sistema: Kiekviena reikšmė atsekama
Kiekvienam laukui registruojamas šaltinio dokumentas, išgavimas, patikimumo įvertis, taisyklių rezultatai ir peržiūrėtojo pakeitimai.
Darbo procesas
Kaip vyksta darbo procesas
Septyni žingsniai, vienas išimčių kelias. Ribas ir taisykles sutariame su Jūsų procesų savininkais ir suderiname pagal Jūsų pačių dokumentus, kol dar niekas neveikia realioje aplinkoje.
Iliustracinis darbo procesas
7 žingsniai · 1 žmogaus patikra
Legenda
Sistema
Žmogus
Žmogaus patikra
Išimties kelias
Išmanusis dokumentų apdorojimas: iliustracinis darbo procesas su išimčių keliu
Skaityti diagramą kaip tekstą
Pagrindinis kelias eina nuo priėmimo per klasifikavimą, išgavimą ir tikrinimą iki perdavimo į verslo sistemą ir baigiasi mokymusi iš pataisymų.
Po tikrinimo kiekvienas dokumentas, kurio bent vieno lauko patikimumas žemesnis už ribą arba kuris neatitinka verslo taisyklės, pasuka iš pagrindinio kelio į peržiūros eilę, kur žmogus reikšmes patvirtina arba pataiso. Peržiūrėti dokumentai grįžta į pagrindinį kelią perdavimo žingsnyje.
Peržiūros eilė yra žmogaus patikra: neaiškios reikšmės į verslo sistemą nepatenka be žmogaus.
01
1 žingsnis: Priėmimas iš visų kanalųSistema
Skenuoti dokumentai, el. laiškų priedai, portale įkelti failai ir e. formos patenka į vieną priėmimo eilę su bylos numeriu, kanalo metaduomenimis ir kontroline suma. Struktūrizuotos e. sąskaitos (Peppol UBL) aplenkia išgavimą ir iš karto keliauja į tikrinimą.
02
2 žingsnis: Skaidymas ir klasifikavimasSistema
Kelių dokumentų rinkiniai išskaidomi į dalis. Kiekviena dalis klasifikuojama pagal dokumento tipą ir kalbą, o tai lemia, kuri išgavimo schema ir kuris taisyklių rinkinys taikomi.
03
3 žingsnis: Laukų išgavimasSistema
Maketą atpažįstantis OCR nuskaito puslapį, o kalbos modelis išgauna sutartus laukus į griežtą schemą. Kiekvienas laukas turi patikimumo įvertį ir nuorodą į savo vietą šaltinyje.
04
4 žingsnis: Tikrinimas pagal taisyklesSistema
Reikšmės tikrinamos pagal pagrindinius duomenis (klientų, tiekėjų, PVM mokėtojų kodų ir IBAN registrus), tarpusavio laukų taisykles ir dublikatus. Laukai, kurių patikimumas viršija sutartą ribą ir kurie atitinka visas taisykles, keliauja toliau be sustojimų.
05
5 žingsnis: Peržiūros eilėŽmogus
Peržiūrėtojas mato dokumentą ir išgautas reikšmes greta, su paryškinta nepatenkinta taisykle ar mažo patikimumo lauku, ir reikšmes patvirtina arba pataiso.
Išimties kelias: Žemiau ribos arba neatitinka taisyklės· Grįžtama į 6 žingsnį
Žmogaus patikra
Neaiškios reikšmės į verslo sistemą nepatenka be žmogaus. Peržiūrėtojai taip pat gali atmesti dokumentą ir paprašyti siuntėjo pateikti naują.
06
6 žingsnis: Perdavimas į verslo sistemąSistema
Patikrinti duomenys per API atveria arba atnaujina bylą bylų valdymo, CRM ar ERP sistemoje, prisegamas šaltinio dokumentas ir nustatoma saugojimo klasė.
07
7 žingsnis: Mokymasis iš pataisymųSistema
Peržiūrėtojų pataisymai išsaugomi kaip pažymėti pavyzdžiai. Jie papildo vertinimo rinkinį, o ribos ar modelio instrukcijos keičiamos tik tada, kai nauja versija sėkmingai praeina šį rinkinį.
Komponentai
Ką sukurtume
01
Priėmimo ir kanalų jungtys
Pašto dėžučių, skenerių, portalų ir e. formų jungtys, kurios kiekvieną dokumentą su metaduomenimis ir bylos numeriu pristato į vieną eilę.
Maketą atpažįstantis OCR ir modeliu grindžiamas išgavimas į versijuojamas schemas kiekvienam dokumento tipui, su kiekvieno lauko patikimumo įverčiu ir koordinatėmis šaltinyje.
Išimčių eilė ir peržiūros langas, kuriame dokumentas ir reikšmės matomi greta, su taisymu klaviatūra, priežasčių kodais ir keturių akių principo galimybe.
Pažymėtas tikrinimo rinkinys, patikros prieš kiekvieną išleidimą ir skydeliai, rodantys automatinio apdorojimo dalį, išimčių priežastis ir laukų tikslumo pokyčius.
Pagrindinių duomenų registrai (klientai, tiekėjai, PVM mokėtojų kodai, IBAN)
Tapatybės valdymo sistema peržiūrėtojų rolėms
Kontrolės priemonės
Nuo pradžių numatytos kontrolės priemonės
Prieigos ribos
Peržiūrėtojai mato tik tuos dokumentų tipus ir bylas, kuriuos leidžia jų rolė. Išgavimo paslaugos neturi nuolatinės prieigos prie verslo sistemos; perdavimui kiekvienai integracijai naudojama atskira ribotų teisių paslaugos paskyra.
Žmogaus peržiūra
Patikimumo ribos ir nepatenkintos taisyklės nukreipia atvejus žmogui. Ribos nustatomos kiekvienam laukui, ne visam dokumentui, ir mažinamos tik tada, kai vertinimo rinkinys parodo, kad tai saugu. Sprendimus dėl prašymų priima juos nagrinėjantys specialistai.
Atsekamumas
Kiekvienam laukui registruojame vietą šaltinyje, išgautą reikšmę, patikimumo įvertį, taisyklių rezultatus, modelio ir instrukcijų versiją bei kiekvieną peržiūrėtojo pakeitimą su priežasties kodu.
Duomenų apsauga
Asmens duomenų kiekis mažinamas jau priėmimo metu, prieš atskleidžiant dokumentus duomenis galima užtušuoti, o saugojimas ir naikinimas atitinka Jūsų dokumentų saugojimo terminus. Duomenys tvarkomi sutartame regione.
DI skaidrumas
Modelio ir instrukcijų versijos dokumentuojamos kartu su vertinimo rezultatais. Kai rezultatai daro poveikį žmonėms, DI naudojimas įrašomas į Jūsų DI sistemų registrą ir paaiškinamas pareiškėjams skirtame pranešime.
Rodikliai
Ką matuotume
Šiuos rodiklius sutariame su Jumis analizės etape, o pirmiausia užfiksuojame dabartinio proceso pradinį lygį.
Ką matuotume
Rodiklis
Kodėl tai svarbu
Kaip tai matuotume
01Automatinio apdorojimo dalis
Kodėl tai svarbuParodo, kiek įprasto darbo kiekvienam dokumento tipui nebereikia žmogaus.
Kaip tai matuotumeDokumentų, kurie be peržiūros atitinka visas ribas ir taisykles, dalis pagal darbo proceso žurnalus.
02Išimčių dalis ir priežastys
Kodėl tai svarbuParodo, ar išimtis lemia prasti skenavimai, trūkstami duomenys ar taisyklės, kurias reikia keisti.
Kaip tai matuotumePeržiūros eilės apimtis pagal priežasties kodą, kanalą ir dokumento tipą.
03Laukų tikslumas
Kodėl tai svarbuKokybės rodiklis, svarbus tolesniems sprendimams ir mokėjimams.
Kaip tai matuotumeKiekvieno lauko tikslumas ir išsamumas (precision ir recall) sutartame pažymėtame tikrinimo rinkinyje, tikrinami prieš kiekvieną išleidimą.
04Apdorojimo trukmė
Kodėl tai svarbuParodo sutaupytas pastangas ir pastangas, kurios persikėlė į peržiūrą.
Kaip tai matuotumeLaikas nuo gavimo iki perdavimo ir aktyvus peržiūros laikas kiekvienai išimčiai pagal eilės laiko žymas.
Kol nėra pradinio lygio, tikslinių reikšmių nenustatome.
Diegimas
Kaip diegtume
01 etapas
Analizė ir pradinis lygis
Du ar trys dokumentų tipai, vienas kanalas, dabartinės apimtys ir klaidų pobūdis. Iš tikrų, nuasmenintų dokumentų paruošiame pažymėtą tikrinimo rinkinį.
Etapo užbaigimo kriterijai
Sutarti laukai, taisyklės ir kokybės kriterijai
Išmatuotas pradinis lygis
Pradėtas poveikio duomenų apsaugai vertinimas
02 etapas
Bandomasis etapas lygiagrečiai
Sistema išgauna ir tikrina duomenis lygiagrečiai su dabartiniu procesu; žmonės dirba kaip anksčiau ir lygina rezultatus.
Etapo užbaigimo kriterijai
Laukų tikslumas atitinka sutartus kriterijus
Ribos nustatytos kiekvienam laukui
Peržiūrėtojai apmokyti dirbti peržiūros vietoje
03 etapas
Kontroliuojamas naudojimas
Bandytiems dokumentų tipams įjungiamas automatinis apdorojimas, o automatiškai patvirtinti atvejai tikrinami atrankos būdu.
Etapo užbaigimo kriterijai
Atranka nerodo nepriimtinų klaidų
Perduoti eksploatavimo vadovas ir stebėsena
Išbandytas grąžinimas į ankstesnę būseną
04 etapas
Plėtra
Daugiau dokumentų tipų, kanalų ir kalbų; kiekvienas prieš paleidimą praeina tą pačią vertinimo patikrą.
Leidimų, paramos ir išmokų prašymai su priedais savivaldybėse ir valstybės institucijose; prašymai pateikti informaciją, kai prieš atskleidžiant dokumentus reikia užtušuoti duomenis.
Važtaraščiai, atitikties sertifikatai ir muitinės dokumentai, susieti su pirkimo užsakymais.
Iliustracinis pavyzdys
CMR važtaraščiai krovinių vežimo įmonėje
Situacija
Krovinių vežimo keliais įmonė kasdien gauna CMR važtaraščius, muitinės dokumentus ir subrangovų sąskaitas kaip nuotraukas, skenuotus failus ir PDF keliomis kalbomis. Reisų ir sumų duomenis į transporto valdymo ir apskaitos sistemas darbuotojai perrašo ranka.
Sistema
Vienas priėmimo kanalas klasifikuoja dokumentus, išgauna reisų, krovinių ir sumų duomenis ir sutikrina juos su užsakymais transporto valdymo sistemoje bei su tiekėjų duomenimis ERP sistemoje. Struktūrizuotos e. sąskaitos iš karto keliauja į tikrinimą.
Žmogaus kontrolė
Dokumentai su mažo patikimumo laukais, nesutampančiu svoriu ar nežinomu subrangovu laukia peržiūros eilėje, kur juos tikrina logistikos ar apskaitos specialistas. Mokėjimai subrangovams išleidžiami tik iš ERP sistemos.
Ką matuotume
Automatinio apdorojimo dalis pagal dokumento tipą ir kanalą, išimčių priežastys ir laukų tikslumas pažymėtame tikrinimo rinkinyje.
Lietuva
Prašymai, sąskaitos ir CMR važtaraščiai
Lietuvos savivaldybės ir valstybės institucijos gauna prašymus su priedais per Elektroninius valdžios vartus, el. paštu ir popieriumi, o vežėjai ir eksportuotojai tvarko CMR važtaraščius ir muitinės dokumentus keliomis kalbomis. Kuriame vieną priėmimo ir išgavimo sluoksnį su schemomis ir taisyklių rinkiniais kiekvienam dokumento tipui, kad visi dokumentai eitų tuo pačiu kontroliuojamu keliu.
Nuo 2017 m. liepos 1 d. e. sąskaitos perkančiosioms organizacijoms teikiamos per SABIS, o Europos Sąjungos paketas „PVM skaitmeniniame amžiuje“ (ViDA) struktūrizuotas e. sąskaitas daro įprastu formatu ES vidaus prekyboje. Struktūrizuotai sąskaitai duomenų išgavimo nereikia. Kai išgauti duomenys naudojami sprendimams dėl žmonių, projektuojame atsižvelgdami į BDAR ir Dirbtinio intelekto aktą: dokumentuotas tvarkymas, žmogaus peržiūra ir žurnalai, kuriuos gali patikrinti Jūsų auditoriai.
Tai priklauso nuo Jūsų dokumentų, todėl tikslumą matuojame, o ne žadame. Iš Jūsų pačių nuasmenintų dokumentų paruošiame pažymėtą tikrinimo rinkinį ir pateikiame kiekvieno lauko tikslumą ir išsamumą. Išgavimo modeliai klysta, todėl neaiškūs laukai keliauja žmogui, o ne tiesiai į verslo sistemą.
02Ar sistema atpažįsta ranka rašytus dokumentus, prastus skenavimus ir kelias kalbas?
Ranka užpildytos formos ir prastai nuskenuoti dokumentai nuskaitomi su mažesniu patikimumu, todėl daugiau jų patenka į peržiūros eilę. Dokumentai lietuvių, anglų ar kita kalba pirmiausia klasifikuojami pagal kalbą, kad kiekvienam būtų taikoma tinkama schema ir taisyklės.
03Jau turime OCR ar dokumentų skaitmeninimo produktą. Ar jį keičiame?
Nebūtinai. Jei Jūsų skaitmeninimo sluoksnis veikia, aplink jį sukuriame tikrinimą, peržiūrą ir perdavimą, o modeliu grindžiamą išgavimą pridedame tik tiems dokumentų tipams, kuriems jis duoda naudos.
04Ar sistema priima sprendimus dėl prašymų ar žalų?
Ne. Ji paruošia ir patikrina duomenis. Sprendimus, turinčius teisinių ar finansinių pasekmių, priima Jūsų specialistai, laikydamiesi BDAR 22 straipsnio ir Jūsų vidaus tvarkos.
05Kur dokumentai apdorojami ir saugomi?
Jūsų pasirinktame debesijos regione ar duomenų centre. Dokumentuojame kiekvieną apdorojimo žingsnį, įskaitant bet kokią išorinę modelio paslaugą, kad Jūsų duomenų apsaugos pareigūnas galėtų tai įvertinti prieš paleidimą.
06Nuo ko protinga pradėti?
Nuo vieno didelės apimties dokumento tipo su aiškiomis taisyklėmis, pavyzdžiui, tiekėjų sąskaitų ar vienos prašymo formos. Taip patikriname darbo procesą, peržiūros langą ir rodiklius, prieš pridėdami daugiau tipų. Daugiau rasite puslapyje Kaip dirbame.
Aptarkime Jūsų dokumentų srautus
Pasirinkite du ar tris dokumentų tipus ir nurodykite sistemas, į kurias jie patenka. Parodysime, kaip galėtų atrodyti pirmoji versija su Jūsų dokumentais ir kalbomis.