Entren documents, surten dades validades. Les excepcions les decideixen persones.
Sol·licituds, factures, reclamacions i escrits arriben en tota mena de formats. Construïm fluxos d’entrada que classifiquen cada document, n’extreuen els camps rellevants, els comproven amb les vostres normes i només envien a una persona els casos dubtosos.
Per a organitzacions que reben documents en català, en castellà i en altres llengües, en formats diversos, i que necessiten que cada valor sigui traçable.
El sistema captura els documents de tots els canals, els classifica, n’extreu les dades i les valida. Els casos per sota del llindar de confiança o que no compleixen una norma van a una cua de revisió, on els atén una persona. Les dades validades passen al sistema de gestió, i les correccions de qui revisa alimenten el conjunt d’avaluació.
Abans i després
Què canvia en la jornada de treball
Avui
Amb el sistema
Avui
Avui: Teclejar de nou el que diuen els adjunts
El personal obre cada PDF, document escanejat o formulari electrònic i copia a mà noms, imports i referències al sistema d’expedients o a l’ERP.
Amb el sistema
Amb el sistema: Les dades arriben estructurades
Cada camp s’extreu amb la seva posició al document d’origen, de manera que qui revisa veu el valor i l’evidència l’un al costat de l’altre.
Avui
Avui: Errors detectats tard
Les pàgines que falten i les dades incoherents apareixen setmanes després, quan es recorre una resolució o es retorna un pagament.
Amb el sistema
Amb el sistema: Les normes s’apliquen a l’entrada
La completesa, la coincidència amb les dades mestres i les normes de negoci es comproven abans d’obrir l’expedient, quan encara es pot demanar informació a qui ha enviat el document.
Avui
Avui: Tots els documents reben la mateixa atenció
Una factura neta i completa porta tant de temps com una de confusa i ambigua.
Amb el sistema
Amb el sistema: L’atenció va a les excepcions
Els documents nets passen directament. Les persones treballen una cua de casos dubtosos o poc habituals, amb el motiu pel qual cadascun hi és.
Avui
Avui: Cap registre de com s’han capturat les dades
Quan l’auditoria pregunta d’on surt un valor, la resposta depèn de qui el va teclejar.
Amb el sistema
Amb el sistema: Cada valor és traçable
Per a cada camp es registren el document d’origen, l’extracció, el grau de confiança, el resultat de les normes i els canvis de qui revisa.
Flux de treball
Com funciona el flux de treball
Set passos i un camí d’excepció. Els llindars i les normes s’acorden amb els responsables dels vostres processos i s’ajusten amb els vostres documents abans que res funcioni en producció.
Flux de treball il·lustratiu
7 passos · 1 punt de control humà
Llegenda
Sistema
Persona
Punt de control humà
Via d’excepció
Processament de documents: flux il·lustratiu amb camí d’excepció
Llegiu el diagrama en format de text
El camí principal va de la captura a la classificació, l’extracció i la validació, i d’aquí al traspàs al sistema de gestió; acaba amb l’aprenentatge a partir de les correccions.
Després de la validació, tot document amb un camp per sota del llindar de confiança o amb una norma de negoci incomplerta surt del camí principal i va a la cua de revisió, on una persona confirma o corregeix els valors. Els documents revisats tornen al camí principal al pas del traspàs.
La cua de revisió és el punt de control humà: cap valor dubtós no arriba al sistema de gestió sense passar per una persona.
01
Pas 1: Captura des de tots els canalsSistema
Documents escanejats, adjunts de correu, documents pujats al portal o a la seu electrònica i formularis electrònics arriben a una sola cua d’entrada amb una referència d’expedient, les metadades del canal i una suma de verificació. Les factures electròniques estructurades (Facturae o UBL) no passen per l’extracció i van directament a la validació.
02
Pas 2: Separació i classificacióSistema
Els lots de diversos documents se separen en les seves parts. Cada part es classifica per tipus de document i per llengua, i això determina l’esquema d’extracció i el conjunt de normes que s’hi apliquen.
03
Pas 3: Extracció de campsSistema
Un OCR que té en compte la maquetació llegeix la pàgina; un model de llenguatge extreu els camps acordats en un esquema estricte. Cada camp porta un grau de confiança i la seva ubicació al document d’origen.
04
Pas 4: Validació amb les normesSistema
Els valors es comproven amb les dades mestres (registres de clients, proveïdors, NIF i IBAN), amb normes que relacionen camps i amb la detecció de duplicats. Els camps per sobre del llindar de confiança acordat que compleixen totes les normes passen directament.
05
Pas 5: Cua de revisióPersona
Qui revisa veu el document i els valors extrets l’un al costat de l’altre, amb la norma incomplerta o el camp de confiança baixa destacat, i els confirma o els corregeix.
Via d’excepció: Sota el llindar o norma incomplerta· Torna al pas 6
Punt de control humà
Cap valor dubtós no arriba al sistema de gestió sense passar per una persona. Qui revisa també pot rebutjar un document i demanar-ne un de nou a qui l’ha enviat.
06
Pas 6: Traspàs al sistema de gestióSistema
Les dades validades obren o actualitzen l’expedient al sistema de gestió d’expedients, al CRM o a l’ERP per mitjà de la seva API, amb el document d’origen adjunt i una classe de conservació assignada.
07
Pas 7: Aprenentatge de les correccionsSistema
Les correccions de qui revisa es desen com a exemples etiquetats. Amplien el conjunt d’avaluació, i els llindars o els prompts només canvien quan la nova versió el supera.
Components
Què construiríem
01
Connectors d’entrada i de canal
Connectors per a bústies, escàners, portal i formularis electrònics que porten cada document a una sola cua amb metadades i una referència d’expedient.
Normes de negoci, consultes a dades mestres i comprovacions de duplicats escrites com a codi que es pot provar i que els responsables dels processos poden llegir.
Un conjunt de validació etiquetat, controls previs a cada versió i quadres de comandament de la taxa de pas directe, els motius d’excepció i la deriva de la precisió per camp.
Desplegament al vostre núvol o a la regió que trieu, xifratge, classes de conservació i processos d’eliminació alineats amb la vostra política de gestió documental.
Registres de dades mestres (clients, proveïdors, NIF, IBAN)
Proveïdor d’identitat per als rols de revisió
Controls
Controls integrats en el disseny
Límits d’accés
Qui revisa només veu els tipus de document i els expedients que el seu rol permet. Els serveis d’extracció funcionen sense accés permanent al sistema de gestió; el traspàs fa servir un compte de servei limitat per a cada integració.
Revisió humana
Els llindars de confiança i les normes incomplertes envien els casos a una persona. Els llindars es fixen per camp, no per document, i només es rebaixen quan el conjunt d’avaluació demostra que és segur. Les decisions sobre sol·licituds són sempre del personal tècnic.
Traçabilitat
Per a cada camp registrem la ubicació d’origen, el valor extret, la confiança, el resultat de les normes, la versió del model i del prompt i qualsevol canvi de qui revisa, amb el codi de motiu.
Protecció de dades
Les dades personals es minimitzen a l’entrada, es poden anonimitzar documents per atendre sol·licituds d’accés, i la conservació i l’eliminació segueixen el vostre calendari de conservació. El tractament es fa a la regió acordada.
Transparència de la IA
Les versions del model i del prompt es documenten amb els resultats d’avaluació. Quan els resultats afecten persones, l’ús de la IA consta al vostre registre de sistemes d’IA i s’explica en la informació que reben les persones sol·licitants.
Indicadors
Què mesuraríem
Acordem aquestes mesures amb vosaltres durant la fase de descoberta i abans enregistrem una línia de base del procés actual.
Què mesuraríem
Indicador
Per què és important
Com ho mesuraríem
01Taxa de pas directe
Per què és importantMostra quanta feina rutinària ja no necessita una persona, per tipus de document.
Com ho mesuraríemProporció de documents que superen tots els llindars i normes sense revisió, segons els registres del flux.
02Taxa d’excepcions i motius
Per què és importantIndica si les excepcions venen d’escanejos dolents, de dades que falten o de normes que cal canviar.
Com ho mesuraríemVolum de la cua de revisió per codi de motiu, per canal i per tipus de document.
03Precisió per camp
Per què és importantLa mesura de qualitat que compta per a les decisions i els pagaments posteriors.
Com ho mesuraríemPrecisió i exhaustivitat (precision i recall) per camp en un conjunt de validació etiquetat i acordat, que es torna a executar a cada versió.
04Temps de tramitació
Per què és importantRecull l’esforç estalviat i l’esforç que passa a la revisió.
Com ho mesuraríemTemps des de la recepció fins al traspàs, i temps actiu de revisió per excepció, segons les marques de temps de la cua.
No es fixen objectius abans de disposar d’una mesura de referència.
Desplegament
Com el desplegaríem
Fase 01
Descoberta i línia de base
Dos o tres tipus de document, un canal, els volums actuals i els patrons d’error. Etiquetem un conjunt de validació amb documents reals anonimitzats.
Criteris de sortida
Camps, normes i criteris de qualitat acordats
Línia de base mesurada
Avaluació d’impacte relativa a la protecció de dades iniciada
Fase 02
Pilot en mode ombra
El sistema extreu i valida en paral·lel amb el procés actual; les persones continuen fent la feina i comparen els resultats.
Criteris de sortida
La precisió per camp compleix els criteris acordats
Llindars fixats per camp
Personal revisor format en l’entorn de revisió
Fase 03
Producció controlada
S’activa el pas directe per als tipus de document del pilot, amb mostreig dels casos aprovats automàticament.
Criteris de sortida
El mostreig no mostra errors inacceptables
Manual d’operació i seguiment lliurats
Marxa enrere provada
Fase 04
Ampliació
Més tipus de document, canals i llengües, i cadascun supera el mateix control d’avaluació abans d’entrar en producció.
Sol·licituds de llicències, subvencions i prestacions amb els annexos; sol·licituds d’accés a la informació pública en què cal anonimitzar documents abans de lliurar-los.
Albarans, certificats de conformitat i documents duaners aparellats amb les comandes de compra.
Exemple il·lustratiu
El registre d’entrada d’un ajuntament
Situació
Un ajuntament rep instàncies, escrits i annexos per la seu electrònica, per correu electrònic i en paper a l’oficina d’atenció ciutadana, on es digitalitzen. El personal del registre classifica cada document i l’adreça a mà a la unitat que l’ha de tramitar.
Sistema
Una sola entrada classifica cada document per tipus i procediment, n’extreu les dades de la persona interessada i les referències, i proposa la unitat de destinació. Les dades validades obren o completen l’expedient al gestor d’expedients, amb el document original adjunt.
Control humà
Els documents amb una classificació o uns camps de confiança baixa esperen a la cua de revisió del personal del registre, que els confirma o els corregeix. El sistema no resol cap expedient: la tramitació i la resolució corresponen al personal de cada unitat.
Què mesuraríem
Taxa de pas directe per canal i tipus de document, motius d’excepció, precisió per camp en un conjunt de validació etiquetat i temps des de l’entrada fins a l’assignació.
Espanya
La mateixa factura, diversos formats
A Espanya conviuen factures en PDF, documents escanejats i factures electròniques estructurades, i les organitzacions amb filials en altres països de la UE reben el mateix tipus de document en diverses llengües i formats. Dissenyem una sola capa d’entrada i extracció amb esquemes i normes per a cada país i tipus de document, de manera que tots segueixen el mateix camí controlat.
La factura electrònica obligatòria entre empresaris i professionals s’aplicarà a partir del 6 d’octubre del 2027 a les empreses amb un volum d’operacions superior a 8 milions d’euros l’any anterior, i a partir del 6 d’octubre del 2028 a la resta; a escala de la UE, el paquet de l’IVA en l’era digital (ViDA) va en la mateixa direcció. Les factures estructurades no necessiten extracció. Quan les dades extretes alimenten decisions sobre persones, dissenyem tenint en compte l’RGPD i el Reglament d’intel·ligència artificial (RIA): tractament documentat, revisió humana i registres que l’auditoria pot seguir.
Depèn dels vostres documents; per això la mesurem en lloc de prometre-la. Etiquetem un conjunt de validació amb els vostres documents anonimitzats i informem de la precisió i l’exhaustivitat per camp. Els models d’extracció s’equivoquen, i per això els camps dubtosos van a una persona en lloc d’entrar directament al sistema de gestió.
02Pot llegir text manuscrit, escanejos de mala qualitat i diverses llengües?
Els formularis manuscrits i els escanejos de mala qualitat es poden llegir, amb menys confiança, i per tant més documents acaben a la cua de revisió. Els documents en català, castellà, anglès o francès es classifiquen primer per llengua, de manera que cadascun rep l’esquema i les normes que li corresponen.
03Ja tenim OCR o un producte de captura. L’hem de substituir?
No necessàriament. Si la vostra capa de captura funciona, hi construïm al voltant la validació, la revisió i el traspàs, i només hi afegim extracció amb models per als tipus de document en què aporta valor.
04El sistema decideix sobre sol·licituds o reclamacions?
No. Prepara i comprova dades. Les decisions amb efectes jurídics o econòmics són del vostre personal tècnic, d’acord amb l’article 22 de l’RGPD i les vostres pròpies polítiques.
05On es processen i s’emmagatzemen els documents?
A la regió de núvol o al centre de dades que trieu. Documentem cada pas del tractament, inclòs qualsevol servei de models extern, perquè la persona delegada de protecció de dades el pugui avaluar abans de l’entrada en producció.
06Quin és un primer abast raonable?
Un tipus de document de gran volum i amb normes clares, com les factures de proveïdors o un sol formulari de sol·licitud. Serveix per provar el flux, la pantalla de revisió i les mesures abans d’afegir-hi més tipus. Vegeu el nostre enfocament.
Parlem dels vostres fluxos documentals
Porteu-nos dos o tres tipus de document i els sistemes on acaben. Us mostrarem com podria ser una primera versió, amb les llengües i els formats que rebeu.