Dokumenti ulaze, provjereni podaci izlaze. O iznimkama odlučuju ljudi.
Zahtjevi, računi, odštetni zahtjevi i dopisi stižu u svim formatima. Gradimo ulazne tokove koji svaki dokument razvrstavaju, izdvajaju polja koja su važna, provjeravaju ih prema vašim pravilima i osobi šalju samo nesigurne slučajeve.
Za organizacije u Hrvatskoj koje dokumente primaju u različitim formatima i na više jezika, a svaka vrijednost mora biti sljediva.
Sustav prima dokumente iz svih kanala, razvrstava ih, izdvaja podatke i provjerava ih. Slučajevi ispod praga pouzdanosti ili s neispunjenim pravilom idu osobi u red za provjeru. Provjereni podaci predaju se poslovnom sustavu, a ispravci provjeravatelja ulaze u evaluacijski skup.
Prije i poslije
Što se mijenja u radnom danu
Danas
Sa sustavom
Danas
Danas: Prepisivanje iz priloga
Zaposlenici otvaraju svaki PDF, sken ili e-obrazac i ručno prepisuju imena, iznose i oznake u sustav predmeta ili ERP.
Sa sustavom
Sa sustavom: Podaci stižu strukturirani
Polja se izdvajaju zajedno s položajem u izvornom dokumentu, pa provjeravatelj vidi vrijednost i dokaz jedno uz drugo.
Danas
Danas: Pogreške otkrivene prekasno
Stranice koje nedostaju i neusklađeni podaci izlaze na vidjelo tjednima kasnije, kada se odluka ospori ili plaćanje bude vraćeno.
Sa sustavom
Sa sustavom: Pravila se provjeravaju pri zaprimanju
Potpunost, podudaranje s matičnim podacima i poslovna pravila provjeravaju se prije otvaranja predmeta, dok se pošiljatelja još može pitati.
Danas
Danas: Svaki dokument dobiva jednaku pažnju
Uredan i potpun račun obrađuje se jednako dugo kao nejasan i nepotpun.
Sa sustavom
Sa sustavom: Pažnja ide na iznimke
Uredni dokumenti prolaze izravno. Ljudi rade na redu nesigurnih i neuobičajenih slučajeva, uz razlog zbog kojeg je svaki od njih ondje.
Danas
Danas: Nema zapisa o tome kako je podatak unesen
Kada revizor pita odakle potječe neka vrijednost, odgovor ovisi o tome tko ju je upisao.
Sa sustavom
Sa sustavom: Svaka je vrijednost sljediva
Za svako polje bilježe se izvorni dokument, izdvajanje, pouzdanost, rezultati pravila i izmjene provjeravatelja.
Tijek rada
Kako tijek rada teče
Sedam koraka, jedan put za iznimke. Pragove i pravila dogovaramo s vlasnicima vaših procesa i podešavamo ih na vašim dokumentima prije nego što išta radi u produkciji.
Ilustrativni tijek rada
7 koraka · 1 točka ljudske provjere
Legenda
Sustav
Čovjek
Točka ljudske provjere
Iznimka
Inteligentna obrada dokumenata: ilustrativni tijek rada s putem za iznimke
Pročitajte dijagram kao tekst
Glavni put vodi od zaprimanja preko razvrstavanja, izdvajanja i provjere do predaje poslovnom sustavu, a završava učenjem iz ispravaka.
Nakon provjere svaki dokument s poljem ispod praga pouzdanosti ili s neispunjenim poslovnim pravilom napušta glavni put i odlazi u red za provjeru, gdje osoba potvrđuje ili ispravlja vrijednosti. Provjereni dokumenti zatim se vraćaju na glavni put u koraku predaje.
Red za provjeru točka je ljudske provjere: nesigurne vrijednosti nikada ne ulaze u poslovni sustav bez osobe.
01
Korak 1: Zaprimanje iz svih kanalaSustav
Skenovi, privici e-pošte, datoteke učitane na portal i e-obrasci ulaze u jedan ulazni red s oznakom predmeta, podacima o kanalu i kontrolnim zbrojem. Strukturirani eRačuni prema Fiskalizaciji 2.0 preskaču izdvajanje i idu izravno na provjeru.
02
Korak 2: Razdvajanje i razvrstavanjeSustav
Paketi s više dokumenata razdvajaju se na dijelove. Svaki se dio razvrstava prema vrsti dokumenta i jeziku, čime se odabiru shema izdvajanja i skup pravila koji se na njega primjenjuju.
03
Korak 3: Izdvajanje poljaSustav
OCR koji prepoznaje raspored stranice čita sadržaj, a jezični model izdvaja dogovorena polja u strogu shemu. Svako polje nosi ocjenu pouzdanosti i svoj položaj u izvoru.
04
Korak 4: Provjera prema pravilimaSustav
Vrijednosti se provjeravaju prema matičnim podacima (kupci, dobavljači, porezni brojevi i IBAN), pravilima između polja i duplikatima. Polja iznad dogovorenog praga pouzdanosti koja zadovoljavaju sva pravila prolaze izravno.
05
Korak 5: Red za provjeruČovjek
Provjeravatelj vidi dokument i izdvojene vrijednosti jedno uz drugo, s istaknutim neispunjenim pravilom ili poljem niske pouzdanosti, te ih potvrđuje ili ispravlja.
Iznimka: Ispod praga ili pravilo nije ispunjeno· Vraća se na korak 6
Točka ljudske provjere
Nesigurne vrijednosti nikada ne ulaze u poslovni sustav bez osobe. Provjeravatelj može i odbiti dokument te od pošiljatelja zatražiti novi.
06
Korak 6: Predaja poslovnom sustavuSustav
Provjereni podaci otvaraju ili ažuriraju predmet u sustavu za upravljanje predmetima, CRM-u ili ERP-u putem njegova API-ja, uz priložen izvorni dokument i dodijeljen razred čuvanja.
07
Korak 7: Učenje iz ispravakaSustav
Ispravci provjeravatelja spremaju se kao označeni primjeri. Proširuju evaluacijski skup, a pragovi ili upute modelu mijenjaju se tek kada nova verzija prođe taj skup.
Komponente
Što bismo izgradili
01
Zaprimanje i konektori kanala
Konektori za pretince e-pošte, skenere, portale i e-obrasce koji svaki dokument dostavljaju u jedan red, s podacima o kanalu i oznakom predmeta.
OCR koji prepoznaje raspored stranice i izdvajanje pomoću modela u verzionirane sheme po vrsti dokumenta, s pouzdanošću na razini polja i koordinatama u izvoru.
Red i zaslon za usporednu provjeru iznimaka, s ispravcima prvenstveno putem tipkovnice, šiframa razloga i mogućnošću provjere po načelu četiriju očiju.
Sustav za upravljanje identitetima za uloge provjeravatelja
Kontrole
Ugrađene kontrole
Granice pristupa
Provjeravatelji vide samo vrste dokumenata i predmete koje njihova uloga dopušta. Usluge izdvajanja nemaju stalan pristup poslovnom sustavu; predaja koristi servisni račun ograničenih ovlasti za svaku integraciju.
Ljudska provjera
Pragovi pouzdanosti i neispunjena pravila usmjeravaju slučajeve osobi. Pragovi se postavljaju po polju, a ne po dokumentu, i snižavaju se tek kada evaluacijski skup pokaže da je to sigurno. Odluke o zahtjevima ostaju službenicima koji vode predmete.
Mogućnost revizije
Za svako polje bilježimo položaj u izvoru, izdvojenu vrijednost, pouzdanost, rezultate pravila, verziju modela i uputa te svaku izmjenu provjeravatelja sa šifrom razloga.
Zaštita podataka
Osobni podaci svode se na najmanju mjeru već pri zaprimanju, zacrnjivanje je dostupno za zahtjeve za pristup informacijama, a čuvanje i brisanje slijede vaš plan čuvanja zapisa. Obrada ostaje u dogovorenoj regiji.
Transparentnost umjetne inteligencije
Verzije modela i uputa dokumentiraju se zajedno s rezultatima evaluacije. Ondje gdje rezultati utječu na ljude, uporaba umjetne inteligencije (AI) upisuje se u vaš registar AI sustava i objašnjava u obavijesti podnositeljima zahtjeva.
Pokazatelji
Što bismo mjerili
Ova mjerila s vama dogovaramo tijekom početne analize, a prije toga bilježimo početno stanje vašeg postojećeg procesa.
Što bismo mjerili
Pokazatelj
Zašto je važno
Kako bismo ga mjerili
01Udio izravne obrade
Zašto je važnoPokazuje koliko rutinskog posla po vrsti dokumenta više ne treba osobu.
Kako bismo ga mjeriliUdio dokumenata koji prođu sve pragove i pravila bez provjere, prema zapisima tijeka rada.
02Udio iznimaka i njihovi razlozi
Zašto je važnoPokazuje dolaze li iznimke od loših skenova, podataka koji nedostaju ili pravila koja treba promijeniti.
Kako bismo ga mjeriliBroj slučajeva u redu za provjeru prema šifri razloga, po kanalu i vrsti dokumenta.
03Točnost na razini polja
Zašto je važnoMjerilo kvalitete koje je važno za odluke i plaćanja koja slijede.
Kako bismo ga mjeriliPreciznost i odziv po polju na dogovorenom, označenom skupu za provjeru, ponovljeno pri svakom puštanju nove verzije.
04Vrijeme obrade
Zašto je važnoPokazuje uštedu truda i trud koji se premjestio u provjeru.
Kako bismo ga mjeriliVrijeme od zaprimanja do predaje i stvarno vrijeme provjere po iznimci, prema vremenskim oznakama reda.
Ciljne vrijednosti ne postavljamo dok ne postoji početno mjerenje.
Uvođenje
Kako bismo ga uveli
Faza 01
Početna analiza i polazno stanje
Dvije ili tri vrste dokumenata, jedan kanal, vaše trenutačne količine i obrasci pogrešaka. Označavamo skup za provjeru iz stvarnih, anonimiziranih dokumenata.
Uvjeti za završetak
Polja, pravila i kriteriji kvalitete dogovoreni
Polazno stanje izmjereno
Procjena učinka na zaštitu podataka započeta
Faza 02
Pilot u usporednom radu
Sustav izdvaja i provjerava podatke usporedno s postojećim procesom; ljudi i dalje rade posao i uspoređuju rezultate.
Uvjeti za završetak
Točnost polja zadovoljava dogovorene kriterije
Pragovi postavljeni po polju
Provjeravatelji osposobljeni za radno mjesto za provjeru
Faza 03
Kontrolirana produkcija
Izravna obrada uključena je za vrste dokumenata iz pilota, uz uzorkovanje automatski odobrenih slučajeva.
Uvjeti za završetak
Uzorkovanje ne pokazuje neprihvatljive pogreške
Operativni priručnik i nadzor predani
Povratak na prethodnu verziju ispitan
Faza 04
Proširenje
Dodatne vrste dokumenata, kanali i jezici, od kojih svaki prolazi istu evaluaciju prije puštanja u rad.
Zahtjevi za dozvole, potpore i naknade s prilozima te zahtjevi za pristup informacijama, kod kojih se dokumenti prije davanja moraju djelomično zacrniti.
Otpremnice, izjave o sukladnosti i carinski dokumenti upareni s narudžbenicama.
Ilustrativni primjer
Prijevozni i carinski dokumenti u špediciji
Situacija
Špediterska tvrtka koja radi s lukom prima teretnice, CMR tovarne listove, trgovačke račune i carinske dokumente kao PDF, skenove i privitke e-pošte, na hrvatskom, engleskom i njemačkom. Zaposlenici ih ručno prepisuju u sustav za upravljanje prijevozom.
Sustav
Jedan ulazni tok razvrstava dokumente, izdvaja dogovorena polja i uparuje ih s pošiljkom u sustavu za upravljanje prijevozom. Strukturirani eRačuni domaćih dobavljača idu izravno na provjeru.
Ljudska kontrola
Polja niske pouzdanosti, razlike između računa i pošiljke te nepoznati podaci o primatelju čekaju u redu za provjeru. Carinske deklaracije podnosi isključivo carinski referent nakon vlastite provjere.
Što bismo mjerili
Udio izravne obrade po vrsti dokumenta i kanalu, razlozi iznimaka i točnost polja na označenom skupu za provjeru.
Hrvatska
Isti račun, različiti formati
Od 1. siječnja 2026. obveznici PDV-a domaće račune međusobno izdaju i primaju kao strukturirane eRačune prema Fiskalizaciji 2.0, pa ti računi preskaču izdvajanje i idu izravno na provjeru. Računi dobavljača iz drugih zemalja, otpremnice, zahtjevi s prilozima i dopisi i dalje stižu kao PDF, sken ili e-pošta. Projektiramo jedan sloj za zaprimanje i izdvajanje sa shemama i pravilima po vrsti dokumenta, tako da svi dokumenti prolaze isti kontrolirani put.
Strukturirani e-računi javnim naručiteljima obvezni su od 1. srpnja 2019. i šalju se putem Servisa e-Račun za državu. Ondje gdje izdvojeni podaci utječu na odluke o ljudima, projektiramo uz Opću uredbu o zaštiti podataka i Akt o umjetnoj inteligenciji: dokumentiranu obradu, ljudsku provjeru i zapise koje vaši revizori mogu pratiti.
To ovisi o vašim dokumentima, pa točnost mjerimo, a ne obećavamo. Iz vaših anonimiziranih dokumenata označavamo skup za provjeru i izvještavamo o preciznosti i odzivu po polju. Modeli za izdvajanje griješe, i zato nesigurna polja idu osobi, a ne izravno u poslovni sustav.
02Može li obraditi rukopis, loše skenove i više jezika?
Rukom ispunjeni obrasci i loši skenovi mogu se pročitati, ali s nižom pouzdanošću, pa ih više završi u redu za provjeru. Dokumenti na hrvatskom, engleskom, njemačkom i drugim jezicima najprije se razvrstavaju prema jeziku, tako da svaki dobije odgovarajuću shemu i pravila.
03Već imamo OCR ili proizvod za digitalizaciju dokumenata. Trebamo li ga zamijeniti?
Ne nužno. Ako vaš sloj za digitalizaciju dobro radi, oko njega gradimo provjeru, red za provjeru i predaju, a izdvajanje pomoću modela dodajemo samo za vrste dokumenata kod kojih donosi korist.
04Donosi li sustav odluke o zahtjevima ili odštetnim zahtjevima?
Ne. Sustav priprema i provjerava podatke. Odluke s pravnim ili financijskim učinkom ostaju službenicima koji vode predmete, u skladu s člankom 22. Opće uredbe o zaštiti podataka (GDPR) i vašim internim pravilima.
05Gdje se dokumenti obrađuju i pohranjuju?
U cloud regiji ili podatkovnom centru koji odaberete. Dokumentiramo svaki korak obrade, uključujući svaku vanjsku uslugu modela, kako bi je vaš službenik za zaštitu podataka mogao procijeniti prije puštanja u rad.
06Koji je razuman prvi opseg?
Jedna vrsta dokumenta s velikim brojem primjeraka i jasnim pravilima, primjerice ulazni računi dobavljača iz drugih zemalja ili jedan obrazac zahtjeva. Na njoj se dokazuju tijek rada, zaslon za provjeru i mjerenja prije dodavanja novih vrsta. Više pročitajte na stranici Kako radimo.
Razgovarajmo o vašim tokovima dokumenata
Donesite dvije ili tri vrste dokumenata i sustave u kojima završavaju. Pokazat ćemo kako bi moglo izgledati prvo izdanje za vaše kanale i jezike.