E-faktura och Peppol i Sverige: kraven sedan 2019 och vägen mot 2030

01Läget i Sverige hösten 2026

Lag (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling trädde i kraft den 1 april 2019. Den gäller fakturor efter upphandlingar enligt LOU, LUF, lagen om upphandling av koncessioner och lagen om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet. Leverantören ska skicka en e-faktura enligt den europeiska standarden EN 16931, om parterna inte har kommit överens om en annan standard. Den upphandlande myndigheten eller enheten ska kunna ta emot och behandla fakturan. Lagen nämner inte Peppol. Upphandlingsmyndigheten (öppnar en extern webbplats) samlar reglerna och vägledningen.

Sedan den 1 juli 2026 ligger e-fakturafrågorna hos Upphandlingsmyndigheten; tidigare hade Digg den rollen. Myndigheten ger stöd och information till leverantörer, beslutar om förelägganden enligt 7 § i lagen, får meddela föreskrifter om format och ansvarar för anslutningen till den europeiska infrastrukturen för e-upphandling (förordning 2015:527, ändrad genom SFS 2026:598). OpenPeppol listar Upphandlingsmyndigheten som Sveriges Peppol Authority. Statliga myndigheter ska dessutom enligt Diggs föreskrifter (MDFFS 2021:1) vara registrerade i Peppol och kunna skicka och ta emot e-fakturor och beställningar där.

02Vad som räknas som e-faktura

En e-faktura i lagens mening är en strukturerad faktura: en fil som ett system kan läsa utan att en människa tolkar den, byggd på den semantiska datamodellen i EN 16931. En pdf, en skannad pappersfaktura eller ett Word-dokument är ingen e-faktura, inte ens när den kommer med mejl. En strukturerad faktura får ha en pdf som bilaga för den som vill läsa den; det är de strukturerade uppgifterna som räknas.

Upphandlingsmyndigheten rekommenderar formatet Peppol BIS Billing 3.0, Peppols specifikation av EN 16931 i UBL-syntax, och Peppolnätverket som kanal. Parterna kan komma överens om ett annat format, så länge fakturan följer EN 16931. I praktiken är Peppol den väg som offentliga köpare förväntar sig. Mellan företag är e-faktura frivillig och bygger på överenskommelse mellan parterna.

03Så fungerar Peppolnätverket

Peppol är ett internationellt nätverk och en uppsättning specifikationer för utbyte av affärsdokument. Det förvaltas av OpenPeppol, en ideell förening med säte i Bryssel. Nätverket bygger på en fyrhörningsmodell. Ditt affärssystem (hörn ett) lämnar fakturan till din accesspunkt (hörn två), som levererar den till kundens accesspunkt (hörn tre), som i sin tur lämnar den till kundens system (hörn fyra). Före sändningen slår accesspunkten upp mottagaren i nätverkets adressbok, Service Metadata Locator, som pekar på en Service Metadata Publisher. Där syns om mottagaren är registrerad och vilka dokument den kan ta emot.

Följden är enkel och värdefull: du tecknar ett avtal med en leverantör av accesspunkt och når alla deltagare i nätverket, oavsett vilken leverantör de använder. Många affärs- och ekonomisystem har en inbyggd accesspunkt, och specialiserade leverantörer erbjuder tjänsten för större volymer och för fler dokumenttyper, som beställningar och kreditnotor.

• Registrering: din organisation registreras i nätverket med sin identifierare och de dokumenttyper den kan ta emot. En saknad eller felaktig registrering är en vanlig orsak till att fakturor inte kommer fram.
• Validering: accesspunkterna kontrollerar fakturorna mot reglerna i Peppol BIS Billing 3.0. En faktura som inte klarar kontrollen avvisas innan den når kunden.
• Leveransstatus: nätverket bekräftar den tekniska leveransen. Affärssvar, som godkänd, bestridd eller betald, är separata meddelanden och beror på vad båda parter stöder.

04Vem som omfattas och vad som kommer härnäst

Skyldigheten gäller fakturor till följd av offentlig upphandling: leverantören fakturerar en statlig myndighet, en region, en kommun, ett kommunalt bolag eller en annan upphandlande myndighet eller enhet. Upphandlingsmyndigheten anger att alla upphandlande organisationer som omfattas av lagen ska vara registrerade som mottagare i Peppol. Mellan företag finns ingen svensk skyldighet. Där används e-faktura frivilligt, och fakturor till kunder i andra länder följer de regler som gäller där.

Nästa steg gäller företagen. Enligt Skatteverket utreder regeringen hur e-fakturering och digital rapportering enligt ViDA ska föras in i svensk rätt, och om även inhemska transaktioner ska omfattas. Utredningen ska vara klar senast den 30 november 2027, och det är ännu oklart om Sverige inför inhemska regler. En lösning som redan i dag skickar alla fakturor till offentliga köpare via Peppol, med rena data, är den bästa utgångspunkten oavsett utfall.

05Den bredare bilden i EU

Två EU-texter ramar in de nationella reglerna. Direktiv 2014/55/EU (öppnar en extern webbplats) kräver att upphandlande myndigheter tar emot elektroniska fakturor enligt EN 16931. Därför blev fakturering till offentlig sektor elektronisk först i de flesta länder, i Sverige genom lag (2018:1277). Paketet om mervärdesskatt i den digitala tidsåldern (ViDA), med rådets direktiv (EU) 2025/516 (öppnar en extern webbplats), antogs den 11 mars 2025 och trädde i kraft den 14 april 2025. Sedan dess får medlemsstaterna kräva inhemsk e-fakturering utan att först begära undantag hos EU. Från den 1 juli 2030 blir e-fakturering och digital rapportering obligatoriska för leveranser mellan företag inom EU, och senast den 1 januari 2035 ska nationella system för realtidsrapportering anpassas till EU-modellen.

Fram till dess går varje land i egen takt och med egen arkitektur. Vissa använder Peppol, andra en nationell plattform som varje faktura måste passera, några en blandning. För en koncern som fakturerar i flera länder betyder det en integrationsdesign med flera utgångar.

06Att koppla affärssystemet: där projekt lyckas eller fastnar

Att skicka en första faktura via Peppol kan ta en eftermiddag. Att låta all fakturering gå den vägen utan manuellt arbete kräver design. Arbetet ligger i grunddata, validering, flödet för inkommande fakturor och arkivering, inte i nätverket.

• Grunddata först. Varje kund behöver en korrekt identifierare, momsregistreringsnummer och adress, och varje artikel en enhet och en momskategori som motsvarar koderna i standarden. Kontrollera kundens registrering i nätverket före första sändningen, och fortsätt kontrollera, eftersom organisationer byter leverantör.
• Validera innan du skickar. Kör samma affärsregler som accesspunkten i din egen process, så att en avvisad faktura fångas och rättas i affärssystemet och inte upptäcks veckor senare av en kund som aldrig fick den.
• Utforma flödet för inkommande fakturor. Strukturerade fakturor kan matchas automatiskt mot leverantör, inköpsorder och leverans, och gå till attest bara när något avviker. Där finns den största effektivitetsvinsten. Fakturor som fortfarande kommer på papper eller som pdf, till exempel från leverantörer i andra länder, kan gå via dokumenttolkning in i samma flöde.
• Spara originalet. Den strukturerade fil du skickade eller tog emot är fakturan. Arkivera den oförändrad, tillsammans med leveransbeviset, under den lagstadgade arkiveringstiden, och se till att den går att hitta och läsa vid en revision.
• Övervaka flödet. Misslyckade leveranser, avvisningar och fakturor som väntar på attest hör hemma på en översiktspanel med en ansvarig, inte i en mejlkorg.

I Odoo finns inbyggt stöd för att skicka och ta emot fakturor via Peppol, så arbetet handlar mest om konfiguration, grunddata och attestflöden. I miljöer med SAP står valet oftast mellan SAP:s egna verktyg för elektroniska dokument och en integration med en extern accesspunkt; båda kräver samma noggrannhet med grunddata och felhantering. Där flera affärssystem, en webbutik och ett koncerngemensamt system fakturerar, håller ett gemensamt integrationslager format, validering och övervakning på ett ställe i stället för i varje system.

07En praktisk plan

1. 01Kartlägg alla fakturaflöden. Vilka system som skickar och tar emot fakturor och kreditnotor, i vilka länder och genom vilka kanaler, inklusive webbutiker, abonnemangsfakturering och koncerninterna flöden.
2. 02Välj modell för accesspunkt. Den som finns i ditt affärssystem, en specialiserad leverantör eller ett gemensamt integrationslager för flera system. Bestäm utifrån volymer, dokumenttyper utöver fakturor och de länder du behöver.
3. 03Rensa grunddata. Identifierare, momsregistreringsnummer, enheter och momskategorier för kunder, leverantörer och artiklar.
4. 04Testa med verkliga parter. Utbyt fakturor med dina största kunder och leverantörer, bland dem dina offentliga köpare, innan du går över, och kontrollera hur deras system hanterar dina.
5. 05Automatisera inkommande fakturor. Matchning, attest och bokföring, med avvikelserna till en människa.
6. 06Arkivera och övervaka. Spara de strukturerade originalen och leveransbevisen, och ge misslyckade meddelanden en ansvarig.
7. 07Planera för rapportering. Utforma dataflödena nu så att fakturauppgifter också kan gå till skattemyndigheten när digital rapportering kommer, i de EU-länder där du gör affärer och från 2030 för gränsöverskridande transaktioner.

08Att bevaka

• Utredningen om hur ViDA förs in i svensk rätt, som ska vara klar senast den 30 november 2027, och vad den säger om inhemska transaktioner.
• Hur andra medlemsstater genomför ViDA, bland annat vilka som utvidgar skyldigheten från 2030 till inhemska transaktioner.
• Införandet i Frankrike och Spanien och slutet på de tyska övergångsperioderna 2027 och 2028.
• Nya versioner av Peppol BIS Billing 3.0, Upphandlingsmyndighetens föreskrifter om format och de valideringsregler som din accesspunkt tillämpar.

Reglerna för e-faktura förändras i nästan alla länder där vi arbetar. Datera varje intern anteckning om dem, och kontrollera de officiella källorna före varje designbeslut.