O sistema prepara e comproba cada expediente. Resolve unha persoa.
Solicitudes, licenzas, axudas, reclamacións e recursos pasan por varias mans antes de que alguén resolva. Construímos fluxos de tramitación que reciben datos estruturados, piden unha soa vez o que falta, obteñen dos rexistros o que xa consta neles, aplican regras versionadas e redactan a resolución, para que o persoal tramitador dedique o seu tempo á valoración.
Para administracións e entidades que tramitan solicitudes en España, con Cl@ve, sede electrónica e prazos legais en cada procedemento.
Unha solicitude chega como datos estruturados e compróbase se está completa; se falta algo, a persoa solicitante recibe un único requirimento e o expediente continúa cando chega o que faltaba. O sistema obtén datos dos rexistros, aplica as regras versionadas e prepara un resumo no que cada afirmación remite á súa fonte. Unha persoa tramitadora valora e resolve, e aproba a resolución redactada a partir dun modelo aprobado antes de que se notifique e quede rexistrada.
Antes e despois
Que cambia para o persoal tramitador e para as persoas solicitantes
Hoxe
Co sistema
Hoxe
Hoxe: Expedientes que van e veñen
Un anexo que falta descóbrese semanas despois da presentación, pídeselle á persoa solicitante por escrito e, mentres, o expediente agarda.
Co sistema
Co sistema: Completo antes de comezar
A comprobación de que a solicitude está completa faise na entrada, e a persoa solicitante recibe un único requirimento que indica exactamente o que falta.
Hoxe
Hoxe: Pedir datos que xa existen
As persoas solicitantes achegan certificados e extractos que xa constan nun rexistro, e o persoal vólveos escribir no sistema de expedientes.
Co sistema
Co sistema: Datos dos rexistros consultados, non pedidos
Os datos que constan nunha fonte oficial obtéñense a través da súa API, cunha finalidade rexistrada, e móstranse a quen tramita xunto coa súa orixe.
Hoxe
Hoxe: Mesmo caso, resultado distinto
Cada persoa comproba os criterios segundo as súas propias notas e redacta a resolución a partir dun exemplo antigo, así que casos parecidos poden acabar de forma distinta e despois ninguén sabe que versión das regras se aplicou.
Co sistema
Co sistema: Un só conxunto de regras, documentado
Os criterios aplícanse como modelos de decisión versionados con casos de proba, as resolucións parten de modelos aprobados e o expediente indica que versión das regras se aplicou.
Hoxe
Hoxe: Prazos en follas de cálculo
Os prazos legais contrólanse a man, e os expedientes antigos afúndense na lista de pendentes ata que se volven urxentes.
Co sistema
Co sistema: Prazos á vista
Cada expediente leva o seu prazo legal, a coordinación ve que expedientes están en risco e os pendentes vense por antigüidade e tipo de expediente.
Fluxo de traballo
Como funciona o fluxo de traballo
O sistema fai a preparación: entrada, datos dos rexistros, resultados das regras, un resumo con fontes e un borrador de resolución. A valoración e a decisión correspóndenlle á persoa tramitadora, que o ve todo nunha soa pantalla.
Fluxo de traballo ilustrativo
7 pasos · 2 puntos de control humano
Lenda
Sistema
Axente de IA
Persoa
Punto de control humano
Vía de excepción
Tramitación de expedientes: fluxo ilustrativo con vía de requirimento
Ler o diagrama como texto
O camiño principal vai da recepción e comprobación da solicitude, pasando pola consulta dos rexistros, a aplicación das regras versionadas e a preparación dun resumo con fontes, ata a valoración e a decisión da persoa tramitadora, e remata coa redacción e a notificación da resolución.
Cando a comprobación detecta que falta algo, o expediente sae do camiño principal e a persoa solicitante recibe un único requirimento co que falta. Cando chega e supera a comprobación, o expediente volve ao camiño principal no paso de consulta dos rexistros.
A valoración e a decisión da persoa tramitadora son o punto de control humano, seguido da súa aprobación da resolución: o sistema prepara e redacta, pero non se resolve nada nin se notifica ningunha resolución sen unha persoa.
01
Paso 1: Recibir e comprobar a solicitudeSistema
As solicitudes chegan como datos estruturados desde a sede electrónica, os formularios electrónicos ou a entrada de procesamento de documentos. O expediente ábrese co seu tipo, o prazo legal calcúlase desde a data de entrada e compróbanse os documentos que ese tipo de expediente esixe.
02
Paso 2: Requirir o que faltaSistema
A persoa solicitante recibe un único requirimento, pola canle que usou, coa relación dos documentos ou datos que faltan e o prazo para achegalos. O que chega compróbase coa mesma relación, e o efecto sobre o prazo rexístrase como dispón o procedemento.
Vía de excepción: Solicitude incompleta· Volve ao paso 3
03
Paso 3: Consultar os rexistrosSistema
Segundo a identidade da persoa solicitante e a base xurídica do procedemento, os datos obtéñense das fontes oficiais e dos rexistros de referencia a través das súas API. Nos procedementos transfronteirizos incluídos na pasarela dixital única, as probas doutro Estado membro poden intercambiarse polo sistema técnico de «unha soa vez» a petición da persoa solicitante. Cada consulta rexístrase coa súa finalidade.
04
Paso 4: Aplicar regras versionadasSistema
As regras de admisión e de cálculo execútanse como modelos de decisión versionados (DMN ou regras como código), cada un vinculado á disposición legal ou normativa que aplica. O resultado indica para cada criterio se se cumpre, se non se cumpre ou se queda aberto á valoración, cos feitos e a versión da regra empregada.
05
Paso 5: Resumo con fontesAxente de IA
Un modelo resume para a persoa tramitadora a solicitude, os anexos e os extractos dos rexistros: feitos, datas, importes, puntos abertos e contradicións entre fontes. Cada afirmación remite á páxina do documento ou ao extracto do rexistro do que procede. O resumo non valora o cumprimento dos requisitos nin propón un resultado.
06
Paso 6: Valorar e resolverPersoa
A persoa tramitadora revisa nunha soa pantalla os resultados das regras, o resumo e as probas en que se basean, valora os puntos que as regras deixan abertos, resolve e redacta a motivación. Pode apartarse do resultado dunha regra deixando constancia do motivo.
Punto de control humano
A decisión correspóndelle sempre á persoa tramitadora. Ningunha decisión con efectos xurídicos se basea unicamente nun tratamento automatizado, e pódese esixir unha segunda revisión segundo o tipo de expediente, o importe ou o resultado.
07
Paso 7: Redactar e notificarSistema
A resolución redáctase a partir do modelo aprobado para o tipo de expediente e o resultado, coa motivación de quen tramita e os fundamentos xurídicos. Unha vez aprobada, asínase, notifícase e queda rexistrada no expediente. Un recurso abre un expediente vinculado que conserva o expediente orixinal, a versión das regras e a motivación.
Punto de control humano
Ningunha resolución sae sen que a persoa tramitadora aprobe o texto final.
Compoñentes
O que construiriamos
01
Servizo de entrada e comprobación
Recibe as presentacións da sede electrónica, dos formularios electrónicos e do procesamento de documentos, aplica unha lista de comprobación por tipo de expediente e envía os requirimentos pola canle da persoa solicitante.
Clientes de API para fontes oficiais, rexistros de referencia e plataformas estatais de intermediación de datos, e para o sistema técnico de «unha soa vez» cando o procedemento está incluído, todos con rexistro da finalidade.
Regras de admisión e de cálculo en DMN ou como código, versionadas con data de inicio, vinculadas á súa fonte legal e cubertas por casos de proba que a súa asesoría xurídica pode ler.
Resumos baseados en modelos cunha ligazón á fonte para cada afirmación, un conxunto de avaliación construído con expedientes pasados e ningún papel na valoración dos requisitos.
Unha pantalla para probas, resultados das regras, resumo, decisión e motivación, integrada no sistema de expedientes existente cando é posible, con modelos de resolución que xestiona a súa asesoría xurídica.
Sedes electrónicas e portais para a cidadanía e as empresas
Formularios electrónicos e presentacións estruturadas
Entrada desde o procesamento de documentos
Fontes oficiais e rexistros de referencia
Probas transfronteirizas polo sistema técnico de «unha soa vez»
Recursos, reclamacións e queixas
Núcleo da solución
Tramitación de expedientes
Sistemas cos que traballa
Xestión de expedientes con Salesforce Public Sector Solutions e Service CloudPlataformaSalesforce
O seu sistema de expedientes actual
Identificación con Cl@ve, sinatura e selo electrónicos (servizos de confianza eIDAS)
Xestión documental e arquivo
SAP finanzas para o pagamento de axudas e prestaciónsPlataformaSAP
Contabilidade en Odoo para o pagamento de axudasPlataformaOdoo
Canles de notificación: caixa do portal, correo electrónico e notificación electrónica
Controis
Controis previstos desde o deseño
Límites de acceso
O persoal tramitador só ve os tipos de expediente e as unidades que o seu rol permite. As consultas aos rexistros fanse coa base xurídica do procedemento e só para os campos que o tipo de expediente precisa, e cada unha rexístrase coa referencia do expediente e a finalidade. O servizo de resumo le o expediente, pero non pode modificar os datos, os resultados das regras nin as decisións.
Revisión humana
Cada decisión tómaa unha persoa tramitadora que ve os resultados das regras, o resumo e as probas que os sosteñen. As decisións que producen efectos xurídicos ou afectan de modo similar e significativo á persoa solicitante nunca se basean unicamente nun tratamento automatizado (artigo 22 do RXPD). É posible apartarse do resultado dunha regra deixando constancia do motivo, de modo que a valoración é real.
Auditabilidade
En cada expediente rexistramos os datos recibidos, cada consulta aos rexistros e o seu resultado, a versión das regras e o resultado de cada criterio, o resumo coas súas fontes e a versión do modelo, a decisión e a motivación, e a resolución tal como se notificou. Ante un recurso ou unha auditoría pódese reconstruír que regras e que feitos se aplicaron o día da decisión.
Protección de datos
Só se obteñen dos rexistros os campos que as regras precisan. A conservación e a eliminación seguen o seu calendario de arquivo por tipo de expediente, o tratamento queda na rexión acordada e os datos dos expedientes non se usan para adestrar modelos externos.
Transparencia da IA
As resolucións indican os feitos, as regras aplicadas, a motivación e os recursos que proceden. Cando un modelo axuda a preparar os expedientes, o seu papel documéntase, anótase no seu rexistro de sistemas de IA e, se existe un rexistro público de algoritmos que o recolla, publícase alí.
Indicadores
O que mediriamos
Os indicadores fíxanse por tipo de expediente, cunha liña de base tomada dos seus datos de expedientes actuais antes de cambiar nada.
O que mediriamos
Indicador
Por que é importante
Como o mediriamos
01Tempo de tramitación por tipo de expediente
Por que é importanteO indicador que notan as persoas solicitantes, separado por tipo para que un procedemento rápido non oculte outro lento.
Como o mediriamosTempo desde a entrada ata a notificación da resolución, e desde o expediente completo ata a notificación, a partir das marcas de tempo do expediente.
02Proporción de solicitudes completas na entrada
Por que é importanteMostra se os formularios, os datos precubertos e as listas de comprobación evitan as idas e voltas.
Como o mediriamosExpedientes que superan a comprobación na primeira presentación, por canle e por tipo de expediente.
03Requirimentos por expediente
Por que é importanteCada requirimento custa tempo á persoa solicitante e unha nova xestión a quen tramita.
Como o mediriamosRequirimentos de documentación ou aclaracións por expediente, por motivo, a partir do rexistro do expediente.
04Expedientes fóra do prazo legal
Por que é importanteO mínimo legal de puntualidade e un primeiro sinal de que medran os pendentes.
Como o mediriamosExpedientes abertos e pechados fóra de prazo, e expedientes dentro da xanela de aviso, por equipo e por tipo de expediente.
05Coherencia das decisións na revisión por pares
Por que é importanteCasos parecidos deberían ter o mesmo resultado, sexa cal sexa a persoa que os tramite.
Como o mediriamosCoincidencia entre a decisión orixinal e a valoración do mesmo expediente por outra persoa tramitadora, nunha mostra aleatoria.
06Proporción de recursos estimados
Por que é importanteOs recursos estimados sinalan regras, probas ou motivacións que requiren atención.
Como o mediriamosRecursos e reclamacións estimados total ou parcialmente, por motivo e pola versión das regras aplicada.
Non fixamos obxectivos antes de dispor dunha liña de base.
Implantación
Como o implantariamos
Fase 01
Descubrimento e análise das regras
Un tipo de expediente e a súa base xurídica. Describimos como se tramita hoxe, escribimos os criterios como modelo de decisión coa súa asesoría xurídica e reunimos expedientes pasados anonimizados como casos de proba.
Criterios de saída
Conxunto de regras revisado pola asesoría xurídica
Casos de proba co resultado esperado acordados
Liña de base rexistrada para cada indicador
Avaliación de impacto en protección de datos e clasificación segundo o Regulamento de IA iniciadas
Fase 02
Construción e reprodución
Entrada, conectores cos rexistros, regras e posto de tramitación para o tipo de expediente escollido. Os expedientes pasados volven pasar polas regras e polo servizo de resumo e compáranse coas decisións tomadas.
Criterios de saída
Os resultados das regras coinciden cos casos de proba, ou cada diferenza está explicada
Ligazóns ás fontes comprobadas nunha mostra de resumos
Acceso aos rexistros aprobado polas persoas responsables dos datos
Fase 03
Produción controlada
Os expedientes novos do tipo escollido pasan polo sistema. O persoal tramitador resolve como antes, e unha mostra de decisións pasa por revisión por pares.
Criterios de saída
A revisión por pares mostra decisións coherentes
A coordinación usa o seguimento de prazos
Manual de operacións, seguimento e volta atrás dispoñibles
Fase 04
Máis tipos de expediente
Os demais tipos de expediente reutilizan a entrada, os conectores e o posto de tramitación, cada un co seu propio conxunto de regras, casos de proba e revisión xurídica.
Criterios de saída
Procedemento de cambio de regras en mans do seu equipo
Licenzas urbanísticas e ambientais, axudas e prestacións sociais, cos datos dos rexistros obtidos unha soa vez e os prazos legais controlados por procedemento.
Xestión de sinistros e reclamacións de seguros, coas regras de cobertura versionadas segundo o texto de cada póliza, o persoal de sinistros resolvendo e os prazos de resposta ás reclamacións á vista.
Autorizacións de transportes especiais e de obras na estrada, cos datos de ruta, vehículo e obra contrastados cos datos da rede e con outras autorizacións antes de que resolva unha persoa.
Exemplo ilustrativo
Licenzas e axudas nun concello
Situación
Un concello tramita licenzas de obra e axudas municipais que chegan pola sede electrónica e polo rexistro presencial, en galego e en castelán. Moitas solicitudes chegan sen algún documento, os requirimentos envíanse por escrito e o persoal controla os prazos nunha folla de cálculo.
Sistema
A entrada comproba cada solicitude cunha lista por tipo de expediente e envía un único requirimento co que falta. Os datos que xa constan nos rexistros municipais obtéñense directamente, as regras de admisión e de cálculo execútanse como modelo de decisión versionado e un modelo prepara un resumo con ligazóns a cada documento.
Control humano
O persoal técnico e administrativo valora e resolve cada expediente, e outra persoa revisa unha mostra. As resolucións parten de modelos aprobados e as axudas só se pagan despois de asinar a resolución.
O que mediriamos
Proporción de solicitudes completas na entrada, requirimentos por expediente, expedientes fóra de prazo e coherencia das decisións na revisión por pares.
España
Expedientes coas normas de España
Nas administracións españolas, a tramitación segue a Lei 39/2015, do procedemento administrativo común, e a Lei 40/2015, de réxime xurídico do sector público. As persoas solicitantes identifícanse con Cl@ve e presentan as solicitudes na sede electrónica. Deseñamos fluxos que consultan os rexistros a través das súas API, conforme ao Esquema nacional de interoperabilidade (ENI), e que funcionan en galego e en castelán, coas dúas linguas ao mesmo nivel.
Desde o 12 de decembro de 2023, nos procedementos do Regulamento da pasarela dixital única, as probas poden intercambiarse directamente entre autoridades. As decisións quedan en mans do persoal tramitador, conforme ao artigo 22 do RXPD. Segundo o Goberno, o proxecto de lei orgánica de intelixencia artificial, en tramitación no Congreso, sitúa a AESIA como órgano central.
Non. O sistema abre o expediente, obtén os datos, aplica as regras, redacta un resumo con fontes e prepara o borrador da resolución. A persoa tramitadora valora o expediente, resolve e aproba a resolución. Segundo o artigo 22 do RXPD, as persoas teñen dereito a non ser obxecto dunha decisión baseada unicamente nun tratamento automatizado que produza efectos xurídicos nelas ou as afecte de modo similar e significativo. O fluxo está deseñado para que unha persoa faga unha valoración real en cada expediente, non un clic de confirmación.
02Como se aplica o Regulamento de IA?
Depende do papel do modelo. Os sistemas de IA destinados a ser usados por autoridades públicas, ou no seu nome, para avaliar se as persoas teñen dereito a prestacións e servizos esenciais de asistencia pública, ou para concedelos, reducilos, retiralos ou reclamar o seu reintegro, son de alto risco segundo o anexo III, punto 5, letra a). A IA usada para avaliar a solvencia das persoas físicas é de alto risco segundo a letra b) do mesmo punto, salvo para detectar fraude. Segundo o Regulamento na súa redacción modificada en 2026, estas obrigas aplícanse desde o 2 de decembro de 2027.
Se un modelo vai participar na valoración dos requisitos, deseñamos desde o comezo para as obrigas de alto risco. A nosa opción predeterminada deixa o modelo fóra: as regras versionadas avalían os criterios, resolve unha persoa tramitadora e o modelo só resume e redacta. Se un compoñente queda fóra da categoría de alto risco é unha clasificación que documenta a súa asesoría xurídica, e nós achegamos a descrición técnica que precisa. Consulte a nosa guía do Regulamento de IA para os organismos públicos.
03Temos que substituír o noso sistema de expedientes?
Non. Os servizos de entrada, regras, resumo e resolución conéctanse co sistema de expedientes que xa ten a través das súas API, ou constrúense dentro del cando a plataforma o permite, por exemplo en Salesforce. Substituír o sistema de expedientes é outra decisión, que só paga a pena cando o propio sistema é o pescozo de botella; en modernización de sistemas herdados explicamos como facelo por pasos.
04Como se manteñen as regras ao día cando cambia a normativa?
Cada conxunto de regras é un modelo de decisión versionado e vinculado ao artigo ou á disposición que aplica, con casos de proba que indican o resultado esperado. Cando cambia a norma, a súa asesoría xurídica revisa a nova versión, os casos de proba actualízanse e execútanse, e a versión recibe unha data de inicio. Cada expediente valórase coa versión que lle corresponde, e o expediente garda cal foi.
05Como se informa as persoas solicitantes de como se tramitou o seu expediente?
A resolución indica os feitos, as regras aplicadas e a motivación, e explica os recursos que proceden. O portal pode mostrar que datos se obtiveron de que rexistro. Cando un modelo axuda a preparar os expedientes, ese uso documéntase e, se existe un rexistro público de algoritmos, anótase alí. As preguntas sobre o estado pódense responder cos mesmos datos do expediente mediante atención ao público, e as persoas que interactúan directamente cun sistema de IA reciben ese aviso, como esixe o artigo 50 do Regulamento de IA desde o 2 de agosto de 2026.
06Como é un primeiro alcance?
Un tipo de expediente cunha base xurídica clara e volume suficiente para medir, e un conxunto de regras. Serve para probar a entrada, as conexións cos rexistros, as regras, o resumo e a resolución con expedientes reais antes de engadir outros tipos. No noso enfoque describimos as fases de descubrimento e de entrega.
Fálenos dos seus tipos de expediente
Indíquenos un tipo de expediente e os rexistros que consulta. Propoñerémoslle unha primeira versión arredor dese conxunto de regras.