Handlingar in, validerade uppgifter ut. Människor avgör undantagen.
Ansökningar, fakturor, skadeanmälningar och brev kommer in i alla tänkbara format. Vi bygger flöden som klassificerar varje handling, tolkar de fält som spelar roll, kontrollerar dem mot dina regler och skickar bara de osäkra fallen till en människa.
För kommuner, myndigheter och företag i Sverige som tar emot ansökningar, brev och fakturor i många format och vill kunna spåra varje värde.
Handlingar tas emot från alla kanaler och klassificeras, tolkas och valideras av systemet. Fall under konfidensgränsen eller som inte klarar en regel går till en människa i en granskningskö. Validerade uppgifter lämnas över till verksamhetssystemet, och granskarnas rättelser förs in i utvärderingsuppsättningen.
Före och efter
Vad som ändras i arbetsdagen
I dag
Med systemet
I dag
I dag: Avskrift från bilagor
Medarbetare öppnar varje pdf, skanning eller e-blankett och kopierar namn, belopp och referenser för hand till ärendehanteringssystemet eller affärssystemet.
Med systemet
Med systemet: Uppgifterna kommer strukturerade
Fälten tolkas tillsammans med sin position i källhandlingen, så att granskaren ser värdet och underlaget sida vid sida.
I dag
I dag: Fel som upptäcks för sent
Saknade sidor och motstridiga uppgifter upptäcks veckor senare, när ett beslut överklagas eller en betalning kommer i retur.
Med systemet
Med systemet: Reglerna körs vid mottagningen
Fullständighet, matchning mot grunddata och verksamhetsregler kontrolleras innan ett ärende öppnas, medan avsändaren fortfarande kan tillfrågas.
I dag
I dag: Alla handlingar får samma uppmärksamhet
En korrekt och komplett faktura tar lika lång tid att hantera som en rörig och tvetydig.
Med systemet
Med systemet: Uppmärksamheten går till undantagen
Korrekta handlingar går rakt igenom. Medarbetarna arbetar med en kö av osäkra och ovanliga fall, med skälet till att varje fall har hamnat där.
I dag
I dag: Ingen spårbarhet för hur uppgifter kom in
När en revisor frågar var ett värde kommer ifrån beror svaret på vem som skrev in det.
Med systemet
Med systemet: Varje värde är spårbart
Källhandling, tolkning, konfidens, regelresultat och granskarens ändringar loggas för varje fält.
Arbetsflöde
Så fungerar arbetsflödet
Sju steg och ett undantagsflöde. Gränsvärden och regler bestäms tillsammans med dina processägare och justeras på dina egna handlingar innan något körs i drift.
Exempel på arbetsflöde
7 steg · 1 mänsklig kontrollpunkt
Teckenförklaring
System
Människa
Mänsklig kontrollpunkt
Undantagsflöde
Dokumenttolkning: exempel på arbetsflöde med undantagsflöde
Läs diagrammet som text
Huvudflödet går från mottagning via klassificering, tolkning och validering till överlämningen till verksamhetssystemet, och slutar med att systemet lär av rättelserna.
Efter valideringen lämnar varje handling med ett fält under konfidensgränsen eller en verksamhetsregel som inte är uppfylld huvudflödet och går till granskningskön, där en människa bekräftar eller rättar värdena. Granskade handlingar återgår sedan till huvudflödet vid överlämningen.
Granskningskön är den mänskliga kontrollpunkten: osäkra värden når aldrig verksamhetssystemet utan en människa.
01
Steg 1: Ta emot från alla kanalerSystem
Skanningar, e-postbilagor, uppladdningar i e-tjänster och e-blanketter hamnar i en gemensam mottagningskö med ärendereferens, kanaluppgifter och kontrollsumma. Strukturerade e-fakturor (Peppol BIS Billing 3 i UBL) hoppar över tolkningen och går direkt till validering.
02
Steg 2: Dela upp och klassificeraSystem
Försändelser med flera handlingar delas upp i sina delar. Varje del klassificeras efter handlingstyp och språk, vilket styr vilket tolkningsschema och vilken regeluppsättning som gäller.
03
Steg 3: Tolka fältenSystem
Layoutmedveten OCR läser sidan, och en språkmodell tolkar de överenskomna fälten till ett strikt schema. Varje fält får ett konfidensvärde och sin position i källan.
04
Steg 4: Validera mot reglerSystem
Värdena kontrolleras mot grunddata (kund- och leverantörsregister, momsregistreringsnummer, bankgironummer och IBAN), regler mellan fält och dubbletter. Fält över den överenskomna konfidensgränsen som klarar alla regler går rakt igenom.
05
Steg 5: GranskningsköMänniska
Granskaren ser handlingen och de tolkade värdena sida vid sida, med den regel som inte klarades eller fältet med låg konfidens markerat, och bekräftar eller rättar dem.
Undantagsflöde: Låg konfidens eller regelfel· Återgår till steg 6
Mänsklig kontrollpunkt
Osäkra värden når aldrig verksamhetssystemet utan en människa. Granskaren kan också avvisa en handling och begära en ny från avsändaren.
06
Steg 6: Lämna över till verksamhetssystemetSystem
Validerade uppgifter öppnar eller uppdaterar ärendet i ärendehanteringssystemet, CRM-systemet eller affärssystemet via dess API, med källhandlingen bifogad och en gallringsklass satt.
07
Steg 7: Lär av rättelsernaSystem
Granskarnas rättelser sparas som märkta exempel. De utökar utvärderingsuppsättningen, och gränsvärden eller promptar ändras först när den nya versionen har klarat den.
Komponenter
Det här skulle vi bygga
01
Mottagning och kanalkopplingar
Kopplingar till funktionsbrevlådor, skannrar, e-tjänster och e-blanketter som levererar varje handling till en gemensam kö med metadata och ärendereferens.
En kö och en granskningsvy med handling och värden sida vid sida för undantagen, med rättelse via tangentbordet, orsakskoder och möjlighet till granskning av två personer.
En märkt valideringsuppsättning, kontrollpunkter före varje ny version och översikter över andelen som går rakt igenom, orsaker till undantag och förändringar i träffsäkerhet per fält.
Grunddataregister (kunder, leverantörer, momsregistreringsnummer, bankgiro och IBAN)
Identitetstjänst för granskarroller
Kontroller
Inbyggda kontroller
Åtkomstgränser
Granskare ser bara de handlingstyper och ärenden som deras roll ger tillgång till. Tolkningstjänsterna har ingen stående åtkomst till verksamhetssystemet; överlämningen sker med ett avgränsat tjänstekonto per integration.
Mänsklig granskning
Konfidensgränser och regelfel styr fall till en människa. Gränserna sätts per fält, inte per handling, och sänks bara när utvärderingsuppsättningen visar att det är säkert. Beslut om ansökningar fattas alltid av handläggare.
Spårbarhet
För varje fält loggar vi position i källan, tolkat värde, konfidens, regelresultat, modell- och promptversion och varje ändring som en granskare gör, med orsakskod.
Dataskydd
Personuppgifter minimeras vid mottagningen, maskering finns för begäran om utlämnande av handlingar och gallring följer din informationshanteringsplan. Behandlingen sker i den region som har avtalats.
Transparens kring AI
Modell- och promptversioner dokumenteras med sina utvärderingsresultat. Där resultatet påverkar människor förs AI-användningen in i din förteckning över AI-system och förklaras i informationen till de sökande.
Mått
Det här skulle vi mäta
Vi kommer överens med dig om måtten under förstudien och mäter först ett utgångsläge i den nuvarande processen.
Det här skulle vi mäta
Mått
Varför det är viktigt
Så skulle vi mäta det
01Andel som går rakt igenom
Varför det är viktigtVisar hur mycket rutinarbete som inte längre behöver en människa, per handlingstyp.
Så skulle vi mäta detAndel handlingar som klarar alla gränsvärden och regler utan granskning, ur flödets loggar.
02Andel undantag och orsaker
Varför det är viktigtVisar om undantagen beror på dåliga skanningar, saknade uppgifter eller regler som behöver ändras.
Så skulle vi mäta detVolym i granskningskön per orsakskod, per kanal och handlingstyp.
03Träffsäkerhet per fält
Varför det är viktigtDet kvalitetsmått som betyder något för beslut och betalningar längre fram i kedjan.
Så skulle vi mäta detPrecision och täckning (recall) per fält på en överenskommen, märkt valideringsuppsättning, som körs om vid varje ny version.
04Hanteringstid
Varför det är viktigtVisar den insats som sparas och den insats som flyttas till granskning.
Så skulle vi mäta detTid från mottagning till överlämning och aktiv granskningstid per undantag, ur köns tidsstämplar.
Vi sätter inga mål förrän utgångsläget har mätts.
Införande
Så skulle vi införa det
Fas 01
Förstudie och utgångsläge
Två eller tre handlingstyper, en kanal, dina nuvarande volymer och felmönster. Vi märker en valideringsuppsättning av verkliga, avidentifierade handlingar.
Kriterier för att gå vidare
Fält, regler och kvalitetskriterier överenskomna
Utgångsläget mätt
Konsekvensbedömning avseende dataskydd påbörjad
Fas 02
Pilot i skuggläge
Systemet tolkar och validerar parallellt med den nuvarande processen; medarbetarna gör arbetet som vanligt och jämför.
Kriterier för att gå vidare
Träffsäkerheten per fält uppfyller de överenskomna kriterierna
Gränsvärden satta per fält
Granskarna utbildade i arbetsytan
Fas 03
Kontrollerad drift
Automatisk genomströmning påslagen för de handlingstyper som ingått i piloten, med stickprov på automatiskt godkända fall.
Kriterier för att gå vidare
Stickproven visar inga oacceptabla fel
Driftrutiner och övervakning överlämnade
Återgång testad
Fas 04
Skala upp
Fler handlingstyper, kanaler och språk, som var och en klarar samma utvärdering innan den tas i drift.
Ansökningar om bygglov, tillstånd och bidrag med bilagor, och begäran om att få ta del av handlingar där uppgifter kan behöva maskeras före utlämnande.
Följesedlar, intyg om överensstämmelse och tulldokument som matchas mot inköpsorder.
Illustrativt exempel
Inkommande post till en statlig myndighets registratur
Utgångsläge
En statlig myndighet tar emot ansökningar, yttranden och brev via e-post, e-tjänst och vanlig post. Registratorerna skannar, läser och registrerar varje handling för hand i diariet och fördelar den till rätt enhet.
System
En gemensam mottagning klassificerar varje handling, tolkar avsändare, ärendemening och eventuellt diarienummer och föreslår registrering och fördelning. Handlingar som hör till ett befintligt ärende kopplas till det.
Mänsklig kontroll
Registratorn bekräftar registreringen när konfidensen är låg eller handlingstypen är ny, och handlingar som kan innehålla sekretessuppgifter markeras alltid för manuell bedömning.
Det här skulle vi mäta
Andel handlingar som registreras utan rättelse, orsaker till undantag, träffsäkerhet per fält och tid från mottagning till fördelning.
Sverige
E-fakturor rakt igenom, resten tolkas
Sedan den 1 april 2019 ska leverantörer fakturera upphandlande myndigheter och enheter med e-fakturor enligt europeisk standard (lag 2018:1277), och Upphandlingsmyndigheten rekommenderar Peppol BIS Billing 3. Strukturerade e-fakturor hoppar därför över tolkningen helt. Det som fortfarande kommer på papper, som pdf eller som bilaga i en e-tjänst, till exempel bygglovsansökningar med ritningar eller post till en myndighets registratur, går genom samma kontrollerade flöde med scheman och regler per handlingstyp.
Där tolkade uppgifter ligger till grund för beslut om enskilda utformar vi flödet med dataskyddsförordningen och AI-förordningen i åtanke: dokumenterad behandling, mänsklig granskning och loggar som revisorer kan följa. Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) är tillsynsmyndighet enligt dataskyddsförordningen.
Det beror på dina handlingar, så vi mäter i stället för att lova. Vi märker en valideringsuppsättning av dina egna avidentifierade handlingar och redovisar precision och täckning per fält. Tolkningsmodeller gör fel, och därför går osäkra fält till en människa i stället för direkt in i verksamhetssystemet.
02Klarar den handskrift, dåliga skanningar och flera språk?
Handskrivna blanketter och dåliga skanningar kan läsas, med lägre konfidens, så fler av dem hamnar i granskningskön. Handlingar på svenska, engelska och andra språk klassificeras först efter språk, så att var och en får rätt schema och rätt regler.
03Vi har redan OCR eller ett system för inläsning. Måste vi byta?
Inte nödvändigtvis. Om inläsningen fungerar bygger vi validering, granskning och överlämning runt den och lägger bara till modellbaserad tolkning för de handlingstyper där det gör nytta.
04Fattar systemet beslut om ansökningar eller skadeärenden?
Nej. Det förbereder och kontrollerar uppgifter. Beslut med rättsliga eller ekonomiska följder fattas av dina handläggare, i linje med artikel 22 i dataskyddsförordningen och dina egna riktlinjer.
05Var behandlas och lagras handlingarna?
I den molnregion eller det datacenter du väljer. Vi dokumenterar varje behandlingssteg, även externa modelltjänster, så att ditt dataskyddsombud kan bedöma det innan systemet tas i drift.
06Vad är en rimlig första avgränsning?
En handlingstyp med stor volym och tydliga regler, till exempel leverantörsfakturor som fortfarande kommer som pdf eller en enskild ansökningsblankett. Den visar att flödet, granskningsvyn och mätningarna fungerar innan fler typer läggs till. Vårt arbetssätt beskriver hur vi levererar.
Berätta om dina dokumentflöden
Välj två eller tre handlingstyper och de system de ska in i. Vi visar hur en första version skulle kunna se ut, från posten i registraturen till e-fakturan i ekonomisystemet.