Hitta svaret och se källan, men aldrig det du inte ska se.
Styrdokument, rutiner, ärenden och produktdokumentation finns utspridda i SharePoint, Confluence, filservrar och verksamhetssystem. Vi bygger sökning som följer varje källas behörigheter och svarar med källhänvisningar, eller säger rakt ut att den inte kan svara.
För myndigheter, regioner och företag i Sverige vars styrdokument och rutiner finns i många system, och där behörigheterna måste hålla.
Godkända källor kopplas in tillsammans med sina behörigheter och indexeras med metadata. En person ställer en fråga, och sökningen begränsas till det som den personen får se. När underlaget saknas eller är motstridigt går frågan till en innehållsägare; annars svarar systemet med källhänvisningar. Återkopplingen förbättrar källorna och utvärderingsuppsättningen.
Före och efter
Vad som ändras i arbetsdagen
I dag
Med systemet
I dag
I dag: Sökning som ger allt
Sökning på nyckelord ger hundratals filer, även utkast, dubbletter och versioner som upphävdes för flera år sedan.
Med systemet
Med systemet: Korta svar med källor
Varje svar citerar de avsnitt det bygger på, länkar till dem och visar när varje källa senast granskades.
I dag
I dag: Kunskapen finns hos några få
Den snabbaste vägen till ett svar är att fråga kollegan som har varit med längst. Det fungerar inte i större skala, och kunskapen försvinner när kollegan slutar.
Med systemet
Med systemet: Behörigheterna följer med innehållet
Resultaten filtreras efter frågeställarens egna behörigheter när frågan ställs, så att ett gemensamt index aldrig blir en gemensam hemlighet.
I dag
I dag: Svar utan belägg
Medarbetare upprepar det de minns. Ingen kan säga vilken version av en riktlinje ett svar bygger på.
Med systemet
Med systemet: Avstår när underlaget är tunt
När källorna inte stöder ett svar säger assistenten det och skickar frågan till den som äger ämnet.
I dag
I dag: Språkhinder
Rutinen finns, men på engelska i koncernens dokument, medan frågan ställdes på svenska.
Med systemet
Med systemet: Sökning över språkgränser
En fråga på ett språk hittar källor på svenska, engelska och andra språk och besvaras på det språk den ställdes.
Arbetsflöde
Så fungerar arbetsflödet
Kvaliteten i sökningen beror mer på källorna än på modellen. Därför börjar arbetsflödet med att ägarna bestämmer vad som indexeras och slutar med att återkopplingen går tillbaka till dem.
Exempel på arbetsflöde
7 steg · 2 mänskliga kontrollpunkter
Teckenförklaring
System
Människa
Mänsklig kontrollpunkt
Undantagsflöde
Tillgång till kunskap: exempel på arbetsflöde där assistenten avstår
Läs diagrammet som text
Huvudflödet går från att godkända källor kopplas in och indexeras med metadata, via en persons fråga, behörighetsstyrd sökning och ett svar med källhänvisningar, till återkoppling och utvärdering.
Innehållsägarna godkänner varje källa innan den indexeras: det är den första mänskliga kontrollpunkten.
När sökningen hittar för lite underlag eller motstridiga källor svarar assistenten inte. Frågan lämnar huvudflödet och skickas till en innehållsägare, som besvarar den och avgör om en källa behöver ändras. Därefter återgår flödet till återkoppling och utvärdering.
01
Steg 1: Koppla in godkända källorSystem
Kopplingar läser SharePoint-webbplatser, Confluence-ytor, filservrar, ärendesystem och dokumentlager i affärssystemet, och synkroniserar varje objekts behörighetslista tillsammans med innehållet.
Mänsklig kontrollpunkt
Innehållsägarna godkänner varje källa och dess omfattning innan något indexeras; källor som dras tillbaka tas bort ur indexet.
02
Steg 2: Indexera med metadataSystem
Dokumenten delas upp efter sin struktur och berikas med ägare, språk, status (utkast, fastställd, ersatt) och granskningsdatum. Ett hybridindex kombinerar sökning på nyckelord och vektorsökning.
03
Steg 3: Fråga där du arbetarMänniska
Medarbetarna frågar i de verktyg de redan använder: intranätet, Microsoft Teams, servicekonsolen eller ett verksamhetssystem. Deras identitet följer med frågan.
04
Steg 4: Behörighetsstyrd sökningSystem
Frågan utvidgas över språk, resultaten filtreras efter frågeställarens behörigheter och rangordnas om. Ersatta dokument utesluts och motstridiga källor upptäcks.
05
Steg 5: Skicka till innehållsägarenMänniska
Frågor utan tillräckligt stöd i källorna, eller med källor som motsäger varandra, går till den som äger ämnet, med de hittade avsnitten bifogade.
Undantagsflöde: Underlaget saknas eller är motstridigt· Återgår till steg 7
Mänsklig kontrollpunkt
Assistenten avstår hellre än gissar. En människa svarar och avgör om en källa behöver skrivas, uppdateras eller dras tillbaka.
06
Steg 6: Svara med källhänvisningarSystem
Ett kort svar genereras enbart ur de hittade avsnitten. Varje påstående länkar till sin källa, och källans ägare och granskningsdatum visas.
07
Steg 7: Återkoppling och utvärderingSystem
Betyg, rättelser och vidarebefordrade frågor blir testfall. Förankring i källorna och korrekta källhänvisningar mäts om före varje ändring av sökning eller promptar.
Komponenter
Det här skulle vi bygga
01
Källkopplingar med synkade behörigheter
Inkrementella kopplingar som för över behörighetslistor, raderingar och versionsstatus från varje källsystem till indexet.
Omskrivning av frågor, behörighetsfiltrering när frågan ställs, omrangordning och förankrad generering med kontroll av källhänvisningar och möjlighet att avstå.
Behörigheterna plattas aldrig ut till ett gemensamt index. Varje objekt behåller sin egen behörighetslista, och varje fråga filtreras efter frågeställarens identitet och gruppmedlemskap i det ögonblick frågan ställs.
Känsliga ytor som HR, juridik och säkerhet kan uteslutas helt eller indexeras bara för sin egen målgrupp.
Mänsklig granskning
Innehållsägarna bestämmer vad som indexeras och får besked om obesvarade frågor och källor som motsäger varandra. Svar inom områden med stor påverkan kan begränsas till ordagranna citat.
Spårbarhet
Varje svar loggas med frågan, de hittade avsnitten, de källor som anges, modell- och promptversion och användarens återkoppling, under en lagringstid som du bestämmer.
Dataskydd
Personuppgifter i källdokumenten omfattas av källans egna behörighetsregler. Loggar pseudonymiseras där det går, och inget innehåll används för att träna externa modeller.
Transparens kring AI
Gränssnittet anger att svaren genereras av ett AI-system, visar källorna för varje svar och gör det enkelt att rapportera ett felaktigt svar.
Mått
Det här skulle vi mäta
Vi kommer överens med dig om måtten under förstudien, utifrån verkliga frågor som vi samlar in från de team som ska använda assistenten.
Det här skulle vi mäta
Mått
Varför det är viktigt
Så skulle vi mäta det
01Förankring i källorna
Varför det är viktigtEtt svar som inte stöds av sina källor är sämre än inget svar.
Så skulle vi mäta detAndel påståenden i svaren som stöds av de angivna avsnitten, bedömd på en testuppsättning och genom stickprov som människor granskar.
02Korrekta källhänvisningar
Varför det är viktigtDen som läser ska kunna kontrollera ett svar med ett klick.
Så skulle vi mäta detAndel källhänvisningar som pekar på det avsnitt som faktiskt stöder påståendet.
03Lyckade sökningar
Varför det är viktigtVisar om medarbetarna hittar det de behöver, inte bara om de får text.
Så skulle vi mäta detBetygsatta svar, följdfrågor och vidarebefordringar per område, ur användningsloggar och återkoppling.
04Tid till svar för bestämda uppgifter
Varför det är viktigtKopplar assistenten till verkligt arbete, till exempel att besvara en fråga om en riktlinje i servicedesken.
Så skulle vi mäta detTidtagna jämförelser före och efter, på en fast uppsättning representativa frågor.
Vi sätter inga mål förrän utgångsläget har mätts.
Införande
Så skulle vi införa det
Fas 01
Förstudie och genomgång av källor
Ett område med tydliga ägare, till exempel HR-riktlinjer eller produktsupport. Vi samlar in verkliga frågor och bedömer källornas skick.
Kriterier för att gå vidare
Källor och ägare överenskomna
Frågor insamlade
Behörighetsmodellen verifierad med it-säkerhet
Fas 02
Pilot med en avgränsad grupp
Assistenten används av ett team, i ett gränssnitt och bara på godkända källor.
Kriterier för att gå vidare
Kriterierna för förankring och källhänvisningar uppfyllda
Inga behörighetsläckor i åtkomsttesterna
Ägarnas återkoppling används
Fas 03
Fler områden
Fler källor och målgrupper, som var och en läggs till genom samma genomgång av ägare, behörigheter och testfrågor.
Kriterier för att gå vidare
Utvärderingsuppsättning per område
Innehållets livscykel överenskommen med ägarna
Fas 04
Förvaltning
Övervakning, utvärderingskörningar och innehållsrapporter överlämnade till ditt team, med en tydlig ägare för tjänsten.
Produktvillkor, riktlinjer för regelefterlevnad och rutiner för rådgivare och handläggare på ett försäkringsbolag eller en bank.
Illustrativt exempel
Riktlinjer och rutiner på en regions sjukhus
Utgångsläge
En region har riktlinjer och rutiner i ett dokumenthanteringssystem, på intranätet och i lokala mappar på varje klinik. Medarbetarna letar länge efter den gällande versionen, och samma frågor går om och om igen till kvalitetssamordnarna.
System
En assistent i intranätet svarar enbart ur fastställda riktlinjer och rutiner som gäller för frågeställarens verksamhet, med hänvisning till det avsnitt svaret bygger på och datum för senaste granskning.
Mänsklig kontroll
Varje verksamhet äger sina rutiner och godkänner dem för indexering. Frågor som källorna inte täcker, och alla frågor om enskilda patienter, besvaras inte av assistenten utan skickas till kvalitetssamordnaren.
Det här skulle vi mäta
Förankring och korrekta källhänvisningar på en uppsättning frågor per verksamhet, och antal frågor som skickas vidare till kvalitetssamordnarna.
Sverige
Styrdokument, rutiner och behörigheter
En statlig myndighet, en region eller en koncern med bolag i flera länder har sina styrdokument, riktlinjer och rutiner i flera system, ofta på både svenska och engelska och med olika regler för vem som får läsa vad. Vi bygger sökning som behåller behörigheterna och svarar över språkgränser, så att en handläggare eller tekniker kan lita på ett svar och se var det kommer ifrån.
Driftregion, loggning och lagringstid bestäms i förväg tillsammans med ditt dataskyddsombud enligt dataskyddsförordningen, med Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) som tillsynsmyndighet. Där en assistent ger medarbetare information utformar vi den med transparenskraven i AI-förordningen i åtanke och dokumenterar hur svaren tas fram och utvärderas. För verksamheter som omfattas av cybersäkerhetslagen (2025:1506), med krav på säkerhetsåtgärder sedan den 1 oktober 2026, ger behörighetsstyrningen och loggarna ett underlag som går att visa upp.
01Hur ser ni till att medarbetarna bara ser det de har behörighet till?
Behörighetslistor synkroniseras från varje källa och tillämpas när frågan ställs, utifrån frågeställarens identitet. Vi testar det uttryckligen: innan en pilot startar kör vi åtkomsttester med konton från olika grupper och kontrollerar att inget läcker mellan dem.
02Vad händer när assistenten svarar fel?
Den kommer ibland att svara fel. Därför visar varje svar sina källor, och användarna kan rapportera ett problem med ett klick. Rapporterna går till innehållsägaren och blir testfall. När underlaget är tunt är assistenten utformad för att avstå hellre än att gissa.
03Vi har redan en AI-assistent på arbetsplatsen. Varför bygga något eget?
Ofta ska du inte göra det. Om innehållet finns i en och samma programsvit och den inbyggda assistenten uppfyller dina kvalitetskrav hjälper vi dig att konfigurera och styra den. En egen tjänst är rimlig när källorna finns i flera system, när du behöver kontroll över sökning och utvärdering eller när krav på var data lagras utesluter standardlösningen.
04Våra dokument är röriga. Måste vi städa allt först?
Nej, men styrningen av innehållet är ofta den verkliga flaskhalsen. Vi börjar med ett område, markerar ersatta dokument och utkast och ger ägarna rapporter om dubbletter och inaktuella källor, så att kvaliteten först förbättras där den betyder mest.
05Kan den svara utifrån källor på både svenska och engelska?
Ja. Flerspråkiga inbäddningar och utvidgade frågor hittar källor på andra språk, och svaret ges på det språk frågan ställdes, med hänvisningar till originalavsnitten. Koncernens riktlinjer på engelska och lokala rutiner på svenska kan därför användas i samma sökning.
06Hur lång tid tar en pilot?
Det beror främst på tillgången till källor och ägare. Vi kommer överens om pilotens omfattning och kriterierna för att gå vidare under förstudien. Vårt arbetssätt beskriver hur vi arbetar. Läs mer om AI-utveckling och generativ AI.
Berätta om dina kunskapskällor
Berätta var kunskapen finns och vem som behöver den. Vi går igenom källor, behörigheter och språk tillsammans med dig och föreslår ett första område, till exempel styrdokumenten på en myndighet eller rutinerna på en klinik.