Des pièces en entrée, des données vérifiées en sortie. Les exceptions reviennent à une personne.
Demandes, factures, déclarations de sinistre et courriers arrivent sous toutes les formes et en plusieurs langues. Nous construisons une chaîne d’entrée qui reconnaît chaque pièce, en extrait les champs utiles, les confronte à vos règles et ne transmet à une personne que les cas incertains.
Pour les organisations luxembourgeoises qui reçoivent leurs pièces en plusieurs langues, formats et pays, et qui doivent pouvoir justifier chaque valeur.
Le système réceptionne les pièces de tous les canaux, les classe, en extrait les données et les contrôle. Une pièce sous le seuil de confiance ou en échec sur une règle part dans une file de vérification tenue par une personne. Les données validées rejoignent l’application métier, et les corrections des vérificateurs alimentent le jeu d’évaluation.
Avant et après
Ce qui change au quotidien
Aujourd’hui
Avec le système
Aujourd’hui
Aujourd’hui : Ressaisie depuis les pièces jointes
Vos agents ouvrent chaque PDF, scan ou formulaire en ligne et recopient noms, montants et références dans l’application de dossiers ou l’ERP.
Avec le système
Avec le système : Des données structurées dès l’arrivée
Chaque champ est extrait avec sa position dans la pièce d’origine : le vérificateur voit la valeur et sa preuve côte à côte.
Aujourd’hui
Aujourd’hui : Des erreurs découvertes trop tard
Une page manquante ou une donnée incohérente apparaît des semaines plus tard, lors d’un recours ou d’un paiement rejeté.
Avec le système
Avec le système : Les règles s’appliquent à l’entrée
Complétude, concordance avec les données de référence et règles métier sont contrôlées avant l’ouverture du dossier, tant que l’expéditeur peut encore compléter.
Aujourd’hui
Aujourd’hui : Le même effort pour chaque pièce
Une facture propre et complète demande autant de temps qu’un document ambigu et mal scanné.
Avec le système
Avec le système : L’attention va aux exceptions
Les pièces sans anomalie passent directement. Vos équipes traitent une file de cas incertains ou inhabituels, chacun accompagné du motif de son renvoi.
Aujourd’hui
Aujourd’hui : Aucune trace de la saisie
Lorsqu’un réviseur demande d’où vient une valeur, la réponse dépend de la personne qui l’a tapée.
Avec le système
Avec le système : Chaque valeur est traçable
Pièce source, extraction, niveau de confiance, résultat des règles et corrections humaines sont journalisés champ par champ.
Workflow
Le parcours, étape par étape
Sept étapes et une voie d’exception. Les seuils et les règles sont fixés avec les responsables de vos processus, puis ajustés sur vos propres documents avant toute mise en production.
Workflow illustratif
7 étapes · 1 contrôle humain
Légende
Système
Personne
Contrôle humain
Circuit d’exception
Traitement des documents : parcours illustratif et renvoi des exceptions
Lire le schéma sous forme de texte
Le chemin principal va de la réception au classement, à l’extraction et au contrôle, puis à la transmission vers l’application métier, et se termine par l’apprentissage à partir des corrections.
Après le contrôle, toute pièce comportant un champ sous le seuil de confiance ou une règle métier en échec quitte le chemin principal pour la file de vérification, où une personne confirme ou corrige les valeurs. La pièce vérifiée reprend ensuite le chemin principal à l’étape de transmission.
La file de vérification est le point de contrôle humain : aucune valeur incertaine n’atteint l’application métier sans une personne.
01
Étape 1 : Réception multicanaleSystème
Scans, pièces jointes d’e-mails, dépôts sur un portail et formulaires en ligne arrivent dans une seule file, avec une référence de dossier, le canal d’origine et une empreinte. Les factures électroniques structurées (Peppol BIS Billing 3.0) sautent l’extraction et passent directement au contrôle.
02
Étape 2 : Séparer et classerSystème
Un envoi groupé est découpé en pièces distinctes. Chaque pièce est classée par type et par langue, ce qui détermine le schéma d’extraction et les règles applicables.
03
Étape 3 : Extraire les champsSystème
Une reconnaissance optique attentive à la mise en page lit le document, puis un modèle de langage remplit un schéma strict avec les champs convenus. Chaque champ porte un score de confiance et sa localisation dans la pièce.
04
Étape 4 : Contrôler selon vos règlesSystème
Les valeurs sont confrontées aux données de référence (clients, fournisseurs, numéros de TVA, IBAN), aux règles entre champs et aux doublons. Un champ au-dessus du seuil convenu qui respecte toutes les règles poursuit sans arrêt.
05
Étape 5 : File de vérificationPersonne
Le vérificateur voit la pièce et les valeurs extraites en parallèle, la règle en échec ou le champ incertain mis en évidence, puis il confirme ou corrige.
Circuit d’exception : Seuil non atteint ou règle en échec· Retour à l’étape 6
Contrôle humain
Aucune valeur incertaine n’entre dans l’application métier sans passage par une personne. Le vérificateur peut aussi refuser une pièce et en réclamer une nouvelle à l’expéditeur.
06
Étape 6 : Transmettre à l’application métierSystème
Les données validées créent ou complètent le dossier dans l’outil de gestion des dossiers, le CRM ou l’ERP via son API, pièce d’origine jointe et classe de conservation attribuée.
07
Étape 7 : Apprendre des correctionsSystème
Les corrections des vérificateurs deviennent des exemples annotés. Elles enrichissent le jeu d’évaluation ; un seuil ou un prompt ne change qu’après réussite de la nouvelle version sur ce jeu.
Composants
Les briques que nous réaliserions
01
Réception et connecteurs de canaux
Connecteurs pour boîtes e-mail, scanners, portails et formulaires en ligne, qui déposent chaque pièce dans une file unique avec ses métadonnées et sa référence de dossier.
Reconnaissance optique attentive à la mise en page et extraction par modèle vers des schémas versionnés par type de pièce, avec confiance et coordonnées pour chaque champ.
Règles métier, consultation des données de référence et détection des doublons, écrites sous forme de code testable et lisible par vos responsables de processus.
Un jeu de validation annoté, des seuils de passage à chaque version et des tableaux de bord sur le taux de traitement direct, les motifs d’exception et la dérive de précision.
Déploiement dans votre environnement cloud ou votre région, chiffrement, classes de conservation et suppressions programmées conformes à votre politique d’archivage.
Données de référence (clients, fournisseurs, TVA, IBAN)
Fournisseur d’identité pour les rôles de vérification
Contrôles
Contrôles prévus dès la conception
Périmètres d’accès
Chaque vérificateur ne voit que les types de pièces et les dossiers autorisés par son rôle. Les services d’extraction n’ont aucun accès permanent à l’application métier ; la transmission passe par un compte technique limité, propre à chaque intégration.
Revue humaine
Un seuil non atteint ou une règle en échec renvoie le cas à une personne. Les seuils sont définis champ par champ, pas par document, et ne sont abaissés que si le jeu d’évaluation le justifie. Les décisions sur les demandes restent aux gestionnaires de dossiers.
Traçabilité
Pour chaque champ, nous journalisons l’emplacement dans la pièce, la valeur extraite, la confiance, le résultat des règles, la version du modèle et du prompt, ainsi que toute correction avec son code de motif.
Protection des données
Les données personnelles sont réduites au nécessaire dès l’entrée, le caviardage est disponible pour les demandes d’accès, et la conservation comme la suppression suivent votre plan d’archivage. Le traitement reste dans la région convenue, au sein de l’UE.
Transparence de l’IA
Les versions de modèle et de prompt sont documentées avec leurs résultats d’évaluation. Lorsque le résultat touche des personnes, l’usage de l’IA figure dans votre registre IA et dans l’information remise aux demandeurs.
Indicateurs
Ce que nous mesurerions
Ces indicateurs sont fixés avec vous pendant la phase d’analyse, après une mesure de votre processus actuel.
Ce que nous mesurerions
Indicateur
Pourquoi c’est important
Comment nous le mesurerions
01Taux de traitement direct
Pourquoi c’est importantMontre, par type de pièce, la part du travail courant qui ne demande plus d’intervention humaine.
Comment nous le mesurerionsPart des pièces qui franchissent tous les seuils et toutes les règles sans vérification, d’après les journaux du parcours.
02Taux et motifs d’exception
Pourquoi c’est importantIndique si les exceptions viennent de scans illisibles, de données manquantes ou de règles à revoir.
Comment nous le mesurerionsVolume de la file de vérification par code de motif, par canal et par type de pièce.
03Précision par champ
Pourquoi c’est importantLa mesure de qualité qui compte pour les décisions et les paiements qui suivent.
Comment nous le mesurerionsPrécision et rappel par champ sur un jeu de validation annoté et convenu, relancés à chaque version.
04Délai de traitement
Pourquoi c’est importantRend visible l’effort économisé et l’effort reporté sur la vérification.
Comment nous le mesurerionsTemps entre réception et transmission, et temps de vérification active par exception, d’après les horodatages de la file.
Aucun objectif n’est fixé avant une mesure de référence.
Déploiement
La mise en service, par étapes
Phase 01
Phase d’analyse et mesure initiale
Deux ou trois types de pièces, un canal, vos volumes et vos erreurs actuels. Nous annotons un jeu de validation à partir de documents réels anonymisés.
Critères de sortie
Champs, règles et critères de qualité arrêtés
Situation de départ mesurée
Analyse d’impact relative à la protection des données lancée
Phase 02
Pilote en parallèle
Le système extrait et contrôle en même temps que le processus actuel ; vos équipes continuent à traiter et comparent les résultats.
Critères de sortie
Précision par champ conforme aux critères convenus
Seuils fixés champ par champ
Vérificateurs formés au poste de vérification
Phase 03
Production sous contrôle
Le traitement direct est activé pour les types de pièces du pilote, avec un échantillonnage des cas acceptés automatiquement.
Critères de sortie
Aucune erreur inacceptable dans l’échantillon
Procédures d’exploitation et supervision transmises
Retour arrière testé
Phase 04
Extension
D’autres types de pièces, canaux et langues, chacun soumis au même seuil d’évaluation avant sa mise en service.
Bons de livraison, certificats de conformité et documents douaniers de clients en France, en Belgique et en Allemagne, rapprochés des commandes.
Exemple illustratif
Demandes en trois langues dans une administration
Situation
Une administration reçoit des demandes par MyGuichet.lu, par e-mail et par courrier, avec des pièces justificatives en français, en allemand et en anglais. Les agents recopient les données à la main dans leur application de gestion des dossiers.
Système
Une chaîne de réception unique classe chaque pièce par type et par langue, extrait les champs convenus et les confronte aux données déjà connues avant l’ouverture du dossier.
Contrôle humain
Une pièce illisible, incomplète ou en contradiction avec une autre attend dans une file de vérification. La décision sur la demande reste à l’agent compétent.
Ce que nous mesurerions
Taux de traitement direct par canal et par langue, motifs d’exception et précision par champ sur un jeu de validation annoté.
Luxembourg
Une facture, trois langues, plusieurs formats
Une entreprise ou une administration luxembourgeoise reçoit le même type de pièce en français, en allemand et en anglais, de clients et de fournisseurs établis en France, en Belgique et en Allemagne. Nous concevons une seule couche de réception et d’extraction, avec des schémas et des règles par pays, pour que chaque pièce suive le même chemin contrôlé.
Pour les marchés publics, la facture électronique structurée est obligatoire au Luxembourg depuis le 18 mars 2023 pour tous les opérateurs économiques, et elle ne passe que par Peppol ou MyGuichet.lu. Ces factures-là n’ont pas besoin d’extraction. Le paquet européen « TVA à l’ère numérique » pousse dans le même sens au-delà des frontières.
Lorsque les données extraites servent à des décisions sur des personnes, nous tenons compte du RGPD, contrôlé par la CNPD, et du règlement sur l’IA : traitement documenté, vérification humaine et journaux lisibles par vos réviseurs.
Elle dépend de vos documents ; nous la mesurons donc au lieu de la promettre. Nous annotons un jeu de validation à partir de vos propres pièces anonymisées et communiquons précision et rappel champ par champ. Un modèle d’extraction se trompe parfois : c’est pourquoi un champ incertain passe par une personne avant d’entrer dans l’application métier.
02Le système lit-il l’écriture manuscrite, les scans de mauvaise qualité et plusieurs langues ?
Les formulaires manuscrits et les scans médiocres sont lisibles, avec une confiance plus faible ; une plus grande part arrive donc dans la file de vérification. Au Luxembourg, une même démarche mêle souvent des pièces en français, en allemand et en anglais : la langue est détectée en premier, pour appliquer à chaque pièce le bon schéma et les bonnes règles.
03Nous avons déjà un outil de capture ou d’OCR. Faut-il le remplacer ?
Pas forcément. Si votre couche de capture donne satisfaction, nous construisons le contrôle, la vérification et la transmission autour d’elle, et n’ajoutons l’extraction par modèle que pour les types de pièces où elle apporte un gain.
04Le système décide-t-il lui-même des demandes ou des sinistres ?
Non. Il prépare et contrôle les données. Les décisions aux effets juridiques ou financiers restent à vos gestionnaires de dossiers, conformément à l’article 22 du RGPD et à vos propres règles.
05Où les documents sont-ils traités et conservés ?
Dans la région cloud ou le centre de données de votre choix, au sein de l’UE. Nous documentons chaque étape de traitement, y compris tout service de modèle externe, afin que votre délégué à la protection des données puisse l’évaluer avant la mise en service.
06Par quoi commencer raisonnablement ?
Par un type de pièce à fort volume et aux règles claires, par exemple les factures fournisseurs ou un seul formulaire de demande. Il valide le parcours, l’écran de vérification et les indicateurs avant l’ajout d’autres types. Découvrez notre méthode de travail.
Parlons de vos flux de documents
Apportez deux ou trois types de pièces et les applications où elles aboutissent. Nous vous montrerons à quoi pourrait ressembler une première version, langue par langue et pays par pays.