Iz dokumentov preverjeni podatki. O izjemah odločijo ljudje.
Vloge, računi, odškodninski zahtevki in dopisi prihajajo v vseh oblikah. Gradimo poteke sprejema, ki vsak dokument razvrstijo, iz njega zajamejo pomembna polja, jih preverijo po vaših pravilih in človeku pošljejo samo negotove primere.
Za organizacije v Sloveniji, ki vloge, račune in dopise prejemajo v več jezikih in oblikah, od e-računov do skenov, in potrebujejo sledljivost vsake vrednosti.
Sistem dokumente sprejme iz vseh kanalov, jih razvrsti, iz njih zajame podatke in jih preveri. Primeri pod pragom zanesljivosti ali s kršenim pravilom gredo v čakalno vrsto za pregled k človeku. Preverjeni podatki se predajo poslovnemu sistemu, popravki pregledovalcev pa dopolnjujejo zbirko za vrednotenje.
Prej in potem
Kaj se spremeni pri vsakdanjem delu
Danes
S sistemom
Danes
Danes: Pretipkavanje iz prilog
Zaposleni odprejo vsak PDF, sken ali e-obrazec ter imena, zneske in sklice ročno prepišejo v sistem za obravnavo zadev ali ERP.
S sistemom
S sistemom: Podatki prispejo strukturirani
Polja se zajamejo skupaj s položajem v izvornem dokumentu, zato pregledovalec vidi vrednost in dokaz drug ob drugem.
Danes
Danes: Napake, odkrite prepozno
Manjkajoče strani in neskladni podatki se pokažejo tedne pozneje, ko je odločitev izpodbijana ali se plačilo vrne.
S sistemom
S sistemom: Pravila se izvajajo ob sprejemu
Popolnost, ujemanje z matičnimi podatki in poslovna pravila se preverijo, preden se odpre zadeva, ko je pošiljatelja še mogoče pozvati.
Danes
Danes: Vsak dokument dobi enako pozornost
Urejen, popoln račun zahteva toliko časa kot nepregleden in dvoumen.
S sistemom
S sistemom: Pozornost gre izjemam
Urejeni dokumenti gredo neposredno naprej. Ljudje delajo na čakalni vrsti negotovih in neobičajnih primerov, pri vsakem pa vidijo, zakaj je tam.
Danes
Danes: Ni zapisa o tem, kako so podatki nastali
Ko revizor vpraša, od kod je vrednost, je odgovor odvisen od tega, kdo jo je vnesel.
S sistemom
S sistemom: Vsaka vrednost je sledljiva
Za vsako polje se zabeležijo izvorni dokument, zajem, zanesljivost, rezultati pravil in spremembe pregledovalca.
Potek dela
Kako poteka delo
Sedem korakov, ena pot za izjeme. Pragove in pravila dogovorimo z lastniki vaših procesov in jih na vaših dokumentih uglasimo, preden kar koli teče v produkciji.
Ponazoritveni potek dela
7 korakov · 1 točka človeškega nadzora
Legenda
Sistem
Oseba
Točka človeškega nadzora
Postopek ob izjemi
Obdelava dokumentov: ponazoritveni potek dela s potjo za izjeme
Preberite diagram kot besedilo
Glavna pot vodi od sprejema prek razvrščanja, zajema polj in preverjanja do predaje poslovnemu sistemu, konča pa se z učenjem iz popravkov.
Po preverjanju vsak dokument s poljem pod pragom zanesljivosti ali s kršenim poslovnim pravilom zapusti glavno pot in gre v čakalno vrsto za pregled, kjer človek vrednosti potrdi ali popravi. Pregledani dokumenti se nato vrnejo na glavno pot pri koraku predaje.
Čakalna vrsta za pregled je točka človeškega nadzora: negotove vrednosti nikoli ne pridejo v poslovni sistem brez človeka.
01
Korak 1: Sprejem iz vseh kanalovSistem
Skeni, priloge e-pošte, nalaganja na portal in e-obrazci pristanejo v eni čakalni vrsti s številko zadeve, metapodatki kanala in kontrolno vsoto. Strukturirani e-računi (e-SLOG ali Peppol UBL) zajem preskočijo in gredo neposredno v preverjanje.
02
Korak 2: Ločevanje in razvrščanjeSistem
Paketi z več dokumenti se razdelijo na posamezne dele. Vsak del se razvrsti po vrsti dokumenta in jeziku, kar določi shemo zajema in pravila, ki veljajo zanj.
03
Korak 3: Zajem poljSistem
Optično prepoznavanje znakov (OCR), ki upošteva postavitev strani, prebere besedilo, jezikovni model umetne inteligence (UI) pa dogovorjena polja zajame v strogo shemo. Vsako polje ima oceno zanesljivosti in položaj v viru.
04
Korak 4: Preverjanje po pravilihSistem
Vrednosti se preverijo glede na matične podatke (registri strank, dobaviteljev, identifikacijskih številk za DDV in IBAN), pravila med polji in dvojnike. Polja nad dogovorjenim pragom zanesljivosti, ki prestanejo vsa pravila, gredo neposredno naprej.
05
Korak 5: Čakalna vrsta za pregledOseba
Pregledovalec vidi dokument in zajete vrednosti drug ob drugem, z označenim kršenim pravilom ali poljem z nizko zanesljivostjo, ter jih potrdi ali popravi.
Postopek ob izjemi: Pod pragom ali kršeno pravilo· Vrnitev na korak 6
Točka človeškega nadzora
Negotove vrednosti nikoli ne pridejo v poslovni sistem brez človeka. Pregledovalec lahko dokument tudi zavrne in od pošiljatelja zahteva novega.
06
Korak 6: Predaja poslovnemu sistemuSistem
Preverjeni podatki prek API-ja odprejo ali posodobijo zadevo v sistemu za obravnavo zadev, CRM ali ERP, z izvornim dokumentom v prilogi in določenim rokom hrambe.
07
Korak 7: Učenje iz popravkovSistem
Popravki pregledovalcev se zajamejo kot označeni primeri. Dopolnijo zbirko za vrednotenje, pragovi ali navodila za model pa se spremenijo šele, ko nova različica prestane to vrednotenje.
Komponente
Kaj bi zgradili
01
Sprejem in povezave s kanali
Povezave s poštnimi predali, skenerji, portali in e-obrazci, ki vsak dokument z metapodatki in številko zadeve dostavijo v eno čakalno vrsto.
OCR, ki upošteva postavitev strani, in zajem z modelom v sheme z različicami za vsako vrsto dokumenta, z zanesljivostjo na ravni polja in koordinatami v viru.
Čakalna vrsta in zaslon, na katerem sta dokument in izjema drug ob drugem, s popravki prek tipkovnice, šiframi razlogov in možnostjo pregleda po načelu štirih oči.
Označena zbirka za preverjanje, kontrolne točke pred izdajo in nadzorne plošče za delež samodejne obdelave, razloge izjem in odstopanja v točnosti polj.
Registri matičnih podatkov (stranke, dobavitelji, DDV, IBAN)
Ponudnik identitete za pravice pregledovalcev
Nadzorni mehanizmi
Vgrajeni nadzorni mehanizmi
Omejitve dostopa
Pregledovalci vidijo samo vrste dokumentov in zadev, ki jih dovoljujejo njihova pooblastila. Storitve za zajem nimajo stalnega dostopa do poslovnega sistema; predaja uporablja omejen storitveni račun za vsako integracijo.
Človeški pregled
Pragovi zanesljivosti in kršena pravila usmerijo primere k človeku. Pragovi se določijo za vsako polje, ne za ves dokument, in se znižajo šele, ko zbirka za vrednotenje pokaže, da je to varno. Odločitve o vlogah ostanejo pri uradnih osebah.
Revizijska sledljivost
Za vsako polje beležimo položaj v viru, zajeto vrednost, zanesljivost, rezultate pravil, različico modela in navodil ter vsako spremembo pregledovalca s šifro razloga.
Varstvo podatkov
Osebni podatki se že ob sprejemu omejijo na nujne, za posredovanje dokumentov na zahtevo je na voljo prekrivanje osebnih podatkov, hramba in brisanje pa sledita vašemu načrtu hrambe. Obdelava poteka v dogovorjeni regiji.
Preglednost UI
Različice modelov in navodil so dokumentirane skupaj z rezultati vrednotenja. Kadar rezultati vplivajo na ljudi, je uporaba UI vpisana v vaš register sistemov UI in pojasnjena v obvestilu vlagateljem.
Kazalniki
Kaj bi merili
Kazalnike z vami dogovorimo med začetno analizo, najprej pa zabeležimo izhodiščno stanje vašega obstoječega procesa.
Kaj bi merili
Kazalnik
Zakaj je pomemben
Kako bi ga merili
01Delež samodejne obdelave
Zakaj je pomembenPokaže, koliko rutinskega dela pri posamezni vrsti dokumenta ne potrebuje več človeka.
Kako bi ga meriliDelež dokumentov, ki prestanejo vse pragove in pravila brez pregleda, iz dnevnikov poteka dela.
02Delež izjem in njihovi razlogi
Zakaj je pomembenPove, ali izjeme izvirajo iz slabih skenov, manjkajočih podatkov ali pravil, ki jih je treba spremeniti.
Kako bi ga meriliObseg čakalne vrste za pregled po šifri razloga, po kanalu in vrsti dokumenta.
03Točnost na ravni polj
Zakaj je pomembenMerilo kakovosti, ki šteje za nadaljnje odločitve in plačila.
Kako bi ga meriliNatančnost in priklic za vsako polje na dogovorjeni, označeni zbirki za preverjanje, ponovljena ob vsaki izdaji.
04Čas obdelave
Zakaj je pomembenZajame prihranjeni trud in trud, ki se preseli v pregled.
Kako bi ga meriliČas od prejema do predaje in aktivni čas pregleda na izjemo, iz časovnih žigov čakalne vrste.
Dokler izhodiščno stanje ni znano, ciljnih vrednosti ne določamo.
Uvedba
Kako bi rešitev uvedli
Faza 01
Začetna analiza in izhodišče
Dve ali tri vrste dokumentov, en kanal, vaše trenutne količine in vzorci napak. Iz resničnih, anonimiziranih dokumentov označimo zbirko za preverjanje.
Merila za zaključek
Polja, pravila in merila kakovosti so dogovorjeni
Izhodiščno stanje je izmerjeno
Ocena učinka v zvezi z varstvom podatkov je začeta
Faza 02
Pilot v senčnem načinu
Sistem zajema in preverja vzporedno z obstoječim procesom; ljudje še naprej opravljajo delo in primerjajo rezultate.
Merila za zaključek
Točnost polj dosega dogovorjena merila
Pragovi so določeni za vsako polje
Pregledovalci so usposobljeni za delovno okolje za pregled
Faza 03
Nadzorovana produkcija
Samodejna obdelava je vklopljena za preizkušene vrste dokumentov, samodejno odobreni primeri pa se vzorčno preverjajo.
Merila za zaključek
Vzorčenje ne kaže nesprejemljivih napak
Priročnik za delovanje in spremljanje sta predana
Povrnitev je preizkušena
Faza 04
Širitev
Več vrst dokumentov, kanalov in jezikov, pri čemer mora vsaka nova vrsta pred uvedbo prestati isto vrednotenje.
Vloge za subvencije na občinah z vsemi prilogami, vhodna pošta na upravnih enotah ter zahteve za dostop do informacij javnega značaja, pri katerih je treba dokumente pred posredovanjem delno prekriti.
Dokumentacija za poznavanje stranke (KYC), dokumentacija odškodninskih zahtevkov in računi dobaviteljev, s pregledom po načelu štirih oči pri zadevah visoke vrednosti.
Dobavnice, izjave o skladnosti in carinski dokumenti pri špediterjih in dobaviteljih za avtomobilsko industrijo, usklajeni z naročilnicami.
Ponazoritveni primer
Računi dobaviteljev v treh hčerinskih družbah
Izhodišče
Skupina s hčerinskimi družbami v Sloveniji, na Hrvaškem in v Avstriji prejema račune dobaviteljev kot PDF, skene in strukturirane e-račune, v treh jezikih, v ločene finančne predale.
Sistem
En sprejem strukturirane e-račune, tudi slovenske e-račune v standardu e-SLOG, pošlje neposredno v preverjanje, iz ostalih pa podatke zajame. Vrednosti se uskladijo z naročilnicami in matičnimi podatki dobaviteljev v ERP skupine.
Človeški nadzor
Računi s polji nizke zanesljivosti, neznanimi bančnimi podatki ali neskladno ceno čakajo v čakalni vrsti za pregled pri finančni ekipi posamezne družbe. Plačila se sprostijo samo iz ERP.
Kaj bi merili
Delež samodejne obdelave po družbi in kanalu, razlogi izjem in točnost polj na označeni zbirki za preverjanje.
Slovenija
Isti račun, več oblik
Od 1. januarja 2028 bodo poslovni subjekti za dobave v Sloveniji izmenjevali samo e-račune v standardu e-SLOG ali v sintaksi, skladni z evropskim standardom (ZIERDED); račun v PDF ni e-račun. Taki računi zajem v celoti preskočijo in gredo neposredno v preverjanje, proračunski uporabniki pa jih prek UJP prejemajo že od leta 2015. Računi tujih dobaviteljev, dobavnice, carinski dokumenti in vloge s prilogami bodo še naprej prihajali kot PDF in skeni, pogosto v več jezikih.
Zasnujemo eno plast za sprejem in zajem s shemami in pravili za vsako vrsto dokumenta in državo, tako da gredo slovenski račun, hrvaška dobavnica in avstrijski obrazec po isti nadzorovani poti. Kadar zajeti podatki vplivajo na odločitve o ljudeh, načrtujemo ob upoštevanju splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR) in Akta o umetni inteligenci: dokumentirana obdelava, pregled človeka in dnevniki, ki jim vaši revizorji lahko sledijo.
Odvisno je od vaših dokumentov, zato natančnost merimo, ne obljubljamo. Iz vaših anonimiziranih dokumentov označimo zbirko za preverjanje in poročamo o natančnosti in priklicu za vsako polje. Modeli za zajem se motijo, zato gredo negotova polja k človeku, ne neposredno v poslovni sistem.
02Ali sistem obvlada rokopis, slabe skene in več jezikov?
Rokopisne obrazce in slabe skene je mogoče prebrati, vendar z nižjo zanesljivostjo, zato jih več pristane v čakalni vrsti za pregled. Dokumenti v slovenščini, angleščini, nemščini, italijanščini ali hrvaščini se najprej razvrstijo po jeziku, tako da za vsakega veljata prava shema in prava pravila.
03OCR ali rešitev za zajem že imamo. Ali jo zamenjate?
Ne nujno. Če vaša plast za zajem deluje, okoli nje zgradimo preverjanje, pregled in predajo, zajem z modelom pa dodamo samo za vrste dokumentov, pri katerih prinaša korist.
04Ali sistem odloča o vlogah ali zahtevkih?
Ne. Pripravi in preveri podatke. Odločitve s pravnimi ali finančnimi učinki ostanejo pri vaših uradnih osebah in referentih, v skladu z 22. členom splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR) in vašimi internimi pravili.
05Kje se dokumenti obdelujejo in hranijo?
V oblačni regiji ali podatkovnem centru, ki ga izberete. Dokumentiramo vsak korak obdelave, vključno z morebitno zunanjo storitvijo modela, tako da ga vaša pooblaščena oseba za varstvo podatkov lahko oceni pred uvedbo.
06Kaj je smiseln prvi obseg?
Ena vrsta dokumenta z veliko količino in jasnimi pravili, na primer računi tujih dobaviteljev ali en obrazec vloge. Na njem preverimo potek dela, zaslon za pregled in meritve, preden dodamo nove vrste. Kako izvajamo projekte, opisuje stran Naš pristop.
Kateri dokumenti vas obremenjujejo?
Prinesite dve ali tri vrste dokumentov in sisteme, v katerih končajo. Pokazali vam bomo, kako bi bila lahko videti prva različica rešitve za vaše jezike in trge.