Sistema parengia ir patikrina kiekvieną bylą. Sprendžia atsakingas specialistas.
Prašymai, leidimai, parama, žalos ir skundai pereina per kelias rankas, kol kas nors priima sprendimą. Kuriame bylų procesus, kurie priima struktūrizuotus duomenis, vieną kartą paprašo pareiškėjo to, ko trūksta, gauna tai, ką jau turi registrai, taiko versijuojamas taisykles ir parengia rašto projektą, kad specialistai laiką skirtų vertinimui.
Lietuvos savivaldybėms, valstybės institucijoms ir draudikams, kurie nagrinėja prašymus ir žalas pagal savo registrus, taisykles ir terminus.
07Sprendimo rašto parengimas ir išsiuntimasSistema
Prašymas gaunamas kaip struktūrizuoti duomenys ir patikrinamas, ar jis išsamus; jei ko nors trūksta, pareiškėjui išsiunčiama viena užklausa, o byla tęsiama, kai trūkstami dokumentai gaunami. Sistema gauna duomenis iš registrų, taiko versijuojamas taisykles ir parengia santrauką, kurioje kiekvienas teiginys susietas su šaltiniu. Atsakingas specialistas įvertina bylą, priima sprendimą ir patvirtina pagal patvirtintą šabloną parengtą sprendimo raštą, prieš jį išsiunčiant ir įrašant.
Prieš ir po
Kas pasikeičia specialistams ir pareiškėjams
Dabar
Su sistema
Dabar
Dabar: Bylos keliauja pirmyn ir atgal
Trūkstamas priedas pastebimas praėjus kelioms savaitėms po pateikimo, pareiškėjo paprašoma raštu, o byla tuo metu laukia.
Su sistema
Su sistema: Išsamu dar prieš pradedant
Išsamumas tikrinamas priėmimo metu, o pareiškėjas gauna vieną užklausą, kurioje tiksliai išvardyta, ko trūksta.
Dabar
Dabar: Prašoma duomenų, kurie jau yra
Pareiškėjai pateikia išrašus ir pažymas, kurias jau turi registras, o darbuotojai juos perrašo į bylų sistemą.
Su sistema
Su sistema: Registrų duomenys gaunami, o ne prašomi
Valstybės registruose ir informacinėse sistemose esantys duomenys gaunami per jų API, užregistruojant tikslą, ir rodomi specialistui kartu su jų kilme.
Dabar
Dabar: Ta pati byla, skirtingas rezultatas
Kiekvienas specialistas kriterijus tikrina pagal savo užrašus, o raštą rašo pagal seną pavyzdį, todėl panašios bylos gali baigtis skirtingai, ir vėliau niekas negali pasakyti, kuri taisyklių versija buvo taikyta.
Su sistema
Su sistema: Vienas taisyklių rinkinys, užfiksuotas byloje
Kriterijai vykdomi kaip versijuojami sprendimų modeliai su testiniais atvejais, raštai rengiami pagal patvirtintus šablonus, o bylos įraše matyti, kuri taisyklių versija taikyta.
Dabar
Dabar: Terminai skaičiuoklėse
Teisės aktuose nustatyti terminai sekami rankiniu būdu, o senos bylos nugrimzta į eilės dugną, kol tampa skubios.
Su sistema
Su sistema: Terminai matomi
Kiekviena byla turi teisės aktuose nustatytą terminą, komandų vadovai mato, kurioms byloms gresia vėlavimas, o neišnagrinėtų bylų eilė matoma pagal bylų amžių ir tipą.
Darbo procesas
Kaip vyksta darbo procesas
Parengiamąjį darbą atlieka sistema: priėmimas, registrų duomenys, taisyklių rezultatai, santrauka su šaltiniais ir rašto projektas. Įvertinimas ir sprendimas priklauso atsakingam specialistui, kuris visa tai mato viename ekrane.
Iliustracinis darbo procesas
7 žingsniai · 2 žmogaus patikros
Legenda
Sistema
DI agentas
Žmogus
Žmogaus patikra
Išimties kelias
Prašymų ir bylų nagrinėjimas: iliustracinis darbo procesas su trūkstamų dokumentų keliu
Skaityti diagramą kaip tekstą
Pagrindinis kelias eina nuo prašymo priėmimo ir patikros, per duomenų gavimą iš registrų, versijuojamų taisyklių taikymą ir bylos santraukos su šaltiniais parengimą, iki atsakingo specialisto įvertinimo ir sprendimo, ir baigiasi sprendimo rašto parengimu bei išsiuntimu.
Kai išsamumo patikra nustato, kad ko nors trūksta, byla pasuka iš pagrindinio kelio, o pareiškėjas gauna vieną užklausą su trūkstamų dokumentų sąrašu. Kai dokumentai gaunami ir praeina patikrą, byla grįžta į pagrindinį kelią registrų žingsnyje.
Atsakingo specialisto įvertinimas ir sprendimas yra žmogaus patikra, po kurios specialistas dar patvirtina raštą: sistema parengia duomenis ir projektus, bet be žmogaus nepriimamas joks sprendimas ir neišsiunčiamas joks raštas.
01
1 žingsnis: Prašymo priėmimas ir patikraSistema
Prašymai gaunami kaip struktūrizuoti duomenys iš portalo, e. formų arba išmaniojo dokumentų apdorojimo priėmimo. Byla atveriama pagal bylos tipą, terminas nustatomas nuo gavimo dienos, o tam bylos tipui privalomi dokumentai ir duomenys patikrinami.
02
2 žingsnis: Trūkstamų dokumentų užklausaSistema
Pareiškėjas tuo pačiu kanalu, kuriuo kreipėsi, gauna vieną užklausą, kurioje nurodyta, kokių dokumentų ar duomenų trūksta ir iki kada juos pateikti. Gauti dokumentai tikrinami pagal tą patį sąrašą, o poveikis terminui užfiksuojamas taip, kaip nustato procedūra.
Išimties kelias: Prašymas neišsamus· Grįžtama į 3 žingsnį
03
3 žingsnis: Duomenų gavimas iš registrųSistema
Remiantis pareiškėjo tapatybe ir procedūros teisiniu pagrindu, duomenys per API gaunami iš valstybės registrų ir valstybės informacinių sistemų. Tarpvalstybinėse procedūrose, kurioms taikomas Bendrųjų skaitmeninių vartų reglamentas, pareiškėjo prašymu įrodymai iš kitos valstybės narės gali būti perduodami per vienkartinio duomenų pateikimo principu pagrįstą techninę sistemą. Kiekviena užklausa registruojama nurodant jos tikslą.
Tinkamumo ir skaičiavimo taisyklės vykdomos kaip versijuojami sprendimų modeliai (DMN arba taisyklės kaip kodas), kurių kiekvienas susietas su teisės akto ar tvarkos nuostata, kurią įgyvendina. Rezultate kiekvienas kriterijus pažymimas kaip atitinkantis, neatitinkantis arba paliktas vertinti, nurodant faktus ir taikytą taisyklės versiją.
05
5 žingsnis: Bylos santrauka su šaltiniaisDI agentas
Modelis specialistui apibendrina prašymą, priedus ir registrų išrašus: faktus, datas, sumas, neaiškius klausimus ir šaltinių prieštaravimus. Kiekvienas teiginys susietas su dokumento puslapiu ar registro išrašu, iš kurio jis paimtas. Santrauka nevertina tinkamumo ir nesiūlo sprendimo.
06
6 žingsnis: Įvertinimas ir sprendimasŽmogus
Atsakingas specialistas viename ekrane peržiūri taisyklių rezultatus, santrauką ir pagrindžiančius įrodymus, įvertina taisyklių paliktus atvirus klausimus, priima sprendimą ir parašo jo motyvus. Taisyklės rezultato galima nesilaikyti, užfiksavus priežastį.
Žmogaus patikra
Sprendimą visada priima atsakingas specialistas. Joks sprendimas, turintis teisinių pasekmių, nėra grindžiamas vien automatizuotu tvarkymu, o keturių akių principą galima taikyti pagal bylos tipą, sumą ar rezultatą.
07
7 žingsnis: Sprendimo rašto parengimas ir išsiuntimasSistema
Raštas parengiamas pagal patvirtintą bylos tipo ir rezultato šabloną, įtraukiant specialisto motyvus ir teisinį pagrindą. Patvirtintas raštas pasirašomas, išsiunčiamas ir įrašomas į bylą. Skundas atveria susietą bylą, į kurią perkeliama pradinė byla, taisyklių versija ir motyvai.
Žmogaus patikra
Joks raštas neišsiunčiamas, kol atsakingas specialistas nepatvirtina galutinio teksto.
Komponentai
Ką sukurtume
01
Priėmimo ir išsamumo patikros paslauga
Priima pateikimus iš portalų, e. formų ir išmaniojo dokumentų apdorojimo, taiko kiekvieno bylos tipo kontrolinį sąrašą ir pareiškėjo kanalu siunčia trūkstamų dokumentų užklausas.
API klientai valstybės registrams, valstybės informacinėms sistemoms ir nacionalinėms duomenų mainų platformoms, o kai procedūrai tai taikoma, ir vienkartinio duomenų pateikimo techninei sistemai, kiekvienai užklausai registruojant tikslą.
Tinkamumo ir skaičiavimo taisyklės DMN formatu arba kaip kodas, versijuojamos su įsigaliojimo datomis, susietos su teisiniu šaltiniu ir padengtos testiniais atvejais, kuriuos gali perskaityti Jūsų teisininkai.
Vienas ekranas įrodymams, taisyklių rezultatams, santraukai, sprendimui ir motyvams, kur įmanoma įdiegtas esamoje bylų sistemoje, su Jūsų teisininkų prižiūrimais raštų šablonais.
Pranešimų kanalai: portalo pašto dėžutė, el. paštas ir elektroninio registruoto pristatymo paslaugos
Kontrolės priemonės
Nuo pradžių numatytos kontrolės priemonės
Prieigos ribos
Specialistai mato tik tuos bylų tipus ir padalinius, kuriuos leidžia jų rolė. Užklausos registrams vykdomos remiantis procedūros teisiniu pagrindu ir tik bylos tipui reikalingiems laukams, o kiekviena registruojama su bylos numeriu ir tikslu. Santraukų paslauga skaito bylą, bet negali keisti bylos duomenų, taisyklių rezultatų ar sprendimų.
Žmogaus peržiūra
Kiekvieną sprendimą priima atsakingas specialistas, matantis taisyklių rezultatus, santrauką ir už jų esančius įrodymus. Sprendimai, kurie pareiškėjui sukelia teisines pasekmes ar panašiai reikšmingai jį paveikia, niekada nėra grindžiami vien automatizuotu tvarkymu (BDAR 22 straipsnis). Nukrypti nuo taisyklės rezultato leidžiama, užfiksavus priežastį, todėl vertinimas yra tikras.
Atsekamumas
Kiekvienai bylai registruojame gautus duomenis, kiekvieną užklausą registrams ir jos rezultatą, taisyklės versiją ir kiekvieno kriterijaus rezultatą, santrauką su šaltiniais ir modelio versija, sprendimą ir motyvus bei išsiųstą raštą. Nagrinėjant skundą ar atliekant auditą galima atkurti, kokios taisyklės ir faktai buvo taikyti sprendimo dieną.
Duomenų apsauga
Gaunami tik tie registrų laukai, kurių reikia taisyklėms. Saugojimas ir naikinimas atitinka Jūsų dokumentų saugojimo terminus kiekvienam bylos tipui, duomenys tvarkomi sutartame regione, o bylų duomenys nenaudojami išoriniams modeliams mokyti.
DI skaidrumas
Sprendimo rašte nurodomi faktai, taikytos taisyklės, motyvai ir apskundimo tvarka. Kai modelis padeda rengti bylas, jo vaidmuo dokumentuojamas, įrašomas į Jūsų DI sistemų registrą ir, jei tvarkomas viešas algoritmų registras, paskelbiamas ir jame.
Rodikliai
Ką matuotume
Rodikliai nustatomi kiekvienam bylos tipui, o pradinis lygis paimamas iš dabartinių bylų duomenų, prieš ką nors keičiant.
Ką matuotume
Rodiklis
Kodėl tai svarbu
Kaip tai matuotume
01Nagrinėjimo trukmė pagal bylos tipą
Kodėl tai svarbuRodiklis, kurį pastebi pareiškėjai, išskaidytas pagal bylos tipą, kad viena greita procedūra neužgožtų lėtos.
Kaip tai matuotumeLaikas nuo gavimo iki sprendimo išsiuntimo ir nuo išsamios bylos iki sprendimo išsiuntimo pagal bylų laiko žymas.
02Išsamių prašymų dalis priėmimo metu
Kodėl tai svarbuParodo, ar formos, iš anksto užpildyti duomenys ir kontroliniai sąrašai apsaugo nuo susirašinėjimo pirmyn ir atgal.
Kaip tai matuotumeBylos, kurios praeina išsamumo patikrą iš pirmo karto, pagal kanalą ir bylos tipą.
03Užklausų skaičius vienai bylai
Kodėl tai svarbuKiekviena užklausa kainuoja pareiškėjo laiką ir specialisto papildomą darbą.
Kaip tai matuotumeTrūkstamų dokumentų ar paaiškinimų užklausos vienai bylai pagal priežastį, iš bylos žurnalo.
04Bylos, viršijusios teisės aktuose nustatytą terminą
Kodėl tai svarbuTeisinis savalaikiškumo minimumas ir ankstyvas augančios eilės ženklas.
Kaip tai matuotumeAtviros ir užbaigtos bylos, viršijusios terminą, ir bylos įspėjimo laikotarpyje, pagal komandą ir bylos tipą.
Kodėl tai svarbuPanašios bylos turi baigtis taip pat, nepriklausomai nuo to, kas jas nagrinėja.
Kaip tai matuotumePirminio sprendimo ir kito specialisto tos pačios bylos įvertinimo sutapimas atsitiktinėje imtyje.
06Patenkintų skundų dalis
Kodėl tai svarbuSėkmingi skundai rodo taisykles, įrodymus ar motyvus, kuriems reikia dėmesio.
Kaip tai matuotumeVisiškai ar iš dalies patenkinti skundai pagal pagrindą ir taikytą taisyklės versiją.
Kol nėra pradinio lygio, tikslinių reikšmių nenustatome.
Diegimas
Kaip diegtume
01 etapas
Analizė ir taisyklių nagrinėjimas
Vienas bylos tipas ir jo teisinis pagrindas. Išanalizuojame, kaip bylos nagrinėjamos šiandien, su Jūsų teisininkais užrašome kriterijus kaip sprendimų modelį ir iš nuasmenintų ankstesnių bylų sudarome testinius atvejus.
Etapo užbaigimo kriterijai
Taisyklių rinkinį peržiūrėjo teisininkai
Sutarti testiniai atvejai su laukiamais rezultatais
Užfiksuotas kiekvieno rodiklio pradinis lygis
Pradėti poveikio duomenų apsaugai vertinimas ir klasifikavimas pagal Dirbtinio intelekto aktą
02 etapas
Kūrimas ir pakartotinis vykdymas
Priėmimas, registrų jungtys, taisyklės ir specialisto darbo vieta pasirinktam bylos tipui. Ankstesnės bylos pakartotinai praleidžiamos per taisykles ir santraukų paslaugą, o rezultatai palyginami su priimtais sprendimais.
Etapo užbaigimo kriterijai
Taisyklių rezultatai sutampa su testiniais atvejais arba kiekvienas skirtumas paaiškintas
Šaltinių nuorodos patikrintos atrinktose santraukose
Prieigą prie registrų patvirtino duomenų valdytojai
03 etapas
Kontroliuojamas naudojimas
Naujos pasirinkto tipo bylos nagrinėjamos sistemoje. Specialistai sprendžia kaip anksčiau, o dalį sprendimų peržiūri kolegos.
Etapo užbaigimo kriterijai
Kolegų peržiūra rodo nuoseklius sprendimus
Komandų vadovai naudoja terminų stebėseną
Veikia eksploatavimo vadovas, stebėsena ir grąžinimas į ankstesnę versiją
04 etapas
Daugiau bylų tipų
Kiti bylų tipai pakartotinai naudoja priėmimą, jungtis ir darbo vietą, kiekvienas su savo taisyklių rinkiniu, testiniais atvejais ir teisine peržiūra.
Statybą leidžiantys dokumentai, aplinkosaugos leidimai, parama ir socialinės išmokos savivaldybėse ir valstybės institucijose, registrų duomenis gaunant vieną kartą ir stebint kiekvienos procedūros terminus.
Draudimo žalų ir skundų nagrinėjimas, draudimo apsaugos taisykles versijuojant pagal sutarčių sąlygas, sprendimus priimant žalų specialistams ir matant atsakymo į skundus terminus.
Pacientų administraciniai prašymai ligoninėse ir poliklinikose, pavyzdžiui, dėl medicininių dokumentų išrašų, stebint terminus; medicininį vertinimą visada atlieka kvalifikuoti specialistai.
Prašymai prisijungti prie centralizuotos šilumos tiekimo sistemos, techninių duomenų išsamumą tikrinant priėmimo metu ir kiekvieną prašymą stebint pagal terminą.
Savivaldybių leidimai kelių darbams ir laikiniems eismo ribojimams, darbų ir maršruto duomenis sutikrinant su tinklo duomenimis ir kitais leidimais, prieš sprendžiant specialistui.
Iliustracinis pavyzdys
Paramos ir leidimų prašymai savivaldybės administracijoje
Situacija
Savivaldybės administracija nagrinėja smulkiojo verslo paramos ir prekybos viešosiose vietose leidimų prašymus. Prašymai gaunami per portalą ir el. paštu su PDF priedais, o specialistai trūkstamų dokumentų prašo el. laiškais.
Sistema
Priėmimo metu išsamumas tikrinamas pagal kiekvieno prašymo tipo kontrolinį sąrašą. Pareiškėjas prisijungia per elektroninę atpažintį, įmonės duomenys gaunami iš registrų ten, kur yra sąsaja, o kitais atvejais išgaunami iš priedų išmaniuoju dokumentų apdorojimu. Tinkamumo taisyklės vykdomos kaip versijuojamas sprendimų modelis, o modelis apibendrina kiekvieną prašymą su nuorodomis į šaltinių puslapius.
Žmogaus kontrolė
Kiekvieną prašymą įvertina ir sprendimą priima atsakingas specialistas, o kitas specialistas peržiūri atsitiktinę imtį. Raštai rengiami pagal patvirtintus šablonus, o parama išmokama iš finansų sistemos tik pasirašius sprendimą.
Ką matuotume
Išsamių prašymų dalis, užklausų skaičius vienai bylai, sprendimų nuoseklumas kolegų peržiūroje ir nagrinėjimo trukmė pagal prašymo tipą.
Lietuva
Bylos pagal Lietuvos procedūras
Lietuvos savivaldybės ir valstybės institucijos prašymus gauna per Elektroninius valdžios vartus ir savo portalus, o pareiškėjai prisijungia per elektroninę atpažintį: asmens tapatybės kortelę, mobilųjį parašą ar Smart-ID. Kuriame vieną bylų procesą su taisyklių rinkiniais ir registrų jungtimis kiekvienam bylos tipui, kad kiekvienas prašymas eitų tuo pačiu kontroliuojamu keliu.
Nuo 2023 m. gruodžio 12 d. Bendrųjų skaitmeninių vartų reglamente išvardytų procedūrų naudotojai gali prašyti, kad įrodymai būtų perduoti tiesiogiai tarp kompetentingų institucijų per vienkartinio duomenų pateikimo principu pagrįstą techninę sistemą. Sprendimus priima specialistai, laikantis BDAR įtvirtintos teisės, kad asmeniui nebūtų taikomas vien automatizuotu tvarkymu grindžiamas sprendimas. DI sistemos, kurias valdžios institucijos naudoja arba kurios naudojamos jų vardu vertinant teisę į esmines viešąsias išmokas ir paslaugas, pagal Dirbtinio intelekto aktą yra didelės rizikos sistemos; šio akto rinkos priežiūros institucija Lietuvoje yra Ryšių reguliavimo tarnyba (RRT).
Ne. Sistema atveria bylą, gauna duomenis, taiko taisykles, parengia santrauką su šaltiniais ir rašto projektą. Atsakingas specialistas įvertina bylą, priima sprendimą ir patvirtina raštą. Pagal BDAR 22 straipsnį asmuo turi teisę, kad jam nebūtų taikomas tik automatizuotu duomenų tvarkymu grindžiamas sprendimas, dėl kurio jam kyla teisinės pasekmės arba kuris jam panašiu būdu daro didelį poveikį. Darbo procesas suprojektuotas taip, kad kiekvienoje byloje žmogus atliktų tikrą vertinimą, o ne tik paspaustų patvirtinimo mygtuką.
02Kaip taikomas Dirbtinio intelekto aktas?
Tai priklauso nuo modelio vaidmens. DI sistemos, kurias valdžios institucijos naudoja arba kurios naudojamos jų vardu, siekiant įvertinti, ar asmenys turi teisę gauti esmines viešąsias išmokas ir paslaugas, arba jas suteikti, sumažinti, panaikinti ar susigrąžinti, yra didelės rizikos sistemos pagal III priedo 5 punkto a papunktį. DI, naudojamas fizinių asmenų kreditingumui vertinti, yra didelės rizikos pagal 5 punkto b papunktį, išskyrus sukčiavimo nustatymą. Pagal 2026 m. pakeistą aktą šios pareigos taikomos nuo 2027 m. gruodžio 2 d.
Jei modelis turi dalyvauti vertinant tinkamumą, didelės rizikos pareigas numatome nuo pat pradžių. Mūsų numatytasis sprendimas modelio į vertinimą neįtraukia: kriterijus vertina versijuojamos taisyklės, sprendžia specialistas, o modelis tik apibendrina ir rengia projektus. Ar komponentas lieka už didelės rizikos kategorijos ribų, dokumentuoja Jūsų teisininkai, o mes pateikiame tam reikalingą techninį aprašą. Rinkos priežiūros institucija Lietuvoje yra Ryšių reguliavimo tarnyba (RRT). Skaitykite mūsų gidą apie Dirbtinio intelekto aktą viešojo sektoriaus institucijoms.
03Ar turime pakeisti savo bylų valdymo sistemą?
Ne. Priėmimo, taisyklių, santraukų ir raštų paslaugos jungiamos prie Jūsų turimos bylų sistemos per jos API arba, kur platforma leidžia, kuriamos joje, pavyzdžiui, Salesforce platformoje. Bylų sistemos pakeitimas yra atskiras sprendimas, vertas dėmesio tik tada, kai pati sistema yra kliūtis; kaip tai padaryti žingsniais, aprašyta puslapyje Senųjų sistemų modernizavimas.
04Kaip taisyklės išlieka suderintos su besikeičiančiais teisės aktais?
Kiekvienas taisyklių rinkinys yra versijuojamas sprendimų modelis, susietas su straipsniu ar tvarkos punktu, kurį jis įgyvendina, ir turi testinius atvejus su laukiamu rezultatu. Pasikeitus teisės aktui, Jūsų teisininkai peržiūri naują versiją, testiniai atvejai atnaujinami ir paleidžiami, o versijai nustatoma įsigaliojimo data. Kiekviena byla vertinama pagal jai taikytiną versiją, o bylos įraše išlieka, kuri tai buvo.
05Kaip pareiškėjai informuojami apie tai, kaip buvo nagrinėjama jų byla?
Sprendimo rašte nurodomi faktai, taikytos taisyklės ir motyvai bei paaiškinama apskundimo tvarka. Portale galima parodyti, kokie duomenys gauti iš kurio registro. Kai modelis padeda rengti bylas, toks naudojimas dokumentuojamas ir, jei tvarkomas viešas algoritmų registras, įrašomas į jį. Į klausimus apie bylos būseną galima atsakyti iš tų pačių bylos duomenų pasitelkus klientų ir gyventojų aptarnavimo sprendimą, o žmonėms, kurie tiesiogiai bendrauja su DI sistema, apie tai pranešama, kaip nuo 2026 m. rugpjūčio 2 d. reikalauja Dirbtinio intelekto akto 50 straipsnis.
06Kaip atrodo pirmoji apimtis?
Vienas bylos tipas su aiškiu teisiniu pagrindu ir matavimui pakankamu bylų skaičiumi bei vienas taisyklių rinkinys. Taip patikrinami priėmimas, registrų jungtys, taisyklės, santrauka ir raštas tikrose bylose, prieš imantis kitų bylų tipų. Analizės ir įgyvendinimo etapai aprašyti puslapyje Kaip dirbame.
Aptarkime Jūsų bylų tipus
Įvardykite vieną bylos tipą ir registrus, kuriais jis remiasi. Aplink šį taisyklių rinkinį apibrėšime pirmąją versiją.