Rätt svar, synlig källa och inget du saknar behörighet till.
Anvisningar, rutiner, ärendehistorik och produktdokumentation finns utspridda i SharePoint, Confluence, nätverksmappar och verksamhetssystem, ofta i en finsk och en svensk version som inte uppdaterats samtidigt. Vi bygger en sökning som håller sig till varje källas behörigheter, hänvisar till sina källor och öppet säger till när underlaget inte räcker för ett svar.
För organisationer i Finland vars kunskap finns i flera system och på två språk, och där behörigheterna måste hålla.
Källor som ägarna godkänt ansluts med sina behörigheter och indexeras med språk, status och ägare. Någon frågar på finska eller svenska, och sökningen ser bara det som den personen har rätt till. Saknas belägg eller går källorna isär skickas frågan till den som äger ämnet; i annat fall får frågeställaren ett svar med hänvisningar. Betyg och rättelser används för att förbättra både källorna och testfrågorna.
Före och efter
Så förändras vardagen
I dag
Med systemet
I dag
I dag: Tusen träffar, inget svar
Sökningen på nyckelord ger hundratals filer, bland dem utkast, kopior och anvisningar som upphävts för länge sedan.
Med systemet
Med systemet: Korta svar, tydliga källor
Svaret citerar de stycken det vilar på, länkar dit och visar när källan senast sågs över.
I dag
I dag: Allt sitter i ett par huvuden
Snabbast får man svar av kollegan som varit med längst. Det fungerar inte i längden, och kunskapen försvinner den dag kollegan går i pension.
Med systemet
Med systemet: Behörigheten följer med dokumentet
Träffarna sållas efter frågeställarens egna rättigheter i samma stund som frågan ställs, så ett gemensamt index blir aldrig en gemensam läcka.
I dag
I dag: Svar ur minnet
Man återger det man kommer ihåg, och ingen vet vilken version av anvisningen svaret egentligen bygger på.
Med systemet
Med systemet: Hellre inget svar än ett gissat
Räcker källorna inte till säger assistenten det rakt ut och lämnar frågan till den som äger ämnet.
I dag
I dag: Två språkversioner i otakt
Rutinen finns, men bara på finska, eller så är den svenska versionen ett år äldre än den finska.
Med systemet
Med systemet: Sökning över språkgränsen
En fråga på svenska hittar också finska källor, och svaret ges på frågans språk med hänvisning till originalet. Saknas den ena språkversionen, eller är den föråldrad, får den ansvariga ett meddelande.
Arbetsflöde
Arbetsflödet steg för steg
Hur bra sökningen blir avgörs mer av källorna än av modellen. Därför börjar flödet med att ägarna väljer vad som indexeras, på båda språken, och slutar med att responsen går tillbaka till dem.
Exempel på arbetsflöde
7 steg · 2 mänskliga kontrollpunkter
Teckenförklaring
System
Människa
Mänsklig kontrollpunkt
Undantagsflöde
Tillgång till kunskap: illustrativt arbetsflöde där assistenten kan avstå
Läs diagrammet som text
Huvudvägen börjar när godkända källor ansluts och indexeras med metadata, går via en fråga, en sökning inom frågeställarens behörighet och ett svar med hänvisningar, och slutar med respons och utvärdering.
Innan en källa indexeras godkänns den av innehållets ägare. Det är den första mänskliga kontrollpunkten.
Hittar sökningen för lite underlag, eller källor som går isär, svarar assistenten inte. Frågan viker av från huvudvägen till ägaren, som svarar och avgör om någon källa behöver ändras. Sedan återförenas flödet med steget för respons och utvärdering.
01
Steg 1: Anslut godkända källorSystem
Vi ansluter SharePoint, Confluence, nätverksmappar, ärendesystem och dokumentlagret i affärssystemet. Varje dokuments åtkomstlista hämtas tillsammans med innehållet och hålls uppdaterad.
Mänsklig kontrollpunkt
Ingenting indexeras innan innehållets ägare godkänt källan och dess omfattning; en källa som dras tillbaka försvinner ur indexet.
02
Steg 2: Indexera med metadataSystem
Texterna delas efter rubriker och avsnitt och märks med ägare, språk, status (utkast, gällande, upphävd) och datum för senaste granskning. Den finska och den svenska versionen av samma anvisning kopplas ihop. Indexet kombinerar nyckelord med vektorsökning.
03
Steg 3: Fråga där du arbetarMänniska
Frågan ställs i verktyg som redan är i bruk, som intranätet, Microsoft Teams, servicekonsolen eller ett verksamhetssystem, på finska eller svenska. Frågeställarens identitet följer med.
04
Steg 4: Sök inom behörighetenSystem
Sökningen breddas till båda språken, träffar som frågeställaren inte har rätt till sållas bort och resten rangordnas på nytt. Upphävda dokument tas inte med, och källor som säger emot varandra flaggas.
05
Steg 5: Lämna till ägarenMänniska
Finns det för lite underlag, eller pekar källorna åt olika håll, går frågan till ämnets ägare tillsammans med de stycken som hittades.
Undantagsflöde: Belägg saknas eller går isär· Återgår till steg 7
Mänsklig kontrollpunkt
Assistenten gissar aldrig. En människa svarar och bestämmer om en källa ska skrivas, uppdateras eller upphävas.
06
Steg 6: Svara med hänvisningarSystem
Svaret formuleras bara utifrån de stycken som hittades och på frågans språk. Varje påstående länkar till sitt stycke, och källans ägare och granskningsdatum står bredvid.
07
Steg 7: Lär av responsenSystem
Betyg, rättelser och frågor som lämnats vidare blir nya testfall. Innan sökningen eller promptarna ändras mäter vi på nytt hur väl svaren håller sig till källorna och om hänvisningarna stämmer.
Komponenter
Vad vi bygger
01
Källkopplingar som bär behörigheterna
Kopplingar som löpande för över åtkomstlistor, raderingar och versionsstatus från varje källsystem till indexet.
Uppdelning efter dokumentens struktur, flerspråkiga inbäddningar som klarar finska och svenska, och nyckelordssökning i ett och samma index, med filter för status, språk och ålder.
Frågan skrivs om, behörigheten kontrolleras när frågan ställs, träffarna rangordnas och svaret byggs bara av källorna, med kontroll av hänvisningarna och rätt att avstå.
Testfrågor per område och språk, mätning av förankring och hänvisningar, och rapporter till ägarna om obesvarade frågor, gamla källor och språkversioner som fattas.
Driftsättning i din molnmiljö och region, privata förbindelser till källor och modelltjänster, och inget av ditt innehåll används för att träna modeller.
Vi slår aldrig ihop behörigheterna till ett gemensamt index. Varje dokument har kvar sin egen åtkomstlista, och varje fråga sållas efter frågeställarens identitet och grupper just när den ställs.
Känsliga områden som personalärenden, juridik och säkerhet kan lämnas utanför helt, eller indexeras enbart för sin egen målgrupp.
Mänsklig granskning
Innehållets ägare bestämmer vad som indexeras och får besked om obesvarade frågor och källor som går isär. Inom områden där ett felaktigt svar kan få allvarliga följder kan assistenten begränsas till att citera ordagrant.
Spårbarhet
För varje svar sparar vi frågan, de stycken som hittades, källorna som citerades, modell- och promptversion och användarens betyg, så länge som du bestämmer.
Dataskydd
Personuppgifter i källorna skyddas av källans egna åtkomstregler. Loggarna pseudonymiseras där det går, och innehållet används aldrig för att träna externa modeller.
Transparens kring AI
Gränssnittet säger tydligt att svaren skapas av ett AI-system, visar källorna för varje svar och har en knapp för att anmäla ett felaktigt svar.
Mått
Vad vi följer upp
Vi väljer måtten tillsammans med dig under förstudien och använder verkliga frågor, på finska och svenska, från de team som ska använda assistenten.
Vad vi följer upp
Mått
Varför det är viktigt
Så skulle vi mäta det
01Förankring i källorna
Varför det är viktigtEtt svar som källorna inte bär upp är värre än inget svar alls.
Så skulle vi mäta detHur stor del av påståendena i svaren som stöds av de citerade styckena, bedömt med testfrågor och genom stickprov som människor går igenom.
02Korrekta hänvisningar
Varför det är viktigtAnvändaren ska kunna kontrollera svaret med ett klick.
Så skulle vi mäta detHur stor del av hänvisningarna som pekar på det stycke som verkligen bär påståendet.
03Lyckade sökningar
Varför det är viktigtVisar om användarna hittar det de behöver, inte bara om de får text tillbaka.
Så skulle vi mäta detBetyg, följdfrågor och frågor som lämnats vidare, per område och språk, ur loggarna och responsen.
04Tid till svar i vanliga uppgifter
Varför det är viktigtKnyter assistenten till verkligt arbete, som att besvara en fråga om en anvisning i rådgivningen.
Så skulle vi mäta detTidtagning före och efter, med samma uppsättning typiska frågor båda gångerna.
Vi sätter inga mål förrän utgångsläget har mätts.
Införande
Införandet i faser
Fas 01
Förstudie och genomgång av källorna
Ett område med tydliga ägare, till exempel personalanvisningar eller produktsupport. Vi samlar verkliga frågor och ser efter i vilket skick källorna och deras språkversioner är.
Kriterier för att gå vidare
Källor och ägare bestämda
Testfrågor insamlade
Behörighetsmodellen godkänd av informationssäkerheten
Fas 02
Pilot i en grupp
Ett team använder assistenten i ett enda gränssnitt och bara med godkända källor.
Kriterier för att gå vidare
Förankring och hänvisningar på överenskommen nivå
Åtkomsttesterna visar inga läckor
Ägarna får och använder responsen
Fas 03
Fler områden
Nya källor och målgrupper läggs till genom samma genomgång av ägare, behörigheter och testfrågor.
Kriterier för att gå vidare
Testfrågor för varje område
Innehållets livscykel bestämd med ägarna
Fas 04
Drift
Övervakningen, utvärderingarna och rapporterna om innehållet tas över av ditt team, och tjänsten får en tydlig ägare.
Produktvillkor, anvisningar om regelefterlevnad och rutiner för rådgivare och personal i bank- och försäkringsdrift.
Illustrativt exempel
Anvisningar på två språk vid ett statligt ämbetsverk
Utgångsläge
Ett statligt ämbetsverk har sina handläggningsanvisningar på finska, och den svenska versionen uppdateras med fördröjning. Handläggare som arbetar med svenskspråkiga ärenden ringer kollegor för att kontrollera vilken version som gäller.
System
En assistent i intranätet söker i båda språkversionerna och svarar bara utifrån anvisningar som frågeställaren har behörighet till, på frågans språk och med hänvisning till den paragraf som svaret bygger på. Är den svenska versionen äldre än den finska visas det i svaret.
Mänsklig kontroll
Enheten som äger anvisningarna godkänner dem för indexering. Frågor som källorna inte täcker skickas till de ansvariga i stället för att besvaras av assistenten, och översättningen av anvisningarna sköts som tidigare av ämbetsverkets egen personal.
Det här skulle vi mäta
Förankring i källorna och korrekta hänvisningar i en testmängd per språk, antalet vidareskickade frågor och hur ofta svaren pekar på en föråldrad språkversion.
Finland
Kunskap på två språk och över gränser
En tvåspråkig myndighet ska ge sin information till allmänheten på både finska och svenska (språklagen 32 §), och många finländska företag har dessutom bolag i Sverige och Baltikum med egna rutiner. Anvisningarna finns därför i flera språkversioner, i system som var för sig sköter sina behörigheter. Vi bygger en sökning som behåller behörigheterna och svarar över språkgränsen, så att en handläggare som arbetar på svenska kan lita på en anvisning som skrevs på finska.
Driftregion, loggning och gallring bestäms från början tillsammans med dataskyddsombudet enligt dataskyddsförordningen. När en assistent ger information till personalen utformar vi den med AI-förordningens transparensskyldigheter i åtanke, och vi dokumenterar hur svaren skapas och utvärderas. I Finland övervakar Traficom transparensskyldigheterna enligt lag 1377/2025.
01Hur ser ni till att användarna bara ser det de har rätt att se?
Varje källas åtkomstlistor synkroniseras och tillämpas när frågan ställs, med frågeställarens identitet som nyckel. Vi provar det också i praktiken: före piloten loggar vi in med konton från olika grupper och kontrollerar att ingenting syns över gränserna.
02Vad händer om assistenten har fel?
Det kommer att hända. Därför syns källorna vid varje svar, och användaren kan anmäla ett fel med ett klick. Anmälan går till innehållets ägare och blir ett nytt testfall. När underlaget är tunt är assistenten byggd för att avstå hellre än att gissa.
03Vi har redan en assistent i kontorsprogrammen. Varför bygga något eget?
Ofta ska man inte göra det. Ligger innehållet i en och samma programsvit och klarar dess inbyggda assistent kvalitetskraven, hjälper vi till att ställa in och styra den. En egen tjänst lönar sig när källorna finns i flera system, när du vill ha kontroll över sökningen och utvärderingen, eller när kraven på var uppgifterna får behandlas utesluter standardlösningen.
04Våra dokument är i oordning. Ska vi städa först?
Nej, men det är oftast förvaltningen av innehållet som bromsar. Vi börjar med ett område, märker upp upphävda dokument och utkast och ger ägarna rapporter om kopior, gamla källor och språkversioner som fattas, så att kvaliteten blir bättre där den betyder mest.
05Kan den svara utifrån källor på både finska och svenska?
Ja. Flerspråkiga inbäddningar och en fråga som breddas till båda språken hittar källor på det andra språket, och svaret ges på frågans språk, med hänvisning till originalstycket och, där en sådan finns, till samma stycke i den andra språkversionen. Assistenten översätter inte anvisningar: språkversionerna och deras innehåll är organisationens ansvar.
06Hur lång tid tar en pilot?
Mest beror det på hur fort vi får tillgång till källorna och deras ägare. Avgränsningen och vad som krävs för att piloten ska vara klar bestäms under förstudien. Läs mer om vårt arbetssätt och om AI-utveckling och generativ AI.
Var finns kunskapen i dag?
Berätta var kunskapen ligger, på vilka språk och vem som behöver den. Vi går igenom källor, behörigheter och språkversioner tillsammans och föreslår ett första område.