E. sąskaitos per SABIS ir Peppol: Lietuvos praktika ir ES kelias iki 2030 m.

01Kur Lietuva yra 2026 m. rudenį

Lietuvoje e. sąskaitos pirmiausia atėjo į viešuosius pirkimus. Nuo 2017 m. liepos 1 d. tiekėjai e. sąskaitas faktūras perkančiosioms organizacijoms privalo teikti per Sąskaitų administravimo bendrąją informacinę sistemą (SABIS). SABIS pakeitė ankstesnę sistemą „E. sąskaita“. Informaciją apie sistemą skelbia Finansų ministerija (atidaroma išorinė svetainė).

Nacionalinių taisyklių dėl e. sąskaitų tarp įmonių (B2B) šiame straipsnyje nevertiname: dėl jų pasitarkite su savo konsultantu ir sekite oficialius pranešimus. Lietuvos įmonėms, parduodančioms kitose ES šalyse, svarbu ir tai, kas vyksta ten. Belgijoje nuo 2026 m. sausio 1 d. įmonės tarpusavyje keičiasi struktūrizuotomis e. sąskaitomis, praktiškai per Peppol tinklą, o ES nuo 2030 m. e. sąskaitas padarys taisykle tarpvalstybiniam tiekimui tarp įmonių.

02Kas laikoma e. sąskaita

ES taisyklių prasme e. sąskaita yra struktūrizuota sąskaita faktūra: failas, kurį programinė įranga gali perskaityti be žmogaus interpretacijos, sukurtas pagal Europos standarto EN 16931 semantinį duomenų modelį. PDF, nuskenuota popierinė sąskaita ar Word dokumentas šia prasme nėra e. sąskaita, net jei atsiunčiamas el. paštu. Prie struktūrizuotos sąskaitos žmonėms skaityti gali būti pridėtas PDF; svarbūs struktūrizuoti duomenys.

Peppol tinkle sąskaitos siunčiamos Peppol BIS Billing 3.0 formatu, t. y. Peppol specifikacija, kuri EN 16931 įgyvendina UBL sintakse. Belgijoje tai numatytasis B2B kanalas, o kitos šalys naudoja Peppol, nacionalines platformas arba abu būdus. Kokiu būdu sąskaitos pateikiamos per SABIS, tikrinkite Finansų ministerijos informacijoje.

03Kaip veikia Peppol tinklas

Peppol yra tarptautinis tinklas ir specifikacijų rinkinys verslo dokumentams keistis. Jį valdo OpenPeppol, ne pelno asociacija, įsikūrusi Briuselyje. Tinklas veikia pagal keturių kampų modelį. Jūsų ERP sistema (pirmasis kampas) perduoda sąskaitą Jūsų prieigos taškui (antrasis kampas), šis ją pristato pirkėjo prieigos taškui (trečiasis kampas), o šis perduoda ją pirkėjo sistemai (ketvirtasis kampas). Prieš siųsdamas prieigos taškas patikrina tinklo adresų knygą, Service Metadata Locator, kuri nurodo į Service Metadata Publisher, ir sužino, ar gavėjas užregistruotas ir kokius dokumentus jis gali priimti.

Pasekmė paprasta ir naudinga: sudarote vieną sutartį su vienu prieigos taško teikėju ir pasiekiate kiekvieną tinklo dalyvį, kad ir kokį teikėją jis naudotų. Dalyvis tinkle identifikuojamas identifikatoriumi, kurio schema priklauso nuo šalies; Belgijoje tai paprastai įmonės numeris. Daugelyje ERP ir apskaitos programų yra integruota prieigos taško paslauga, o specializuoti teikėjai ją siūlo didesniems kiekiams ir kitiems dokumentams, pavyzdžiui, užsakymams ir kreditinėms sąskaitoms.

• Registracija: Jūsų įmonė tinkle užregistruojama su identifikatoriumi ir dokumentų tipais, kuriuos ji gali priimti. Trūkstama ar klaidinga registracija yra dažna priežastis, kodėl sąskaitos nepasiekia gavėjo.
• Validavimas: prieigos taškai tikrina sąskaitas pagal Peppol BIS Billing 3.0 taisykles. Netinkama sąskaita atmetama dar prieš jai pasiekiant pirkėją.
• Pristatymo būsena: tinklas patvirtina techninį pristatymą. Verslo atsakymai, pavyzdžiui, priimta, ginčijama ar apmokėta, yra atskiri pranešimai ir priklauso nuo to, ką palaiko abi šalys.

04Belgijos pavyzdys: privalomos e. sąskaitos tarp įmonių

Belgija rodo, kaip gali atrodyti nacionalinė B2B prievolė. Tai Belgijos taisyklės, ne Lietuvos: jos taikomos Belgijoje įsisteigusioms ir PVM mokėtojomis įregistruotoms įmonėms. 2024 m. vasario 6 d. įstatymu, kuriuo pakeisti Belgijos PVM kodeksas ir 1992 m. Pajamų mokesčio kodeksas, struktūrizuotos e. sąskaitos šalies vidaus sandoriams tarp įmonių privalomos nuo 2026 m. sausio 1 d. Praktines rekomendacijas skelbia federalinės Vyriausybės e. sąskaitų svetainė (atidaroma išorinė svetainė).

Pirmuosius tris 2026 m. mėnesius Belgijos finansų administracija taikė toleranciją: nebaudė įmonių, kurios galėjo įrodyti, kad laiku ėmėsi pagrįstų veiksmų. Šis laikotarpis baigėsi 2026 m. kovo 31 d. Nuo tada gali būti skiriamos fiksuotos baudos: 1 500 EUR už tai, kad nėra techninių priemonių e. sąskaitoms išrašyti ir priimti, 3 000 EUR už antrą pažeidimą ir 5 000 EUR už kiekvieną paskesnį.

Prievolė, be kita ko, netaikoma užsienio įmonėms, neturinčioms nuolatinės buveinės Belgijoje. Taigi Lietuvos įmonei ji tiesiogiai aktuali tik tada, kai ji turi nuolatinę buveinę Belgijoje. Vis dėlto Belgijos pirkėjai, patys naudojantys Peppol, gali paprašyti sąskaitų tuo pačiu kanalu ir iš užsienio tiekėjų.

05Platesnis ES vaizdas

Nacionalines taisykles įrėmina du ES teisės aktai. Direktyva 2014/55/ES (atidaroma išorinė svetainė) įpareigoja perkančiąsias organizacijas priimti elektronines sąskaitas faktūras, atitinkančias EN 16931, todėl daugelyje šalių pirmiausia elektroninės tapo sąskaitos valstybei. ViDA paketas su Tarybos direktyva (ES) 2025/516 (atidaroma išorinė svetainė) priimtas 2025 m. kovo 11 d. ir įsigaliojo 2025 m. balandžio 14 d. Nuo tada valstybės narės gali įvesti privalomas e. sąskaitas šalies viduje, neprašydamos ES leidžiančios nukrypti nuostatos. Nuo 2030 m. liepos 1 d. e. sąskaitos ir skaitmeninis ataskaitų teikimas tampa privalomi ES vidaus tiekimui tarp įmonių, o iki 2035 m. sausio 1 d. nacionalinės realaus laiko ataskaitų sistemos turi būti suderintos su ES modeliu.

Iki tol kiekviena šalis juda savo tempu ir su savo architektūra. Vienos naudoja Peppol, kitos nacionalinę platformą, per kurią patikrinama kiekviena sąskaita, dar kitos derina abu būdus. Grupei, kuri išrašo sąskaitas keliose šalyse, tai reiškia vieną integracijos sprendimą su keliomis išvestimis.

06ERP sistemos prijungimas: kur projektai pavyksta arba sustoja

Pirmąją sąskaitą per Peppol galima išsiųsti per popietę. Kad visos sąskaitos keliautų be rankinio darbo, reikia projektavimo. Daugiausia pastangų reikia pagrindiniams duomenims, validavimui, gaunamų sąskaitų apdorojimui ir archyvavimui, o ne pačiam tinklui.

• Pirmiausia pagrindiniai duomenys. Kiekvienam pirkėjui reikia teisingo identifikatoriaus, PVM mokėtojo kodo ir adreso, o kiekvienai prekei matavimo vieneto ir PVM kategorijos, atitinkančių standarto kodus. Prieš pirmą siuntimą patikrinkite pirkėjų registraciją tinkle ir tikrinkite toliau, nes įmonės keičia teikėjus.
• Validuokite prieš siųsdami. Tas pačias verslo taisykles, kurias taiko prieigos taškas, vykdykite savo procese, kad atmesta sąskaita būtų pastebėta ir ištaisyta ERP sistemoje, o ne po kelių savaičių, kai pirkėjas praneša jos negavęs.
• Suprojektuokite gaunamų sąskaitų srautą. Struktūrizuotas sąskaitas galima automatiškai susieti su tiekėju, pirkimo užsakymu ir prekių priėmimu, o tvirtinti siųsti tik tada, kai kas nors nesutampa. Čia slypi didžioji efektyvumo nauda. Sąskaitos, kurios vis dar ateina popieriumi ar PDF formatu, pavyzdžiui, iš užsienio tiekėjų, per išmanųjį dokumentų apdorojimą gali patekti į tą patį srautą.
• Saugokite originalą. Jūsų išsiųstas ar gautas struktūrizuotas failas ir yra sąskaita faktūra. Archyvuokite jį nepakeistą kartu su pristatymo įrodymais visą teisės aktų nustatytą saugojimo laikotarpį ir užtikrinkite, kad audito metu jį būtų galima rasti ir perskaityti.
• Stebėkite srautą. Nepavykę pristatymai, atmetimai ir tvirtinimo laukiančios sąskaitos turi būti skydelyje su atsakingu asmeniu, o ne pašto dėžutėje.

Odoo palaiko sąskaitų siuntimą ir priėmimą per Peppol tose šalyse, kurių lokalizacija tai numato, pavyzdžiui, Belgijoje, todėl ten darbas daugiausia susijęs su konfigūracija, pagrindiniais duomenimis ir tvirtinimo srautais. Ką palaiko Jūsų lokalizacija ir kaip sąskaitos perkančiosioms organizacijoms pasieks SABIS, patikrinkite projekto pradžioje. SAP aplinkose paprastai renkamasi tarp paties SAP elektroninių dokumentų atitikties įrankių ir integracijos su išoriniu prieigos tašku; abiem atvejais reikia tokio paties dėmesio pagrindiniams duomenims ir klaidų tvarkymui. Kai sąskaitas išrašo kelios ERP sistemos, e. parduotuvė ir grupės pagrindinė sistema, bendras integracijos sluoksnis formatus, validavimą ir stebėseną laiko vienoje vietoje, o ne kiekvienoje sistemoje.

07Praktinis planas

1. 01Surašykite visus sąskaitų srautus. Kurios sistemos išrašo ir gauna sąskaitas faktūras ir kreditines sąskaitas, kuriose šalyse ir kokiais kanalais, įskaitant e. parduotuves, prenumeratų sąskaitas ir grupės vidaus srautus.
2. 02Atskirkite sąskaitas perkančiosioms organizacijoms. Nustatykite, kurios sąskaitos turi pasiekti SABIS ir kaip jos ten pateks iš Jūsų ERP sistemos.
3. 03Pasirinkite prieigos taško modelį. Į ERP sistemą integruotas, specializuotas teikėjas ar bendras integracijos sluoksnis kelioms sistemoms. Spręskite pagal kiekius, kitus dokumentų tipus ir šalis, kurių Jums reikia.
4. 04Sutvarkykite pagrindinius duomenis. Identifikatoriai, PVM mokėtojų kodai, matavimo vienetai ir PVM kategorijos pirkėjams, tiekėjams ir prekėms.
5. 05Testuokite su tikrais partneriais. Prieš pereidami apsikeiskite sąskaitomis su didžiausiais pirkėjais ir tiekėjais ir patikrinkite, kaip jų sistemos apdoroja Jūsų sąskaitas.
6. 06Automatizuokite gaunamų sąskaitų apdorojimą. Susiejimas, tvirtinimas ir apskaita, o išimtys nukreipiamos žmonėms.
7. 07Archyvuokite ir stebėkite. Saugokite struktūrizuotus originalus ir pristatymo įrodymus, o nepavykusiems pranešimams paskirkite atsakingą asmenį.
8. 08Planuokite ataskaitų teikimą. Duomenų srautus kurkite jau dabar taip, kad sąskaitų duomenis būtų galima teikti ir mokesčių administratoriui, kai to pareikalaus ViDA ar nacionalinės taisyklės šalyse, kuriose prekiaujate.

08Ką stebėti

• Finansų ministerijos informaciją apie SABIS ir e. sąskaitų perkančiosioms organizacijoms reikalavimus.
• Nacionalinį ViDA įgyvendinimą, įskaitant tai, kurios šalys 2030 m. prievolę išplės ir šalies vidaus sandoriams.
• Diegimą Prancūzijoje ir Ispanijoje bei Vokietijos pereinamųjų laikotarpių pabaigą 2027 ir 2028 m.
• Naujas Peppol BIS Billing 3.0 versijas ir validavimo taisykles, kurias taiko Jūsų prieigos taškas.

E. sąskaitų taisyklės keičiasi beveik kiekvienoje šalyje, kurioje dirbame. Kiekvieną vidinę pastabą apie jas pažymėkite data ir prieš kiekvieną projektavimo sprendimą patikrinkite oficialius šaltinius.