Dokumen masuk, data yang disahkan keluar. Manusia memutuskan pengecualian.
Permohonan, invois, tuntutan dan surat tiba dalam pelbagai format. Kami membina aliran penerimaan yang mengelaskan setiap dokumen, mengekstrak medan yang penting, menyemaknya berdasarkan peraturan anda dan hanya menghantar kes yang tidak pasti kepada seorang pegawai.
Untuk organisasi yang menerima dokumen dalam beberapa bahasa dan format, daripada pembekal di Malaysia dan di luar negara, dan memerlukan setiap nilai boleh dikesan.
Dokumen diterima daripada setiap saluran, kemudian dikelaskan, diekstrak dan disahkan oleh sistem. Kes di bawah ambang keyakinan atau yang gagal sesuatu peraturan dihantar kepada seorang pegawai dalam baris gilir semakan. Data yang disahkan diserahkan kepada sistem perniagaan, dan pembetulan oleh penyemak ditambah ke dalam set penilaian.
Sebelum dan selepas
Perubahan dalam kerja harian
Keadaan semasa
Dengan sistem ini
Keadaan semasa
Keadaan semasa: Menaip semula daripada lampiran
Kakitangan membuka setiap PDF, imbasan atau borang elektronik dan menyalin nama, amaun dan nombor rujukan ke dalam sistem kes atau ERP secara manual.
Dengan sistem ini
Dengan sistem ini: Data tiba dalam bentuk berstruktur
Medan diekstrak bersama kedudukannya dalam dokumen sumber, jadi penyemak melihat nilai dan buktinya bersebelahan.
Keadaan semasa
Keadaan semasa: Kesilapan dikesan lewat
Halaman yang tertinggal dan data yang tidak konsisten hanya dikesan beberapa minggu kemudian, apabila keputusan dipertikaikan atau pembayaran gagal.
Dengan sistem ini
Dengan sistem ini: Peraturan disemak semasa penerimaan
Kelengkapan, padanan data induk dan peraturan perniagaan disemak sebelum kes dibuka, ketika penghantar masih boleh dihubungi.
Keadaan semasa
Keadaan semasa: Setiap dokumen diberi perhatian yang sama
Invois yang lengkap dan jelas mengambil masa yang sama untuk diproses seperti invois yang tidak kemas dan mengelirukan.
Dengan sistem ini
Dengan sistem ini: Perhatian diberikan kepada pengecualian
Dokumen yang lengkap terus diproses. Kakitangan mengendalikan baris gilir kes yang tidak pasti dan luar biasa, beserta sebab setiap kes berada di situ.
Keadaan semasa
Keadaan semasa: Tiada rekod cara data dimasukkan
Apabila juruaudit bertanya dari mana sesuatu nilai datang, jawapannya bergantung pada siapa yang menaipnya.
Dengan sistem ini
Dengan sistem ini: Setiap nilai boleh dikesan
Dokumen sumber, hasil ekstrak, tahap keyakinan, keputusan semakan peraturan dan perubahan oleh penyemak direkodkan bagi setiap medan.
Aliran kerja
Cara aliran kerja berjalan
Tujuh langkah, satu laluan pengecualian. Ambang dan peraturan dipersetujui bersama pemilik proses anda dan dilaras menggunakan dokumen anda sendiri sebelum apa-apa dijalankan dalam operasi sebenar.
Contoh aliran kerja
7 langkah · 1 titik semakan manusia
Petunjuk
Sistem
Individu
Titik semakan manusia
Laluan pengecualian
Pemprosesan dokumen: contoh aliran kerja dengan laluan pengecualian
Baca rajah dalam bentuk teks
Laluan utama bermula dengan penerimaan, diikuti pengelasan, ekstrak dan pengesahan, hingga penyerahan kepada sistem perniagaan, dan berakhir dengan pembelajaran daripada pembetulan.
Selepas pengesahan, setiap dokumen yang mempunyai medan di bawah ambang keyakinan atau peraturan perniagaan yang gagal keluar dari laluan utama ke baris gilir semakan, tempat seorang pegawai mengesahkan atau membetulkan nilai. Dokumen yang telah disemak kemudian kembali ke laluan utama pada langkah penyerahan.
Baris gilir semakan ialah titik semakan manusia: nilai yang tidak pasti tidak sekali-kali sampai ke sistem perniagaan tanpa seorang pegawai.
01
Langkah 1: Terima daripada setiap saluranSistem
Imbasan, lampiran e-mel, muat naik portal dan borang elektronik masuk ke satu baris gilir penerimaan dengan nombor rujukan kes, metadata saluran dan checksum. Invois berstruktur, seperti e-Invois yang disahkan melalui MyInvois dan invois elektronik Peppol (UBL), tidak melalui langkah ekstrak dan terus ke langkah pengesahan.
02
Langkah 2: Pisahkan dan kelaskanSistem
Himpunan berbilang dokumen dipisahkan kepada bahagian masing-masing. Setiap bahagian dikelaskan mengikut jenis dokumen dan bahasa, yang menentukan skema ekstrak dan set peraturan yang terpakai.
03
Langkah 3: Ekstrak medanSistem
OCR yang memahami susun atur membaca halaman; model bahasa mengekstrak medan yang dipersetujui ke dalam skema yang ketat. Setiap medan mempunyai skor keyakinan dan lokasinya dalam dokumen sumber.
04
Langkah 4: Sahkan berdasarkan peraturanSistem
Nilai disemak berdasarkan data induk (daftar pelanggan dan pembekal, nombor pengenalan cukai dan akaun bank), peraturan antara medan dan pendua. Medan yang melepasi ambang keyakinan yang dipersetujui dan lulus setiap peraturan terus diproses.
05
Langkah 5: Baris gilir semakanIndividu
Penyemak melihat dokumen dan nilai yang diekstrak secara bersebelahan, dengan peraturan yang gagal atau medan berkeyakinan rendah ditonjolkan, lalu mengesahkan atau membetulkannya.
Laluan pengecualian: Di bawah ambang atau peraturan gagal· Kembali ke langkah 6
Titik semakan manusia
Nilai yang tidak pasti tidak sekali-kali sampai ke sistem perniagaan tanpa melalui seorang pegawai. Penyemak juga boleh menolak dokumen dan meminta dokumen baharu daripada penghantar.
06
Langkah 6: Serahkan kepada sistem perniagaanSistem
Data yang disahkan membuka atau mengemas kini kes dalam sistem pengurusan kes, CRM atau ERP melalui API sistem itu, dengan dokumen sumber dilampirkan dan kelas penyimpanan ditetapkan.
07
Langkah 7: Belajar daripada pembetulanSistem
Pembetulan oleh penyemak direkodkan sebagai contoh berlabel. Contoh ini menambah set penilaian, dan ambang atau gesaan hanya diubah selepas versi baharu lulus penilaian tersebut.
Komponen
Apa yang akan kami bina
01
Penyambung penerimaan dan saluran
Penyambung peti mel, pengimbas, portal dan borang elektronik yang menghantar setiap dokumen ke satu baris gilir bersama metadata dan nombor rujukan kes.
OCR yang memahami susun atur serta ekstrak berasaskan model ke dalam skema berversi bagi setiap jenis dokumen, dengan tahap keyakinan dan koordinat sumber bagi setiap medan.
Baris gilir dan skrin semakan bersebelahan untuk pengecualian, dengan pembetulan menggunakan papan kekunci, kod sebab dan pilihan semakan oleh pegawai kedua.
Set pengesahan berlabel, syarat kelulusan sebelum setiap keluaran dan papan pemuka bagi kadar pemprosesan terus, sebab pengecualian dan perubahan ketepatan medan.
Daftar data induk (pelanggan, pembekal, nombor cukai, akaun bank)
Penyedia identiti untuk peranan penyemak
Kawalan
Kawalan yang dibina sejak awal
Had akses
Penyemak hanya melihat jenis dokumen dan kes yang dibenarkan oleh peranan mereka. Perkhidmatan ekstrak berjalan tanpa akses tetap ke sistem perniagaan; penyerahan data menggunakan akaun perkhidmatan berskop bagi setiap integrasi.
Semakan oleh manusia
Ambang keyakinan dan kegagalan peraturan menghalakan kes kepada seorang pegawai. Ambang ditetapkan bagi setiap medan, bukan bagi setiap dokumen, dan hanya diturunkan selepas set penilaian menunjukkan bahawa ia selamat. Keputusan terhadap permohonan kekal di tangan pegawai kes.
Kebolehauditan
Bagi setiap medan, kami merekodkan lokasi sumber, nilai yang diekstrak, tahap keyakinan, keputusan peraturan, versi model dan gesaan, serta sebarang perubahan oleh penyemak beserta kod sebab.
Perlindungan data
Data peribadi diminimumkan semasa penerimaan, maklumat boleh disembunyikan sebelum dokumen diberikan sebagai jawapan kepada permintaan akses data, dan penyimpanan serta pemadaman mengikut jadual rekod anda. Jika Akta 709 terpakai, langkah keselamatan direka bentuk mengikut prinsip keselamatannya. Pemprosesan kekal dalam rantau yang dipersetujui.
Ketelusan AI
Versi model dan gesaan didokumenkan bersama hasil penilaiannya. Jika output menjejaskan individu, penggunaan AI direkodkan dalam daftar AI anda dan diterangkan dalam notis kepada pemohon.
Ukuran
Apa yang akan kami ukur
Kami mempersetujui ukuran ini bersama anda semasa fasa penemuan dan merekodkan garis dasar daripada proses semasa anda terlebih dahulu.
Apa yang akan kami ukur
Metrik
Mengapa ia penting
Cara kami akan mengukurnya
01Kadar pemprosesan terus
Mengapa ia pentingMenunjukkan jumlah kerja rutin yang tidak lagi memerlukan pegawai, bagi setiap jenis dokumen.
Cara kami akan mengukurnyaPeratusan dokumen yang melepasi setiap ambang dan peraturan tanpa semakan, daripada log aliran kerja.
02Kadar dan sebab pengecualian
Mengapa ia pentingMenunjukkan sama ada pengecualian berpunca daripada imbasan yang lemah, data yang tidak lengkap atau peraturan yang perlu diubah.
Cara kami akan mengukurnyaJumlah dalam baris gilir semakan mengikut kod sebab, bagi setiap saluran dan jenis dokumen.
03Ketepatan pada peringkat medan
Mengapa ia pentingUkuran kualiti yang penting untuk keputusan dan pembayaran seterusnya.
Cara kami akan mengukurnyaPrecision dan recall bagi setiap medan pada set pengesahan berlabel yang dipersetujui, diulang pada setiap keluaran.
04Masa pengendalian
Mengapa ia pentingMenunjukkan usaha yang dijimatkan dan usaha yang beralih kepada semakan.
Cara kami akan mengukurnyaMasa dari penerimaan hingga penyerahan, dan masa semakan aktif bagi setiap pengecualian, daripada cap masa baris gilir.
Tiada sasaran ditetapkan sebelum garis dasar diwujudkan.
Pelaksanaan
Cara kami akan melaksanakannya
Fasa 01
Penemuan dan garis dasar
Dua atau tiga jenis dokumen, satu saluran, serta jumlah dan corak kesilapan semasa anda. Kami melabel set pengesahan daripada dokumen sebenar yang telah dianonimkan.
Kriteria tamat fasa
Medan, peraturan dan kriteria kualiti dipersetujui
Garis dasar diukur
Penilaian impak perlindungan data dimulakan
Fasa 02
Perintis dalam mod bayangan
Sistem mengekstrak dan mengesahkan secara selari dengan proses semasa; kakitangan terus melakukan kerja dan membandingkan hasilnya.
Kriteria tamat fasa
Ketepatan medan memenuhi kriteria yang dipersetujui
Ambang ditetapkan bagi setiap medan
Penyemak dilatih menggunakan ruang kerja semakan
Fasa 03
Operasi terkawal
Pemprosesan terus diaktifkan bagi jenis dokumen yang telah diuji dalam perintis, dengan pensampelan kes yang diluluskan secara automatik.
Kriteria tamat fasa
Pensampelan tidak menunjukkan kesilapan yang tidak boleh diterima
Buku panduan operasi dan pemantauan diserahkan
Prosedur undur semula diuji
Fasa 04
Perluasan
Lebih banyak jenis dokumen, saluran dan bahasa, setiap satu melalui syarat penilaian yang sama sebelum mula beroperasi.
Fail KYC, dokumen tuntutan dan invois pembekal di bank, syarikat insurans dan pengendali takaful, dengan semakan oleh pegawai kedua bagi kes bernilai tinggi.
Surat rujukan, borang tuntutan dan sijil pembekal, dengan akses ketat mengikut peranan kerana data kesihatan ialah data peribadi sensitif di bawah Akta 709.
Nota penghantaran, sijil keakuran dan dokumen kastam dipadankan dengan pesanan pembelian, termasuk bagi barangan yang dieksport ke Kesatuan Eropah.
Contoh ilustrasi
Invois pembekal di sebuah kilang penapisan minyak sawit
Situasi
Sebuah syarikat penapisan minyak sawit menerima invois pembekal dalam bentuk e-Invois yang disahkan melalui MyInvois, PDF daripada pembekal luar negara dan invois kertas daripada pembekal kecil, ke dalam beberapa peti mel kewangan.
Sistem
Satu aliran penerimaan akan menghantar e-Invois berstruktur terus ke langkah pengesahan dan mengekstrak data daripada dokumen lain. Nilai akan dipadankan dengan pesanan pembelian, nota penerimaan barang dan data induk pembekal dalam ERP.
Kawalan manusia
Invois dengan medan berkeyakinan rendah, butiran bank yang tidak dikenali atau harga yang tidak sepadan menunggu dalam baris gilir semakan untuk pasukan kewangan. Pembayaran hanya dikeluarkan daripada ERP.
Perkara yang akan kami ukur
Kadar pemprosesan terus mengikut saluran dan jenis invois, sebab pengecualian, dan ketepatan medan pada set pengesahan berlabel.
Malaysia
Invois yang sama, beberapa format
Organisasi di Malaysia menerima jenis dokumen yang sama dalam bentuk yang berbeza: e-Invois berstruktur yang disahkan melalui MyInvois, invois PDF daripada pembekal luar negara, dan invois kertas daripada perniagaan kecil yang dikecualikan daripada e-Invois kerana perolehan tahunannya kurang daripada RM3 juta. Kami mereka bentuk satu lapisan penerimaan dan ekstrak dengan skema dan set peraturan bagi setiap format, supaya semuanya melalui laluan terkawal yang sama.
e-Invois diwajibkan secara berperingkat sejak 1 Ogos 2024, dan fasa keempat bermula pada 1 Januari 2026; invois berstruktur ini tidak perlu diekstrak langsung. Bagi kumpulan yang mempunyai anak syarikat di Kesatuan Eropah, pakej VAT dalam Era Digital (ViDA) juga mengarah kepada invois berstruktur. Jika data yang diekstrak digunakan untuk keputusan tentang individu, kami mereka bentuk dengan mengambil kira Akta 709 serta, jika pemprosesan itu tertakluk kepadanya, GDPR dan Akta AI Kesatuan Eropah: pemprosesan yang didokumenkan, semakan manusia dan log yang boleh diikuti oleh juruaudit anda.
Ia bergantung pada dokumen anda, jadi kami mengukurnya dan bukan menjanjikannya. Kami melabel set pengesahan daripada dokumen anda sendiri yang telah dianonimkan dan melaporkan precision dan recall bagi setiap medan. Model ekstrak boleh tersilap, sebab itu medan yang tidak pasti dihantar kepada seorang pegawai dan bukan terus ke sistem perniagaan.
02Bolehkah ia mengendalikan tulisan tangan, imbasan yang lemah dan beberapa bahasa?
Borang bertulisan tangan dan imbasan yang lemah boleh dibaca, tetapi dengan tahap keyakinan yang lebih rendah, jadi lebih banyak dokumen sedemikian masuk ke baris gilir semakan. Dokumen dalam bahasa Melayu, bahasa Inggeris dan bahasa lain yang anda terima dikelaskan mengikut bahasa terlebih dahulu, supaya setiap satu menggunakan skema dan peraturan yang betul.
03Kami sudah mempunyai OCR atau produk pengimbasan. Perlukah kami menggantikannya?
Tidak semestinya. Jika lapisan pengimbasan anda berfungsi, kami membina pengesahan, semakan dan penyerahan di sekelilingnya, dan menambah ekstrak berasaskan model hanya bagi jenis dokumen yang mendapat manfaat daripadanya.
04Adakah sistem ini membuat keputusan terhadap permohonan atau tuntutan?
Tidak. Ia menyediakan dan menyemak data. Keputusan yang mempunyai kesan undang-undang atau kewangan kekal di tangan pegawai kes anda, selaras dengan dasar anda sendiri dan, bagi organisasi yang tertakluk kepada GDPR, Perkara 22 GDPR.
05Di manakah dokumen diproses dan disimpan?
Di rantau awan atau pusat data yang anda pilih. Kami mendokumenkan setiap langkah pemprosesan, termasuk sebarang perkhidmatan model luaran, supaya pegawai perlindungan data (DPO) anda dapat menilainya sebelum sistem mula beroperasi. Jika data peribadi dipindahkan ke luar Malaysia, pemindahan itu turut dinilai berdasarkan seksyen 129 Akta 709.
06Apakah skop pertama yang munasabah?
Satu jenis dokumen yang bervolum tinggi dengan peraturan yang jelas, seperti invois pembekal atau satu borang permohonan. Ia membuktikan aliran kerja, skrin semakan dan ukuran sebelum lebih banyak jenis ditambah. Baca tentang pendekatan kami.
Bincangkan aliran dokumen anda
Bawa dua atau tiga jenis dokumen dan sistem yang menerimanya. Kami akan menunjukkan rupa keluaran pertama merentas format, bahasa dan entiti anda.