Documente la intrare, date validate la ieșire. Excepțiile le decid oamenii.
Cereri, facturi, dosare de daune și adrese sosesc în toate formatele. Construim fluxuri de preluare care clasifică fiecare document, extrag câmpurile importante, le verifică după regulile dumneavoastră și trimit la o persoană numai cazurile incerte.
Pentru organizații care primesc documente în mai multe limbi, formate și țări și au nevoie ca fiecare valoare să fie trasabilă.
Documentele sunt preluate din toate canalele, apoi clasificate, extrase și validate de sistem. Cazurile sub pragul de încredere sau care nu trec o regulă ajung la o persoană, într-o coadă de verificare. Datele validate sunt transmise aplicației de business, iar corecturile făcute la verificare completează setul de evaluare.
Înainte și după
Ce se schimbă în munca de zi cu zi
Astăzi
Cu sistemul
Astăzi
Astăzi: Retranscriere din anexe
Personalul deschide fiecare PDF, document scanat sau formular electronic și copiază manual nume, sume și numere de referință în sistemul de dosare sau în ERP.
Cu sistemul
Cu sistemul: Datele sosesc structurate
Câmpurile sunt extrase împreună cu poziția lor în documentul sursă, astfel încât cel care verifică vede valoarea și dovada una lângă alta.
Astăzi
Astăzi: Erori descoperite târziu
Paginile lipsă și datele inconsecvente ies la iveală după câteva săptămâni, când o decizie este contestată sau o plată este returnată.
Cu sistemul
Cu sistemul: Regulile rulează la preluare
Completitudinea, potrivirea cu datele de referință și regulile de business sunt verificate înainte de deschiderea dosarului, cât timp expeditorul mai poate fi întrebat.
Astăzi
Astăzi: Aceeași atenție pentru orice document
O factură clară și completă cere tot atâta timp ca una neclară și ambiguă.
Cu sistemul
Cu sistemul: Atenția merge spre excepții
Documentele corecte trec direct. Oamenii lucrează pe o coadă de cazuri incerte și neobișnuite, fiecare cu motivul pentru care a ajuns acolo.
Astăzi
Astăzi: Nicio urmă a modului în care s-au preluat datele
Când un auditor întreabă de unde provine o valoare, răspunsul depinde de cine a introdus-o.
Cu sistemul
Cu sistemul: Fiecare valoare este trasabilă
Documentul sursă, extragerea, nivelul de încredere, rezultatele regulilor și modificările făcute la verificare sunt înregistrate pentru fiecare câmp.
Flux de lucru
Cum funcționează fluxul de lucru
Șapte pași, o ramură de excepție. Pragurile și regulile se stabilesc împreună cu responsabilii de proces și se ajustează pe documentele dumneavoastră înainte ca ceva să ruleze în producție.
Flux de lucru ilustrativ
7 pași · 1 verificare umană
Legendă
Sistem
Persoană
Verificare umană
Ramură de excepție
Procesarea documentelor: flux de lucru ilustrativ cu ramură de excepție
Citiți diagrama ca text
Ramura principală merge de la preluare, prin clasificare, extragere și validare, până la transmiterea în aplicația de business și se încheie cu învățarea din corecturi.
După validare, orice document cu un câmp sub pragul de încredere sau cu o regulă de business nerespectată părăsește ramura principală și ajunge în coada de verificare, unde o persoană confirmă sau corectează valorile. Documentele verificate revin apoi pe ramura principală, la pasul de transmitere.
Coada de verificare este punctul de verificare umană: valorile incerte nu ajung niciodată în aplicația de business fără o persoană.
01
Pasul 1: Preluare din toate canaleleSistem
Documentele scanate, anexele din e-mail, încărcările din portal și formularele electronice ajung într-o singură coadă de preluare, cu număr de înregistrare, metadatele canalului și o sumă de control. Facturile electronice structurate (XML în format UBL sau CII, precum cele din RO e-Factura) nu mai trec prin extragere și merg direct la validare.
02
Pasul 2: Separare și clasificareSistem
Pachetele cu mai multe documente sunt separate în părțile lor. Fiecare parte este clasificată după tipul de document și după limbă, iar clasificarea stabilește schema de extragere și setul de reguli aplicabile.
03
Pasul 3: Extragerea câmpurilorSistem
Un OCR care ține cont de așezarea în pagină citește documentul; un model de limbaj extrage câmpurile convenite într-o schemă strictă. Fiecare câmp are un scor de încredere și poziția sa în sursă.
04
Pasul 4: Validare după reguliSistem
Valorile sunt verificate față de datele de referință (registrele de clienți și furnizori, codurile de TVA și IBAN), față de regulile dintre câmpuri și față de dubluri. Câmpurile peste pragul de încredere convenit, care trec toate regulile, merg direct mai departe.
05
Pasul 5: Coada de verificarePersoană
Cel care verifică vede documentul și valorile extrase una lângă alta, cu regula nerespectată sau câmpul cu încredere scăzută evidențiat, și le confirmă sau le corectează.
Ramură de excepție: Sub prag sau regulă nerespectată· Revine la pasul 6
Verificare umană
Valorile incerte nu ajung niciodată în aplicația de business fără validarea unei persoane. Cel care verifică poate și respinge un document, cerând expeditorului unul nou.
06
Pasul 6: Transmitere în aplicația de businessSistem
Datele validate deschid sau actualizează dosarul în sistemul de gestionare a dosarelor, în CRM sau în ERP, prin API-ul acestuia, cu documentul sursă atașat și cu o clasă de păstrare stabilită.
07
Pasul 7: Învățare din corecturiSistem
Corecturile sunt păstrate ca exemple etichetate. Ele extind setul de evaluare, iar pragurile sau prompturile se schimbă numai după ce noua versiune trece de acest set.
Componente
Ce am construi
01
Preluare și conectori pentru canale
Conectori pentru căsuțe de e-mail, scanere, portal și formulare electronice, care aduc fiecare document într-o singură coadă, cu metadate și număr de înregistrare.
OCR care ține cont de așezarea în pagină și extragere bazată pe modele, în scheme versionate pe tip de document, cu nivel de încredere și coordonate în sursă pentru fiecare câmp.
O coadă de excepții și un ecran cu documentul și datele alăturate, cu corectare rapidă de la tastatură, coduri de motiv și opțiunea principiului celor patru ochi.
Un set de validare etichetat, praguri de calitate pentru fiecare versiune și tablouri de bord pentru rata de procesare directă, motivele excepțiilor și deriva acurateței pe câmpuri.
Implementare în tenantul sau în regiunea de cloud aleasă de dumneavoastră, criptare, clase de păstrare și sarcini de ștergere aliniate cu politica de arhivare.
Sisteme de management al documentelor și de arhivă
Nucleul soluției
Procesarea documentelor
Sisteme cu care lucrează
Salesforce pentru gestionarea dosarelor și Public Sector SolutionsPlatformăSalesforce
SAP S/4HANA pentru financiar și achizițiiPlatformăSAP
Odoo pentru contabilitate și achizițiiPlatformăOdoo
Sistem de evidență și arhivă
Registre de date de referință (clienți, furnizori, cod de TVA, IBAN)
Furnizor de identitate pentru rolurile celor care verifică
Controale
Controale prevăzute din proiectare
Limite de acces
Cei care verifică văd numai tipurile de documente și dosarele permise de rolul lor. Serviciile de extragere nu au acces permanent la aplicația de business; transmiterea folosește, pentru fiecare integrare, un cont de serviciu cu drepturi limitate.
Verificare umană
Pragurile de încredere și regulile nerespectate direcționează cazurile către o persoană. Pragurile se stabilesc pe câmp, nu pe document, și sunt coborâte numai după ce setul de evaluare arată că este sigur. Decizia asupra cererilor rămâne la specialiștii care instrumentează dosarele.
Auditabilitate
Pentru fiecare câmp înregistrăm poziția în sursă, valoarea extrasă, nivelul de încredere, rezultatele regulilor, versiunea modelului și a promptului, precum și orice modificare făcută la verificare, cu codul de motiv.
Protecția datelor
Datele cu caracter personal sunt reduse la minimum încă de la preluare, ascunderea pasajelor sensibile este disponibilă pentru cererile de acces la documente, iar păstrarea și ștergerea urmează nomenclatorul dumneavoastră de arhivare. Prelucrarea rămâne în regiunea convenită.
Transparența IA
Versiunile modelului și ale promptului sunt documentate împreună cu rezultatele evaluării. Acolo unde rezultatele afectează oameni, utilizarea IA este consemnată în registrul dumneavoastră de sisteme IA și explicată în informarea adresată solicitanților.
Indicatori
Ce am măsura
Stabilim acești indicatori împreună cu dumneavoastră în etapa de analiză și înregistrăm mai întâi o valoare de referință pentru procesul actual.
Ce am măsura
Indicator
De ce contează
Cum l-am măsura
01Rata de procesare directă
De ce conteazăArată cât din munca de rutină nu mai are nevoie de o persoană, pe tip de document.
Cum l-am măsuraPonderea documentelor care trec toate pragurile și regulile fără verificare, din jurnalele fluxului de lucru.
02Rata și motivele excepțiilor
De ce conteazăVă arată dacă excepțiile provin din scanări slabe, din date lipsă sau din reguli care trebuie schimbate.
Cum l-am măsuraVolumul cozii de verificare pe cod de motiv, pe canal și pe tip de document.
03Acuratețea pe câmp
De ce conteazăIndicatorul de calitate care contează pentru deciziile și plățile care urmează.
Cum l-am măsuraPrecizia și recall-ul pentru fiecare câmp, pe un set de validare etichetat și convenit, rulat din nou la fiecare versiune.
04Timpul de procesare
De ce conteazăSurprinde efortul economisit și efortul mutat în verificare.
Cum l-am măsuraTimpul de la primire până la transmitere și timpul efectiv de verificare pentru fiecare excepție, din marcajele de timp ale cozii.
Nu stabilim ținte înainte de a avea o valoare de referință.
Implementare
Cum l-am pune în funcțiune
Etapa 01
Analiză și valoare de referință
Două sau trei tipuri de documente, un canal, volumele și tiparele de erori actuale. Etichetăm un set de validare din documente reale, anonimizate.
Criterii de încheiere
Câmpuri, reguli și criterii de calitate convenite
Valoarea de referință măsurată
Evaluarea impactului asupra protecției datelor începută
Etapa 02
Pilot în paralel cu procesul actual
Sistemul extrage și validează în paralel cu procesul actual; oamenii continuă să facă munca și compară rezultatele.
Criterii de încheiere
Acuratețea pe câmp atinge criteriile convenite
Praguri stabilite pentru fiecare câmp
Cei care verifică instruiți pe spațiul de lucru
Etapa 03
Producție controlată
Procesarea directă este activată pentru tipurile de documente din pilot, cu verificarea prin eșantionare a cazurilor aprobate automat.
Criterii de încheiere
Eșantionarea nu arată erori inacceptabile
Procedura de operare și monitorizarea predate
Revenirea la versiunea anterioară testată
Etapa 04
Extindere
Mai multe tipuri de documente, canale și limbi, fiecare trecând prin aceeași evaluare înainte de punerea în producție.
Criterii de încheiere
Set de evaluare pentru fiecare tip nou
Responsabilitatea preluată de echipa dumneavoastră
Cereri de autorizare, de finanțare și de beneficii sociale, cu anexele lor; corespondența primită la registratura unei primării, înregistrată și repartizată pe compartimente.
Avize de însoțire a mărfii, certificate de conformitate și documente vamale, potrivite cu comenzile de achiziție.
Exemplu ilustrativ
Facturi de la furnizori în trei filiale
Situație
Un grup cu filiale în România, Ungaria și Bulgaria primește facturi de la furnizori ca PDF, documente scanate și facturi electronice structurate, în trei limbi, în căsuțe de e-mail separate ale echipelor financiare.
Sistem
O singură preluare trimite facturile structurate, inclusiv cele din RO e-Factura, direct la validare și extrage datele din celelalte. Valorile sunt potrivite cu comenzile de achiziție și cu datele de referință ale furnizorilor din ERP-ul grupului.
Control uman
Facturile cu câmpuri incerte, date bancare necunoscute sau diferențe de preț așteaptă într-o coadă de verificare pentru echipa financiară a filialei. Plățile se aprobă numai în ERP.
Ce am măsura
Rata de procesare directă pe filială și pe canal, motivele excepțiilor și acuratețea pe câmp, pe un set de validare etichetat.
România
Aceeași factură, trei formate
Grupurile cu filiale în România și în alte state membre primesc același tip de document în limbi, machete și formate juridice diferite. Proiectăm un singur strat de preluare și extragere, cu scheme și seturi de reguli pentru fiecare țară, astfel încât o factură din România, un aviz de însoțire din Ungaria și un formular din Germania urmează același drum controlat.
În România, facturile B2B ale persoanelor impozabile stabilite în țară se raportează prin sistemul național RO e-Factura al ANAF, în format structurat conform SR EN 16931-1 și specificațiilor naționale RO_CIUS, așa că aceste facturi nu mai trec prin extragere. La nivelul UE, obligațiile de facturare electronică converg spre formate structurate prin pachetul privind TVA în era digitală (ViDA).
Acolo unde datele extrase stau la baza unor decizii despre oameni, proiectăm ținând cont de RGPD și de Regulamentul IA: prelucrare documentată, verificare umană și jurnale pe care auditorii le pot urmări.
Depinde de documentele dumneavoastră, așa că o măsurăm în loc să o promitem. Etichetăm un set de validare din propriile documente, anonimizate, și raportăm precizia și recall-ul pe fiecare câmp. Modelele de extragere greșesc, de aceea câmpurile incerte ajung la o persoană, nu direct în aplicația de business.
02Poate procesa scrisul de mână, scanările slabe și mai multe limbi?
Formularele scrise de mână și scanările slabe pot fi citite, cu un nivel de încredere mai mic, așa că mai multe dintre ele ajung în coada de verificare. Documentele în română, engleză, maghiară sau germană sunt clasificate mai întâi după limbă, astfel încât fiecare primește schema și regulile potrivite.
03Avem deja OCR sau o soluție de captură. O înlocuim?
Nu neapărat. Dacă stratul de captură funcționează, construim în jurul lui validarea, verificarea și transmiterea și adăugăm extragere bazată pe modele numai pentru tipurile de documente la care aduce un câștig real.
04Ia sistemul decizii asupra cererilor sau a daunelor?
Nu. Sistemul pregătește și verifică datele. Deciziile cu efecte juridice sau financiare rămân la specialiștii dumneavoastră, în acord cu art. 22 din RGPD și cu propriile politici.
05Unde sunt procesate și stocate documentele?
În regiunea de cloud sau în centrul de date pe care îl alegeți. Documentăm fiecare pas al prelucrării, inclusiv orice serviciu extern de modele, astfel încât responsabilul cu protecția datelor să îl poată evalua înainte de punerea în producție.
06Cu ce are sens să începem?
Cu un singur tip de document, cu volum mare și reguli clare, de exemplu facturile furnizorilor sau un singur formular de cerere. Acesta validează fluxul, ecranul de verificare și măsurătorile înainte de a adăuga alte tipuri. Aflați mai multe despre abordarea noastră.
Discutați despre fluxurile de documente
Aduceți două sau trei tipuri de documente și sistemele în care ajung. Vă arătăm cum ar putea arăta o primă versiune, pentru piețele și limbile cu care lucrați.