Dokumenter eran, gepréift Donnéeën eraus. Bei den Ausnamen entscheet e Mënsch.
Ufroen, Facturen, Schuedensmeldungen a Bréiwer kommen an all Format. Mir baue Prozesser fir d’Erfaassung, déi all Dokument klasséieren, déi wichteg Felder extrahéieren, se mat Äre Reegele vergläichen an nëmmen déi onsécher Fäll un e Mënsch weiderginn.
Fir Organisatiounen zu Lëtzebuerg, déi Dokumenter op Franséisch, Däitsch an Englesch kréien, a bei deenen all Wäert noverfollegbar si muss.
D’Dokumenter ginn aus all Kanal erfaasst, vum System klasséiert, extrahéiert a validéiert. Fäll ënner der Konfidenzschwell oder mat enger Reegel, déi net erfëllt ass, ginn an enger Schlaang fir d’Iwwerpréiwung un e Mënsch. Validéiert Donnéeë ginn un de Geschäftssystem weider, an d’Korrekture vun de Leit, déi iwwerpréiwen, kommen an den Evaluatiounsset.
Virdrun an duerno
Wat sech am Alldag ännert
Haut
Mam System
Haut
Haut: Alles nach eng Kéier tippen
D’Mataarbechter maachen all PDF, all Scan an all E-Formulaire op a schreiwen Nimm, Montanten a Referenze mat der Hand an den Dossier oder an den ERP.
Mam System
Mam System: Donnéeë komme strukturéiert un
D’Felder ginn zesumme mat hirer Positioun am Quelldokument extrahéiert, sou datt déi Persoun, déi iwwerpréift, de Wäert an de Beleeg direkt niewenteneen huet.
Haut
Haut: Feeler, déi ze spéit opfalen
Säiten, déi feelen, an Donnéeën, déi sech widdersprechen, falen eréischt Woche méi spéit op, wann eng Decisioun contestéiert gëtt oder eng Bezuelung zeréckkënnt.
Mam System
Mam System: D’Reegele lafen direkt beim Erfaassen
Vollstännegkeet, de Verglach mat de Stammdonnéeën a Geschäftsreegele ginn iwwerpréift, ier en Dossier opgemaach gëtt, sou laang een den Absender nach froe kann.
Haut
Haut: All Dokument kritt déi selwecht Opmierksamkeet
Eng propper, komplett Facture dauert genee esou laang wéi eng, déi onvollstänneg an onkloer ass.
Mam System
Mam System: Opmierksamkeet fir d’Ausnamen
Propper Dokumenter ginn direkt duerch. D’Leit schaffen eng Schlaang vun onsécheren an ongewéinleche Fäll of, a bei all Fall steet, firwat en do ass.
Haut
Haut: Keng Spuer vun der Erfaassung
Wann en Auditeur freet, wou e Wäert hierkënnt, hänkt d’Äntwert dovun of, wien en agetippt huet.
Mam System
Mam System: All Wäert ass noverfollegbar
Quelldokument, Extraktioun, Konfidenz, Resultater vun de Reegelen a Korrekture vun der Iwwerpréiwung gi fir all Feld protokolléiert.
Aarbechtsoflaf
Wéi den Aarbechtsoflaf leeft
Siwe Schrëtt, een Ausnamewee. D’Schwellen an d’Reegele leeë mir mat de Responsabele vun Äre Prozesser fest an teste se op Ären eegenen Dokumenter, ier eppes an der Produktioun leeft.
Beispill vun engem Aarbechtsoflaf
7 Schrëtt · 1 mënschleche Kontrollpunkt
Legend
System
Persoun
Mënschleche Kontrollpunkt
Ausnamewee
Dokumenteveraarbechtung: Beispill mat Ausnamewee
Den Diagramm als Text liesen
Den Haaptwee geet vun der Erfaassung iwwer d’Klasséieren, d’Extraktioun an d’Validatioun bis zur Iwwergab un de Geschäftssystem, an hält mam Léieren aus de Korrekturen op.
No der Validatioun verléisst all Dokument mat engem Feld ënner der Konfidenzschwell oder mat enger Reegel, déi net erfëllt ass, den Haaptwee a geet an d’Schlaang fir d’Iwwerpréiwung. Do bestätegt oder korrigéiert e Mënsch d’Wäerter. Duerno geet d’Dokument beim Schrëtt vun der Iwwergab zeréck op den Haaptwee.
D’Schlaang fir d’Iwwerpréiwung ass de mënschleche Kontrollpunkt: onsécher Wäerter kommen ni ouni e Mënsch an de Geschäftssystem.
01
Schrëtt 1: Erfaassung aus all KanalSystem
Scans, Unhäng vun E-Mailen, Uploads op de Portal an E-Formulairë landen an enger eenzeger Schlaang, mat Dossiersreferenz, Metadonnéeë vum Kanal an enger Préifzomm. Strukturéiert elektronesch Facturen (Peppol UBL) ginn net extrahéiert a ginn direkt an d’Validatioun.
02
Schrëtt 2: Trennen a klasséierenSystem
Wann e puer Dokumenter zesummen ukommen, gi se an hir Deeler opgedeelt. All Deel gëtt no Dokumententyp a Sprooch klasséiert, an dat bestëmmt de Schema fir d’Extraktioun an d’Reegelen, déi gëllen.
03
Schrëtt 3: Felder extrahéierenSystem
Eng OCR, déi de Layout erkennt, liest d’Säit; e Sproochmodell extrahéiert déi ofgemaachte Felder an e strikt Schema. All Feld huet e Konfidenzwäert a seng Plaz am Quelldokument.
04
Schrëtt 4: Mat de Reegele vergläichenSystem
D’Wäerter gi mat de Stammdonnéeë verglach (Clienten, Liwweranten, TVA- an IBAN-Registeren), mat Reegelen iwwer e puer Felder an op Duplikater. Felder iwwer der ofgemaachter Konfidenzschwell, déi all Reegel erfëllen, ginn direkt weider.
05
Schrëtt 5: IwwerpréiwungPersoun
Déi Persoun, déi iwwerpréift, gesäit d’Dokument an déi extrahéiert Wäerter niewenteneen. D’Reegel, déi net erfëllt ass, oder dat onsécher Feld ass markéiert, a si bestätegt oder korrigéiert d’Wäerter.
Ausnamewee: Ënner der Schwell oder Reegel net erfëllt· Geet zeréck op Schrëtt 6
Mënschleche Kontrollpunkt
Onsécher Wäerter kommen ni ouni e Mënsch an de Geschäftssystem. Wien iwwerpréift, kann en Dokument och refuséieren a beim Absender en neit ufroen.
06
Schrëtt 6: Iwwergab un de GeschäftssystemSystem
Validéiert Donnéeë maachen iwwer d’API den Dossier am Dossierssystem, am CRM oder am ERP op oder aktualiséieren en, mam Quelldokument als Unhang an enger Konservéierungsklass.
07
Schrëtt 7: Aus Korrekture léierenSystem
Korrekture vun der Iwwerpréiwung ginn als annotéiert Beispiller gespäichert. Si erweideren den Evaluatiounsset, a Schwellen oder Prompten änneren eréischt, wann déi nei Versioun dësen Test bestanen huet.
Komponenten
Wat mir géife bauen
01
Erfaassung a Konnektere fir d’Kanäl
Konnektere fir E-Mail-Konten, Scanner, Portal an E-Formulairen, déi all Dokument mat Metadonnéeën an enger Dossiersreferenz an eng eenzeg Schlaang bréngen.
OCR, déi de Layout erkennt, an Extraktioun mat Modeller, mat engem versionéierte Schema fir all Dokumententyp, mat Konfidenz pro Feld a Koordinaten an der Quell.
Eng Schlaang an en Ecran fir d’Ausnamen, op deem Dokument a Wäerter niewenteneen ugewise ginn, mat Korrektur iwwer d’Tastatur, Grënn als Coden a Véieraen-Prinzip als Optioun.
En annotéierte Validatiounsset, Kontrollpunkte virun all neier Versioun an Dashboarde fir den Undeel ouni Interventioun, d’Grënn fir Ausnamen an d’Ofwäichunge vun der Genauegkeet pro Feld.
Identitéitsprovider fir d’Rolle vun de Leit, déi iwwerpréiwen
Kontrollen
Kontrollen, déi vun Ufank u virgesi sinn
Zougrëffsgrenzen
Wien iwwerpréift, gesäit nëmmen d’Dokumententypen an d’Dossieren, déi seng Roll erlaabt. D’Extraktioun leeft ouni permanenten Zougang zum Geschäftssystem; d’Iwwergab leeft fir all Integratioun iwwer e Servicekont mat begrenzte Rechter.
Mënschlech Iwwerpréiwung
Konfidenzschwellen a Reegelen, déi net erfëllt sinn, schécken de Fall un e Mënsch. Schwelle gi pro Feld festgeluecht, net pro Dokument, a ginn eréischt erofgesat, wann den Evaluatiounsset weist, datt et sécher ass. Iwwer Ufroen entscheeden ëmmer d’Sachbeaarbechter.
Iwwerpréifbarkeet
Fir all Feld protokolléiere mir d’Plaz an der Quell, de Wäert, d’Konfidenz, d’Resultater vun de Reegelen, d’Versioun vum Modell a vum Prompt an all Korrektur vun der Iwwerpréiwung mat Grond.
Dateschutz
Perséinlech Donnéeë gi beim Erfaasse minimiséiert, Schwäerzunge si fir Demanden op Accès zu Dokumenter méiglech, a Konservéierung a Läschen hale sech un Ären Archivplang. D’Veraarbechtung bleift an der ofgemaachter Regioun.
KI-Transparenz
Modell- a Promptversioune si mat hiren Evaluatiounsresultater dokumentéiert. Wou Resultater Leit betreffen, gëtt den Asaz vu KI an Ärem KI-Register agedroen an an der Informatioun fir d’Demandeuren erkläert.
Indicateuren
Wat mir géife moossen
Dës Indicateure leeë mir wärend der Analys mat Iech fest, a mir moossen als éischt den Ausgangspunkt vun Ärem aktuelle Prozess.
Wat mir géife moossen
Indicateur
Firwat et wichteg ass
Wéi mir et géife moossen
01Undeel ouni Interventioun
Firwat et wichteg assWeist pro Dokumententyp, wéi vill Routinaarbecht kee Mënsch méi brauch.
Wéi mir et géife moossenUndeel vun den Dokumenter, déi all Schwell an all Reegel ouni Iwwerpréiwung passéieren, aus de Logs vum Aarbechtsoflaf.
02Ausnamen a Grënn
Firwat et wichteg assWeist, ob Ausname vu schlechte Scans, vu feelenden Donnéeën oder vu Reegele kommen, déi geännert musse ginn.
Wéi mir et géife moossenVolume vun der Schlaang fir d’Iwwerpréiwung no Grond, pro Kanal an Dokumententyp.
03Genauegkeet pro Feld
Firwat et wichteg assD’Qualitéitskriterium, op dat et fir déi spéider Decisiounen a Bezuelungen ukënnt.
Wéi mir et géife moossenPrecision a Recall pro Feld op engem ofgemaachten, annotéierte Validatiounsset, bei all neier Versioun nei gemooss.
04Veraarbechtungszäit
Firwat et wichteg assWeist, wéi vill Aarbecht gespuert gëtt a wéi vill an d’Iwwerpréiwung wandert.
Wéi mir et géife moossenZäit vun der Erfaassung bis zur Iwwergab an aktiv Iwwerpréiwungszäit pro Ausnam, aus den Zäitstempele vun der Schlaang.
Ziler gi réischt festgeluecht, wann den Ausgangspunkt gemooss ass.
Aféierung
Wéi mir et géifen aféieren
Phas 01
Analys an Ausgangspunkt
Zwee oder dräi Dokumententypen, ee Kanal, Är aktuell Volumen a Feelermusteren. Mir annotéieren e Validatiounsset aus echten, anonymiséierten Dokumenter.
Critère fir weiderzegoen
Felder, Reegelen a Qualitéitscritèren ofgemaach
Ausgangspunkt gemooss
Analyse d’impact fir den Dateschutz (AIPD) ugefaangen
Phas 02
Pilot am Hannergrond
De System extrahéiert a validéiert parallel zum aktuelle Prozess; d’Leit maachen d’Aarbecht weider wéi bis elo a vergläichen.
Critère fir weiderzegoen
Genauegkeet pro Feld erfëllt déi ofgemaachte Critèren
Schwelle pro Feld festgeluecht
D’Leit, déi iwwerpréiwen, op der Aarbechtsplaz geschoult
Phas 03
Kontrolléiert Produktioun
D’automatesch Veraarbechtung gëtt fir d’Dokumententypen aus dem Pilot ageschalt, mat Stéchprouwe vun automatesch validéierte Fäll.
Critère fir weiderzegoen
Stéchprouwe weise keng inakzeptabel Feeler
Betribshandbuch a Monitoring iwwerginn
Rollback getest
Phas 04
Ausbauen
Méi Dokumententypen, Kanäl a Sproochen, déi all déi selwecht Evaluatioun bestoe mussen, ier se live ginn.
Ufroe fir Autorisatiounen, Subsiden a Leeschtunge mat hiren Unhäng; Demanden op Accès zu Dokumenter, bei deenen Deeler musse geschwäerzt ginn, ier se erausginn.
KYC-Dossieren a Souscriptiounsdokumenter bei Investitiounsfongen, Schuedensdossiere bei Versécherungen a Facturë vu Liwweranten, mam Véieraen-Prinzip bei héije Montanten.
Liwwerschäiner, Konformitéitscertificaten an Douanesdokumenter, déi mat de Bestellunge verglach ginn.
Beispill
Ufroen an dräi Sprooche bei enger Administratioun
Situatioun
Eng Administratioun kritt Ufroe mat Unhäng iwwer MyGuichet.lu, per E-Mail an op Pabeier, op Franséisch, Däitsch an Englesch. Mataarbechter sortéieren d’Dokumenter mat der Hand an tippen d’Donnéeën an hir Fachapplikatioun.
System
Eng eenzeg Erfaassung trennt a klasséiert d’Dokumenter no Typ a Sprooch, extrahéiert déi néideg Felder a vergläicht se mat de Reegele fir all Demarche. Validéiert Donnéeë maachen den Dossier an der Fachapplikatioun op.
Mënschlech Kontroll
Dokumenter mat onséchere Felder oder Unhäng, déi feelen, waarden an enger Schlaang op déi zoustänneg Sachbeaarbechter. Iwwer d’Ufro selwer entscheet ëmmer eng Persoun aus der Administratioun.
Wat mir géife moossen
Undeel ouni Interventioun pro Kanal a Sprooch, Grënn fir Ausnamen a Genauegkeet pro Feld op engem annotéierte Validatiounsset.
Lëtzebuerg
Eng Facture, dräi Formater
Zu Lëtzebuerg kënnt dee selwechten Dokumententyp op Franséisch, Däitsch oder Englesch, a vill Liwweranten a Clientë sëtzen an der Belsch, a Frankräich oder an Däitschland. Mir konzipéieren eng eenzeg Schicht fir d’Erfaassung an d’Extraktioun, mat Schemaen a Reegele pro Land, sou datt eng belsch Facture, en däitsche Liwwerschäin an e franséische Formulaire dee selwechte kontrolléierte Wee ginn.
Zënter dem 18. Mäerz 2023 schéckt all Liwwerant bei ëffentleche Marchéen zu Lëtzebuerg strukturéiert elektronesch Facturen, nëmmen iwwer Peppol oder MyGuichet.lu an ni per E-Mail. Mam EU-Pak „VAT in the Digital Age“ ginn d’Obligatiounen och an der EU ëmmer méi a Richtung strukturéiert Formater, an esou Facturen iwwersprangen d’Extraktioun komplett. Wou extrahéiert Donnéeën an Decisiounen iwwer Persounen aginn, plange mir mam RGPD a mam KI-Reglement am Bléck: dokumentéiert Veraarbechtung, mënschlech Iwwerpréiwung a Logs, déi Är Auditeuren nozéie kënnen.
Dat hänkt vun Ären Dokumenter of, dofir moosse mir et, amplaz et ze verspriechen. Mir annotéieren e Validatiounsset aus Ären eegenen, anonymiséierten Dokumenter a gi Precision a Recall pro Feld un. Extraktiounsmodeller maache Feeler, an dofir kommen onsécher Felder bei e Mënsch an net direkt an de Geschäftssystem.
02Kënnt de System mat Handschrëft, schlechte Scans an e puer Sproochen eens?
Handschrëftlech Formulairen a schlecht Scans kënne gelies ginn, mat manner Konfidenz, sou datt der méi an der Schlaang fir d’Iwwerpréiwung landen. Dokumenter op Franséisch, Däitsch an Englesch ginn als éischt no Sprooch klasséiert, sou datt all Dokument de richtege Schema an déi richteg Reegele kritt.
03Mir hu schonn OCR oder e Produkt fir d’Erfaassung. Musse mir dat ersetzen?
Net onbedéngt. Wann Är Erfaassung funktionéiert, baue mir Validatioun, Iwwerpréiwung an Iwwergab dorëm, a setze Modeller fir d’Extraktioun nëmme fir d’Dokumententypen an, bei deene se eppes bréngen.
04Entscheet de System iwwer Ufroen oder Schuedensfäll?
Nee. Hie preparéiert a kontrolléiert Donnéeën. Decisioune mat rechtlechen oder finanzielle Konsequenzen huelen Är Sachbeaarbechter, am Aklang mam Artikel 22 vum RGPD an Ären interne Reegelen.
05Wou ginn d’Dokumenter veraarbecht a gespäichert?
An der Cloud-Regioun oder am Datacenter, deen Dir auswielt. Mir dokumentéieren all Veraarbechtungsschrëtt, och all externe Modellservice, sou datt Ären Délégué à la protection des données (DPO) se beurteele kann, ier eppes live geet.
06Wat ass e sënnvollen éischten Ëmfang?
En Dokumententyp mat vill Volumen a kloere Reegelen, zum Beispill Facturë vu Liwweranten oder ee bestëmmte Formulaire fir Ufroen. Domat beweise mir den Aarbechtsoflaf, den Ecran fir d’Iwwerpréiwung an d’Indicateuren, ier weider Typen dobäikommen. Méi dozou ënner Wéi mir schaffen.
Loosst eis iwwer Är Dokumenter schwätzen
Bréngt zwee oder dräi Dokumententype mat an d’Systemer, an deene se landen. Mir weisen Iech, wéi eng éischt Versioun fir Är Sproochen an Är Partner an der Groussregioun kéint ausgesinn.