Dokumenty na vstupu, ověřená data na výstupu. O výjimkách rozhoduje člověk.
Žádosti, faktury, pojistné události a dopisy přicházejí ve všech možných formátech. Stavíme příjem dokumentů, který každý dokument zařadí, vytěží potřebné údaje, zkontroluje je podle vašich pravidel a člověku pošle jen nejisté případy.
Pro firmy a úřady v Česku, které přijímají dokumenty e-mailem, na papíře i přes datovou schránku a potřebují, aby každá hodnota byla dohledatelná.
Dokumenty se přijímají ze všech kanálů a systém je zařadí, vytěží a zkontroluje. Případy pod prahem jistoty nebo s nesplněným pravidlem jdou do fronty ke kontrole člověkem. Ověřená data se předají do agendového nebo podnikového systému a opravy od kontrolorů rozšiřují testovací sadu.
Před a po
Co se změní v pracovním dni
Dnes
Se systémem
Dnes
Dnes: Přepisování z příloh
Pracovníci otevírají každé PDF, sken nebo e-formulář a ručně přepisují jména, částky a čísla jednací do agendového systému nebo ERP.
Se systémem
Se systémem: Data přicházejí strukturovaná
Každý údaj se vytěží i s místem ve zdrojovém dokumentu, takže kontrolor vidí hodnotu a doklad vedle sebe.
Dnes
Dnes: Chyby se najdou pozdě
Chybějící strany a rozporné údaje se objeví až po týdnech, když někdo napadne rozhodnutí nebo se vrátí platba.
Se systémem
Se systémem: Pravidla běží už při příjmu
Úplnost, shoda s kmenovými daty a obchodní pravidla se kontrolují dřív, než se založí spis, dokud se ještě dá odesílatele požádat o doplnění.
Dnes
Dnes: Každý dokument stojí stejně práce
Čistá a úplná faktura zabere stejně času jako nepřehledná a nejednoznačná.
Se systémem
Se systémem: Pozornost patří výjimkám
Čisté dokumenty projdou rovnou. Lidé pracují s frontou nejistých a neobvyklých případů a u každého vidí, proč v ní je.
Dnes
Dnes: Nikdo neví, odkud údaj pochází
Když se auditor zeptá, odkud se hodnota vzala, odpověď závisí na tom, kdo ji zadal.
Se systémem
Se systémem: Každá hodnota je dohledatelná
U každého údaje se zaznamená zdrojový dokument, vytěžení, míra jistoty, výsledky pravidel a změny od kontrolora.
Pracovní postup
Jak pracovní postup probíhá
Sedm kroků, jedna cesta pro výjimky. Prahy a pravidla dohodneme s vlastníky procesů a vyladíme je na vašich vlastních dokumentech dřív, než cokoli poběží v ostrém provozu.
Ilustrativní pracovní postup
7 kroků · 1 kontrola člověkem
Legenda
Systém
Člověk
Kontrola člověkem
Postup při výjimce
Zpracování dokumentů: ilustrativní pracovní postup s cestou pro výjimky
Zobrazit diagram jako text
Hlavní cesta vede od příjmu přes zařazení, vytěžení a kontrolu až k předání do agendového nebo podnikového systému a končí učením z oprav.
Po kontrole opustí hlavní cestu každý dokument, u kterého je některý údaj pod prahem jistoty nebo nesplnil obchodní pravidlo, a jde do fronty ke kontrole, kde člověk hodnoty potvrdí nebo opraví. Zkontrolované dokumenty se pak vracejí na hlavní cestu u kroku předání.
Fronta ke kontrole je kontrola člověkem: nejisté hodnoty se do systému nikdy nedostanou bez člověka.
01
Krok 1: Příjem ze všech kanálůSystém
Skeny, přílohy e-mailů, datové zprávy, nahrané soubory z portálu a e-formuláře přicházejí do jedné fronty s identifikátorem případu, údaji o kanálu a kontrolním součtem. Strukturované e-faktury (ISDOC nebo Peppol BIS ve formátu UBL) vytěžování přeskočí a jdou rovnou ke kontrole.
02
Krok 2: Rozdělení a zařazeníSystém
Zásilky s více dokumenty se rozdělí na části. Každá část se zařadí podle typu dokumentu a jazyka, a tím se určí schéma vytěžování a sada pravidel, které pro ni platí.
03
Krok 3: Vytěžení údajůSystém
OCR, které rozumí rozvržení stránky, přečte text a jazykový model vytěží dohodnuté údaje do pevného schématu. Každý údaj nese míru jistoty a své umístění ve zdroji.
04
Krok 4: Kontrola podle pravidelSystém
Hodnoty se porovnají s kmenovými daty (odběratelé, dodavatelé, DIČ, bankovní účty), s pravidly mezi jednotlivými poli a s duplicitami. Údaje nad dohodnutým prahem jistoty, které splní všechna pravidla, projdou rovnou.
05
Krok 5: Fronta ke kontroleČlověk
Kontrolor vidí dokument a vytěžené hodnoty vedle sebe, se zvýrazněným nesplněným pravidlem nebo údajem s nízkou jistotou, a hodnoty potvrdí nebo opraví.
Postup při výjimce: Pod prahem nebo chyba pravidla· Vrací se ke kroku 6
Kontrola člověkem
Nejisté hodnoty se do agendového nebo podnikového systému nikdy nedostanou bez schválení člověkem. Kontrolor může dokument také odmítnout a požádat odesílatele o nový.
06
Krok 6: Předání do systémuSystém
Ověřená data přes API založí nebo aktualizují případ ve spisové službě, agendovém systému, CRM nebo ERP, s přiloženým zdrojovým dokumentem a nastavenou skartační lhůtou.
07
Krok 7: Učení z opravSystém
Opravy od kontrolorů se ukládají jako označené příklady. Rozšiřují testovací sadu a prahy nebo prompty se mění až poté, co jí nová verze projde.
Komponenty
Co bychom postavili
01
Příjem a konektory kanálů
Konektory na e-mailové schránky, skenery, datové schránky, portál a e-formuláře, které každý dokument doručí do jedné fronty s metadaty a identifikátorem případu.
OCR s rozpoznáním rozvržení a vytěžování pomocí modelu do verzovaných schémat pro každý typ dokumentu, s mírou jistoty a souřadnicemi zdroje u každého údaje.
Fronta a obrazovka pro kontrolu výjimek s dokumentem a hodnotami vedle sebe, opravami z klávesnice, kódy důvodů a možností kontroly podle principu čtyř očí.
Označená testovací sada, schvalovací brány pro nové verze a přehledy podílu automaticky zpracovaných dokumentů, důvodů výjimek a vývoje přesnosti údajů.
Kmenová data a registry (odběratelé, dodavatelé, DIČ, bankovní účty)
Správa identit pro role kontrolorů
Kontrolní mechanismy
Zabudované kontrolní mechanismy
Hranice přístupu
Kontroloři vidí jen ty typy dokumentů a případy, které jim jejich role dovoluje. Služby pro vytěžování nemají trvalý přístup do cílového systému; předání používá pro každou integraci samostatný servisní účet s omezenými oprávněními.
Kontrola člověkem
Prahy jistoty a nesplněná pravidla posílají případy k člověku. Prahy se nastavují pro jednotlivé údaje, ne pro celý dokument, a snižují se jen tehdy, když testovací sada ukáže, že je to bezpečné. O žádostech rozhodují referenti.
Auditovatelnost
U každého údaje zaznamenáváme místo ve zdroji, vytěženou hodnotu, míru jistoty, výsledky pravidel, verzi modelu a promptu a každou změnu od kontrolora s kódem důvodu.
Ochrana dat
Osobní údaje se omezují už při příjmu, u žádostí o informace lze citlivé pasáže znečitelnit a uchovávání i mazání se řídí vaším skartačním plánem. Zpracování probíhá v dohodnutém regionu.
Transparentnost AI
Verze modelů a promptů jsou zdokumentované spolu s výsledky testů. Kde výstupy ovlivňují lidi, je použití AI zapsané ve vašem registru systémů AI a vysvětlené v informaci pro žadatele.
Ukazatele
Co bychom měřili
Tyto ukazatele s vámi dohodneme během úvodní analýzy a nejdřív zaznamenáme výchozí stav vašeho současného procesu.
Co bychom měřili
Ukazatel
Proč na něm záleží
Jak bychom ho měřili
01Podíl automaticky zpracovaných dokumentů
Proč na něm záležíUkazuje pro každý typ dokumentu, kolik rutinní práce už nepotřebuje člověka.
Jak bychom ho měřiliPodíl dokumentů, které bez kontroly splní všechny prahy a pravidla, podle záznamů pracovního postupu.
02Podíl výjimek a jejich důvody
Proč na něm záležíUkáže, zda výjimky způsobují špatné skeny, chybějící údaje, nebo pravidla, která je třeba změnit.
Jak bychom ho měřiliObjem fronty ke kontrole podle kódu důvodu, kanálu a typu dokumentu.
03Přesnost jednotlivých údajů
Proč na něm záležíMěřítko kvality, na kterém závisejí navazující rozhodnutí a platby.
Jak bychom ho měřiliPřesnost a úplnost (precision a recall) pro každý údaj na dohodnuté označené testovací sadě, při každém vydání znovu.
04Doba zpracování
Proč na něm záležíZachycuje ušetřenou práci i práci, která se přesunula do kontroly.
Jak bychom ho měřiliDoba od přijetí po předání a čas aktivní kontroly na jednu výjimku, podle časových značek ve frontě.
Dokud neznáme výchozí stav, cíle nestanovujeme.
Zavedení
Jak bychom řešení zavedli
Fáze 01
Úvodní analýza a výchozí stav
Dva nebo tři typy dokumentů, jeden kanál, vaše současné objemy a typické chyby. Z reálných anonymizovaných dokumentů připravíme označenou testovací sadu.
Kritéria dokončení
Údaje, pravidla a kritéria kvality dohodnuta
Výchozí stav změřen
Posouzení vlivu na ochranu osobních údajů zahájeno
Fáze 02
Pilot ve stínovém režimu
Systém vytěžuje a kontroluje souběžně se stávajícím procesem; lidé dál dělají svou práci a výsledky porovnávají.
Kritéria dokončení
Přesnost údajů splňuje dohodnutá kritéria
Prahy nastaveny pro jednotlivé údaje
Kontroloři zaškoleni na pracovišti pro kontrolu
Fáze 03
Řízený ostrý provoz
Automatické zpracování se zapne pro pilotní typy dokumentů a automaticky schválené případy se namátkově kontrolují.
Kritéria dokončení
Namátkové kontroly neukazují nepřijatelné chyby
Provozní příručka a monitoring předány
Návrat k předchozímu stavu otestován
Fáze 04
Rozšíření
Další typy dokumentů, kanály a jazyky; každý projde stejnou kontrolou kvality, než se spustí.
Podání a žádosti o dotace nebo povolení i s přílohami v podatelně krajského úřadu či magistrátu; žádosti o informace, u kterých je třeba dokumenty před poskytnutím znečitelnit.
Dodací listy, prohlášení o shodě a celní doklady spárované s objednávkami.
Ilustrativní příklad
Podatelna statutárního města
Situace
Podatelna magistrátu přijímá podání z datové schránky, e-mailem i na papíře. Pracovníci každé podání ručně zaevidují, opíšou odesílatele a věc a přidělí ho odboru, takže ve špičkách se zápis do spisové služby zpožďuje o dny.
Systém
Jeden příjem zařadí podání podle typu, vytěží odesílatele, věc, číslo jednací protistrany a lhůty a navrhne příslušný odbor. Ověřené údaje se zapíšou do spisové služby i se zdrojovým dokumentem.
Kde rozhoduje člověk
Podání s nejistým přidělením nebo nečitelnými údaji čekají ve frontě ke kontrole u pracovníků podatelny. O věci samé vždy rozhoduje referent příslušného odboru.
Co bychom měřili
Podíl podání přidělených bez opravy podle kanálu, důvody výjimek a doba od doručení po přidělení odboru.
Česko
Stejný dokument, různé cesty
Česká firma nebo úřad dostává stejný typ dokumentu jako sken, PDF v e-mailu, datovou zprávu i strukturovaný soubor. Datové schránky má každá česká právnická osoba zřízené automaticky, takže úřední korespondence přichází i touto cestou. Navrhujeme jeden příjem s jednou vrstvou pro vytěžování a se schématy a pravidly pro každý kanál, aby všechny dokumenty šly stejnou kontrolovanou cestou.
Veřejní zadavatelé musejí přijímat elektronické faktury podle normy EN 16931 (§ 221 zákona č. 134/2016 Sb.), dodavatelé je ale zasílat nemusejí, a proto vedle souborů ISDOC nebo Peppol BIS dál chodí faktury v PDF. Strukturované faktury vytěžování přeskočí. Kde vytěžená data slouží k rozhodování o lidech, navrhujeme s ohledem na GDPR a akt o umělé inteligenci: zdokumentované zpracování, kontrolu člověkem a záznamy, kterým porozumí i vaši auditoři.
Záleží na vašich dokumentech, proto přesnost měříme, místo abychom ji slibovali. Z vašich vlastních anonymizovaných dokumentů připravíme označenou testovací sadu a pro každý údaj vykazujeme přesnost a úplnost. Modely pro vytěžování dělají chyby, a proto nejisté údaje jdou k člověku, ne rovnou do systému.
02Zvládne systém rukopis, nekvalitní skeny a různé jazyky?
Ručně vyplněné formuláře a horší skeny přečíst lze, ale s nižší jistotou, takže jich víc skončí ve frontě ke kontrole. Dokumenty v češtině, slovenštině, němčině nebo angličtině se nejdřív zařadí podle jazyka, aby se na každý použilo správné schéma a pravidla.
03OCR nebo nástroj pro vytěžování už máme. Musíme ho nahradit?
Nemusíte. Pokud vaše vrstva pro snímání dokumentů funguje, postavíme kolem ní kontroly, frontu ke kontrole a předání do systémů a vytěžování pomocí modelu přidáme jen u typů dokumentů, kde přináší užitek.
04Rozhoduje systém o žádostech nebo pojistných událostech?
Ne. Připravuje a kontroluje data. Rozhodnutí s právními nebo finančními důsledky zůstávají na vašich referentech a likvidátorech, v souladu s čl. 22 GDPR a s vašimi vnitřními pravidly.
05Kde se dokumenty zpracovávají a ukládají?
V cloudovém regionu nebo datovém centru, které si zvolíte. Každý krok zpracování zdokumentujeme, včetně případné externí služby s modelem, aby ho váš pověřenec pro ochranu osobních údajů mohl posoudit před spuštěním.
06Jak může vypadat rozumná první etapa?
Jeden typ dokumentu s velkým objemem a jasnými pravidly, například přijaté faktury nebo jeden formulář žádosti. Taková etapa ověří pracovní postup, obrazovku pro kontrolu i měření dřív, než přidáme další typy. Přečtěte si o našem přístupu k realizaci.
Proberme vaše toky dokumentů
Vyberte dva nebo tři typy dokumentů a systémy, do kterých nakonec míří. Ukážeme vám, jak by mohlo vypadat první vydání.