Handlingar in, kontrollerade uppgifter ut. Personalen avgör undantagen.
Ansökningar, fakturor, skadeanmälningar och brev kommer som skanningar, PDF-filer och e-blanketter, på finska, svenska och ibland engelska. Vi bygger en mottagning som känner igen handlingen, läser ut de uppgifter som behövs, prövar dem mot dina regler och lämnar bara de oklara fallen åt en människa.
För organisationer i Finland som tar emot handlingar på finska och svenska, i många format och ibland från flera länder, och behöver kunna spåra varje värde.
Handlingar från alla kanaler samlas, sorteras efter typ och språk, och uppgifterna läses ut och prövas. Om ett fält har för låg säkerhet eller en regel inte går igenom hamnar handlingen i en granskningskö hos en människa. Godkända uppgifter går vidare till verksamhetssystemet, och de rättelser som granskarna gör blir nya testfall.
Före och efter
Så förändras vardagen
I dag
Med systemet
I dag
I dag: Allt skrivs av för hand
Varje PDF, skanning och e-blankett öppnas för sig, och namn, belopp och referenser knappas in i ärende- eller affärssystemet.
Med systemet
Med systemet: Strukturerade uppgifter direkt
Varje fält läses ut tillsammans med sin plats på sidan, så granskaren ser värdet och belägget bredvid varandra.
I dag
I dag: Felen syns först i efterhand
Sidor som fattas och uppgifter som inte går ihop dyker upp veckor senare, när någon begär omprövning eller en betalning kommer tillbaka.
Med systemet
Med systemet: Reglerna prövas genast
Fullständighet, grunddata och verksamhetsregler kontrolleras innan ärendet öppnas, medan det ännu går att be avsändaren om en komplettering.
I dag
I dag: Lätt och svårt tar lika lång tid
En prydlig, komplett faktura kräver lika mycket arbete som en rörig och oklar.
Med systemet
Med systemet: Tiden går till undantagen
Felfria handlingar passerar utan handpåläggning. Personalen tar hand om en kö av oklara och ovanliga fall och ser varför vart och ett hamnat där.
I dag
I dag: Ingen vet varifrån värdet kom
Frågar revisorn var en siffra kommer ifrån beror svaret på vem som råkade knappa in den.
Med systemet
Med systemet: Varje värde går att spåra
Originalhandlingen, det utlästa värdet, säkerheten, regelresultaten och granskarens ändringar sparas fält för fält.
Arbetsflöde
Arbetsflödet steg för steg
Sju steg och en väg för undantag. Gränsvärden och regler bestäms tillsammans med processägarna och provas på dina egna handlingar, på båda språken, innan något tas i drift.
Exempel på arbetsflöde
7 steg · 1 mänsklig kontrollpunkt
Teckenförklaring
System
Människa
Mänsklig kontrollpunkt
Undantagsflöde
Dokumenttolkning: illustrativt arbetsflöde med väg för undantag
Läs diagrammet som text
Huvudvägen börjar med insamlingen, går via sortering, utläsning och regelprövning till överföringen till verksamhetssystemet och slutar med att systemet lär av rättelserna.
Har en handling efter prövningen ett fält under säkerhetsgränsen eller en regel som inte gått igenom, viker den av från huvudvägen till granskningskön. Där bekräftar eller rättar en människa värdena, och den granskade handlingen återförs till huvudvägen vid överföringen.
Granskningskön är den mänskliga kontrollpunkten: inget osäkert värde når verksamhetssystemet utan en människa.
01
Steg 1: Samla in från alla kanalerSystem
Skanningar, e-postbilagor, filer från e-tjänsten och e-blanketter hamnar i samma mottagningskö med ärendenummer, uppgift om kanal och kontrollsumma. Nätfakturor enligt Europanormen (Peppol UBL) behöver inte tolkas utan går rakt till kontrollen.
02
Steg 2: Dela upp och sorteraSystem
En försändelse med flera handlingar delas upp. Varje del får sin handlingstyp och sitt språk, finska, svenska eller annat, och det styr vilket fältschema och vilka regler som används.
03
Steg 3: Läs ut fältenSystem
OCR som förstår sidans layout läser texten, och en språkmodell för in de överenskomna fälten i ett strikt schema. Varje fält får ett säkerhetsvärde och koordinater i originalet.
04
Steg 4: Pröva mot reglernaSystem
Värdena jämförs med grunddata, som registren över kunder, leverantörer, momsnummer och IBAN, med regler mellan fälten och med tidigare handlingar för att hitta dubbletter. Fält som ligger över den avtalade säkerhetsgränsen och klarar alla regler går vidare utan granskning.
05
Steg 5: GranskningsköMänniska
Granskaren har handlingen och de utlästa värdena bredvid varandra, med den regel som fallerat eller det osäkra fältet markerat, och bekräftar eller rättar.
Undantagsflöde: Osäkert fält eller regel ej uppfylld· Återgår till steg 6
Mänsklig kontrollpunkt
Inget osäkert värde förs in i verksamhetssystemet utan en människa. Granskaren kan också underkänna handlingen och be avsändaren om en ny.
06
Steg 6: För in i verksamhetssystemetSystem
De godkända uppgifterna öppnar eller uppdaterar ärendet i ärendesystemet, CRM eller affärssystemet via dess API. Originalet bifogas, och förvaringstiden sätts enligt informationsstyrningsplanen.
07
Steg 7: Lär av rättelsernaSystem
Varje rättelse sparas som ett märkt exempel och utökar testmängden. Gränsvärden och promptar ändras först när den nya versionen har klarat testerna.
Komponenter
Vad vi bygger
01
Mottagning från alla kanaler
Kopplingar till funktionsbrevlådor, skannrar, e-tjänster och e-blanketter, så att varje handling når samma kö med metadata och ärendenummer.
Layoutmedveten OCR och modellbaserad utläsning till versionerade scheman per handlingstyp och språk, med säkerhetsvärde och koordinater för varje fält.
Märkta testhandlingar på finska och svenska, kvalitetskontroll före varje ny version och översikter över hur mycket som går rakt igenom, varför undantag uppstår och hur fältens träffsäkerhet utvecklas.
Granskaren ser bara de handlingstyper och ärenden som rollen tillåter. Tolkningstjänsterna har ingen fast åtkomst till verksamhetssystemet; överföringen sker med ett begränsat tjänstekonto för varje integration.
Mänsklig granskning
Låg säkerhet och regler som inte går igenom skickar fallet till en människa. Gränserna sätts fält för fält, inte för hela handlingen, och sänks bara när testerna visar att det är tryggt. Beslut om ansökningar fattas alltid av handläggarna.
Spårbarhet
För varje fält sparas platsen i originalet, det utlästa värdet, säkerheten, regelresultaten, modell- och promptversion och varje ändring som granskaren gjort, med orsakskod.
Dataskydd
Redan vid mottagandet tas bara de personuppgifter med som behövs, uppgifter kan maskas när någon begär att få ta del av handlingar, och förvaring och radering följer informationsstyrningsplanen. Uppgifterna behandlas i den region som avtalats.
Transparens kring AI
Modell- och promptversionerna dokumenteras med sina testresultat. Påverkar resultatet människor förs användningen av AI in i organisationens AI-register och förklaras i informationen till de sökande.
Mått
Vad vi följer upp
Vi väljer måtten tillsammans med dig under förstudien och mäter först hur processen ser ut i dag.
Vad vi följer upp
Mått
Varför det är viktigt
Så skulle vi mäta det
01Andel utan granskning
Varför det är viktigtVisar per handlingstyp hur mycket rutinarbete som inte längre kräver en människa.
Så skulle vi mäta detHur stor del av handlingarna som klarar alla gränser och regler utan granskning, enligt flödets loggar.
02Undantag och deras orsaker
Varför det är viktigtVisar om undantagen kommer av dåliga skanningar, uppgifter som saknas eller regler som borde ändras.
Så skulle vi mäta detGranskningsköns storlek per orsakskod, kanal, handlingstyp och språk.
03Träffsäkerhet per fält
Varför det är viktigtDet kvalitetsmått som spelar roll för beslut och betalningar längre fram.
Så skulle vi mäta detPrecision och täckning per fält i en märkt testmängd som vi kommit överens om och kör om vid varje ny version.
04Handläggningstid
Varför det är viktigtVisar både tiden som sparas och tiden som i stället går till granskning.
Så skulle vi mäta detTiden från mottagning till överföring, och den aktiva granskningstiden per undantag, ur köns tidsstämplar.
Vi sätter inga mål förrän utgångsläget har mätts.
Införande
Införandet i faser
Fas 01
Förstudie och nollnivå
Två eller tre handlingstyper, en kanal, dagens volymer och vanliga fel. Vi märker upp testhandlingar ur verkliga, anonymiserade handlingar på finska och svenska.
Kriterier för att gå vidare
Fält, regler och kvalitetskrav bestämda
Nollnivån uppmätt
Konsekvensbedömningen påbörjad
Fas 02
Pilot i skuggläge
Systemet tolkar och prövar vid sidan av dagens process, medan personalen arbetar som förut och jämför.
Kriterier för att gå vidare
Fälten når den träffsäkerhet som bestämts
Gränsvärden satta fält för fält
Granskarna har gått igenom granskningsvyn
Fas 03
Kontrollerad drift
De handlingstyper som ingick i piloten går nu rakt igenom, och ett stickprov av dem som godkänts automatiskt granskas.
Kriterier för att gå vidare
Stickproven visar inga oacceptabla fel
Driftinstruktion och övervakning överlämnade
Vägen tillbaka provad
Fas 04
Utvidgning
Nya handlingstyper, kanaler och språk, som var och en klarar samma tester innan de tas i bruk.
Ansökningar om tillstånd, understöd och förmåner med bilagor hos statliga ämbetsverk och kommuner, och begäranden om handlingar där uppgifter måste maskas innan de lämnas ut.
Följesedlar, intyg om överensstämmelse och tullhandlingar som matchas mot inköpsorder hos tillverkare och speditörer.
Illustrativt exempel
Inkommande post i en tvåspråkig stads registratur
Utgångsläge
Registraturen i en tvåspråkig stad tar emot brev, e-post och filer från e-tjänsten på finska och svenska. Personalen läser varje handling, registrerar den för hand och skickar den vidare till rätt enhet, och samma ärende kommer ibland in två gånger via olika kanaler.
System
All post går till en mottagningskö, där varje handling sorteras efter typ och språk, avsändare och ärendenummer läses ut och dubbletter upptäcks. Uppgifterna förs över till ärendehanteringssystemet med handlingen bifogad och förvaringstiden enligt informationsstyrningsplanen.
Mänsklig kontroll
Handlingar med osäker typ, okänd avsändare eller uppgifter som skyddas av sekretess väntar i granskningskön hos registraturen. Ingen handling förs till en enhet innan en registrator har bekräftat de osäkra fälten.
Det här skulle vi mäta
Andel handlingar som går rakt igenom per kanal och språk, orsaker till undantag och träffsäkerhet per fält i en märkt testmängd.
Finland
Samma handling, två inhemska språk
En tvåspråkig stad eller ett ämbetsverk i Finland får samma typ av handling på finska och på svenska, och en koncern med bolag i Sverige och Baltikum dessutom i andra layouter och rättsliga format. Vi bygger ett mottagnings- och tolkningslager med scheman och regler per språk och land, så att en ansökan på svenska, en följesedel från Estland och en faktura från Sverige följer samma kontrollerade väg.
Nätfakturor behöver ingen tolkning alls. Staten tar endast emot nätfakturor enligt lagen om elektronisk fakturering (241/2019), och en PDF-faktura per e-post räknas inte som nätfaktura, så andelen strukturerade fakturor växer. Inom EU går e-faktureringen mot strukturerade format genom paketet om mervärdesskatt i den digitala tidsåldern. Där uppgifterna används för beslut om människor utformar vi lösningen med dataskyddsförordningen och AI-förordningen i åtanke: dokumenterad behandling, mänsklig granskning och loggar som revisorerna kan följa.
Det beror på handlingarna, så vi mäter i stället för att utlova något. Vi märker upp testhandlingar ur ditt eget anonymiserade material och redovisar precision och täckning fält för fält. Modellerna gör ibland fel, och just därför går osäkra fält till en människa i stället för direkt in i verksamhetssystemet.
02Klarar den handskrift, dåliga skanningar och både finska och svenska?
Handskrivna blanketter och dåliga skanningar går att läsa, men säkerheten blir lägre och fler av dem hamnar i granskningskön. Handlingar på finska, svenska och engelska sorteras först efter språk, så att var och en får rätt schema och rätt regler, och testhandlingarna innehåller exempel på båda de inhemska språken.
03Vi har redan OCR eller ett skanningsprogram. Ska det bort?
Inte nödvändigtvis. Fungerar mottagningen bygger vi regelprövning, granskning och överföring runt den, och tar in modellbaserad utläsning bara för de handlingstyper där den gör skillnad.
04Fattar systemet beslut om ansökningar eller skadeanmälningar?
Nej. Det bereder och kontrollerar uppgifter. Beslut med rättsliga eller ekonomiska följder fattas av handläggarna, i linje med artikel 22 i dataskyddsförordningen och organisationens egna regler.
05Var behandlas och lagras handlingarna?
I den molnregion eller det datacenter som du väljer, så att uppgifterna kan stanna inom EU. Vi beskriver varje behandlingssteg, också externa modelltjänster, så att dataskyddsombudet kan bedöma helheten innan systemet tas i drift.
06Vad är en rimlig första avgränsning?
En handlingstyp med stor volym och tydliga regler, till exempel leverantörsfakturor som ännu kommer som PDF eller en enskild ansökningsblankett. Den visar att flödet, granskningsvyn och mätningarna fungerar innan fler typer läggs till. Läs om vårt arbetssätt.
Vilka handlingar tar mest tid?
Välj två eller tre handlingstyper och de system där uppgifterna ska hamna. Vi visar hur en första version kunde se ut för dina handlingar på finska och svenska.