Dokumentuak sartu, datu egiaztatuak atera. Salbuespenak pertsona batek erabakitzen ditu.
Eskabideak, fakturak, erreklamazioak eta idazkiak formatu guztietan iristen dira. Sarrera-fluxuak eraikitzen ditugu: dokumentu bakoitza sailkatzen dute, behar diren eremuak ateratzen dituzte, zure arauekin egiaztatzen dituzte eta kasu zalantzazkoak bakarrik bidaltzen dizkiote pertsona bati.
Dokumentuak euskaraz, gaztelaniaz eta beste hizkuntza batzuetan jasotzen dituzten erakundeentzat, balio bakoitza trazagarria izan behar denean.
Sistemak kanal guztietako dokumentuak jasotzen ditu, sailkatu egiten ditu, datuak ateratzen ditu eta egiaztatu egiten ditu. Konfiantza-atalasetik behera dauden edo arauren bat betetzen ez duten kasuak berrikuspen-ilarara doaz, eta pertsona batek berrikusten ditu. Datu egiaztatuak kudeaketa-sistemara pasatzen dira, eta berrikusleen zuzenketek ebaluazio-multzoa elikatzen dute.
Lehen eta gero
Zer aldatzen den lanegunean
Gaur egun
Sistemarekin
Gaur egun
Gaur egun: Eranskinetatik eskuz kopiatzea
Langileek PDF, eskaneatu eta inprimaki elektroniko bakoitza ireki eta izenak, zenbatekoak eta erreferentziak eskuz kopiatzen dituzte espediente-sisteman edo ERPan.
Sistemarekin
Sistemarekin: Datuak egituratuta iristen dira
Eremu bakoitza jatorrizko dokumentuko kokapenarekin ateratzen da; horrela, berrikusleak balioa eta froga elkarren ondoan ikusten ditu.
Gaur egun
Gaur egun: Akatsak berandu agertzen dira
Falta diren orriak eta datu inkoherenteak asteak geroago agertzen dira, erabaki bat aurkaratzen denean edo ordainketa bat itzultzen denean.
Sistemarekin
Sistemarekin: Arauak sarreran bertan
Osotasuna, datu nagusiekiko bat-etortzea eta negozio-arauak espedientea ireki aurretik egiaztatzen dira, igorleari oraindik galdetu dakiokeen bitartean.
Gaur egun
Gaur egun: Dokumentu guztiek arreta bera jasotzen dute
Faktura garbi eta osatu batek faktura nahasi eta anbiguo batek adina denbora eskatzen du.
Sistemarekin
Sistemarekin: Arreta salbuespenetan
Dokumentu garbiak zuzenean igarotzen dira. Pertsonek kasu zalantzazko eta ezohikoen ilara bat lantzen dute, kasu bakoitza zergatik dagoen jakinda.
Gaur egun
Gaur egun: Datuen jatorriaren arrastorik ez
Auditore batek balio bat nondik datorren galdetzen duenean, erantzuna nork sartu zuen araberakoa da.
Sistemarekin
Sistemarekin: Balio guztiak trazagarriak dira
Eremu bakoitzeko erregistratzen dira jatorrizko dokumentua, erauzketa, konfiantza, arauen emaitzak eta berrikusleen aldaketak.
Lan-fluxua
Nola dabilen lan-fluxua
Zazpi urrats eta salbuespen-bide bat. Atalaseak eta arauak zure prozesuen arduradunekin adosten ditugu, eta zure dokumentuekin doitzen ditugu ezer produkzioan jarri aurretik.
Bide nagusia jasotzetik abiatzen da, sailkapenetik, erauzketatik eta egiaztapenetik igarotzen da kudeaketa-sistemara pasatu arte, eta zuzenketetatik ikasiz amaitzen da.
Egiaztapenaren ondoren, konfiantza-atalasetik behera dagoen eremuren bat edo bete gabeko negozio-arauren bat duen dokumentua bide nagusitik ateratzen da eta berrikuspen-ilarara doa, eta han pertsona batek balioak berresten edo zuzentzen ditu. Berrikusitako dokumentuak bide nagusira itzultzen dira, kudeaketa-sistemara pasatzeko urratsean.
Berrikuspen-ilara da giza kontrol-puntua: balio zalantzazkoak ez dira inoiz kudeaketa-sistemara iristen pertsona batek ikusi gabe.
01
1. urratsa: Kanal guztietatik jasoSistema
Eskaneatutako dokumentuak, posta elektronikoko eranskinak, atarira igotako fitxategiak eta inprimaki elektronikoak sarrera-ilara bakarrera iristen dira, espediente-erreferentzia, kanalaren metadatuak eta kontrol-batura batekin. Faktura elektroniko egituratuek (Facturae edo UBL) ez dute erauzketarik behar, eta zuzenean doaz egiaztapenera.
02
2. urratsa: Banandu eta sailkatuSistema
Dokumentu-sortak zatitan banatzen dira. Zati bakoitza dokumentu-motaren eta hizkuntzaren arabera sailkatzen da, eta horrek zehazten du zer erauzketa-eskema eta zer arau-multzo aplikatzen diren.
03
3. urratsa: Eremuak ateraSistema
Orriaren diseinua ulertzen duen OCRak testua irakurtzen du; hizkuntza-eredu batek adostutako eremuak eskema zorrotz batera ateratzen ditu. Eremu bakoitzak konfiantza-puntuazioa eta jatorrizko dokumentuko kokapena ditu.
04
4. urratsa: Arauekin egiaztatuSistema
Balioak datu nagusiekin (bezeroak, hornitzaileak, BEZ zenbakiak eta IBAN kontuak), eremuen arteko arauekin eta bikoiztuekin alderatzen dira. Adostutako konfiantza-atalasetik gora dauden eta arau guztiak betetzen dituzten eremuak zuzenean igarotzen dira.
05
5. urratsa: Berrikuspen-ilaraPertsona
Berrikusleak dokumentua eta ateratako balioak elkarren ondoan ikusten ditu, huts egin duen araua edo konfiantza txikiko eremua nabarmenduta, eta balioak berresten edo zuzentzen ditu.
Salbuespen-bidea: Atalasetik behera edo araua bete gabe· 6. urratsera itzultzen da
Giza kontrol-puntua
Balio zalantzazkoak ez dira inoiz kudeaketa-sistemara iristen pertsona batek ikusi gabe. Berrikusleek dokumentu bat baztertu eta igorleari beste bat eska diezaiokete.
06
6. urratsa: Kudeaketa-sistemara pasatuSistema
Datu egiaztatuek espedientea irekitzen edo eguneratzen dute espedienteak kudeatzeko sisteman, CRMan edo ERPan, haren APIaren bidez, jatorrizko dokumentua erantsita eta atxikipen-klasea ezarrita.
07
7. urratsa: Zuzenketetatik ikasiSistema
Berrikusleen zuzenketak etiketatutako adibide gisa gordetzen dira. Ebaluazio-multzoa handitzen dute, eta atalaseak edo jarraibideak bertsio berriak multzo hori gainditu ondoren bakarrik aldatzen dira.
Osagaiak
Zer eraikiko genukeen
01
Sarrera eta kanal-konektoreak
Postontzi, eskaner, atari eta inprimaki elektronikoetarako konektoreak. Dokumentu guztiak ilara bakarrera eramaten dituzte, metadatuekin eta espediente-erreferentziarekin.
Orriaren diseinua ulertzen duen OCRa eta ereduetan oinarritutako erauzketa, dokumentu-mota bakoitzeko eskema bertsionatuetara, eremu-mailako konfiantzarekin eta jatorriko koordenatuekin.
Etiketatutako baliozkotze-multzoa, bertsio-ateak eta aginte-panelak: eskurik gabeko tasa, salbuespenen arrazoiak eta eremuen zehaztasunaren desbideratzea.
Datu nagusien erregistroak (bezeroak, hornitzaileak, BEZ, IBAN)
Berrikusleen rolen identitate-hornitzailea
Kontrolak
Diseinutik txertatutako kontrolak
Sarbide-mugak
Berrikusleek beren rolak baimentzen dituen dokumentu-motak eta espedienteak bakarrik ikusten dituzte. Erauzketa-zerbitzuek ez dute kudeaketa-sistemarako sarbide iraunkorrik; transferentziak integrazio bakoitzeko zerbitzu-kontu mugatu bat erabiltzen du.
Giza berrikuspena
Konfiantza-atalaseek eta arau-hutsegiteek kasuak pertsona batengana bideratzen dituzte. Atalaseak eremuka ezartzen dira, ez dokumentuka, eta ebaluazio-multzoak segurua dela erakutsi ondoren bakarrik jaisten dira. Eskabideei buruzko ebazpenak izapidegileek hartzen dituzte.
Trazabilitatea
Eremu bakoitzeko erregistratzen ditugu jatorrizko kokapena, ateratako balioa, konfiantza, arauen emaitzak, ereduaren eta jarraibidearen bertsioa, eta berrikusleak egindako aldaketa oro, arrazoi-kodearekin.
Datuen babesa
Datu pertsonalak sarreran bertan minimizatzen dira, informazio-eskaeretarako datuak ezkutatzeko aukera dago, eta atxikipena eta ezabatzea zure artxibo-egutegiaren arabera egiten dira. Tratamendua adostutako eskualdean egiten da.
AA gardentasuna
Ereduen eta jarraibideen bertsioak beren ebaluazio-emaitzekin dokumentatzen dira. Emaitzek pertsonei eragiten dietenean, adimen artifizialaren (AA) erabilera zure AA erregistroan jasotzen da eta eskatzaileentzako informazio-oharrean azaltzen da.
Adierazleak
Zer neurtuko genukeen
Adierazle hauek zurekin adosten ditugu aurkikuntza-fasean, eta lehenik zure egungo prozesuaren abiapuntua neurtzen dugu.
Zer neurtuko genukeen
Adierazlea
Zergatik den garrantzitsua
Nola neurtuko genukeen
01Eskurik gabeko tasa
Zergatik den garrantzitsuaDokumentu-mota bakoitzeko erakusten du zenbat lan arruntek ez duen jada pertsona baten beharrik.
Nola neurtuko genukeenBerrikuspenik gabe atalase eta arau guztiak gainditzen dituzten dokumentuen proportzioa, lan-fluxuaren erregistroetatik.
02Salbuespen-tasa eta arrazoiak
Zergatik den garrantzitsuaSalbuespenak eskaneatze txarretatik, falta diren datuetatik edo aldatu beharreko arauetatik datozen erakusten du.
Nola neurtuko genukeenBerrikuspen-ilararen bolumena arrazoi-kodeka, kanalka eta dokumentu-motaka.
03Eremuen zehaztasuna
Zergatik den garrantzitsuaOndorengo erabakietarako eta ordainketetarako garrantzia duen kalitate-neurria.
Nola neurtuko genukeenEremu bakoitzeko doitasuna eta estaldura (precision eta recall), adostutako baliozkotze-multzo etiketatu batean, bertsio bakoitzean berriro neurtuta.
04Tratamendu-denbora
Zergatik den garrantzitsuaAurreztutako lana eta berrikuspenera eramandako lana jasotzen ditu.
Nola neurtuko genukeenJasotzetik transferentziara arteko denbora, eta salbuespen bakoitzeko berrikuspen-denbora aktiboa, ilararen denbora-zigiluetatik.
Ez da helbururik ezartzen abiapuntua neurtu arte.
Ezarpena
Nola ezarriko genukeen
01. fasea
Aurkikuntza eta abiapuntua
Bi edo hiru dokumentu-mota, kanal bat, zure egungo bolumenak eta akats-ereduak. Baliozkotze-multzo bat etiketatzen dugu benetako dokumentu anonimizatuekin.
Irteera-irizpideak
Eremuak, arauak eta kalitate-irizpideak adostuta
Abiapuntua neurtuta
Datuen babesari buruzko eragin-ebaluazioa abian
02. fasea
Itzaleko pilotua
Sistemak datuak atera eta egiaztatzen ditu egungo prozesuarekin batera; pertsonek lanean jarraitzen dute eta emaitzak alderatzen dituzte.
Irteera-irizpideak
Eremuen zehaztasunak adostutako irizpideak betetzen ditu
Atalaseak eremuka ezarrita
Berrikusleak berrikuspen-mahaian trebatuta
03. fasea
Produkzio kontrolatua
Eskurik gabeko tratamendua aktibatzen da pilotuko dokumentu-motetarako, eta automatikoki onartutako kasuen laginak hartzen dira.
Irteera-irizpideak
Laginek ez dute akats onartezinik erakusten
Jarduera-eskuliburua eta monitorizazioa entregatuta
Atzera egiteko prozedura probatuta
04. fasea
Hedapena
Dokumentu-mota, kanal eta hizkuntza gehiago, bakoitza ebaluazio-ate bera gaindituta martxan jarri aurretik.
Lizentzia-, dirulaguntza- eta prestazio-eskabideak eranskinekin; informazio publikoa eskuratzeko eskaerak, dokumentuak eman aurretik datuak ezkutatu behar direnean.
Entrega-agiriak, adostasun-ziurtagiriak eta aduana-dokumentuak, erosketa-eskaerekin parekatuta.
Adibide argigarria
Sarrera-erregistroa toki-erakunde batean
Egoera
Toki-erakunde batek eskabideak, idazkiak eta eranskinak jasotzen ditu egoitza elektronikoaren bidez eta paperean, euskaraz eta gaztelaniaz. Erregistroko langileek dokumentu bakoitza irakurri, prozedura-mota aukeratu eta dagokion sailera bidaltzen dute eskuz.
Sistema
Sarrera bakar batek dokumentuak prozedura-motaren eta hizkuntzaren arabera sailkatzen ditu, eskatzailearen datuak eta erreferentziak ateratzen ditu eta espedientea dagokion sailean irekitzen du, jatorrizko dokumentua erantsita.
Giza kontrola
Sailkapen zalantzazkoak eta datuak falta dituzten dokumentuak erregistroko langileek berrikusten dituzte. Sistemak ez du ebazpenik hartzen: espediente bakoitza dagokion sailak izapidetzen du.
Zer neurtuko genukeen
Eskurik gabeko tasa prozedura-motaka eta kanalka, salbuespenen arrazoiak, eta eremuen zehaztasuna baliozkotze-multzo etiketatu batean.
Espainia
Paperetik faktura elektronikora
Espainian, enpresen arteko faktura elektronikoa derrigorrezkoa izango da 2027ko urriaren 6tik aurrera aurreko urtean 8 milioi eurotik gorako eragiketa-bolumena izan zuten enpresentzat, eta 2028ko urriaren 6tik aurrera gainerakoentzat (18/2022 Legea eta 238/2026 Errege Dekretua). Faktura horiek egituratuta iristen dira (Facturae, UBL edo EN 16931 arauaren beste sintaxi batzuk), eta ez dute erauzketarik behar. Foru-lurraldeetan, soluzio publikoa foru-ogasunen eta Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) erakundearen arteko akordioen bidez aplikatuko da.
Eskabideak, idazkiak eta eranskinak, berriz, PDF, eskaneatu eta inprimaki gisa iristen dira oraindik, euskaraz zein gaztelaniaz. Ateratako datuek pertsonei buruzko erabakiak elikatzen dituztenean, Datuak Babesteko Erregelamendu Orokorra (DBEO), 3/2018 Lege Organikoa (LOPDGDD) eta AA Erregelamendua kontuan hartuta diseinatzen dugu: tratamendu dokumentatua, giza berrikuspena eta auditoreek jarrai ditzaketen erregistroak. Sektore publikoko sistemetan, Esquema Nacional de Seguridad (ENS) eskemaren baldintzak diseinutik hartzen ditugu kontuan.
Zure dokumentuen araberakoa da; horregatik, neurtu egiten dugu, ez agindu. Zure dokumentu anonimizatuekin baliozkotze-multzo bat etiketatzen dugu, eta eremu bakoitzeko doitasuna eta estaldura jakinarazten ditugu. Erauzketa-ereduek akatsak egiten dituzte; horregatik doaz eremu zalantzazkoak pertsona batengana, eta ez zuzenean kudeaketa-sistemara.
02Eskuz idatzitako testua, eskaneatze txarrak eta hainbat hizkuntza tratatu ditzake?
Eskuz betetako inprimakiak eta eskaneatze txarrak irakur daitezke, konfiantza txikiagoarekin; beraz, horietako gehiago iristen dira berrikuspen-ilarara. Euskarazko, gaztelaniazko, ingelesezko eta frantsesezko dokumentuak lehenik hizkuntzaren arabera sailkatzen dira, eta bakoitzari bere eskema eta arauak aplikatzen zaizkio. Bi hizkuntzatan idatzitako inprimakiak ere modu berean tratatzen dira.
03Badugu OCR bat edo digitalizazio-produktu bat. Ordeztu egin behar dugu?
Ez nahitaez. Zure digitalizazio-geruzak ondo funtzionatzen badu, egiaztapena, berrikuspena eta transferentzia haren inguruan eraikitzen ditugu, eta ereduetan oinarritutako erauzketa balioa ematen duen dokumentu-motetarako bakarrik gehitzen dugu.
04Sistemak erabakitzen al du eskabideei edo erreklamazioei buruz?
Ez. Datuak prestatu eta egiaztatzen ditu. Ondorio juridiko edo ekonomikoak dituzten erabakiak zure izapidegileek hartzen dituzte, DBEOren 22. artikuluarekin eta zure politikekin bat.
05Non tratatzen eta gordetzen dira dokumentuak?
Zuk aukeratzen duzun hodei-eskualdean edo datu-zentroan. Tratamendu-urrats guztiak dokumentatzen ditugu, kanpoko eredu-zerbitzurik badago hura barne, zure datuak babesteko ordezkariak martxan jarri aurretik ebalua ditzan.
06Zein da lehen irismen zentzuzko bat?
Bolumen handiko eta arau argiko dokumentu-mota bat, hala nola hornitzaileen fakturak edo eskabide-inprimaki bakar bat. Lan-fluxua, berrikuspen-pantaila eta neurketak frogatzen ditu, mota gehiago gehitu aurretik. Ikusi gure ikuspegia.
Hitz egin dezagun zure dokumentu-fluxuez
Ekarri bi edo hiru dokumentu-mota eta zer sistematan amaitzen diren. Lehen bertsio batek nolakoa izan litekeen erakutsiko dizugu, zure hizkuntza eta arauekin.