Systém každou žádost připraví a zkontroluje. Rozhoduje referent.
Žádosti, povolení, dotace, pojistné události a odvolání projdou mnoha rukama, než o nich někdo rozhodne. Stavíme postupy, které přijmou strukturovaná data, požádají žadatele jednou o to, co chybí, načtou, co už je v registrech, spustí verzovaná pravidla a připraví návrh dopisu, aby se referenti mohli věnovat posouzení.
Pro úřady a firmy v Česku, které vyřizují žádosti a pojistné události, u nichž má každý typ agendy své registry, pravidla a lhůty.
Žádost přijde jako strukturovaná data a zkontroluje se její úplnost; pokud něco chybí, dostane žadatel jednu výzvu k doplnění a vyřizování pokračuje po doplnění. Systém načte údaje z registrů, spustí verzovaná pravidla a připraví shrnutí, ve kterém každé tvrzení odkazuje na svůj zdroj. Referent věc posoudí a rozhodne o ní; rozhodnutí připravené ze schválené šablony před vydáním a založením do spisu odsouhlasí.
Před a po
Co se změní pro referenty a žadatele
Dnes
Se systémem
Dnes
Dnes: Spisy, které putují tam a zpět
Chybějící příloha se zjistí týdny po podání, žadatel dostane výzvu dopisem a věc mezitím čeká.
Se systémem
Se systémem: Úplné ještě před začátkem
Kontrola úplnosti proběhne už při příjmu a žadatel dostane jednu výzvu, ve které je přesně uvedeno, co chybí.
Dnes
Dnes: Vyžadování údajů, které už existují
Žadatelé dokládají výpisy a potvrzení, které už má některý registr, a pracovníci je přepisují do agendového systému.
Se systémem
Se systémem: Údaje z registrů se načtou, ne vyžádají
Údaje vedené v autoritativním zdroji se načtou přes jeho API se zaznamenaným účelem a referent je vidí i s původem.
Dnes
Dnes: Stejná věc, jiný výsledek
Každý referent kontroluje kritéria podle vlastních poznámek a píše dopis podle starého vzoru, takže podobné věci mohou dopadnout různě a nikdo pak neřekne, podle jaké verze pravidel se postupovalo.
Se systémem
Se systémem: Jedna sada pravidel, doložitelně
Kritéria běží jako verzované rozhodovací modely s testovacími případy, dopisy vycházejí ze schválených šablon a ve spisu je vidět, která verze pravidel se použila.
Dnes
Dnes: Lhůty v tabulkách
Zákonné lhůty se hlídají ručně a starší věci klesají na dno fronty, dokud nezačnou hořet.
Se systémem
Se systémem: Lhůty na očích
Každá věc nese svou zákonnou lhůtu, vedoucí vidí, kterým věcem hrozí překročení lhůty, a fronta je přehledná podle stáří a typu agendy.
Pracovní postup
Jak pracovní postup probíhá
Přípravu dělá systém: příjem, údaje z registrů, výsledky pravidel, shrnutí se zdroji a návrh dopisu. Posouzení a rozhodnutí patří referentovi, který to vše vidí na jedné obrazovce.
Ilustrativní pracovní postup
7 kroků · 2 kontroly člověkem
Legenda
Systém
AI agent
Člověk
Kontrola člověkem
Postup při výjimce
Vyřizování žádostí: ilustrativní pracovní postup s výzvou k doplnění
Zobrazit diagram jako text
Hlavní cesta vede od příjmu a kontroly žádosti přes načtení údajů z registrů, verzovaná pravidla a shrnutí se zdroji k posouzení a rozhodnutí referenta a končí vyhotovením a vydáním rozhodnutí.
Když kontrola úplnosti zjistí, že něco chybí, věc opustí hlavní cestu a žadatel dostane jednu výzvu se seznamem chybějících podkladů. Jakmile podklady dorazí a projdou kontrolou, vrací se věc na hlavní cestu u kroku registrů.
Posouzení a rozhodnutí referenta je kontrola člověkem, po které následuje jeho schválení dopisu: systém připravuje a navrhuje, ale bez člověka se nerozhodne a žádný dopis neodejde.
01
Krok 1: Příjem a kontrola žádostiSystém
Žádosti přicházejí jako strukturovaná data z portálu, z e-formulářů nebo z příjmu přes zpracování dokumentů. Věc se založí pod svým typem agendy, od data doručení se nastaví zákonná lhůta a zkontrolují se náležitosti povinné pro daný typ.
02
Krok 2: Výzva k doplněníSystém
Žadatel dostane jednu výzvu, a to kanálem, který použil, se seznamem chybějících příloh nebo údajů a s termínem. Doplněné podklady se kontrolují proti stejnému seznamu a vliv na běh lhůty se zaznamená tak, jak stanoví příslušný procesní předpis.
Postup při výjimce: Žádost je neúplná· Vrací se ke kroku 3
03
Krok 3: Údaje z registrůSystém
Na základě identity žadatele a právního základu řízení se přes API načtou údaje ze základních registrů a dalších autoritativních zdrojů. U přeshraničních postupů, na které se vztahuje jednotná digitální brána, lze na žádost žadatele vyměnit doklady z jiného členského státu přes technický systém „pouze jednou“. Každý dotaz se zaznamená i s účelem.
04
Krok 4: Verzovaná pravidlaSystém
Pravidla způsobilosti a výpočtu běží jako verzované rozhodovací modely (DMN nebo pravidla jako kód), každé propojené s ustanovením předpisu nebo interního pravidla, které provádí. Výsledek u každého kritéria uvede, zda je splněno, nesplněno, nebo ponecháno k posouzení, i s použitými fakty a verzí pravidla.
05
Krok 5: Shrnutí se zdrojiAI agent
Model pro referenta shrne žádost, přílohy a výpisy z registrů: fakta, data, částky, otevřené body a rozpory mezi zdroji. Každé tvrzení odkazuje na stránku dokumentu nebo výpis z registru, ze kterého pochází. Shrnutí neposuzuje způsobilost ani nedoporučuje výsledek.
06
Krok 6: Posouzení a rozhodnutíČlověk
Referent na jedné obrazovce projde výsledky pravidel, shrnutí i podklady, posoudí body, které pravidla nechávají otevřené, rozhodne a napíše odůvodnění. Od výsledku pravidla se může odchýlit, pokud uvede důvod.
Kontrola člověkem
Rozhoduje vždy referent. Žádné rozhodnutí s právními účinky se nezakládá výhradně na automatizovaném zpracování a pro typ agendy, částku nebo výsledek lze vyžadovat kontrolu podle principu čtyř očí.
07
Krok 7: Vyhotovení a vydání rozhodnutíSystém
Dopis se připraví ze schválené šablony pro daný typ agendy a výsledek, s odůvodněním referenta a právním základem. Po schválení se podepíše, odešle, například do datové schránky, a založí do spisu. Odvolání otevře navazující věc, která převezme původní spis, verzi pravidel i odůvodnění.
Kontrola člověkem
Žádný dopis neodejde, dokud referent neschválí jeho konečné znění.
Komponenty
Co bychom postavili
01
Příjem a kontrola úplnosti
Přijímá podání z portálů, e-formulářů a ze zpracování dokumentů, používá seznam náležitostí pro každý typ agendy a posílá výzvy k doplnění kanálem žadatele.
Klienti API pro základní registry, autoritativní zdroje a národní platformy pro výměnu dat a pro technický systém „pouze jednou“, kde se na postup vztahuje, každý se záznamem účelu.
Pravidla způsobilosti a výpočtu v DMN nebo jako kód, verzovaná s datem účinnosti, propojená s právním zdrojem a pokrytá testovacími případy, které vaši právníci dokážou přečíst.
Jedna obrazovka pro podklady, výsledky pravidel, shrnutí, rozhodnutí a odůvodnění, kde je to možné přímo ve stávajícím agendovém systému, se šablonami dopisů ve správě vašeho právního útvaru.
Kanály pro doručování: schránka v portálu, e-mail a datová schránka
Kontrolní mechanismy
Zabudované kontrolní mechanismy
Hranice přístupu
Referenti vidí jen typy agend a útvary, které jim jejich role dovoluje. Dotazy do registrů probíhají v mezích právního základu řízení, jen pro údaje, které typ agendy potřebuje, a každý se zaznamená s číslem spisu a účelem. Služba pro shrnutí spis čte, ale nemůže měnit údaje, výsledky pravidel ani rozhodnutí.
Kontrola člověkem
Každé rozhodnutí přijímá referent, který vidí výsledky pravidel, shrnutí i podklady za nimi. Rozhodnutí, která mají pro žadatele právní účinky nebo se ho obdobně významně dotýkají, se nikdy nezakládají výhradně na automatizovaném zpracování (čl. 22 GDPR). Odchylky od výsledku pravidla jsou dovolené a zaznamenávají se s důvodem, takže posouzení je skutečné.
Auditovatelnost
U každé věci zaznamenáváme přijaté údaje, každý dotaz do registru a jeho výsledek, verzi pravidel a výsledek u každého kritéria, shrnutí se zdroji a verzí modelu, rozhodnutí s odůvodněním a dopis v odeslané podobě. Při odvolání nebo auditu lze zpětně zjistit, jaká pravidla a fakta platila v den rozhodnutí.
Ochrana dat
Z registrů se načítají jen údaje, které pravidla potřebují. Uchování a skartace se řídí vaším skartačním plánem pro každý typ agendy, zpracování probíhá v dohodnutém regionu a data ze spisů se nepoužívají k trénování externích modelů.
Transparentnost AI
Rozhodnutí uvádí fakta, použitá pravidla, odůvodnění a poučení o odvolání. Kde model pomáhá věci připravit, je jeho role zdokumentovaná, zapsaná ve vašem registru systémů AI a zveřejněná ve veřejném registru algoritmů, pokud takový registr existuje.
Ukazatele
Co bychom měřili
Ukazatele se nastavují pro každý typ agendy a výchozí stav se změří z vašich současných dat ze spisů dřív, než se cokoli změní.
Co bychom měřili
Ukazatel
Proč na něm záleží
Jak bychom ho měřili
01Doba vyřízení podle typu agendy
Proč na něm záležíUkazatel, kterého si žadatelé všimnou, rozdělený podle typu agendy, aby jeden rychlý postup nezakryl jiný pomalý.
Jak bychom ho měřiliDoba od doručení po odeslání rozhodnutí a od úplné žádosti po odeslání rozhodnutí, podle časových údajů ve spisu.
02Podíl úplných žádostí při podání
Proč na něm záležíUkazuje, zda formuláře, předvyplněné údaje a seznamy náležitostí brání zbytečnému dopisování.
Jak bychom ho měřiliVěci, které projdou kontrolou úplnosti napoprvé, podle kanálu a typu agendy.
03Počet výzev na jednu věc
Proč na něm záležíKaždá výzva stojí žadatele čas a referenta další krok.
Jak bychom ho měřiliVýzvy k doplnění nebo vysvětlení na jednu věc podle důvodu, ze záznamů ve spisu.
04Věci po zákonné lhůtě
Proč na něm záležíZákonné minimum včasnosti a včasné varování, že fronta roste.
Jak bychom ho měřiliOtevřené i uzavřené věci po lhůtě a věci v období upozornění, podle týmu a typu agendy.
05Jednotnost rozhodování při vzájemné kontrole
Proč na něm záležíPodobné věci by měly dopadnout stejně, ať je vyřizuje kdokoli.
Jak bychom ho měřiliShoda mezi původním rozhodnutím a posouzením stejného spisu druhým referentem na náhodném vzorku.
06Podíl úspěšných odvolání
Proč na něm záležíÚspěšná odvolání ukazují na pravidla, podklady nebo odůvodnění, které vyžadují pozornost.
Jak bychom ho měřiliOdvolání, kterým bylo zcela nebo zčásti vyhověno, podle důvodu a použité verze pravidel.
Dokud neznáme výchozí stav, cíle nestanovujeme.
Zavedení
Jak bychom řešení zavedli
Fáze 01
Úvodní analýza a rozbor pravidel
Jeden typ agendy a jeho právní základ. Zmapujeme, jak věci probíhají dnes, s vašimi právníky zapíšeme kritéria jako rozhodovací model a z anonymizovaných dřívějších věcí sestavíme testovací případy.
Kritéria dokončení
Sadu pravidel zkontrolovali právníci
Testovací případy s očekávaným výsledkem dohodnuty
Výchozí stav zaznamenán pro každý ukazatel
Posouzení vlivu na ochranu osobních údajů a klasifikace podle aktu o umělé inteligenci zahájeny
Fáze 02
Vývoj a přehrání
Příjem, konektory na registry, pravidla a pracoviště referenta pro vybraný typ agendy. Dřívější věci se přehrají přes pravidla a službu pro shrnutí a porovnají s rozhodnutími, která padla.
Kritéria dokončení
Výsledky pravidel odpovídají testovacím případům, nebo je každý rozdíl vysvětlen
Odkazy na zdroje zkontrolovány ve vzorku shrnutí
Přístup k registrům schválili správci dat
Fáze 03
Řízený ostrý provoz
Nové věci vybraného typu procházejí systémem. Referenti rozhodují jako dosud a vzorek rozhodnutí prochází vzájemnou kontrolou.
Kritéria dokončení
Vzájemná kontrola ukazuje jednotné rozhodování
Vedoucí používají sledování lhůt
Provozní příručka, monitoring a návrat zpět zajištěny
Fáze 04
Další typy agend
Další typy agend využívají stejný příjem, konektory a pracoviště, každý s vlastní sadou pravidel, testovacími případy a právní kontrolou.
Žádosti o povolení, dotace a příspěvky na krajských úřadech, magistrátech a úřadech obcí s rozšířenou působností, s údaji z registrů načtenými jednou a hlídáním zákonných lhůt u každého řízení.
Likvidace pojistných událostí a vyřizování stížností, s pravidly krytí verzovanými podle pojistných podmínek, s rozhodováním likvidátorů a s lhůtami pro odpověď na stížnost na očích.
Žádosti o úhradu a o předchozí souhlas zdravotní pojišťovny, s verzovanými pravidly každého programu a s lékařským posouzením ponechaným kvalifikovaným odborníkům.
Žádosti o zvláštní užívání silnic, například pro nadměrnou přepravu nebo stavební práce, s kontrolou trasy, vozidla a prací proti datům o silniční síti a dalším povolením, než rozhodne referent.
Ilustrativní příklad
Dotační žádosti v regionální rozvojové agentuře
Situace
Regionální rozvojová agentura administruje dotační program pro obce a neziskové organizace. Žádosti přicházejí přes portál s přílohami v PDF, údaje o žadatelích se opisují z výpisů a projektoví manažeři urgují chybějící přílohy e-mailem.
Systém
Příjem kontroluje úplnost podle seznamu povinných příloh. Údaje o žadateli se ověří ve veřejném rejstříku, kde je k dispozici rozhraní, jinak se vytěží z přiloženého výpisu přes zpracování dokumentů. Kritéria způsobilosti a míra spolufinancování běží jako verzovaný rozhodovací model a model ke každé žádosti připraví shrnutí s odkazy na zdrojové strany.
Kde rozhoduje člověk
Každou žádost posoudí projektový manažer a vzorek posoudí druhý manažer; o poskytnutí dotace rozhoduje příslušný orgán poskytovatele. Dopisy vycházejí ze schválených šablon a dotace se z ekonomického systému vyplácí až po podpisu rozhodnutí nebo smlouvy.
Co bychom měřili
Podíl úplných žádostí, počet výzev k doplnění na žádost, jednotnost posouzení při vzájemné kontrole a doba vyřízení v každém kole programu.
Česko
Žádosti v české veřejné správě
Občané a firmy podávají žádosti přes portály s přihlášením přes Identitu občana a úřady jim doručují do datových schránek, které má každá česká právnická osoba zřízené automaticky. Údaje vedené v základních registrech, za které odpovídá Digitální a informační agentura (DIA), lze načíst, místo aby je žadatel dokládal znovu. Navrhujeme jeden postup s pravidly a konektory pro každý typ agendy, aby každá žádost šla stejnou kontrolovanou cestou.
Od 12. prosince 2023 mohou uživatelé postupů uvedených v nařízení o jednotné digitální bráně požádat, aby si příslušné orgány doklady vyměnily přímo přes technický systém „pouze jednou“. Rozhoduje referent, v souladu s právem podle GDPR nebýt předmětem rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, a systémy AI určené k použití veřejnými orgány nebo jejich jménem k hodnocení nároků na základní dávky a služby veřejné podpory jsou podle aktu o umělé inteligenci vysoce rizikové.
Ne. Systém založí věc, načte údaje, spustí pravidla, napíše shrnutí se zdroji a připraví návrh dopisu. Referent věc posoudí, rozhodne a schválí dopis. Podle čl. 22 GDPR mají lidé právo nebýt předmětem rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, které má pro ně právní účinky nebo se jich obdobně významně dotýká. Pracovní postup je navržen tak, aby člověk v každé věci skutečně posuzoval, a ne jen potvrzoval kliknutím.
02Jak se uplatní akt o umělé inteligenci?
Záleží na tom, jakou roli model hraje. Systémy AI určené k použití veřejnými orgány nebo jejich jménem k hodnocení nároků fyzických osob na základní dávky a služby veřejné podpory nebo k udělení, snížení, zrušení či opětovnému získání těchto dávek a služeb jsou vysoce rizikové podle přílohy III bodu 5 písm. a). Systémy AI určené k hodnocení úvěruschopnosti fyzických osob jsou vysoce rizikové podle bodu 5 písm. b), s výjimkou odhalování finančních podvodů. Podle aktu ve znění změn z roku 2026 se tyto povinnosti uplatní od 2. prosince 2027. Hlavním orgánem dozoru nad trhem má být v Česku podle připravovaného zákona Český telekomunikační úřad (stav na podzim 2026).
Pokud má model vstupovat do posuzování způsobilosti, navrhujeme od začátku s ohledem na povinnosti pro vysoce rizikové systémy. Výchozí návrh ale model z posuzování vynechává: kritéria vyhodnocují verzovaná pravidla, rozhoduje referent a model jen shrnuje a připravuje návrhy. Zda komponenta zůstává mimo kategorii vysokého rizika, je klasifikace, kterou dokumentuje váš právní útvar; my dodáme technický popis, který k ní potřebuje. Podívejte se na náš průvodce aktem o umělé inteligenci pro veřejné instituce.
03Musíme nahradit náš agendový systém?
Ne. Služby pro příjem, pravidla, shrnutí a dopisy se napojí na váš stávající systém přes jeho API, nebo se postaví přímo v něm, kde to platforma dovoluje, například v Salesforce. Náhrada agendového systému je samostatné rozhodnutí, které má smysl jen tehdy, když je úzkým hrdlem systém sám; modernizace starších systémů popisuje, jak to udělat po krocích.
04Jak pravidla drží krok se změnami předpisů?
Každá sada pravidel je verzovaný rozhodovací model propojený s ustanovením zákona nebo interního předpisu, které provádí, s testovacími případy, které uvádějí očekávaný výsledek. Když se předpis změní, vaši právníci zkontrolují novou verzi, testovací případy se aktualizují a spustí a verze dostane datum účinnosti. Každá věc se posuzuje podle verze, která pro ni platí, a spis uchovává, o kterou šlo.
05Jak se žadatelé dozvědí, jak byla jejich věc vyřízena?
Rozhodnutí uvádí fakta, použitá pravidla a odůvodnění a poučí o možnosti odvolání. Portál může ukázat, které údaje se načetly z kterého registru. Kde model pomáhá věci připravit, je jeho použití zdokumentované a zapsané ve veřejném registru algoritmů, pokud takový registr existuje. Na dotazy ke stavu lze odpovídat ze stejných dat přes asistenci v klientské péči a lidé, kteří komunikují přímo se systémem AI, se to dozvědí, jak od 2. srpna 2026 vyžaduje čl. 50 aktu o umělé inteligenci.
06Jak může vypadat první etapa?
Jeden typ agendy s jasným právním základem a dostatečným objemem pro měření a jedna sada pravidel. Tato etapa ověří příjem, napojení na registry, pravidla, shrnutí a dopis na skutečných věcech dřív, než přijdou další typy agend. Náš přístup popisuje fáze úvodní analýzy a realizace.
Proberme vaše typy agend
Vyberte jeden typ agendy a registry, ze kterých čerpá. Navrhneme první vydání postavené na této sadě pravidel.