Dokumentum be, ellenőrzött adat ki. A kivételekről ember dönt.
Kérelmek, számlák, kárbejelentések és levelek érkeznek, mindenféle formátumban. Olyan beérkeztetési folyamatot építünk, amely minden dokumentumot besorol, kinyeri belőle a fontos mezőket, ellenőrzi őket a szabályai alapján, és csak a bizonytalan eseteket küldi emberhez.
Szervezeteknek, amelyekhez többféle nyelven és formátumban érkeznek dokumentumok, és minden értéknek visszakövethetőnek kell lennie.
A rendszer minden csatornáról fogadja a dokumentumokat, besorolja őket, kinyeri és ellenőrzi az adatokat. A megbízhatósági küszöb alatti vagy valamely szabálynak nem megfelelő esetek egy felülvizsgálati sorba kerülnek, ahol ember foglalkozik velük. Az ellenőrzött adat az üzleti rendszerbe kerül, a felülvizsgálók javításai pedig bővítik az értékelő adatkészletet.
Előtte és utána
Mi változik a munkanapban
Ma
A rendszerrel
Ma
Ma: Átgépelés mellékletekből
A munkatársak megnyitnak minden PDF-et, szkennelt iratot vagy e-űrlapot, és kézzel másolják át a neveket, összegeket és hivatkozási számokat az ügykezelő vagy az ERP-rendszerbe.
A rendszerrel
A rendszerrel: Az adat strukturáltan érkezik
A mezőket a forrásdokumentumban elfoglalt helyükkel együtt nyerjük ki, így a felülvizsgáló egymás mellett látja az értéket és a bizonyítékot.
Ma
Ma: Későn kiderülő hibák
A hiányzó oldalak és az ellentmondó adatok hetekkel később derülnek ki, amikor egy döntést megtámadnak, vagy egy utalás visszajön.
A rendszerrel
A rendszerrel: A szabályok már beérkezéskor lefutnak
A teljességet, a törzsadat-egyezéseket és az üzleti szabályokat még az ügy megnyitása előtt ellenőrizzük, amikor a beküldőtől még kérhető pótlás.
Ma
Ma: Minden dokumentum ugyanannyi figyelmet kap
Egy hibátlan, teljes számla feldolgozása ugyanannyi ideig tart, mint egy rendezetlen, többféleképpen értelmezhető dokumentumé.
A rendszerrel
A rendszerrel: A figyelem a kivételekre jut
A hibátlan dokumentumok emberi beavatkozás nélkül haladnak tovább. A munkatársak a bizonytalan és szokatlan esetek sorát dolgozzák fel, mindegyiknél látva, miért került oda.
Ma
Ma: Nincs nyoma, honnan jött az adat
Ha egy auditor megkérdezi, honnan származik egy érték, a válasz attól függ, ki gépelte be.
A rendszerrel
A rendszerrel: Minden érték visszakövethető
Mezőnként naplózzuk a forrásdokumentumot, a kinyerést, a megbízhatóságot, a szabályok eredményét és a felülvizsgáló módosításait.
Munkafolyamat
Hogyan fut a munkafolyamat
Hét lépés, egy kivételág. A küszöböket és a szabályokat a folyamatgazdáival egyeztetjük, és a saját dokumentumain hangoljuk be, mielőtt bármi éles üzembe kerül.
A fő ág a fogadástól a besoroláson, a kinyerésen és az ellenőrzésen át az üzleti rendszernek történő átadásig tart, és a javításokból való tanulással zárul.
Az ellenőrzés után minden olyan dokumentum, amelynek valamely mezője a megbízhatósági küszöb alatt van, vagy amely nem felel meg egy üzleti szabálynak, kilép a fő ágból, és a felülvizsgálati sorba kerül, ahol ember hagyja jóvá vagy javítja az értékeket. A felülvizsgált dokumentumok ezután az átadás lépésénél térnek vissza a fő ágba.
A felülvizsgálati sor az emberi ellenőrzőpont: bizonytalan érték ember nélkül soha nem kerül az üzleti rendszerbe.
01
1. lépés: Fogadás minden csatornárólRendszer
A szkennelt iratok, e-mail-mellékletek, portálra feltöltött fájlok és e-űrlapok egyetlen beérkeztetési sorba kerülnek ügyazonosítóval, csatornaadatokkal és ellenőrzőösszeggel. Az EN 16931 szerinti strukturált e-számlák kihagyják a kinyerést, és közvetlenül az ellenőrzésre mennek.
02
2. lépés: Szétválasztás és besorolásRendszer
A több dokumentumot tartalmazó csomagokat részeikre bontjuk. Minden részt dokumentumtípus és nyelv szerint sorolunk be, ez határozza meg a kinyerési sémát és az alkalmazandó szabálykészletet.
03
3. lépés: Mezők kinyeréseRendszer
Az oldalelrendezést is értelmező OCR elolvassa az oldalt, egy nyelvi modell pedig szigorú sémába nyeri ki az egyeztetett mezőket. Minden mező megbízhatósági értéket és a forrásban elfoglalt helyét is hordozza.
04
4. lépés: Ellenőrzés a szabályok alapjánRendszer
Az értékeket törzsadatokkal (ügyfél-, szállító-, adószám- és IBAN-nyilvántartás), mezők közötti szabályokkal és duplikációszűréssel vetjük össze. Az egyeztetett megbízhatósági küszöb feletti mezők, amelyek minden szabálynak megfelelnek, közvetlenül továbbhaladnak.
05
5. lépés: Felülvizsgálati sorSzemély
A felülvizsgáló egymás mellett látja a dokumentumot és a kinyert értékeket, kiemelve a nem teljesült szabályt vagy az alacsony megbízhatóságú mezőt, és jóváhagyja vagy javítja őket.
Kivételág: Küszöb alatti érték vagy nem teljesült szabály· Visszatérés ide: 6. lépés
Emberi ellenőrzőpont
Bizonytalan érték ember nélkül soha nem kerül az üzleti rendszerbe. A felülvizsgáló el is utasíthat egy dokumentumot, és újat kérhet a beküldőtől.
06
6. lépés: Átadás az üzleti rendszernekRendszer
Az ellenőrzött adat az API-n keresztül megnyitja vagy frissíti az ügyet az ügykezelő rendszerben, a CRM-ben vagy az ERP-ben, csatolja a forrásdokumentumot, és beállítja a megőrzési osztályt.
07
7. lépés: Tanulás a javításokbólRendszer
A felülvizsgálók javításait címkézett példaként rögzítjük. Ezek bővítik az értékelő adatkészletet, a küszöbök és a promptok pedig csak akkor változnak, ha az új változat átmegy rajta.
Összetevők
Mit építenénk meg
01
Beérkeztetés és csatornacsatlakozók
Postafiók-, szkenner-, portál- és e-űrlap-csatlakozók, amelyek minden dokumentumot metaadatokkal és ügyazonosítóval egyetlen sorba juttatnak.
Munkasor és osztott képernyős felülvizsgálati nézet a kivételekhez, billentyűzettel gyorsan végezhető javítással, okkódokkal és a négy szem elvének lehetőségével.
Címkézett validációs adatkészlet, kiadási kapuk és irányítópultok az automatikus átfutási arányról, a kivételek okairól és a mezőszintű pontosság elmozdulásáról.
A felülvizsgálók csak azokat a dokumentumtípusokat és ügyeket látják, amelyeket a szerepkörük megenged. A kinyerési szolgáltatásoknak nincs állandó hozzáférésük az üzleti rendszerhez; az átadás integrációnként külön, szűk jogosultságú szolgáltatásfiókkal történik.
Emberi felülvizsgálat
A megbízhatósági küszöbök és a nem teljesült szabályok emberhez irányítják az esetet. A küszöböket mezőnként állítjuk be, nem dokumentumonként, és csak akkor csökkentjük, ha az értékelő adatkészlet igazolja, hogy ez biztonságos. A kérelmekről az ügyintézők döntenek.
Visszakereshetőség
Minden mezőnél naplózzuk a forrásbeli helyet, a kinyert értéket, a megbízhatóságot, a szabályok eredményét, a modell és a prompt verzióját, valamint a felülvizsgáló minden módosítását okkóddal együtt.
Adatvédelem
A személyes adatokat már beérkezéskor a szükséges minimumra korlátozzuk, adatigénylésekhez kitakarási funkció áll rendelkezésre, a megőrzés és a törlés pedig az iratkezelési tervét követi. Az adatkezelés az egyeztetett régióban marad.
MI-átláthatóság
A modell- és promptverziókat az értékelési eredményeikkel együtt dokumentáljuk. Ahol az eredmény emberekre hat, az MI használatát rögzítjük a szervezete MI-nyilvántartásában, és a kérelmezőknek szóló tájékoztatóban elmagyarázzuk.
Mérőszámok
Mit mérnénk
Ezeket a mutatókat a felmérés során egyeztetjük Önnel, és először a jelenlegi folyamat kiinduló értékeit rögzítjük.
Mit mérnénk
Mutató
Miért fontos
Hogyan mérnénk
01Automatikus átfutási arány
Miért fontosDokumentumtípusonként megmutatja, mennyi rutinmunkához nem kell már ember.
Hogyan mérnénkA felülvizsgálat nélkül minden küszöbön és szabályon átjutó dokumentumok aránya a munkafolyamat naplóiból.
02Kivételek aránya és okai
Miért fontosMegmutatja, hogy a kivételek rossz szkennelésből, hiányzó adatokból vagy módosítandó szabályokból erednek.
Hogyan mérnénkA felülvizsgálati sor mennyisége okkódonként, csatornánként és dokumentumtípusonként.
03Mezőszintű pontosság
Miért fontosEz a minőségi mérőszám számít a későbbi döntéseknél és kifizetéseknél.
Hogyan mérnénkMezőnkénti precizitás és felidézés egy egyeztetett, címkézett validációs adatkészleten, minden kiadásnál újrafuttatva.
04Feldolgozási idő
Miért fontosMegmutatja a megtakarított munkát, és azt, mennyi munka került át a felülvizsgálatba.
Hogyan mérnénkA beérkezéstől az átadásig eltelt idő és a kivételenkénti aktív felülvizsgálati idő a munkasor időbélyegeiből.
Kiinduló mérés nélkül nem tűzünk ki célértéket.
Bevezetés
Hogyan vezetnénk be
01. szakasz
Felmérés és kiinduló mérés
Két-három dokumentumtípus, egy csatorna, a jelenlegi mennyiségek és hibaminták. Valós, anonimizált dokumentumokból címkézett validációs adatkészletet állítunk össze.
Lezárási feltételek
Mezők, szabályok és minőségi feltételek egyeztetve
Kiinduló értékek megmérve
Adatvédelmi hatásvizsgálat elindítva
02. szakasz
Próbaüzem párhuzamos futtatással
A rendszer a jelenlegi folyamattal párhuzamosan nyeri ki és ellenőrzi az adatokat; a munkát továbbra is a munkatársak végzik, és összevetik az eredményeket.
Lezárási feltételek
A mezőszintű pontosság eléri az egyeztetett feltételeket
Küszöbök mezőnként beállítva
Felülvizsgálók betanítva a munkafelületre
03. szakasz
Ellenőrzött éles üzem
Az automatikus feldolgozás bekapcsolva a próbaüzemben vizsgált dokumentumtípusokra, az automatikusan jóváhagyott esetek mintavételes ellenőrzésével.
Lezárási feltételek
A mintavétel nem mutat elfogadhatatlan hibát
Üzemeltetési kézikönyv és monitorozás átadva
Visszaállítás kipróbálva
04. szakasz
Kiterjesztés
Újabb dokumentumtípusok, csatornák és nyelvek, mindegyik ugyanazon az értékelési kapun átjutva, mielőtt élesbe kerül.
Engedély-, támogatási és ellátási kérelmek mellékleteikkel; beérkező küldemények iktatása; közérdekű adatigénylések, ahol a dokumentumokat kiadás előtt ki kell takarni.
Szállítólevelek, megfelelőségi tanúsítványok és vámokmányok, a beszerzési rendelésekhez párosítva.
Szemléltető példa
Beérkező küldemények és iktatás egy városi önkormányzatnál
Helyzet
Egy városi önkormányzathoz levélben, e-mailben és elektronikus beadványként érkeznek kérelmek, bejelentések és számlák. A postabontás és az iktatás kézzel történik, a küldemények napokig várnak, mire a megfelelő ügyintézőhöz jutnak.
Rendszer
Egyetlen beérkeztetési sor fogadja az összes csatornát, besorolja a küldeményeket, kinyeri a beküldőt, az ügytípust és a hivatkozási számokat, és iktatásra előkészítve továbbítja őket az iratkezelő rendszerbe a megfelelő szervezeti egységhez.
Emberi kontroll
A bizonytalan besorolású vagy hiányos küldemények egy felülvizsgálati sorban várnak az iktatóra. Az iktatást és a szignálást a munkatársak hagyják jóvá, a kérelmekről az ügyintéző dönt.
Amit mérnénk
Az automatikusan előkészített küldemények aránya csatornánként, a kivételek okai, valamint a beérkezéstől az ügyintézőhöz kerülésig eltelt idő.
Magyarország
Ugyanaz a számla, több formátum
Magyarországon minden belföldi számla adatai valós időben a NAV-hoz kerülnek az Online Számla rendszeren keresztül, maguk a számlák azonban többnyire PDF-ként vagy papíron érkeznek. Az ajánlatkérők 2019 óta kötelesek az EN 16931 szerinti e-számlát befogadni és feldolgozni (Kbt. 27/A. §), a szállítókra ez nem kötelezettség. Ezért egyetlen beérkeztetési és kinyerési réteget tervezünk, amely a strukturált e-számlát közvetlenül ellenőrzi, a többi dokumentumból pedig kinyeri az adatokat.
Ha a szervezete több országban működik, ugyanaz a dokumentumtípus különböző nyelveken, elrendezésben és jogi formában érkezik: sémákat és szabálykészleteket országonként állítunk be, a kontrollált útvonal ugyanaz. Az uniós „héa a digitális korban” (ViDA) csomag a strukturált formátumok felé tereli az e-számlázást; Magyarországon a kötelező strukturált e-számlázásról egyelőre koncepció készült, jogszabály még nem. Ahol a kinyert adat emberekről szóló döntéseket alapoz meg, a GDPR és az MI-rendelet szerint tervezünk: dokumentált adatkezelés, emberi felülvizsgálat és az auditorok által követhető naplók.
Ez a dokumentumaitól függ, ezért mérjük, nem ígérjük. A saját, anonimizált dokumentumaiból címkézett validációs adatkészletet állítunk össze, és mezőnként mérjük a precizitást és a felidézést. A kinyerő modellek hibáznak, ezért kerülnek a bizonytalan mezők emberhez, nem közvetlenül az üzleti rendszerbe.
02Kezeli a kézírást, a rossz minőségű szkenneléseket és a több nyelvet?
A kézzel kitöltött űrlapok és a gyenge szkennelések is olvashatók, de alacsonyabb megbízhatósággal, így közülük több kerül a felülvizsgálati sorba. A magyar, angol, német vagy más nyelvű dokumentumokat először nyelv szerint soroljuk be, így mindegyikre a megfelelő séma és szabálykészlet vonatkozik.
03Már van OCR- vagy adatrögzítő megoldásunk. Le kell cserélni?
Nem feltétlenül. Ha a meglévő rögzítési réteg jól működik, köré építjük az ellenőrzést, a felülvizsgálatot és az átadást, modellalapú kinyerést pedig csak azoknál a dokumentumtípusoknál adunk hozzá, ahol ez valódi többletet hoz.
04Dönt a rendszer a kérelmekről vagy a kárigényekről?
Nem. Előkészíti és ellenőrzi az adatokat. A joghatással vagy pénzügyi következménnyel járó döntések az ügyintézőknél maradnak, összhangban a GDPR 22. cikkével és a szervezete saját szabályaival.
05Hol dolgozzák fel és hol tárolják a dokumentumokat?
Az Ön által választott felhőrégióban vagy adatközpontban. Minden feldolgozási lépést dokumentálunk, a külső modellszolgáltatásokat is, így az adatvédelmi tisztviselője az éles indulás előtt értékelni tudja őket.
06Mi az észszerű első lépés?
Egy nagy mennyiségben érkező, egyértelmű szabályokkal kezelhető dokumentumtípus, például a PDF-ben érkező szállítói számlák vagy egyetlen kérelemtípus. Ezen igazoljuk a munkafolyamatot, a felülvizsgálati felületet és a méréseket, mielőtt újabb típusokat vonunk be. Olvasson többet a munkamódszerünkről.
Beszéljünk a dokumentumfolyamatairól
Hozzon két-három dokumentumtípust és azokat a rendszereket, amelyekbe végül bekerülnek. Megmutatjuk, hogyan nézhetne ki az első kiadás.