E-računi in Peppol v Sloveniji: obveznost od leta 2028 in pot do leta 2030

01Kje je Slovenija jeseni 2026

Državni zbor je 23. oktobra 2025 sprejel Zakon o izmenjavi elektronskih računov in drugih elektronskih dokumentov (ZIERDED (odpre zunanje spletno mesto), Uradni list RS, št. 85/25). Od 1. januarja 2028 si bodo poslovni subjekti za dobave blaga in storitev, opravljene v Sloveniji, izmenjevali samo e-račune. Poslovni subjekti so vse enote, vpisane v Poslovni register Slovenije, in fizične osebe, ki opravljajo dejavnost.

Za javni sektor ta pot ni nova. Proračunski uporabniki od 1. januarja 2015 prejemajo samo e-račune, in sicer prek Uprave Republike Slovenije za javna plačila (UJP) kot enotne vstopne in izstopne točke. Pravna podlaga je zdaj Zakon o plačilnih in javnofinančnih storitvah (ZPJS, Uradni list RS, št. 85/25). Podjetje, ki že izdaja e-račune proračunskim uporabnikom, ima del dela za leto 2028 opravljenega.

02Kaj šteje za e-račun

E-račun je strukturiran račun: datoteka, ki jo programska oprema prebere brez človekove razlage. ZIERDED kot standard določa nacionalni standard e-SLOG ali sintakse, skladne z evropskim standardom EN 16931. Račun v PDF, skeniran papirni račun ali dokument Word ni e-račun, tudi če prispe po e-pošti. Strukturiran račun lahko za lažje branje vsebuje PDF kot prilogo, vendar šteje strukturirani del.

Za izmenjavo zakon predvideva tri poti: prek registriranih ponudnikov e-poti, prek omrežja Peppol in certificiranih dostopnih točk Peppol ali z neposredno izmenjavo med strankama. Pošiljanje po e-pošti ni ena od njih. V omrežju Peppol se računi izmenjujejo v obliki Peppol BIS Billing 3.0, ki je specifikacija Peppol za EN 16931 v sintaksi UBL.

03Kako deluje omrežje Peppol

Peppol je mednarodno omrežje in nabor specifikacij za izmenjavo poslovnih dokumentov, ki ga upravlja OpenPeppol, neprofitno združenje s sedežem v Bruslju. Deluje po modelu štirih kotov. Vaš ERP (prvi kot) preda račun vaši dostopni točki (drugi kot), ta ga dostavi dostopni točki vaše stranke (tretji kot), ki ga preda sistemu stranke (četrti kot). Pred pošiljanjem dostopna točka preveri imenik omrežja, Service Metadata Locator, ki kaže na Service Metadata Publisher, in ugotovi, ali je prejemnik registriran in katere dokumente lahko prejema.

Posledica je preprosta in močna: podpišete eno pogodbo z enim ponudnikom dostopne točke in dosežete vse udeležence v omrežju, ne glede na to, katerega ponudnika uporabljajo. Podjetje je v omrežju prepoznano po identifikatorju iz ene od shem, ki jih omrežje podpira. Številni paketi ERP in računovodski programi vključujejo storitev dostopne točke, specializirani ponudniki pa jo ponujajo za večje obsege in druge vrste dokumentov, kot so naročila in dobropisi.

• Registracija: vaše podjetje je v omrežju registrirano z identifikatorjem in vrstami dokumentov, ki jih lahko prejema. Manjkajoča ali napačna registracija je pogost razlog, da računi ne prispejo.
• Preverjanje: dostopne točke račune preverijo glede na pravila Peppol BIS Billing 3.0. Račun, ki preverjanja ne prestane, je zavrnjen, še preden pride do stranke.
• Status dostave: omrežje potrdi tehnično dostavo. Poslovni odzivi, kot so sprejet, sporen ali plačan, so ločena sporočila in so odvisni od tega, kaj podpirata obe strani.

04Za koga velja in kaj še prihaja

Obveznost velja med poslovnimi subjekti za dobave blaga in storitev, opravljene v Sloveniji. Potrošniki prejemajo e-račune samo po predhodnem izrecnem dogovoru. V poslovanju s potrošniki in s tujimi podjetji papirni račun ostaja dovoljen. Zakon ne predvideva poročanja izmenjanih e-računov Finančni upravi Republike Slovenije, kar slovensko ureditev loči od držav, ki račune sproti potrjujejo ali o njih poročajo.

Pred letom 2028 sta še dva mejnika. Poglavje ZIERDED o ponudnikih e-poti se uporablja od 1. aprila 2027, 1. oktobra 2027 pa UJP vzpostavi seznam ponudnikov e-poti, ki ga vodi in objavlja. Ureditev, ki že zdaj vse račune izmenjuje strukturirano in s čistimi podatki, je najboljše izhodišče za prehod.

05Širša slika v EU

Nacionalna pravila okvirjata dve besedili EU. Direktiva 2014/55/EU (odpre zunanje spletno mesto) od javnih naročnikov zahteva, da sprejemajo elektronske račune, skladne z EN 16931, zato so računi državi v večini držav najprej postali elektronski. Sveženj DDV za digitalno dobo (ViDA) z Direktivo Sveta (EU) 2025/516 (odpre zunanje spletno mesto) je bil sprejet 11. marca 2025 in je začel veljati 14. aprila 2025. Od takrat lahko države članice uvedejo obvezne domače e-račune, ne da bi morale EU najprej prositi za odstopanje. ZIERDED to direktivo deloma prenaša za e-račune pri dobavah v Sloveniji. Od 1. julija 2030 postanejo e-računi in digitalno poročanje obvezni za dobave B2B znotraj EU, do 1. januarja 2035 pa se morajo nacionalni sistemi poročanja v realnem času uskladiti z modelom EU.

Do takrat vsaka država napreduje po svoje in s svojo arhitekturo. Nekatere uporabljajo Peppol, druge nacionalno platformo, ki potrdi vsak račun, tretje kombinacijo. Za skupino s podjetji v Sloveniji in v sosednjih državah to pomeni eno integracijsko zasnovo z več izhodi.

06Povezava ERP: kje projekti uspejo ali zastanejo

Prvi račun prek omrežja Peppol lahko pošljete v enem popoldnevu. Da vse izdajanje in prejemanje računov teče brez ročnega dela, pa je potrebna zasnova. Trud je v matičnih podatkih, preverjanju, obdelavi prejetih računov in arhiviranju, ne v omrežju.

• Najprej matični podatki. Vsaka stranka potrebuje pravilen identifikator, identifikacijsko številko za DDV in naslov, vsak artikel pa mersko enoto in kategorijo DDV, ki ustrezata kodam, ki jih pričakuje standard. Pred prvim pošiljanjem preverite registracijo strank v omrežju in preverjanje ohranite, ker podjetja menjajo ponudnike.
• Preverite pred pošiljanjem. Ista poslovna pravila, ki jih uporablja dostopna točka, izvajajte že v svojem procesu, da zavrnjen račun ujamete in popravite v ERP, namesto da čez nekaj tednov izveste, da ga stranka ni nikoli prejela.
• Zasnujte obdelavo prejetih računov. Strukturirane račune je mogoče samodejno povezati z dobaviteljem, naročilnico in prevzemom blaga ter jih v odobritev poslati le, ko se kaj ne ujema. Tu je največji prihranek. Računi, ki še prihajajo na papirju ali v PDF, na primer od dobaviteljev iz tujine, lahko z rešitvijo Obdelava dokumentov vstopijo v isti potek.
• Hranite izvirnik. Strukturirana datoteka, ki ste jo poslali ali prejeli, je račun. Arhivirajte jo nespremenjeno, skupaj z dokazom o dostavi, za zakonski rok hrambe in poskrbite, da jo ljudje med revizijo najdejo in preberejo.
• Spremljajte tok. Neuspele dostave, zavrnitve in računi, ki čakajo na odobritev, sodijo na nadzorno ploščo z lastnikom, ne v nabiralnik e-pošte.

Odoo podpira izmenjavo prek omrežja Peppol, zato je delo večinoma v nastavitvah, matičnih podatkih in potekih odobritev; podporo za vašo različico in za e-SLOG preverite pred načrtovanjem. V okoljih SAP je izbira običajno med SAP-ovimi orodji za skladnost elektronskih dokumentov in povezavo z zunanjim ponudnikom e-poti ali dostopno točko; obe poti zahtevata enako skrb za matične podatke in obravnavo napak. Kjer račune izdaja več sistemov ERP, spletna trgovina in osrednji sistem skupine, skupna integracijska plast (glejte Integracije in API-ji) drži oblike, preverjanje in spremljanje na enem mestu namesto v vsakem sistemu posebej.

07Praktičen načrt

1. 01Popišite vse tokove računov. Kateri sistemi izdajajo in prejemajo račune in dobropise, v katerih državah in po katerih kanalih, vključno s spletnimi trgovinami, naročninami in računi med podjetji v skupini.
2. 02Izberite pot izmenjave. Storitev, vgrajena v vaš ERP, registrirani ponudnik e-poti, dostopna točka Peppol ali skupna integracijska plast za več sistemov. Odločite se glede na obseg, vrste dokumentov poleg računov in države, ki jih potrebujete.
3. 03Očistite matične podatke. Identifikatorji, identifikacijske številke za DDV, enote in kategorije DDV za stranke, dobavitelje in artikle.
4. 04Preizkusite s pravimi partnerji. Pred prehodom izmenjajte račune z največjimi strankami in dobavitelji ter preverite, kako njihovi sistemi obdelajo vaše.
5. 05Avtomatizirajte obdelavo prejetih računov. Povezovanje, odobritev in knjiženje, izjeme pa naj gredo k ljudem.
6. 06Arhivirajte in spremljajte. Hranite strukturirane izvirnike in dokaze o dostavi, neuspelim sporočilom pa določite lastnika.
7. 07Mislite na druge države. Podatkovne tokove zasnujte tako, da bodo podatki o računih lahko šli tudi davčnim upravam držav, kjer poslujete in kjer poročanje že velja, ter v čezmejno poročanje, ki ga prinaša ViDA.

08Na kaj biti pozorni

• Seznam ponudnikov e-poti, ki ga UJP vzpostavi 1. oktobra 2027, in pravočasna izbira ponudnika pred 1. januarjem 2028.
• Nacionalno izvajanje ViDA, vključno s tem, katere države obveznost iz leta 2030 razširijo na domače transakcije.
• Uvajanje v Franciji in Španiji ter konec nemških prehodnih obdobij v letih 2027 in 2028.
• Nove izdaje Peppol BIS Billing 3.0 in pravil za preverjanje, ki jih uporablja vaša dostopna točka.

Pravila za e-račune se spreminjajo v skoraj vseh državah, v katerih delamo. Vsak interni zapis o njih opremite z datumom in pred vsako odločitvijo o zasnovi preverite uradne vire.