Na vstupe dokumenty, na výstupe overené údaje. O výnimkách rozhoduje človek.
Žiadosti, faktúry, poistné udalosti a listy prichádzajú v najrôznejších formátoch. Staviame vstupné procesy, ktoré každý dokument zatriedia, vyťažia z neho dôležité polia, skontrolujú ich podľa vašich pravidiel a človeku pošlú len neisté prípady.
Pre úrady a firmy na Slovensku, ktoré dostávajú dokumenty v rôznych formátoch a jazykoch a potrebujú dohľadať pôvod každej hodnoty.
Systém prijme dokumenty zo všetkých kanálov, zatriedi ich, vyťaží z nich údaje a overí ich. Prípady pod prahom spoľahlivosti alebo s porušeným pravidlom idú človeku do frontu na kontrolu. Overené údaje sa odovzdajú do podnikového systému a opravy kontrolórov rozširujú evaluačnú sadu.
Pred a po
Čo sa zmení v pracovnom dni
Dnes
So systémom
Dnes
Dnes: Prepisovanie z príloh
Pracovníci otvárajú každé PDF, sken či elektronický formulár a mená, sumy a čísla ručne prepisujú do spisového alebo ERP systému.
So systémom
So systémom: Údaje prichádzajú štruktúrované
Polia sa vyťažia spolu s ich polohou v zdrojovom dokumente, takže kontrolór vidí hodnotu a jej doklad vedľa seba.
Dnes
Dnes: Chyby sa ukážu neskoro
Chýbajúce strany a nezrovnalosti v údajoch vyjdú najavo až po týždňoch, keď niekto napadne rozhodnutie alebo sa vráti platba.
So systémom
So systémom: Pravidlá sa kontrolujú hneď pri príjme
Úplnosť, zhoda s kmeňovými dátami a obchodné pravidlá sa overia ešte pred založením spisu, keď sa odosielateľa ešte dá požiadať o doplnenie.
Dnes
Dnes: Každý dokument dostane rovnakú pozornosť
Čistá a úplná faktúra zaberie rovnako veľa času ako nečitateľná a nejednoznačná.
So systémom
So systémom: Pozornosť patrí výnimkám
Bezchybné dokumenty prejdú bez zásahu. Ľudia pracujú s frontom neistých a nezvyčajných prípadov a pri každom vidia dôvod, prečo tam je.
Dnes
Dnes: Bez záznamu o pôvode údajov
Keď sa audítor spýta, odkiaľ sa hodnota vzala, odpoveď závisí od toho, kto ju zadal.
So systémom
So systémom: Každá hodnota je dohľadateľná
Pri každom poli sa zaznamená zdrojový dokument, vyťaženie, miera spoľahlivosti, výsledky pravidiel a zmeny kontrolóra.
Pracovný postup
Ako pracovný postup prebieha
Sedem krokov, jedna cesta pre výnimky. Prahy a pravidlá dohodneme s vlastníkmi procesov a pred spustením do prevádzky ich vyladíme na vašich vlastných dokumentoch.
Ilustračný pracovný postup
7 krokov · 1 kontrola človekom
Legenda
Systém
Človek
Kontrola človekom
Postup pri výnimke
Spracovanie dokumentov: ilustračný pracovný postup s cestou pre výnimky
Prečítať diagram ako text
Hlavná cesta vedie od príjmu cez zatriedenie, vyťaženie a kontrolu podľa pravidiel k odovzdaniu do podnikového systému a končí učením z opráv.
Po kontrole odíde každý dokument s poľom pod prahom spoľahlivosti alebo s porušeným pravidlom z hlavnej cesty do frontu na kontrolu, kde človek hodnoty potvrdí alebo opraví. Skontrolované dokumenty sa potom vrátia na hlavnú cestu v kroku odovzdania.
Front na kontrolu je kontrolný bod človeka: neisté hodnoty sa nikdy nedostanú do podnikového systému bez človeka.
01
Krok 1: Príjem zo všetkých kanálovSystém
Skeny, prílohy e-mailov, nahraté súbory z portálu a elektronické formuláre prídu do jedného vstupného frontu s číslom prípadu, údajmi o kanáli a kontrolným súčtom. Štruktúrované e-faktúry (Peppol UBL) preskočia vyťaženie a idú rovno na kontrolu.
02
Krok 2: Rozdelenie a zatriedenieSystém
Zväzky viacerých dokumentov sa rozdelia na jednotlivé časti. Každá časť sa zatriedi podľa typu dokumentu a jazyka, čím sa určí schéma vyťaženia a sada pravidiel.
03
Krok 3: Vyťaženie políSystém
OCR so znalosťou rozloženia strany prečíta text a jazykový model vyťaží dohodnuté polia do pevnej schémy. Každé pole nesie mieru spoľahlivosti a svoju polohu v zdroji.
04
Krok 4: Kontrola podľa pravidielSystém
Hodnoty sa porovnajú s kmeňovými dátami (odberatelia, dodávatelia, IČ DPH, IBAN), s pravidlami medzi poliami a s možnými duplicitami. Polia nad dohodnutým prahom spoľahlivosti, ktoré splnia všetky pravidlá, prejdú bez zásahu.
05
Krok 5: Front na kontroluČlovek
Kontrolór vidí dokument a vyťažené hodnoty vedľa seba, so zvýrazneným porušeným pravidlom alebo neistým poľom, a hodnoty potvrdí alebo opraví.
Postup pri výnimke: Pod prahom alebo porušené pravidlo· Vracia sa ku kroku 6
Kontrola človekom
Neisté hodnoty sa nikdy nedostanú do podnikového systému bez človeka. Kontrolór môže dokument aj odmietnuť a vyžiadať si od odosielateľa nový.
06
Krok 6: Odovzdanie do podnikového systémuSystém
Overené údaje založia alebo aktualizujú prípad v systéme na správu prípadov, v CRM alebo ERP cez jeho API, s priloženým zdrojovým dokumentom a určenou lehotou uloženia.
07
Krok 7: Učenie z oprávSystém
Opravy kontrolórov sa ukladajú ako označené príklady. Rozširujú evaluačnú sadu a prahy či prompty sa menia, až keď nová verzia touto sadou prejde.
Komponenty
Čo by sme postavili
01
Príjem a napojenie kanálov
Napojenie e-mailových schránok, skenerov, portálu a elektronických formulárov, ktoré každý dokument doručí do jedného frontu s metadátami a číslom prípadu.
OCR so znalosťou rozloženia strany a vyťaženie pomocou modelu do verzovaných schém pre každý typ dokumentu, s mierou spoľahlivosti a súradnicami v zdroji pre každé pole.
Kmeňové dáta (odberatelia, dodávatelia, IČ DPH, IBAN)
Poskytovateľ identity pre roly kontrolórov
Kontrolné mechanizmy
Zabudované kontrolné mechanizmy
Hranice prístupu
Kontrolóri vidia len tie typy dokumentov a prípady, ktoré im povoľuje ich rola. Služby na vyťaženie nemajú trvalý prístup do podnikového systému; odovzdanie používa pre každú integráciu samostatný servisný účet s obmedzeným rozsahom.
Kontrola človekom
Prahy spoľahlivosti a porušené pravidlá posielajú prípady človeku. Prahy sa nastavujú pre každé pole, nie pre celý dokument, a znižujú sa len vtedy, keď evaluačná sada ukáže, že je to bezpečné. O žiadostiach rozhodujú referenti.
Auditovateľnosť
Pri každom poli zaznamenávame polohu v zdroji, vyťaženú hodnotu, mieru spoľahlivosti, výsledky pravidiel, verziu modelu a promptu a každú zmenu kontrolóra s kódom dôvodu.
Ochrana údajov
Osobné údaje sa už pri príjme obmedzia na nevyhnutnú mieru, pri žiadostiach o sprístupnenie je k dispozícii anonymizácia a uchovávanie aj výmaz sa riadia vaším registratúrnym plánom. Spracúvanie zostáva v dohodnutom regióne.
Transparentnosť AI
Verzie modelov a promptov sú zdokumentované spolu s výsledkami evaluácie. Ak výstupy ovplyvňujú ľudí, použitie AI sa zaznamená vo vašom registri systémov AI a vysvetlí v informácii pre žiadateľov.
Ukazovatele
Čo by sme merali
Ukazovatele dohodneme s vami počas úvodnej analýzy a najprv zaznamenáme východiskový stav vášho súčasného procesu.
Čo by sme merali
Ukazovateľ
Prečo je dôležitý
Ako by sme ho merali
01Podiel bez ručného zásahu
Prečo je dôležitýUkazuje, koľko rutinnej práce už nepotrebuje človeka, pre každý typ dokumentu.
Ako by sme ho meraliPodiel dokumentov, ktoré splnia všetky prahy a pravidlá bez kontroly, podľa záznamov pracovného postupu.
02Podiel výnimiek a ich dôvody
Prečo je dôležitýUkáže, či výnimky spôsobujú zlé skeny, chýbajúce údaje alebo pravidlá, ktoré treba zmeniť.
Ako by sme ho meraliObjem frontu na kontrolu podľa kódu dôvodu, kanála a typu dokumentu.
03Presnosť na úrovni polí
Prečo je dôležitýUkazovateľ kvality, na ktorom záleží pri ďalších rozhodnutiach a platbách.
Ako by sme ho meraliPrecision a recall pre každé pole na dohodnutej označenej validačnej sade, znova pri každom vydaní.
04Čas spracovania
Prečo je dôležitýZachytí ušetrenú prácu aj prácu, ktorá sa presunula do kontroly.
Ako by sme ho meraliČas od prijatia po odovzdanie a aktívny čas kontroly pri každej výnimke, podľa časových značiek frontu.
Cieľové hodnoty nestanovujeme, kým nie je známy východiskový stav.
Zavedenie
Ako by sme riešenie zaviedli
Fáza 01
Úvodná analýza a východiskový stav
Dva alebo tri typy dokumentov, jeden kanál, vaše súčasné objemy a typické chyby. Zo skutočných anonymizovaných dokumentov pripravíme označenú validačnú sadu.
Kritériá ukončenia
Polia, pravidlá a kritériá kvality dohodnuté
Východiskový stav zmeraný
Posúdenie vplyvu na ochranu údajov začaté
Fáza 02
Pilot v tieňovom režime
Systém vyťažuje a kontroluje súbežne so súčasným procesom; ľudia pracujú ďalej po starom a výsledky porovnávajú.
Kritériá ukončenia
Presnosť polí spĺňa dohodnuté kritériá
Prahy nastavené pre každé pole
Kontrolóri zaškolení na pracovisku
Fáza 03
Riadená prevádzka
Spracovanie bez zásahu sa zapne pre typy dokumentov z pilotu a automaticky schválené prípady sa kontrolujú výberovo.
Kritériá ukončenia
Výberová kontrola neukazuje neprijateľné chyby
Prevádzková príručka a monitorovanie odovzdané
Návrat k predchádzajúcej verzii otestovaný
Fáza 04
Rozšírenie
Ďalšie typy dokumentov, kanály a jazyky; každý prejde pred spustením tým istým evaluačným kontrolným bodom.
Žiadosti o povolenia, dotácie a príspevky s prílohami; žiadosti o sprístupnenie informácií, pri ktorých treba dokumenty pred sprístupnením anonymizovať.
Dodacie listy, vyhlásenia o zhode a colné dokumenty spárované s objednávkami.
Ilustračný príklad
Podateľňa mestského úradu
Situácia
Mestský úrad prijíma žiadosti, podania s prílohami a faktúry dodávateľov na papieri v podateľni, e-mailom aj cez elektronické formuláre. Pracovníci údaje ručne prepisujú do spisovej služby a ekonomického systému.
Systém
Jeden vstup zatriedi dokumenty podľa typu, vyťaží údaje a skontroluje úplnosť. E-faktúry, ktoré mesto ako verejný obstarávateľ musí od 1. januára 2027 vedieť prijímať, idú rovno na kontrolu. Výsledok sa zaeviduje v spisovej službe spolu s pôvodným dokumentom.
Rozhoduje človek
Dokumenty s neistými údajmi alebo chýbajúcou prílohou čakajú vo fronte na kontrolu u pracovníka podateľne. O žiadostiach rozhoduje referent, platby schvaľuje ekonomické oddelenie v ekonomickom systéme.
Čo by sme merali
Podiel dokumentov bez ručného zásahu podľa kanála, dôvody výnimiek a presnosť polí na označenej validačnej sade.
Slovensko
E-faktúry od roku 2027, ostatné dokumenty naďalej
Od 1. januára 2027 musí každá zdaniteľná osoba v tuzemsku vedieť prijímať e-faktúry cez sieť Peppol a tuzemské faktúry B2B a B2G budú štruktúrované podľa normy EN 16931, posielané cez certifikovaných poskytovateľov. Takéto faktúry vyťaženie úplne preskočia a idú rovno na kontrolu. Žiadosti, prílohy, zmluvy, dodacie listy a faktúry zo zahraničia však naďalej prichádzajú ako PDF a skeny.
Navrhujeme preto jeden vstup so schémami a sadami pravidiel pre každý typ dokumentu a krajinu, takže e-faktúra, sken žiadosti aj dodací list zahraničného dodávateľa idú tou istou kontrolovanou cestou. Aj na úrovni EÚ smeruje balík o DPH pre digitálny vek k štruktúrovanej fakturácii. Ak vyťažené údaje slúžia na rozhodovanie o ľuďoch, navrhujeme s ohľadom na GDPR a akt o umelej inteligencii: zdokumentované spracúvanie, kontrolu človekom a záznamy, ktorým porozumie aj váš audítor.
Závisí to od vašich dokumentov, preto presnosť meriame a nesľubujeme. Z vašich vlastných anonymizovaných dokumentov pripravíme označenú validačnú sadu a pre každé pole vykážeme precision a recall. Modely na vyťaženie robia chyby, a preto neisté polia idú človeku, nie rovno do podnikového systému.
02Zvládne systém rukopis, zlé skeny a viac jazykov?
Ručne vyplnené formuláre a zlé skeny sa dajú prečítať s nižšou mierou spoľahlivosti, takže viac z nich skončí vo fronte na kontrolu. Dokumenty v slovenčine, češtine, maďarčine, nemčine či angličtine sa najprv zatriedia podľa jazyka, aby každý dostal správnu schému a pravidlá.
03Už máme OCR alebo produkt na digitalizáciu. Nahradíme ho?
Nie nevyhnutne. Ak vaša vrstva na digitalizáciu funguje, postavíme okolo nej kontrolu, front na kontrolu a odovzdanie, a vyťaženie pomocou modelu doplníme len pre typy dokumentov, pri ktorých prináša úžitok.
04Rozhoduje systém o žiadostiach alebo poistných udalostiach?
Nie. Pripravuje a kontroluje údaje. Rozhodnutia s právnym alebo finančným účinkom zostávajú u vašich referentov, v súlade s článkom 22 GDPR a vašimi internými pravidlami.
05Kde sa dokumenty spracúvajú a ukladajú?
V cloudovom regióne alebo dátovom centre, ktoré si vyberiete. Každý krok spracúvania vrátane prípadnej externej služby s modelom zdokumentujeme, aby ho vaša zodpovedná osoba mohla posúdiť pred spustením.
06Aký je rozumný prvý rozsah?
Jeden typ dokumentu s veľkým objemom a jasnými pravidlami, napríklad faktúry dodávateľov alebo jeden formulár žiadosti. Overí pracovný postup, obrazovku na kontrolu a meranie skôr, než pribudnú ďalšie typy. Prečítajte si viac o našom spôsobe dodávky.
Prediskutujme vaše toky dokumentov
Prineste dva alebo tri typy dokumentov a systémy, v ktorých končia. Ukážeme vám, ako by mohlo vyzerať prvé vydanie, aj pre ďalšie krajiny a jazyky, v ktorých pôsobíte.