Електронни фактури и Peppol в България: законо­проектът и пътят към 2030 г.

01Докъде е стигнала България през есента на 2026 г.

Българските публични възложители приемат електронни фактури от 2019 г.: от 1 ноември 2019 г. Законът за обществените поръчки ги задължава да приемат и обработват електронни фактури, които отговарят на европейския стандарт EN 16931. Между предприятията няма задължение в сила; електронни фактури се обменят по споразумение между страните. На 5 ноември 2026 г. правителството внесе в Народното събрание законопроект № 52-602-01-60 за изменение и допълнение на Закона за данък върху добавената стойност (отваря външен сайт), който предвижда структурирани електронни фактури от 1 юли 2028 г.

Законопроектът още не е приет и текстът му може да се промени. Според внесения вариант структурираните фактури трябва да отговарят на EN 16931 в синтаксис UBL 2.1 или CII и да се обменят през мрежа, основана на CEF eDelivery AS4, чрез акредитирани доставчици по четириъгълен или петъгълен модел. Националната агенция за приходите (НАП) ще поддържа национален регистър на електронните адреси за получаване на фактури от 1 януари 2028 г., в който регистрираните по ДДС лица, установени в България, декларират адреса си. Националният портал и информационната система трябва да заработят от 1 юли 2028 г., когато структурираните електронни фактури ще заменят хартиените за регистрираните по ДДС лица.

02Какво е електронна фактура

Електронната фактура в този смисъл е структурирана фактура: файл, който софтуерът може да прочете без човешко тълкуване, изграден по семантичния модел на данните на европейския стандарт EN 16931. PDF файл, сканирана хартиена фактура или документ на Word не е структурирана електронна фактура, дори когато пристига по имейл. Структурираната фактура може да носи PDF като приложение, което хората да четат; значение имат структурираните данни.

Peppol BIS Billing 3.0 е спецификацията на Peppol за EN 16931 в синтаксис UBL. Българският законопроект не назовава Peppol, но използва същия стандарт за съдържанието (EN 16931) и същия стандарт за преноса (AS4), на който се основава и Peppol. Затова система, която вече изпраща фактури по EN 16931 на публични възложители или на партньори в други държави от ЕС през Peppol, има добра отправна точка. Кои мрежи и доставчици ще бъдат допуснати в България, ще стане ясно едва след приемането на закона и на подзаконовите актове към него.

03Как работи мрежата Peppol

Peppol е международна мрежа и набор от спецификации за обмен на търговски документи, управлявани от OpenPeppol, сдружение с нестопанска цел със седалище в Брюксел. Мрежата следва четириъгълен модел. Вашата ERP система (първи ъгъл) предава фактурата на Вашата точка за достъп (втори ъгъл), която я доставя до точката за достъп на клиента (трети ъгъл), а тя я предава на системата на клиента (четвърти ъгъл). Преди изпращане точката за достъп проверява адресната книга на мрежата, Service Metadata Locator, която сочи към Service Metadata Publisher, за да види дали получателят е регистриран и какви документи може да получава.

Последицата е проста и силна: сключвате един договор с един доставчик на точка за достъп и стигате до всеки участник в мрежата, независимо кой е неговият доставчик. Всяко дружество се идентифицира в Peppol с идентификатор, обикновено основан на регистрационния му номер или на номера му по ДДС. Много ERP и счетоводни системи включват услуга за точка за достъп, а специализирани доставчици предлагат такава за по-големи обеми и за други видове документи, като поръчки и кредитни известия. Сходна логика, с акредитирани доставчици и регистър на адресите за получаване, предвижда и българският законопроект.

• Регистрация: дружеството Ви се регистрира в мрежата с идентификатора си и с видовете документи, които може да получава. Липсващата или грешната регистрация е честа причина фактурите да не пристигат.
• Валидиране: точките за достъп проверяват фактурите по правилата на Peppol BIS Billing 3.0. Фактура, която не ги изпълнява, се отхвърля, преди да стигне до клиента.
• Статус на доставката: мрежата потвърждава техническата доставка. Бизнес отговорите, например прието, оспорено или платено, са отделни съобщения и зависят от това какво поддържат двете страни.

04Кой е в обхвата и какво предстои

Задължението, което е в сила в България днес, се отнася до публичните възложители: по Закона за обществените поръчки те трябва да приемат и обработват електронни фактури по EN 16931. Доставчиците на министерства, агенции и общини, които изпращат такива фактури, вече работят със структурирани данни. Законопроектът от 5 ноември 2026 г. би разширил структурираното фактуриране до регистрираните по ДДС лица, установени в България. Докато той не бъде приет, електронна фактура между предприятия се изпраща само по споразумение.

Следващата стъпка зависи от Народното събрание. Ако законопроектът бъде приет във внесения вид, регистърът на адресите ще заработи от 1 януари 2028 г., а обменът на структурирани фактури през националната система от 1 юли 2028 г. Система, в която цялото фактуриране вече минава през структурирани данни по EN 16931 и чисти основни данни, е най-добрата отправна точка, каквото и да е окончателното решение.

05По-широката картина в ЕС

Два акта на ЕС очертават националните правила. Директива 2014/55/ЕС (отваря външен сайт) задължава публичните възложители да приемат електронни фактури по EN 16931, затова фактурирането към държавата стана електронно първо в повечето държави, а в България от 2019 г. Пакетът „ДДС в цифровата ера“ (ViDA) с Директива (ЕС) 2025/516 на Съвета (отваря външен сайт) беше приет на 11 март 2025 г. и влезе в сила на 14 април 2025 г. Оттогава държавите членки могат да въвеждат задължително електронно фактуриране на национално ниво, без първо да искат дерогация от ЕС. От 1 юли 2030 г. електронното фактуриране и цифровото отчитане стават задължителни за вътрешнообщностните доставки между предприятия, а до 1 януари 2035 г. националните системи за отчитане в реално време трябва да се съобразят с модела на ЕС.

Дотогава всяка държава се движи със свое темпо и със своя архитектура. Някои използват Peppol, други национална платформа, през която минава и се потвърждава всяка фактура, трети съчетават двете. За група с дружества в България и в други държави това означава един интеграционен дизайн с няколко изхода.

06Свързване на ERP системата: къде проектите успяват или засядат

Изпращането на първата фактура през мрежа за електронно фактуриране може да отнеме един следобед. Цялото фактуриране да минава през нея без ръчна работа изисква проектиране. Усилието е в основните данни, валидирането, обработката на входящите фактури и архивирането, а не в мрежата.

• Първо основните данни. Всеки клиент трябва да има верен идентификатор, номер по ДДС и адрес, а всеки артикул мерна единица и категория по ДДС, които съответстват на кодовете в стандарта. Проверявайте регистрацията на клиентите в мрежата преди първото изпращане и поддържайте проверката, защото дружествата сменят доставчиците си.
• Валидирайте преди изпращане. Прилагайте в собствения си процес същите бизнес правила, които прилага точката за достъп, така че отхвърлената фактура да бъде открита и поправена в ERP системата, а не седмици по-късно от клиент, който никога не я е получил.
• Проектирайте входящия поток. Структурираните фактури могат автоматично да се съпоставят с доставчика, поръчката и стоковата разписка и да се насочват за одобрение само когато нещо не съвпада. Там е по-голямата част от ползата. Фактурите, които още пристигат на хартия или като PDF, например от доставчици в чужбина, могат да минат през обработка на документи в същия поток.
• Пазете оригинала. Изпратеният или полученият структуриран файл е фактурата. Архивирайте го без промяна, заедно с доказателството за доставка, за законовия срок на съхранение и се погрижете хората да могат да го намерят и прочетат при проверка.
• Наблюдавайте потока. Неуспешните доставки, отказите и фактурите, които чакат одобрение, трябва да са на табло с отговорник, а не в пощенска кутия.

Odoo поддържа изпращане и получаване през Peppol, което вече е полезно за партньори в други държави от ЕС и е добра основа, когато българските технически правила станат известни; останалата работа е най-вече настройка, основни данни и процеси за одобрение. В средите на SAP изборът обикновено е между собствените инструменти на SAP за електронни документи и интеграция с външна точка за достъп; и двата варианта изискват същото внимание към основните данни и обработката на грешки. Когато фактурират няколко ERP системи, онлайн магазин и централна система на групата, общ интеграционен слой държи форматите, валидирането и наблюдението на едно място, вместо във всяка система.

07Практичен план

1. 01Опишете всеки поток на фактуриране. Кои системи издават и получават фактури и кредитни известия, в кои държави и по кои канали, включително онлайн магазини, абонаментно таксуване и вътрешногрупови потоци.
2. 02Изберете модела на достъп. Вграденият в ERP системата, специализиран доставчик или общ интеграционен слой за няколко системи. Решете според обемите, видовете документи освен фактурите и държавите, в които работите. В България проследете кои доставчици ще бъдат акредитирани, ако законопроектът бъде приет.
3. 03Почистете основните данни. Идентификатори, номера по ДДС, мерни единици и категории по ДДС за клиенти, доставчици и артикули.
4. 04Тествайте с реални партньори. Обменете фактури с най-големите си клиенти и доставчици преди преминаването и проверете как системите им обработват Вашите.
5. 05Автоматизирайте входящата обработка. Съпоставяне, одобрение и осчетоводяване, а изключенията се насочват към хора.
6. 06Архивирайте и наблюдавайте. Пазете структурираните оригинали и доказателствата за доставка и определете отговорник за неуспешните съобщения.
7. 07Планирайте за отчитането. Проектирайте потоците от данни още сега, така че данните от фактурите да могат да стигнат и до данъчната администрация, в България и в другите държави, в които търгувате.

08Какво да следите

• Обсъждането на законопроекта за изменение на ЗДДС в Народното събрание, окончателните дати и подзаконовите актове с техническите правила.
• Националното прилагане на ViDA, включително кои държави разширяват задължението от 2030 г. до вътрешните сделки.
• Въвеждането във Франция и Испания и края на германските преходни периоди през 2027 и 2028 г.
• Новите версии на Peppol BIS Billing 3.0 и на правилата за валидиране, които прилага точката Ви за достъп.

Правилата за електронно фактуриране се променят в почти всяка държава. Поставяйте дата на всяка вътрешна бележка, която пишете за тях, и проверявайте официалните източници преди всяко проектно решение.