Dokumenti ienāk, pārbaudīti dati iznāk. Izņēmumus izlemj cilvēki.
Iesniegumi, rēķini, atlīdzības pieteikumi un vēstules pienāk visdažādākajos formātos. Mēs izveidojam saņemšanas plūsmas, kas katru dokumentu klasificē, izgūst svarīgos laukus, pārbauda tos pēc Jūsu noteikumiem un cilvēkam nodod tikai neskaidros gadījumus.
Organizācijām, kas dokumentus saņem vairākās valodās, formātos un no vairākām valstīm un kurām katrai vērtībai jābūt izsekojamai.
Sistēma saņem dokumentus no visiem kanāliem, klasificē tos, izgūst laukus un tos pārbauda. Gadījumi zem ticamības sliekšņa vai ar neizpildītu noteikumu nonāk pie cilvēka pārbaudes rindā. Pārbaudītie dati tiek nodoti darba sistēmai, un pārbaudītāju labojumi papildina novērtēšanas kopu.
Pirms un pēc
Kas mainās darba dienā
Šodien
Ar sistēmu
Šodien
Šodien: Datu pārrakstīšana no pielikumiem
Darbinieki atver katru PDF, skenējumu vai e-veidlapu un ar roku pārraksta vārdus, summas un atsauces lietu vai ERP sistēmā.
Ar sistēmu
Ar sistēmu: Dati pienāk strukturēti
Lauki tiek izgūti kopā ar to atrašanās vietu avota dokumentā, tāpēc pārbaudītājs redz vērtību un pierādījumu blakus.
Šodien
Šodien: Kļūdas atklājas par vēlu
Trūkstošas lapas un nesaskaņoti dati atklājas pēc nedēļām, kad lēmums tiek apstrīdēts vai maksājums atgriežas.
Ar sistēmu
Ar sistēmu: Noteikumi darbojas jau saņemšanā
Pilnīgumu, atbilstību pamatdatiem un biznesa noteikumus pārbauda, pirms lieta tiek atvērta, kamēr sūtītājam vēl var lūgt papildinājumu.
Šodien
Šodien: Katrs dokuments prasa vienādu uzmanību
Tīra, pilnīga rēķina apstrāde aizņem tikpat ilgu laiku kā nesakārtota, neskaidra dokumenta apstrāde.
Ar sistēmu
Ar sistēmu: Uzmanība izņēmumiem
Tīri dokumenti iet tālāk bez apstāšanās. Cilvēki strādā ar neskaidro un neparasto gadījumu rindu, un pie katra gadījuma ir redzams iemesls.
Šodien
Šodien: Nav pierakstīts, kā dati iegūti
Kad auditors jautā, no kurienes nāk kāda vērtība, atbilde ir atkarīga no tā, kurš to ievadīja.
Ar sistēmu
Ar sistēmu: Katra vērtība ir izsekojama
Katram laukam tiek reģistrēts avota dokuments, izguve, ticamība, noteikumu pārbaužu rezultāti un pārbaudītāja labojumi.
Darba plūsma
Kā darbojas darba plūsma
Septiņi soļi, viens izņēmumu ceļš. Sliekšņus un noteikumus mēs saskaņojam ar Jūsu procesu īpašniekiem un pielāgojam Jūsu dokumentiem, pirms kaut kas sāk darboties ekspluatācijā.
Ilustratīva darba plūsma
7 soļi · 1 cilvēka kontrolpunkts
Apzīmējumi
Sistēma
Cilvēks
Cilvēka kontrolpunkts
Izņēmumu ceļš
Inteliģenta dokumentu apstrāde: ilustratīva darba plūsma ar izņēmumu ceļu
Lasīt diagrammu kā tekstu
Galvenais ceļš ved no saņemšanas caur klasificēšanu, izguvi un pārbaudi līdz nodošanai darba sistēmai un noslēdzas ar mācīšanos no labojumiem.
Pēc pārbaudes katrs dokuments, kuram kāds lauks ir zem ticamības sliekšņa vai nav izpildīts biznesa noteikums, atstāj galveno ceļu un nonāk pārbaudes rindā, kur cilvēks vērtības apstiprina vai labo. Pārbaudītie dokumenti pēc tam atgriežas galvenajā ceļā pie nodošanas soļa.
Pārbaudes rinda ir cilvēka kontrolpunkts: neskaidras vērtības nekad nenonāk darba sistēmā bez cilvēka.
01
1. solis: Saņemšana no visiem kanāliemSistēma
Skenējumi, e-pasta pielikumi, portālā augšupielādēti faili un e-veidlapas nonāk vienā saņemšanas rindā ar lietas numuru, kanāla metadatiem un kontrolsummu. Strukturēti e-rēķini (Peppol BIS Billing 3.0, UBL) izguvi apiet un nonāk tieši pārbaudē.
02
2. solis: Sadalīšana un klasificēšanaSistēma
Vairāku dokumentu paketes tiek sadalītas pa daļām. Katru daļu klasificē pēc dokumenta veida un valodas, un tas nosaka izguves shēmu un noteikumu kopu.
03
3. solis: Lauku izguveSistēma
OCR, kas ņem vērā lapas izkārtojumu, nolasa lapu, un valodas modelis izgūst saskaņotos laukus stingrā shēmā. Katram laukam ir ticamības novērtējums un atrašanās vieta avotā.
04
4. solis: Pārbaude pēc noteikumiemSistēma
Vērtības salīdzina ar pamatdatiem (klientu, piegādātāju, PVN maksātāju un IBAN reģistriem), savstarpējiem lauku noteikumiem un dublikātiem. Lauki virs saskaņotā ticamības sliekšņa, kas atbilst visiem noteikumiem, iet tālāk bez cilvēka.
05
5. solis: Pārbaudes rindaCilvēks
Pārbaudītājs redz dokumentu un izgūtās vērtības blakus, ar izceltu neizpildīto noteikumu vai zemas ticamības lauku, un tās apstiprina vai labo.
Izņēmumu ceļš: Zem sliekšņa vai noteikums nav izpildīts· Atgriežas pie 6. soļa
Cilvēka kontrolpunkts
Neskaidras vērtības nekad nenonāk darba sistēmā bez cilvēka. Pārbaudītājs var arī noraidīt dokumentu un lūgt sūtītājam jaunu.
06
6. solis: Nodošana darba sistēmaiSistēma
Pārbaudītie dati caur API atver jaunu lietu vai papildina esošo lietu pārvaldības sistēmā, CRM vai ERP, ar pievienotu avota dokumentu un noteiktu glabāšanas klasi.
07
7. solis: Mācīšanās no labojumiemSistēma
Pārbaudītāju labojumi tiek saglabāti kā marķēti piemēri. Tie papildina novērtēšanas kopu, un sliekšņi vai uzvednes mainās tikai tad, kad jaunā versija šo kopu ir izturējusi.
Komponenti
Ko mēs izveidotu
01
Saņemšana un kanālu savienotāji
Pastkastu, skeneru, portālu un e-veidlapu savienotāji, kas katru dokumentu nogādā vienā rindā ar metadatiem un lietas numuru.
Pārbaudītāji redz tikai tos dokumentu veidus un lietas, ko atļauj viņu loma. Izguves servisiem nav pastāvīgas piekļuves darba sistēmai; nodošanai katrā integrācijā izmanto atsevišķu servisa kontu ar ierobežotām tiesībām.
Cilvēka pārbaude
Ticamības sliekšņi un neizpildīti noteikumi novirza gadījumus pie cilvēka. Sliekšņus nosaka katram laukam, nevis katram dokumentam, un tos pazemina tikai tad, kad novērtēšanas kopa rāda, ka tas ir droši. Lēmumus par iesniegumiem pieņem atbildīgie speciālisti.
Auditējamība
Katram laukam mēs reģistrējam atrašanās vietu avotā, izgūto vērtību, ticamību, noteikumu pārbaužu rezultātus, modeļa un uzvednes versiju un katru pārbaudītāja labojumu ar iemesla kodu.
Datu aizsardzība
Personas datus jau saņemšanā samazina līdz nepieciešamajam, informācijas pieprasījumiem ir pieejama datu aizklāšana, un glabāšana un dzēšana notiek pēc Jūsu glabāšanas termiņu saraksta. Apstrāde notiek saskaņotajā reģionā.
MI pārredzamība
Modeļu un uzvedņu versijas tiek dokumentētas kopā ar to novērtējuma rezultātiem. Ja rezultāti ietekmē cilvēkus, MI izmantošana tiek ierakstīta Jūsu MI reģistrā un izskaidrota paziņojumā iesniedzējiem.
Rādītāji
Ko mēs mērītu
Par šiem rādītājiem mēs ar Jums vienojamies izpētes posmā, un vispirms izmērām sākotnējo stāvokli Jūsu pašreizējā procesā.
Ko mēs mērītu
Rādītājs
Kāpēc tas ir svarīgi
Kā mēs to mērītu
01Automātiskās apstrādes īpatsvars
Kāpēc tas ir svarīgiParāda, cik daudz ikdienas darba vairs neprasa cilvēku, katram dokumenta veidam.
Kā mēs to mērītuTo dokumentu daļa, kas bez pārbaudes atbilst visiem sliekšņiem un noteikumiem, pēc darba plūsmas žurnāliem.
02Izņēmumu īpatsvars un iemesli
Kāpēc tas ir svarīgiParāda, vai izņēmumus rada slikti skenējumi, trūkstoši dati vai noteikumi, kas jāmaina.
Kā mēs to mērītuPārbaudes rindas apjoms pa iemeslu kodiem, katram kanālam un dokumenta veidam.
03Lauku precizitāte
Kāpēc tas ir svarīgiKvalitātes rādītājs, kas ir svarīgs turpmākajiem lēmumiem un maksājumiem.
Kā mēs to mērītuPrecizitāte un pārklājums (precision un recall) katram laukam saskaņotā, marķētā validācijas kopā, atkārtoti katrā laidienā.
04Apstrādes laiks
Kāpēc tas ir svarīgiParāda ietaupīto darbu un darbu, kas pārcelts uz pārbaudi.
Kā mēs to mērītuLaiks no saņemšanas līdz nodošanai un aktīvais pārbaudes laiks katram izņēmumam, pēc rindas laika zīmogiem.
Kamēr nav sākotnējā mērījuma, mērķus nenosakām.
Ieviešana
Kā mēs to ieviestu
01. posms
Izpēte un sākotnējais mērījums
Divi vai trīs dokumentu veidi, viens kanāls, Jūsu pašreizējie apjomi un kļūdu veidi. No reāliem, anonimizētiem dokumentiem mēs marķējam validācijas kopu.
Posma noslēguma kritēriji
Saskaņoti lauki, noteikumi un kvalitātes kritēriji
Izmērīts sākotnējais stāvoklis
Sākts novērtējums par ietekmi uz datu aizsardzību
02. posms
Izmēģinājums paralēlajā režīmā
Sistēma izgūst un pārbauda datus paralēli pašreizējam procesam; cilvēki turpina strādāt kā līdz šim un salīdzina rezultātus.
Posma noslēguma kritēriji
Lauku precizitāte atbilst saskaņotajiem kritērijiem
Sliekšņi noteikti katram laukam
Pārbaudītāji apmācīti darbam darbvietā
03. posms
Kontrolēta ekspluatācija
Automātiskā apstrāde ieslēgta izmēģinātajiem dokumentu veidiem, ar automātiski apstiprināto gadījumu izlases pārbaudēm.
Posma noslēguma kritēriji
Izlases pārbaudēs nav nepieņemamu kļūdu
Darbības rokasgrāmata un uzraudzība nodota
Atgriešana iepriekšējā versijā pārbaudīta
04. posms
Paplašināšana
Vairāk dokumentu veidu, kanālu un valodu, un katrs pirms darba sākšanas iziet to pašu novērtēšanas kontrolpunktu.
Pavadzīmes, atbilstības sertifikāti un muitas dokumenti, salīdzināti ar pirkuma pasūtījumiem.
Ilustratīvs piemērs
Pavadzīmes un muitas dokumenti ekspeditoram ostas terminālī
Situācija
Ekspedīcijas uzņēmums, kas strādā ostas terminālī, saņem pavadzīmes, muitas dokumentus un piegādātāju rēķinus kā PDF, skenējumus un strukturētus e-rēķinus latviešu, lietuviešu, igauņu un angļu valodā, vairākās atsevišķās pastkastēs.
Sistēma
Viena saņemšanas plūsma strukturētos e-rēķinus nodod tieši pārbaudei, bet no pārējiem dokumentiem izgūst laukus. Vērtības tiek salīdzinātas ar pārvadājumu pasūtījumiem un klientu un piegādātāju pamatdatiem ERP sistēmā.
Cilvēka kontrole
Dokumenti ar zemas ticamības laukiem, nezināmiem bankas rekvizītiem vai daudzuma neatbilstību gaida pārbaudes rindā, kur tos izskata muitas un finanšu speciālisti. Maksājumus apstiprina tikai ERP sistēmā.
Ko mēs mērītu
Automātiskās apstrādes īpatsvars pa dokumentu veidiem un kanāliem, izņēmumu iemesli un lauku precizitāte marķētā validācijas kopā.
Latvija
Viens rēķins, trīs formāti
Grupas ar uzņēmumiem Latvijā, Lietuvā un Igaunijā saņem viena veida dokumentus dažādās valodās, izkārtojumos un juridiskos formātos. Mēs projektējam vienu saņemšanas un izguves slāni ar shēmām un noteikumu kopām katrai valstij, lai Latvijas rēķins, Lietuvas pavadzīme un Igaunijas veidlapa ietu vienu kontrolētu ceļu.
Latvijā rēķini valsts un pašvaldību iestādēm kopš 2025. gada 1. janvāra ir strukturēti e-rēķini (EN 16931, Peppol BIS Billing 3.0), un no 2028. gada 1. janvāra strukturēti e-rēķini būs obligāti arī starp uzņēmumiem. ES līmenī ViDA pakete (PVN noteikumi digitālajā laikmetā) virza e-rēķinu prasības uz strukturētiem formātiem, tāpēc strukturētiem rēķiniem izguve vairs nav vajadzīga. Ja izgūtie dati ietekmē lēmumus par cilvēkiem, mēs projektējam, ņemot vērā VDAR un Mākslīgā intelekta aktu: dokumentēta apstrāde, cilvēka pārbaude un žurnāli, kuriem Jūsu auditori var izsekot.
Tas ir atkarīgs no Jūsu dokumentiem, tāpēc mēs precizitāti mērām, nevis solām. No Jūsu anonimizētiem dokumentiem mēs marķējam validācijas kopu un katram laukam ziņojam precizitāti un pārklājumu. Izguves modeļi kļūdās, tāpēc neskaidri lauki nonāk pie cilvēka, nevis tieši darba sistēmā.
02Vai sistēma tiek galā ar rokrakstu, sliktiem skenējumiem un vairākām valodām?
Rokrakstā aizpildītas veidlapas un sliktus skenējumus var nolasīt, bet ar zemāku ticamību, tāpēc vairāk no tiem nonāk pārbaudes rindā. Dokumentus latviešu, lietuviešu, igauņu un angļu valodā sistēma vispirms klasificē pēc valodas, lai katram tiktu piemērota pareizā shēma un noteikumi.
03Mums jau ir OCR vai dokumentu ievades produkts. Vai tas jāaizstāj?
Ne obligāti. Ja Jūsu ievades slānis darbojas, mēs ap to izveidojam pārbaudi, cilvēka pārbaudes rindu un nodošanu, un modeļa izguvi pievienojam tikai tiem dokumentu veidiem, kur tā sniedz pievienoto vērtību.
04Vai sistēma pieņem lēmumus par iesniegumiem vai atlīdzībām?
Nē. Tā sagatavo un pārbauda datus. Lēmumus ar juridiskām vai finansiālām sekām pieņem Jūsu atbildīgie speciālisti, saskaņā ar VDAR 22. pantu un Jūsu iekšējo kārtību.
05Kur dokumenti tiek apstrādāti un glabāti?
Jūsu izvēlētajā mākoņa reģionā vai datu centrā. Mēs dokumentējam katru apstrādes soli, arī jebkuru ārēju modeļa pakalpojumu, lai Jūsu datu aizsardzības speciālists to varētu novērtēt pirms ekspluatācijas sākuma.
06Ar kādu apjomu ir saprātīgi sākt?
Ar vienu lielapjoma dokumentu veidu ar skaidriem noteikumiem, piemēram, piegādātāju rēķiniem vai vienu iesnieguma veidlapu. Tas pierāda darba plūsmu, pārbaudes ekrānu un mērījumus, pirms tiek pievienoti citi veidi. Lasiet par mūsu pieeju projektu īstenošanai.
Pārrunāsim Jūsu dokumentu plūsmas
Paņemiet līdzi divus vai trīs dokumentu veidus un sistēmas, kurās tie nonāk. Mēs parādīsim, kā varētu izskatīties pirmā versija visos Jūsu tirgos un valodās.