Vind het antwoord, zie de bron, en nooit wat u niet mag zien.
Beleid, procedures, tickets en productdocumentatie zijn verspreid over SharePoint, Confluence, netwerkschijven en bedrijfssystemen. Wij bouwen retrieval die de toegangsrechten van elke bron respecteert en antwoordt met bronvermelding, of eerlijk zegt dat het geen antwoord heeft.
Voor Belgische organisaties waarvan de kennis verspreid zit over systemen, diensten en landstalen, en waar toegangsrechten moeten blijven gelden.
Goedgekeurde bronnen worden samen met hun toegangsrechten gekoppeld en met metadata geïndexeerd. Iemand stelt een vraag; de retrieval wordt beperkt tot wat die persoon mag zien. Ontbreekt het bewijs of spreken bronnen elkaar tegen, dan gaat de vraag naar een inhoudseigenaar; anders vermeldt het antwoord zijn bronnen. Feedback verbetert de bronnen en de evaluatieset.
Voor en na
Wat er verandert in de werkdag
Vandaag
Met het systeem
Vandaag
Vandaag: Zoeken levert alles op
Zoeken op trefwoord toont honderden bestanden, inclusief concepten, duplicaten en versies die jaren geleden zijn ingetrokken.
Met het systeem
Met het systeem: Korte antwoorden met bronnen
Elk antwoord citeert de passages waarop het steunt, linkt ernaar en toont wanneer elke bron voor het laatst is herzien.
Vandaag
Vandaag: Kennis zit bij een paar mensen
De snelste weg naar een antwoord is de collega die er het langst werkt, en dat schaalt niet en verdwijnt wanneer die collega vertrekt.
Met het systeem
Met het systeem: Toegangsrechten reizen mee met de inhoud
Resultaten worden op het moment van de vraag gefilterd op de toegangsrechten van de vraagsteller, zodat een gedeelde index nooit een gedeeld geheim wordt.
Vandaag
Vandaag: Antwoorden zonder bewijs
Mensen herhalen wat ze zich herinneren. Niemand kan zeggen op welke versie van een beleidsregel een antwoord steunde.
Met het systeem
Met het systeem: Eerlijk geen antwoord
Als de bronnen een antwoord niet onderbouwen, zegt de assistent dat en stuurt hij de vraag door naar de eigenaar van dat onderwerp.
Vandaag
Vandaag: Taalgrenzen
De procedure bestaat, maar in het Frans, terwijl de vraag in het Nederlands werd gesteld.
Met het systeem
Met het systeem: Zoeken over talen heen
Een vraag in de ene taal vindt bronnen in het Nederlands, Frans, Duits of Engels en wordt beantwoord in de taal waarin ze werd gesteld.
Workflow
Hoe de workflow verloopt
De kwaliteit van de retrieval hangt meer af van de bronnen dan van het model. Daarom begint de workflow bij eigenaars die bepalen wat wordt geïndexeerd, en eindigt hij met feedback die naar hen teruggaat.
Illustratieve workflow
7 stappen · 2 menselijke controles
Legenda
Systeem
Persoon
Menselijke controle
Uitzonderingspad
Kennisontsluiting: illustratieve workflow met pad zonder antwoord
Lees het diagram als tekst
Het hoofdpad loopt van het koppelen van goedgekeurde bronnen en het indexeren met metadata, via een vraag van een medewerker, retrieval binnen de toegangsrechten en een antwoord met bronvermelding, naar feedback en evaluatie.
Inhoudseigenaars keuren elke bron goed voordat ze wordt geïndexeerd: dat is het eerste menselijke controlepunt.
Vindt de retrieval te weinig bewijs of tegenstrijdige bronnen, dan antwoordt de assistent niet. De vraag verlaat het hoofdpad en wordt doorverwezen naar een inhoudseigenaar, die ze beantwoordt en beslist of een bron moet veranderen. De doorverwijzing keert daarna bij feedback en evaluatie terug op het hoofdpad.
01
Stap 1: Goedgekeurde bronnen koppelenSysteem
Connectoren lezen SharePoint-sites, Confluence-ruimtes, netwerkschijven, ticketsystemen en documentopslag in het ERP, en synchroniseren de toegangslijst van elk item samen met de inhoud.
Menselijke controle
Inhoudseigenaars keuren elke bron en de reikwijdte ervan goed voordat er iets wordt geïndexeerd; ingetrokken bronnen worden uit de index verwijderd.
02
Stap 2: Indexeren met metadataSysteem
Documenten worden volgens hun structuur opgeknipt en verrijkt met eigenaar, taal, status (concept, goedgekeurd, vervangen) en herzieningsdatum. Een hybride index combineert zoeken op trefwoord en op vector.
03
Stap 3: Vragen in contextPersoon
Mensen stellen hun vraag in de tools die ze al gebruiken: het intranet, Microsoft Teams, de serviceconsole of een bedrijfsapplicatie. Hun identiteit reist mee met de vraag.
04
Stap 4: Retrieval binnen de toegangsrechtenSysteem
De vraag wordt over talen heen uitgebreid, de resultaten worden gefilterd op de rechten van de vraagsteller en opnieuw gerangschikt. Vervangen documenten worden uitgesloten; tegenstrijdige bronnen worden gedetecteerd.
05
Stap 5: Doorverwijzen naar een inhoudseigenaarPersoon
Vragen zonder voldoende onderbouwing, of met bronnen die elkaar tegenspreken, gaan naar de eigenaar van dat onderwerp, met de gevonden passages als bijlage.
Uitzonderingspad: Bewijs ontbreekt of is tegenstrijdig· Keert terug naar stap 7
Menselijke controle
De assistent onthoudt zich liever dan te gokken. Een mens antwoordt en beslist of een bron moet worden geschreven, bijgewerkt of ingetrokken.
06
Stap 6: Antwoorden met bronvermeldingSysteem
Een kort antwoord wordt uitsluitend op basis van de gevonden passages gegenereerd. Elke bewering linkt naar haar bron, met de eigenaar en de herzieningsdatum van die bron erbij.
07
Stap 7: Feedback en evaluatieSysteem
Beoordelingen, correcties en doorverwezen vragen worden testgevallen. Brongetrouwheid en de juistheid van bronvermeldingen worden opnieuw gemeten vóór elke wijziging aan de retrieval of de prompts.
Componenten
Wat wij zouden bouwen
01
Bronkoppelingen met synchronisatie van rechten
Incrementele connectoren die toegangslijsten, verwijderingen en versiestatus van elk bronsysteem naar de index overbrengen.
Opknippen volgens de documentstructuur, meertalige embeddings en zoeken op trefwoord in één index, met metadatafilters voor status, taal en actualiteit.
Herformulering van vragen, filtering op rechten op het moment van de vraag, herrangschikking en onderbouwde generatie met controle van bronvermeldingen en de mogelijkheid om niet te antwoorden.
Toegangsrechten worden nooit platgeslagen in één gedeelde index. Elk item behoudt zijn eigen toegangslijst en elke vraag wordt gefilterd op de identiteit en groepslidmaatschappen van de vraagsteller op het moment van de vraag.
Gevoelige ruimtes zoals hr, juridische zaken en beveiliging kunnen volledig worden uitgesloten, of alleen voor hun eigen publiek worden geïndexeerd.
Menselijke beoordeling
Inhoudseigenaars bepalen wat wordt geïndexeerd en krijgen meldingen over onbeantwoorde vragen en bronnen die elkaar tegenspreken. Antwoorden in domeinen met een grote impact kunnen worden beperkt tot letterlijke citaten.
Controleerbaarheid
Elk antwoord wordt gelogd met de vraag, de gevonden passages, de vermelde bronnen, de model- en promptversie en de feedback van de gebruiker, met een bewaartermijn die u bepaalt.
Gegevensbescherming
Persoonsgegevens in brondocumenten blijven onder de toegangsregels van de bron. Logs worden waar mogelijk gepseudonimiseerd, en geen enkele inhoud wordt gebruikt om externe modellen te trainen.
Transparantie over AI
De interface vermeldt dat antwoorden door een AI-systeem worden gegenereerd, toont bij elk antwoord de bronnen en maakt het eenvoudig een fout antwoord te melden.
Meetpunten
Wat wij zouden meten
Wij spreken deze meetpunten met u af tijdens de verkenning, op basis van echte vragen van de teams die de assistent zullen gebruiken.
Wat wij zouden meten
Meetpunt
Waarom het telt
Hoe we het zouden meten
01Brongetrouwheid
Waarom het teltEen antwoord dat niet door zijn bronnen wordt onderbouwd, is erger dan geen antwoord.
Hoe we het zouden metenHet aandeel beweringen in een antwoord dat door de vermelde passages wordt onderbouwd, gescoord op een testset en via steekproeven door mensen.
02Juistheid van bronvermeldingen
Waarom het teltMensen moeten een antwoord met één klik kunnen controleren.
Hoe we het zouden metenHet aandeel bronvermeldingen dat verwijst naar de passage die de bewering echt onderbouwt.
03Zoeksucces
Waarom het teltToont of mensen vinden wat ze nodig hebben, niet alleen of ze tekst ontvangen.
Hoe we het zouden metenBeoordeelde antwoorden, vervolgvragen en doorverwijzingen per domein, uit gebruikslogs en feedback.
04Tijd tot antwoord bij afgebakende taken
Waarom het teltVerbindt de assistent met echt werk, zoals het beantwoorden van een beleidsvraag aan de servicedesk.
Hoe we het zouden metenGetimede vergelijkingen van taken vooraf en achteraf, op een vaste set representatieve vragen.
Er worden geen doelen vastgelegd zolang er geen nulmeting is.
Uitrol
Hoe wij het zouden uitrollen
Fase 01
Verkenning en beoordeling van de bronnen
Eén domein met duidelijke eigenaars, zoals hr-beleid of productondersteuning. Wij verzamelen echte vragen en beoordelen de staat van de bronnen.
Exitcriteria
Bronnen en eigenaars afgesproken
Vragenset verzameld
Rechtenmodel geverifieerd met IT-beveiliging
Fase 02
Pilot met een afgebakende groep
De assistent draait voor één team, in één interface, uitsluitend op goedgekeurde bronnen.
Exitcriteria
Criteria voor brongetrouwheid en bronvermelding gehaald
Geen lekken van rechten in de toegangstests
Feedbacklus met eigenaars in gebruik
Fase 03
Domeinen uitbreiden
Meer bronnen en doelgroepen, elk toegevoegd via dezelfde beoordeling van eigenaars, rechten en testvragen.
Exitcriteria
Evaluatieset per domein
Levenscyclus van de inhoud afgesproken met de eigenaars
Fase 04
Beheer
Monitoring, evaluatieruns en inhoudsrapportage overgedragen aan uw team, met een duidelijke eigenaar voor de dienst.
Productvoorwaarden, compliancebeleid en procedures voor adviseurs en operationele medewerkers.
Illustratief voorbeeld
HR-beleid voor sites in Vlaanderen en Wallonië
Situatie
Een Belgische industriegroep met sites in Vlaanderen en Wallonië heeft HR-beleid en veiligheidsprocedures in het Nederlands en het Frans, met verschillende afspraken per paritair comité. Medewerkers stellen dezelfde vragen keer op keer aan de lokale HR-dienst.
Systeem
Een assistent in het intranet die antwoordt uit het groepsbeleid en de afspraken die voor de vrager gelden, in zijn eigen taal, met verwijzing naar de bepaling waarop het antwoord steunt.
Menselijke controle
Lokale HR beheert de eigen aanvullingen en keurt ze goed voor indexering. Vragen die de bronnen niet beantwoorden, gaan naar HR in plaats van naar de assistent.
Wat we zouden meten
Brongetrouwheid en correcte bronvermelding op een vragenset per taal en per site, en het aantal vragen dat naar HR wordt doorverwezen.
België
Kennis over de taalgrens heen
In België bestaat dezelfde procedure vaak in twee of drie talen, en niet altijd in dezelfde versie. Wij ontwerpen retrieval die per taal getest wordt en de toegangsrechten van elk bronsysteem bewaart, zodat een medewerker in Gent kan steunen op een richtlijn die in Namen geschreven werd, en omgekeerd.
Hostingregio, logging en bewaartermijnen spreken we vooraf af met uw functionaris voor gegevensbescherming, binnen de AVG (GDPR) en de aanbevelingen van de Gegevensbeschermingsautoriteit. Waar een assistent medewerkers informeert, ontwerpen we met de transparantieplichten van de AI-verordening voor ogen.
01Hoe zorgt u ervoor dat mensen alleen zien wat ze mogen zien?
Toegangslijsten worden vanuit elke bron gesynchroniseerd en op het moment van de vraag toegepast, op basis van de identiteit van de vraagsteller. Wij testen dat expliciet: voordat een pilot start, voeren wij toegangstests uit met accounts uit verschillende groepen en controleren wij dat er niets doorlekt.
02Wat gebeurt er als de assistent zich vergist?
AI-output kan fout zijn, dus elk antwoord toont zijn bronnen en gebruikers kunnen een probleem met één klik melden. Meldingen gaan naar de inhoudseigenaar en worden testgevallen. Waar het bewijs dun is, is de assistent zo ontworpen dat hij zich onthoudt in plaats van te gokken.
03Wij hebben al een assistent op de werkplek. Waarom zelf iets bouwen?
Vaak hoeft dat niet. Staat uw inhoud in één suite en haalt de ingebouwde assistent uw kwaliteitscriteria, dan helpen wij u die te configureren en te beheersen. Een eigen dienst is zinvol wanneer de bronnen over meerdere systemen verspreid zijn, wanneer u controle nodig hebt over retrieval en evaluatie, of wanneer regels over datalocatie de standaardoplossing uitsluiten.
04Onze documenten zijn rommelig. Moeten wij eerst alles opschonen?
Nee, maar het beheer van de inhoud is meestal de echte bottleneck. Wij starten met één domein, markeren vervangen documenten en concepten en geven eigenaars rapporten over duplicaten en verouderde bronnen, zodat de kwaliteit eerst verbetert waar het er het meest toe doet.
05Kan het antwoorden over Nederlandse, Franse en Duitse bronnen heen?
Ja. Meertalige embeddings en uitbreiding van de vraag vinden bronnen in andere talen, en het antwoord komt in de taal van de vraag, met bronvermelding naar de oorspronkelijke passages.
06Hoe lang duurt een pilot?
Dat hangt vooral af van de toegang tot bronnen en eigenaars. Wij spreken de scope en de exitcriteria van de pilot af tijdens de verkenning. Lees meer over hoe wij werken en over onze AI-engineering.
Bespreek uw kennisbronnen
Vertel ons waar uw kennis zit en wie ze nodig heeft. Wij bekijken bronnen, rechten en landstalen samen en stellen een eerste domein voor, bijvoorbeeld als pilootproject.