Документи на входа, проверени данни на изхода. Изключенията решават хора.
Заявления, фактури, искания за обезщетение и писма пристигат във всякакви формати. Изграждаме процеси за приемане, които класифицират всеки документ, извличат нужните полета, проверяват ги по Вашите правила и изпращат към човек само несигурните случаи.
За български организации, които получават документи на няколко езика и във всякакви формати и искат всяка стойност да е проследима.
Документите се приемат от всички канали, а системата ги класифицира, извлича данните и ги проверява. Случаите под прага на увереност или с неизпълнено правило отиват при служител в опашка за преглед. Проверените данни се предават на информационната система, а корекциите на проверяващите обогатяват набора за оценка.
Преди и след
Какво се променя в работния ден
Днес
Със системата
Днес
Днес: Преписване от приложенията
Служителите отварят всеки PDF файл, сканиран документ или електронен формуляр и преписват на ръка имена, суми и номера в системата за преписки или в ERP системата.
Със системата
Със системата: Данните пристигат структурирани
Полетата се извличат заедно с мястото им в изходния документ, така че проверяващият вижда стойността и доказателството една до друга.
Днес
Днес: Грешки, открити твърде късно
Липсващи страници и несъответстващи данни излизат наяве седмици по-късно, когато решение бъде обжалвано или плащане бъде върнато.
Със системата
Със системата: Правилата се прилагат при приемането
Пълнотата, съответствието с основните данни и бизнес правилата се проверяват, преди да се открие преписка, докато подателят още може да бъде помолен за допълнение.
Днес
Днес: Еднакво внимание за всеки документ
Чиста и пълна фактура отнема толкова време, колкото и неясна, непълна фактура.
Със системата
Със системата: Вниманието отива към изключенията
Чистите документи преминават директно. Служителите работят с опашка от несигурни и необичайни случаи и за всеки виждат причината да е там.
Днес
Днес: Няма следа как са въведени данните
Когато одитор попита откъде идва дадена стойност, отговорът зависи от това кой я е въвел.
Със системата
Със системата: Всяка стойност е проследима
За всяко поле се записват изходният документ, извличането, степента на увереност, резултатите от правилата и промените на проверяващия.
Работен процес
Как протича работният процес
Седем стъпки, един път при изключение. Праговете и правилата се договарят със собствениците на процесите и се настройват по Вашите документи, преди нещо да заработи в реална среда.
Примерен работен процес
7 стъпки · 1 човешка проверка
Легенда
Система
Човек
Човешка проверка
Път при изключение
Обработка на документи: примерен работен процес с път при изключение
Прочетете диаграмата като текст
Основният път води от приемането през класифицирането, извличането и проверката до предаването към информационната система и завършва с ученето от корекциите.
След проверката всеки документ с поле под прага на увереност или с неизпълнено бизнес правило напуска основния път и отива в опашката за преглед, където служител потвърждава или коригира стойностите. Прегледаните документи се връщат към основния път при стъпката за предаване.
Опашката за преглед е човешката проверка: несигурни стойности никога не стигат до информационната система без човек.
01
Стъпка 1: Приемане от всички каналиСистема
Сканирани документи, приложения към имейли, файлове от портала и електронни формуляри влизат в обща опашка с номер на преписката, данни за канала и контролна сума. Структурираните електронни фактури (EN 16931, в UBL или CII) не минават през извличане, а отиват направо към проверка.
02
Стъпка 2: Разделяне и класифициранеСистема
Пакетите от няколко документа се разделят на части. Всяка част се класифицира по вид документ и по език, което определя схемата за извличане и правилата, които се прилагат.
03
Стъпка 3: Извличане на полетатаСистема
Разпознаването на текст (OCR), съобразено с оформлението, прочита страницата, а езиков модел извлича договорените полета в строга схема. Всяко поле получава степен на увереност и мястото си в изходния документ.
04
Стъпка 4: Проверка по правилатаСистема
Стойностите се проверяват спрямо основните данни (регистри на клиенти и доставчици, номера по ДДС и IBAN), правила между полетата и проверки за дублиране. Полетата над договорения праг на увереност, които изпълняват всички правила, преминават директно.
05
Стъпка 5: Опашка за прегледЧовек
Проверяващият вижда документа и извлечените стойности един до друг, с открояване на неизпълненото правило или на полето с ниска увереност, и ги потвърждава или коригира.
Път при изключение: Под прага или неизпълнено правило· Връща се към стъпка 6
Човешка проверка
Несигурни стойности никога не стигат до информационната система без човек. Проверяващите могат също да отхвърлят документ и да поискат нов от подателя.
06
Стъпка 6: Предаване към информационната системаСистема
Проверените данни откриват или обновяват преписката в системата за управление на преписки, в CRM или в ERP системата чрез нейния API, като изходният документ се прилага и му се задава клас на съхранение.
07
Стъпка 7: Учене от корекциитеСистема
Корекциите на проверяващите се записват като маркирани примери. Те разширяват набора за оценка, а праговете или инструкциите към модела се променят само след като новата версия издържи оценката.
Компоненти
Какво бихме изградили
01
Приемане и връзки с каналите
Връзки с пощенски кутии, скенери, портали и електронни формуляри, които доставят всеки документ в обща опашка с метаданни и номер на преписката.
OCR, съобразен с оформлението, и извличане с модел по версионирани схеми за всеки вид документ, със степен на увереност и координати в изходния документ за всяко поле.
Опашка и екран, който показва изключението и документа един до друг, с бърза корекция от клавиатурата, кодове на причините и възможност за проверка по принципа на четирите очи.
Маркиран набор за проверка, контролни точки преди всяка нова версия и табла за дела на директно обработените документи, причините за изключенията и промените в точността по полета.
Регистри с основни данни (клиенти, доставчици, ДДС, IBAN)
Доставчик на идентичност за ролите на проверяващите
Контролни механизми
Вградени механизми за контрол
Граници на достъпа
Проверяващите виждат само видовете документи и преписките, които ролята им позволява. Услугите за извличане нямат постоянен достъп до информационната система; предаването използва отделен служебен акаунт с ограничени права за всяка интеграция.
Човешка проверка
Праговете на увереност и неизпълнените правила насочват случаите към човек. Праговете се задават за всяко поле, а не за целия документ, и се понижават само когато наборът за оценка покаже, че това е безопасно. Решенията по заявления остават при служителите, които водят преписките.
Проследимост
За всяко поле записваме мястото в изходния документ, извлечената стойност, степента на увереност, резултатите от правилата, версията на модела и на инструкциите, както и всяка промяна от проверяващ с код на причината.
Защита на данните
Личните данни се свеждат до минимум още при приемането, частичното заличаване е налично при искания за достъп, а съхранението и изтриването следват номенклатурата Ви на делата със сроковете за съхранение. Обработването остава в договорения регион.
Прозрачност на изкуствения интелект
Версиите на модела и на инструкциите се документират заедно с резултатите от оценката им. Когато резултатите засягат хора, използването на AI се вписва във вътрешния Ви регистър на AI системите и се обяснява в информацията за заявителите.
Показатели
Какво бихме измервали
Договаряме тези показатели с Вас по време на проучването и първо записваме изходното състояние на сегашния процес.
Какво бихме измервали
Показател
Защо е важно
Как бихме го измерили
01Дял на директно обработените документи
Защо е важноПоказва колко рутинна работа вече не изисква човек, за всеки вид документ.
Как бихме го измерилиДелът на документите, които преминават всички прагове и правила без преглед, по записите на работния процес.
02Дял и причини за изключенията
Защо е важноПоказва дали изключенията идват от лоши сканирания, от липсващи данни или от правила, които трябва да се променят.
Как бихме го измерилиБрой случаи в опашката за преглед по код на причината, за всеки канал и вид документ.
03Точност по полета
Защо е важноМярката за качество, която има значение за следващите решения и плащания.
Как бихме го измерилиПрецизност и пълнота (precision и recall) за всяко поле върху договорен маркиран набор, изчислени отново при всяка нова версия.
04Време за обработка
Защо е важноПоказва спестеното усилие и усилието, което се пренася към прегледа.
Как бихме го измерилиВремето от получаването до предаването и активното време за преглед на всяко изключение, по времевите отметки в опашката.
Не определяме целеви стойности, преди да има изходно измерване.
Внедряване
Как бихме го въвели
Фаза 01
Проучване и изходно състояние
Два или три вида документи, един канал, сегашните Ви обеми и типичните грешки. Маркираме набор за проверка от реални, анонимизирани документи.
Критерии за завършване
Договорени полета, правила и критерии за качество
Измерено изходно състояние
Започната оценка на въздействието върху защитата на данните
Фаза 02
Пилот в паралелен режим
Системата извлича и проверява паралелно със сегашния процес; служителите продължават да вършат работата и сравняват резултатите.
Критерии за завършване
Точността по полета отговаря на договорените критерии
Прагове, зададени за всяко поле
Проверяващите са обучени за работното място
Фаза 03
Контролирана работа в реална среда
Директната обработка се включва за пилотните видове документи, с извадкова проверка на автоматично одобрените случаи.
Критерии за завършване
Извадките не показват недопустими грешки
Предадени ръководство за работа и наблюдение
Изпробвано връщане към предишната версия
Фаза 04
Разширяване
Още видове документи, канали и езици, като всеки минава същата оценка, преди да заработи.
Заявления за разрешение за строеж с чертежи в общинската администрация, входящата кореспонденция в деловодството на държавна агенция и искания за достъп до информация, при които документите трябва частично да се заличат.
Товарителници, сертификати за съответствие и митнически документи, съпоставени с поръчките за покупка.
Илюстративен пример
Заявления за разрешение за строеж в община
Ситуация
Общинска администрация получава заявления за разрешение за строеж на хартия в центъра за административно обслужване и по електронен път, с приложени чертежи, документи за собственост и становища. Служителите проверяват пълнотата на ръка и въвеждат данните в системата за преписки.
Система
Общ процес за приемане класифицира всеки приложен документ, извлича данните за имота, възложителя и проектанта и проверява пълнотата по списъка за съответната процедура. Данните се записват в преписката заедно с изходния документ.
Човешки контрол
Документи с несигурни полета или с липсващо приложение чакат в опашка за преглед при служител от звеното. Решението по заявлението остава изцяло при общинските експерти.
Какво бихме измервали
Дял на пълните заявления при подаване, причини за изключенията и точност по полета върху маркиран набор от анонимизирани преписки.
България
Хартия, PDF и структурирани фактури
Организациите в България получават един и същ вид документ като хартиен оригинал, сканиран файл, PDF или структуриран файл, на кирилица и на латиница. Проектираме един слой за приемане и извличане със схеми и правила за всеки вид документ, така че заявлението в общината, фактурата в счетоводството и товарителницата при спедитора минават по един и същ контролиран път.
Българските публични възложители приемат и обработват електронни фактури по европейския стандарт EN 16931 от 1 ноември 2019 г. Законопроект, внесен в Народното събрание на 5 ноември 2026 г., предвижда структурирани електронни фактури от 1 юли 2028 г. Структурираните фактури изобщо не минават през извличане. Когато извлечените данни служат за решения, които засягат хора, проектираме с оглед на Общия регламент относно защитата на данните (GDPR) и на Акта за изкуствения интелект: документирано обработване, преглед от човек и записи, които одиторите Ви могат да проследят.
Зависи от документите Ви, затова го измерваме, а не го обещаваме. Маркираме набор за проверка от Вашите анонимизирани документи и отчитаме прецизност и пълнота за всяко поле. Моделите за извличане допускат грешки и затова несигурните полета отиват при човек, а не направо в информационната система.
02Справя ли се с ръкописен текст, лоши сканирания и няколко езика?
Ръкописните формуляри и лошите сканирания могат да бъдат прочетени, но с по-ниска увереност, затова повече от тях попадат в опашката за преглед. Документите на кирилица и на латиница, например на български, английски или немски, първо се класифицират по език, така че всеки получава правилната схема и правила.
03Вече имаме OCR или система за сканиране. Трябва ли да я заменим?
Не непременно. Ако слоят Ви за сканиране и разпознаване работи, изграждаме около него проверката, прегледа и предаването и добавяме извличане с модел само за видовете документи, при които то носи полза.
04Взема ли системата решения по заявления или по искания за обезщетение?
Не. Тя подготвя и проверява данни. Решенията с правни или финансови последици остават при служителите, които водят преписките, в съответствие с чл. 22 от Общия регламент относно защитата на данните (GDPR) и с Вашите вътрешни правила.
05Къде се обработват и съхраняват документите?
В облачния регион или центъра за данни, който изберете. Документираме всяка стъпка на обработване, включително всяка външна услуга с модел, така че длъжностното лице по защита на данните да може да я оцени преди пускането в експлоатация.
06Какъв е разумният първоначален обхват?
Един вид документ с голям обем и ясни правила, например фактурите от доставчици или един формуляр за заявление. Така се доказват работният процес, екранът за преглед и измерванията, преди да се добавят други видове. Повече за етапите на работа ще намерите на страницата Нашият подход.
Обсъдете потоците си от документи
Изберете два или три вида документи и системите, в които те попадат. Ще Ви покажем как би изглеждала първата версия за всички езици и формати, с които работите.