Entran documentos, saen datos validados. As excepcións decídeas unha persoa.
Solicitudes, facturas, reclamacións e cartas chegan en todos os formatos. Construímos fluxos de entrada que clasifican cada documento, extraen os campos que importan, contrastan eses campos coas súas normas e só envían a unha persoa os casos dubidosos.
Para organizacións que reciben documentos en galego, en castelán e noutras linguas, en papel e en formato electrónico, e precisan que cada valor teña trazabilidade.
O sistema recolle os documentos de todas as canles, clasifícaos, extrae os campos e valídaos. Os casos que quedan por debaixo do limiar de confianza ou incumpren unha regra pasan a unha persoa nunha cola de revisión. Os datos validados envíanse ao sistema de xestión, e as correccións de quen revisa incorpóranse ao conxunto de avaliación.
Antes e despois
Que cambia na xornada de traballo
Hoxe
Co sistema
Hoxe
Hoxe: Copiar a man desde os anexos
O persoal abre cada PDF, dixitalización ou formulario electrónico e copia a man nomes, importes e referencias no sistema de expedientes ou no ERP.
Co sistema
Co sistema: Os datos chegan estruturados
Os campos extráense coa súa posición no documento orixinal, de modo que quen revisa ve o valor e a evidencia lado a lado.
Hoxe
Hoxe: Erros que aparecen tarde
As páxinas que faltan e os datos incoherentes saen á luz semanas despois, cando alguén recorre unha resolución ou se devolve un pagamento.
Co sistema
Co sistema: As regras actúan na entrada
Antes de abrir un expediente compróbase se o documento está completo, se coincide cos datos mestres e se cumpre as regras de negocio, cando aínda se lle pode pedir información a quen o enviou.
Hoxe
Hoxe: Todos os documentos reciben a mesma atención
Unha factura limpa e completa leva tanto tempo como unha confusa e ambigua.
Co sistema
Co sistema: A atención vai ás excepcións
Os documentos correctos pasan directamente. As persoas traballan cunha cola de casos dubidosos ou pouco habituais, co motivo polo que está alí cada un.
Hoxe
Hoxe: Ningún rexistro de como se captaron os datos
Cando a auditoría pregunta de onde saíu un valor, a resposta depende de quen o introduciu.
Co sistema
Co sistema: Cada valor ten trazabilidade
Para cada campo rexístranse o documento de orixe, a extracción, a confianza, os resultados das regras e os cambios de quen revisa.
Fluxo de traballo
Como funciona o fluxo de traballo
Sete pasos e unha vía de excepción. Os limiares e as regras acórdanse coas persoas responsables do proceso e axústanse cos seus propios documentos antes de que nada funcione en produción.
Fluxo de traballo ilustrativo
7 pasos · 1 punto de control humano
Lenda
Sistema
Persoa
Punto de control humano
Vía de excepción
Procesamento de documentos: fluxo ilustrativo con vía de excepción
Ler o diagrama como texto
O camiño principal vai da recollida á clasificación, á extracción e á validación, segue co envío ao sistema de xestión e remata coa aprendizaxe a partir das correccións.
Despois da validación, calquera documento cun campo por debaixo do limiar de confianza ou cunha regra de negocio incumprida sae do camiño principal e vai á cola de revisión, onde unha persoa confirma ou corrixe os valores. Os documentos revisados volven ao camiño principal no paso de envío.
A cola de revisión é o punto de control humano: ningún valor dubidoso chega ao sistema de xestión sen pasar por unha persoa.
01
Paso 1: Recollida en todas as canlesSistema
As dixitalizacións, os anexos de correo, os documentos subidos ao portal e os formularios electrónicos chegan a unha única cola de entrada cunha referencia de expediente, os metadatos da canle e unha suma de verificación. As facturas electrónicas estruturadas (Facturae ou UBL) non pasan pola extracción e van directamente á validación.
02
Paso 2: Separar e clasificarSistema
Os lotes de varios documentos divídense nas súas partes. Cada parte clasifícase por tipo de documento e por lingua, e esa clasificación determina o esquema de extracción e as regras que se aplican.
03
Paso 3: Extraer os camposSistema
Un OCR que ten en conta a maquetación le a páxina; un modelo de linguaxe extrae os campos acordados nun esquema estrito. Cada campo leva unha puntuación de confianza e a súa localización no documento orixinal.
04
Paso 4: Validar coas regrasSistema
Os valores contrástanse cos datos mestres (rexistros de clientes, provedores, IVE e IBAN), coas regras entre campos e coa detección de duplicados. Os campos que superan o limiar de confianza acordado e cumpren todas as regras pasan directamente.
05
Paso 5: Cola de revisiónPersoa
Quen revisa ve o documento e os valores extraídos lado a lado, co campo de baixa confianza ou a regra incumprida destacados, e confirma ou corrixe cada valor.
Vía de excepción: Confianza baixa ou regra incumprida· Volve ao paso 6
Punto de control humano
Ningún valor dubidoso chega ao sistema de xestión sen pasar por unha persoa. Quen revisa tamén pode rexeitar un documento e pedirlle outro a quen o enviou.
06
Paso 6: Envío ao sistema de xestiónSistema
Os datos validados abren ou actualizan o expediente no sistema de xestión de expedientes, no CRM ou no ERP a través da súa API, co documento orixinal anexo e cunha clase de conservación asignada.
07
Paso 7: Aprender das correcciónsSistema
As correccións de quen revisa gárdanse como exemplos etiquetados. Amplían o conxunto de avaliación, e os limiares ou as instrucións só cambian cando a nova versión supera ese conxunto.
Compoñentes
O que construiriamos
01
Entrada e conectores de canle
Conectores para caixas de correo, escáneres, portais e formularios electrónicos que levan cada documento a unha única cola, con metadatos e cunha referencia de expediente.
OCR que ten en conta a maquetación e extracción baseada en modelos sobre esquemas versionados por tipo de documento, con confianza por campo e coordenadas no documento orixinal.
Regras de negocio, consultas aos datos mestres e controis de duplicados escritos como código comprobable que as persoas responsables do proceso poden ler.
Unha cola e unha pantalla de revisión lado a lado para as excepcións, con corrección rápida desde o teclado, códigos de motivo e opción de dobre revisión.
Un conxunto de validación etiquetado, criterios de paso antes de cada versión e paneis coa taxa de procesamento directo, os motivos das excepcións e a evolución da precisión por campo.
Implantación no seu contorno de nube ou na rexión que escolla, cifrado, clases de conservación e tarefas de eliminación axustadas á súa política de arquivo.
Rexistros de datos mestres (clientes, provedores, IVE, IBAN)
Provedor de identidade para os roles de revisión
Controis
Controis previstos desde o deseño
Límites de acceso
Quen revisa só ve os tipos de documento e os expedientes que o seu rol permite. Os servizos de extracción funcionan sen acceso permanente ao sistema de xestión; o envío usa unha conta de servizo con permisos limitados para cada integración.
Revisión humana
Os limiares de confianza e as regras incumpridas encamiñan os casos cara a unha persoa. Os limiares fíxanse por campo, non por documento, e só se rebaixan cando o conxunto de avaliación demostra que é seguro. As decisións sobre as solicitudes quedan en mans do persoal tramitador.
Auditabilidade
Para cada campo rexistramos a localización na orixe, o valor extraído, a confianza, os resultados das regras, a versión do modelo e das instrucións e calquera cambio de quen revisa, co seu código de motivo.
Protección de datos
Os datos persoais redúcense ao mínimo na entrada, é posible ocultar datos antes de entregar documentos en resposta a unha solicitude de acceso, e a conservación e a eliminación seguen o seu calendario de arquivo. O tratamento queda na rexión acordada.
Transparencia da IA
As versións do modelo e das instrucións documéntanse cos seus resultados de avaliación. Cando os resultados afectan a persoas, o uso da IA anótase no seu rexistro de sistemas de IA e explícase na información que reciben as persoas solicitantes.
Indicadores
O que mediriamos
Acordamos estes indicadores con vostede durante o descubrimento e, antes de nada, rexistramos unha liña de base do proceso actual.
O que mediriamos
Indicador
Por que é importante
Como o mediriamos
01Taxa de procesamento directo
Por que é importanteMostra canto traballo rutineiro xa non precisa dunha persoa, por tipo de documento.
Como o mediriamosProporción de documentos que superan todos os limiares e regras sen revisión, a partir dos rexistros do fluxo.
02Taxa e motivos de excepción
Por que é importanteIndica se as excepcións veñen de dixitalizacións deficientes, de datos que faltan ou de regras que cómpre cambiar.
Como o mediriamosVolume da cola de revisión por código de motivo, por canle e por tipo de documento.
03Precisión por campo
Por que é importanteÉ a medida de calidade que conta para as decisións e os pagamentos posteriores.
Como o mediriamosPrecisión e exhaustividade (recall) por campo nun conxunto de validación etiquetado e acordado, que se repite en cada versión.
04Tempo de tramitación
Por que é importanteRecolle o esforzo que se aforra e o esforzo que pasa á revisión.
Como o mediriamosTempo desde a recepción ata o envío e tempo activo de revisión por excepción, a partir das marcas de tempo da cola.
Non fixamos obxectivos antes de dispor dunha liña de base.
Implantación
Como o implantariamos
Fase 01
Descubrimento e liña de base
Dous ou tres tipos de documento, unha canle, os seus volumes actuais e os seus patróns de erro. Etiquetamos un conxunto de validación con documentos reais anonimizados.
Criterios de saída
Campos, regras e criterios de calidade acordados
Liña de base medida
Avaliación de impacto en protección de datos iniciada
Fase 02
Piloto en paralelo
O sistema extrae e valida en paralelo co proceso actual; as persoas seguen facendo o traballo e comparan os resultados.
Criterios de saída
A precisión por campo cumpre os criterios acordados
Limiares fixados por campo
Persoal revisor formado no posto de revisión
Fase 03
Produción controlada
Actívase o procesamento directo para os tipos de documento do piloto, con mostraxe dos casos aprobados automaticamente.
Criterios de saída
A mostraxe non revela erros inaceptables
Manual de operacións e seguimento entregados
Volta atrás probada
Fase 04
Ampliación
Máis tipos de documento, canles e linguas; cada un supera o mesmo control de avaliación antes de entrar en produción.
Solicitudes de licenzas, axudas e prestacións cos seus anexos; solicitudes de acceso á información pública nas que hai que ocultar datos antes de entregar os documentos.
Albarás, certificados de conformidade e documentos aduaneiros cotexados cos pedidos de compra.
Exemplo ilustrativo
Rexistro de entrada dunha deputación
Situación
Unha deputación provincial recibe no seu rexistro escritos, solicitudes e anexos en papel, por correo electrónico e pola sede electrónica, en galego e en castelán. O persoal clasifica cada entrada e copia a man os datos básicos antes de remitila ao servizo que corresponde.
Sistema
Unha entrada única clasifica cada documento, extrae o remitente, o asunto e as referencias e propón o servizo de destino. Os datos validados abren o asento no sistema de rexistro co documento orixinal anexo.
Control humano
As entradas con campos de baixa confianza, sen remitente identificado ou cun destino dubidoso esperan nunha cola de revisión. A remisión ao servizo confírmaa sempre o persoal do rexistro.
O que mediriamos
Taxa de procesamento directo por canle e por tipo de documento, motivos das excepcións e precisión por campo nun conxunto de validación etiquetado.
España
Do papel á factura estruturada
En España conviven o papel, os PDF e os formatos estruturados. As facturas electrónicas aos organismos públicos entran polos puntos xerais de entrada: FACe para a Administración xeral do Estado e as administracións adheridas, o SEF para a Xunta de Galicia. Entre empresas, a factura electrónica será obrigatoria desde o 6 de outubro de 2027 para as que superaron 8 millóns de euros de volume de operacións no ano anterior, e desde o 6 de outubro de 2028 para as demais. As facturas estruturadas non precisan extracción; o resto segue o mesmo camiño controlado.
Cando os datos extraídos serven para decidir sobre persoas, deseñamos co RXPD e co Regulamento de IA en mente: tratamento documentado, revisión humana e rexistros que a súa auditoría pode seguir.
Depende dos seus documentos: en lugar de prometela, medímola. Etiquetamos un conxunto de validación cos seus propios documentos anonimizados e informamos da precisión e da exhaustividade por campo. Os modelos de extracción cometen erros; por esa razón os campos dubidosos pasan a unha persoa en lugar de ir directamente ao sistema de xestión.
02Pode ler letra manuscrita, dixitalizacións deficientes e varias linguas?
Os formularios manuscritos e as dixitalizacións deficientes pódense ler, con menor confianza, polo que unha parte maior deles acaba na cola de revisión. Os documentos en galego, en castelán, en inglés ou noutras linguas clasifícanse primeiro por lingua, de modo que cada un recibe o esquema e as regras que lle corresponden.
03Xa temos OCR ou un produto de captura. Hai que substituílo?
Non necesariamente. Se a súa capa de captura funciona, construímos arredor dela a validación, a revisión e o envío, e só engadimos extracción baseada en modelos nos tipos de documento nos que achega valor.
04O sistema toma decisións sobre solicitudes ou reclamacións?
Non. Prepara e comproba datos. As decisións con efectos xurídicos ou económicos quedan en mans do seu persoal tramitador, conforme ao artigo 22 do RXPD e ás súas propias políticas.
05Onde se procesan e se gardan os documentos?
Na rexión de nube ou no centro de datos que vostede escolla. Documentamos cada paso do tratamento, incluído calquera servizo externo de modelos, para que o seu delegado ou delegada de protección de datos o poida avaliar antes da posta en produción.
06Cal é un primeiro alcance razoable?
Un tipo de documento de gran volume e con regras claras, como as facturas de provedores ou un único formulario de solicitude. Serve para probar o fluxo, a pantalla de revisión e os indicadores antes de engadir máis tipos. Lea máis sobre o noso enfoque.
Fálenos dos seus fluxos de documentos
Traia dous ou tres tipos de documento e os sistemas nos que acaban. Mostrarémoslle como podería ser unha primeira versión, coas linguas e os formatos cos que traballa.