E-facturatie met Peppol: de Belgische B2B-verplichting en de weg naar 2030

01Waar België staat in het najaar van 2026

De wet van 6 februari 2024, die het Btw-wetboek en het Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992 wijzigde, maakte gestructureerde elektronische facturatie verplicht voor binnenlandse handelingen tussen ondernemingen vanaf 1 januari 2026. Koninklijke besluiten regelen de technische regels en de boetes. De e-facturatiesite (opent een externe website) van de federale overheid, beheerd door de FOD BOSA samen met de FOD Financiën, publiceert de praktische richtlijnen.

De FOD Financiën heeft de verplichting niet uitgesteld, maar kondigde een tolerantie aan voor de eerste drie maanden van 2026: geen boetes voor inbreuken op de nieuwe regels, op voorwaarde dat de onderneming kon aantonen dat ze tijdig redelijke stappen had gezet. Die periode liep af op 31 maart 2026. Sindsdien kan de administratie vaste boetes opleggen: 1.500 euro wanneer de technische middelen om e-facturen te versturen en te ontvangen ontbreken, 3.000 euro bij een tweede inbreuk en 5.000 euro bij elke volgende.

02Wat als e-factuur telt

Een e-factuur in de zin van de verplichting is een gestructureerde factuur: een bestand dat software kan lezen zonder menselijke interpretatie, gebouwd op het semantische gegevensmodel van de Europese norm EN 16931. Een pdf, een gescande papieren factuur of een Word-document is geen e-factuur, ook niet wanneer het per e-mail aankomt. Een gestructureerde factuur mag wel een pdf als bijlage bevatten om door mensen te lezen; wat telt, zijn de gestructureerde gegevens.

In België is het Peppol-netwerk de standaard, met facturen in het formaat Peppol BIS Billing 3.0, de Peppol-specificatie van EN 16931 in de UBL-syntaxis. Partijen mogen een ander netwerk of formaat afspreken, zolang de factuur EN 16931 blijft volgen. In de praktijk verwachten uw klanten en leveranciers Peppol.

03Hoe het Peppol-netwerk werkt

Peppol is een internationaal netwerk en een set specificaties voor de uitwisseling van zakelijke documenten, beheerd door OpenPeppol, een vereniging zonder winstoogmerk met zetel in Brussel. Het werkt volgens een vierhoekenmodel. Uw ERP (hoek één) geeft de factuur door aan uw toegangspunt (hoek twee), dat ze aflevert bij het toegangspunt van uw klant (hoek drie), dat ze doorgeeft aan het systeem van uw klant (hoek vier). Vóór de verzending raadpleegt het toegangspunt het adresboek van het netwerk, de Service Metadata Locator, die naar een Service Metadata Publisher verwijst, om na te gaan of de ontvanger geregistreerd is en welke documenten hij kan ontvangen.

Het gevolg is eenvoudig en krachtig: u sluit één contract met één aanbieder van een toegangspunt en bereikt elke deelnemer op het netwerk, welke aanbieder die ook gebruikt. In België wordt een onderneming op Peppol doorgaans geïdentificeerd met haar ondernemingsnummer. Veel ERP- en boekhoudpakketten bevatten een dienst voor het toegangspunt, en gespecialiseerde aanbieders leveren er een voor grotere volumes en andere documenttypes, zoals bestellingen en creditnota’s.

• Registratie: uw onderneming wordt op het netwerk geregistreerd met haar identificatie en de documenttypes die ze kan ontvangen. Een ontbrekende of foute registratie is een vaak voorkomende reden waarom facturen niet aankomen.
• Validatie: toegangspunten toetsen facturen aan de regels van Peppol BIS Billing 3.0. Een factuur die niet slaagt, wordt geweigerd voor ze de klant bereikt.
• Afleverstatus: het netwerk bevestigt de technische aflevering. Zakelijke antwoorden, zoals aanvaard, betwist of betaald, zijn afzonderlijke berichten en hangen af van wat beide partijen ondersteunen.

04Wie eronder valt, en wat er nog komt

De verplichting geldt voor btw-plichtige ondernemingen die in België gevestigd zijn, voor facturen onderling over handelingen die in België plaatsvinden. Grensoverschrijdende facturen vallen voorlopig buiten de Belgische verplichting. Uitgesloten zijn onder meer ondernemingen die uitsluitend handelingen verrichten die vrijgesteld zijn op grond van artikel 44 van het Btw-wetboek, ondernemingen in faillissement en buitenlandse ondernemingen zonder vaste inrichting in België. De federale e-facturatiesite biedt een online hulpmiddel om uw eigen situatie na te gaan. Facturen aan Belgische overheden lopen via Mercurius, het e-facturatieplatform van de overheid, dat met Peppol verbonden is.

De volgende stap is e-reporting: de federale regering plant dat factuurgegevens vanaf 1 januari 2028 ook aan de belastingadministratie worden gerapporteerd. De wetgeving voor die stap was nog niet definitief toen we dit artikel schreven. Een opzet waarin alle facturatie al via Peppol loopt, met zuivere gegevens, is daarvoor het beste vertrekpunt.

05Het bredere Europese beeld

Twee Europese teksten vormen het kader voor de nationale regels. Richtlijn 2014/55/EU (opent een externe website) verplicht aanbestedende diensten om elektronische facturen te aanvaarden die EN 16931 volgen; daarom werd facturatie aan de overheid in de meeste landen als eerste elektronisch. Het pakket btw in het digitale tijdperk (ViDA), met Richtlijn (EU) 2025/516 van de Raad (opent een externe website), werd op 11 maart 2025 aangenomen en trad op 14 april 2025 in werking. Sindsdien mogen lidstaten binnenlandse e-facturatie verplichten zonder eerst een afwijking aan de EU te vragen. Vanaf 1 juli 2030 worden e-facturatie en digitale rapportering verplicht voor intracommunautaire B2B-leveringen, en uiterlijk op 1 januari 2035 moeten nationale systemen voor realtimerapportering aansluiten op het Europese model.

Tot dan beweegt elk land in zijn eigen tempo en met zijn eigen architectuur. Sommige gebruiken Peppol, andere een nationaal platform dat elke factuur goedkeurt, nog andere een mengvorm. Voor een groep die in meerdere landen factureert, betekent dat één integratieontwerp met meerdere uitgangen.

06Uw ERP koppelen: waar projecten slagen of vastlopen

Een eerste factuur via Peppol versturen kan in een paar uur. Alle facturatie erover laten lopen zonder handwerk vraagt ontwerp. De inspanning zit in stamgegevens, validatie, inkomende verwerking en archivering, niet in het netwerk.

• Eerst de stamgegevens. Elke klant heeft een correcte identificatie, btw-nummer en adres nodig, en elk artikel een meeteenheid en btw-categorie die aansluiten op de codes die de norm verwacht. Controleer de registratie van klanten op het netwerk vóór de eerste verzending, en blijf dat doen, want ondernemingen wisselen van aanbieder.
• Valideer vóór u verstuurt. Pas dezelfde bedrijfsregels als het toegangspunt toe in uw eigen proces, zodat een geweigerde factuur in het ERP wordt opgevangen en gecorrigeerd, en niet weken later wordt ontdekt door een klant die ze nooit ontving.
• Ontwerp de inkomende stroom. Gestructureerde facturen kunnen automatisch worden gekoppeld aan de leverancier, de bestelling en de goederenontvangst, en alleen ter goedkeuring worden voorgelegd wanneer iets niet klopt. Daar zit de grootste efficiëntiewinst. Facturen die nog op papier of als pdf binnenkomen, bijvoorbeeld van buitenlandse leveranciers, kunnen via documentherkenning in dezelfde stroom terechtkomen.
• Bewaar het origineel. Het gestructureerde bestand dat u verstuurde of ontving, is de factuur. Archiveer het ongewijzigd, met het bewijs van aflevering, gedurende de wettelijke bewaartermijn, en zorg dat mensen het bij een controle nog kunnen vinden en lezen.
• Bewaak de stroom. Mislukte afleveringen, weigeringen en facturen die op goedkeuring wachten, horen op een dashboard met een eigenaar, niet in een mailbox.

In Odoo ondersteunt de Belgische lokalisatie het versturen en ontvangen via Peppol, zodat het werk vooral uit configuratie, stamgegevens en goedkeuringsstromen bestaat. In SAP-omgevingen is de keuze meestal die tussen de eigen compliancetools van SAP voor elektronische documenten en een koppeling met een extern toegangspunt; beide vragen dezelfde aandacht voor stamgegevens en foutafhandeling. Waar meerdere ERP’s, een webshop en een groepskern factureren, houdt een gedeelde integratielaag formaten, validatie en monitoring op één plek, in plaats van in elk systeem.

07Een praktisch plan

1. 01Inventariseer elke factuurstroom. Welke systemen facturen en creditnota’s uitreiken en ontvangen, in welke landen en via welke kanalen, met inbegrip van webshops, abonnementsfacturatie en intercompanystromen.
2. 02Kies het model voor het toegangspunt. Dat van uw ERP, een gespecialiseerde aanbieder, of een gedeelde integratielaag voor meerdere systemen. Beslis op basis van volumes, documenttypes naast facturen en de landen die u nodig hebt.
3. 03Zuiver de stamgegevens. Identificaties, btw-nummers, eenheden en btw-categorieën voor klanten, leveranciers en artikelen.
4. 04Test met echte partners. Wissel facturen uit met uw grootste klanten en leveranciers voor u overschakelt, en ga na hoe hun systemen de uwe verwerken.
5. 05Automatiseer de inkomende verwerking. Koppelen, goedkeuren en boeken, met uitzonderingen die naar mensen gaan.
6. 06Archiveer en bewaak. Bewaar de gestructureerde originelen en de afleverbewijzen, en geef mislukte berichten een eigenaar.
7. 07Plan voor rapportering. Ontwerp de gegevensstromen nu zo dat factuurgegevens ook naar de belastingadministratie kunnen wanneer e-reporting komt, in België en in de andere landen waar u handel drijft.

08Waar u op let

• De Belgische wetgeving over e-reporting en de technische specificaties ervan, gepland voor 1 januari 2028.
• De nationale uitvoering van ViDA, ook welke landen de verplichting van 2030 uitbreiden tot binnenlandse transacties.
• De uitrol in Frankrijk en Spanje, en het einde van de Duitse overgangsperiodes in 2027 en 2028.
• Nieuwe releases van Peppol BIS Billing 3.0 en van de validatieregels die uw toegangspunt toepast.

De regels voor e-facturatie zijn in bijna elk land waarin wij werken in beweging. Zet een datum op elke interne notitie die u erover schrijft, en controleer de officiële bronnen vóór elke ontwerpbeslissing.