Find svaret, se kilden, og se aldrig det, du ikke må se.
Retningslinjer, procedurer, sager og produktdokumentation ligger spredt i SharePoint, Confluence, fildrev og fagsystemer. Vi bygger søgning, der respekterer hver kildes rettigheder og svarer med kildehenvisninger, eller som siger klart, når den ikke kan svare.
For organisationer, hvis viden ligger spredt i mange systemer og på flere sprog, og hvor rettighederne skal holde.
Godkendte kilder forbindes sammen med deres rettigheder og indekseres med metadata. En person stiller et spørgsmål, og søgningen afgrænses til det, personen må se. Når dokumentationen mangler eller er modstridende, går spørgsmålet til en indholdsejer; ellers henviser svaret til sine kilder. Feedback forbedrer kilderne og evalueringssættet.
Før og efter
Det ændrer sig i hverdagen
I dag
Med systemet
I dag
I dag: Søgning, der finder alt
Søgning på nøgleord giver hundredvis af filer, også kladder, dubletter og versioner, der blev trukket tilbage for flere år siden.
Med systemet
Med systemet: Korte svar med kilder
Hvert svar citerer de passager, det bygger på, linker til dem og viser, hvornår hver kilde sidst blev gennemgået.
I dag
I dag: Viden sidder hos få personer
Den hurtigste vej til et svar er at spørge den kollega, der har været der længst. Det skalerer ikke, og viden forsvinder, når kollegaen gør.
Med systemet
Med systemet: Rettighederne følger indholdet
Resultaterne filtreres efter spørgerens egne adgangsrettigheder i det øjeblik, spørgsmålet stilles, så et fælles indeks aldrig bliver en fælles hemmelighed.
I dag
I dag: Svar uden dokumentation
Folk gentager det, de husker. Ingen kan se, hvilken version af en retningslinje et svar bygger på.
Med systemet
Med systemet: Intet svar, når dokumentationen er tynd
Når kilderne ikke understøtter et svar, siger assistenten det og sender spørgsmålet videre til den person, der ejer emnet.
I dag
I dag: Sprogbarrierer
Proceduren findes, men på engelsk eller svensk, mens spørgsmålet blev stillet på dansk.
Med systemet
Med systemet: Søgning på tværs af sprog
Et spørgsmål på ét sprog finder kilder på dansk, engelsk, svensk eller tysk og besvares på det sprog, det blev stillet på.
Forløb
Sådan kører forløbet
Kvaliteten af søgningen afhænger mere af kilderne end af modellen. Derfor begynder forløbet med, at ejerne beslutter, hvad der indekseres, og slutter med, at feedback går tilbage til dem.
Eksempel på et forløb
7 trin · 2 menneskelige kontroller
Signaturforklaring
System
Person
Menneskelig kontrol
Undtagelsesforløb
Adgang til viden: eksempel på et forløb, hvor assistenten kan undlade at svare
Læs diagrammet som tekst
Hovedforløbet går fra at forbinde godkendte kilder og indeksere dem med metadata, over en person, der stiller et spørgsmål, søgning afgrænset af rettigheder og et svar med kildehenvisninger, til feedback og evaluering.
Indholdsejerne godkender hver kilde, før den indekseres: det er den første menneskelige kontrol.
Når søgningen finder for lidt dokumentation eller modstridende kilder, svarer assistenten ikke. Spørgsmålet forlader hovedforløbet og sendes til en indholdsejer, der besvarer det og beslutter, om en kilde skal ændres. Derefter vender spørgsmålet tilbage til hovedforløbet ved feedback og evaluering.
01
Trin 1: Forbind godkendte kilderSystem
Forbindelser læser SharePoint-sites, Confluence-områder, fildrev, sagssystemer og dokumentarkiver i ERP og synkroniserer hvert elements adgangsliste sammen med indholdet.
Menneskelig kontrol
Indholdsejerne godkender hver kilde og dens omfang, før noget indekseres; kilder, der trækkes tilbage, fjernes fra indekset.
02
Trin 2: Indeksér med metadataSystem
Dokumenterne deles op efter deres struktur og beriges med ejer, sprog, status (kladde, godkendt, erstattet) og dato for gennemgang. Et hybridt indeks kombinerer søgning på nøgleord og vektorsøgning.
03
Trin 3: Spørg, hvor du arbejderPerson
Medarbejderne spørger i de værktøjer, de allerede bruger: intranettet, Microsoft Teams, servicekonsollen eller et fagsystem. Deres identitet følger med spørgsmålet.
04
Trin 4: Søgning afgrænset af rettighederSystem
Forespørgslen udvides på tværs af sprog, resultaterne filtreres efter spørgerens rettigheder og rangeres igen. Erstattede dokumenter udelukkes, og modstridende kilder opdages.
05
Trin 5: Send videre til en indholdsejerPerson
Spørgsmål uden tilstrækkelig dokumentation, eller med kilder, der modsiger hinanden, går til ejeren af emnet med de fundne passager vedhæftet.
Undtagelsesforløb: Dokumentation mangler eller er modstridende· Fortsætter ved trin 7
Menneskelig kontrol
Assistenten undlader at svare frem for at gætte. En person svarer og beslutter, om en kilde skal skrives, opdateres eller trækkes tilbage.
06
Trin 6: Svar med kildehenvisningerSystem
Et kort svar genereres kun ud fra de fundne passager. Hvert udsagn linker til sin kilde og viser kildens ejer og dato for seneste gennemgang.
07
Trin 7: Feedback og evalueringSystem
Vurderinger, rettelser og videresendte spørgsmål bliver til testcases. Forankring i kilderne og korrekte kildehenvisninger måles igen før enhver ændring af søgning eller prompts.
Komponenter
Det ville vi bygge
01
Kildeforbindelser med synkronisering af rettigheder
Inkrementelle forbindelser, der fører adgangslister, sletninger og versionsstatus fra hvert kildesystem over i indekset.
Omskrivning af forespørgsler, filtrering efter rettigheder i det øjeblik, der spørges, ny rangering og svar forankret i kilderne, med kontrol af kildehenvisninger og mulighed for at undlade at svare.
Identitetsudbyder og gruppekatalog (Microsoft Entra ID eller tilsvarende)
Salesforce Service Cloud vidensbase og konsolPlatformSalesforce
SAP-dokumentarkiver og forretningsobjekterPlatformSAP
Microsoft Teams og intranettet
Platform til servicestyring
Kontroller
Indbyggede kontroller
Adgangsgrænser
Rettigheder bliver aldrig fladet ud i ét fælles indeks. Hvert element beholder sin egen adgangsliste, og hver forespørgsel filtreres efter spørgerens identitet og gruppemedlemskab i det øjeblik, spørgsmålet stilles.
Følsomme områder som HR, jura og sikkerhed kan holdes helt ude eller kun indekseres for deres egen målgruppe.
Menneskelig gennemgang
Indholdsejerne beslutter, hvad der indekseres, og får besked om ubesvarede spørgsmål og kilder, der strider mod hinanden. Svar inden for fagområder med stor betydning kan begrænses til ordrette citater.
Sporbarhed
Hvert svar logges med spørgsmålet, de fundne passager, de citerede kilder, model- og promptversionen og brugerens feedback, med en opbevaringsperiode, du fastsætter.
Databeskyttelse
Personoplysninger i kildedokumenterne forbliver under kildens egne adgangsregler. Logs pseudonymiseres, hvor det er muligt, og intet indhold bruges til at træne eksterne modeller.
Gennemsigtighed om AI
Brugerfladen oplyser, at svarene genereres af et AI-system, viser kilderne til hvert svar og gør det let at melde et forkert svar.
Målepunkter
Det ville vi måle
Målepunkterne aftaler vi med dig i analysefasen ud fra rigtige spørgsmål fra de teams, der skal bruge assistenten.
Det ville vi måle
Målepunkt
Hvorfor det er vigtigt
Sådan ville vi måle det
01Forankring i kilderne
Hvorfor det er vigtigtEt svar, som kilderne ikke understøtter, er værre end intet svar.
Sådan ville vi måle detAndelen af udsagn i svarene, som de citerede passager understøtter, scoret på et testsæt og ved stikprøver gennemgået af mennesker.
02Korrekte kildehenvisninger
Hvorfor det er vigtigtMedarbejderne skal kunne kontrollere et svar med ét klik.
Sådan ville vi måle detAndelen af kildehenvisninger, der peger på den passage, som faktisk understøtter udsagnet.
03Vellykkede søgninger
Hvorfor det er vigtigtViser, om medarbejderne finder det, de har brug for, og ikke kun, om de får en tekst.
Sådan ville vi måle detVurderede svar, opfølgende spørgsmål og videresendte spørgsmål pr. fagområde, ud fra brugslogs og feedback.
04Tid til svar på bestemte opgaver
Hvorfor det er vigtigtKobler assistenten til det rigtige arbejde, for eksempel at besvare et spørgsmål om en retningslinje i servicedesken.
Sådan ville vi måle detTidsmålte opgaver før og efter, på et fast sæt repræsentative spørgsmål.
Vi sætter ingen mål, før der er en baseline.
Udrulning
Sådan ville vi rulle det ud
Fase 01
Analyse og gennemgang af kilder
Ét fagområde med klare ejere, for eksempel HR-retningslinjer eller produktsupport. Vi samler rigtige spørgsmål og vurderer kildernes tilstand.
Kriterier for at gå videre
Kilder og ejere aftalt
Spørgsmålssæt indsamlet
Rettighedsmodellen kontrolleret sammen med it-sikkerhed
Fase 02
Pilot med en afgrænset gruppe
Assistenten kører for ét team, i én brugerflade og kun på godkendte kilder.
Kriterier for at gå videre
Kriterier for forankring og kildehenvisninger opfyldt
Ingen lækager af rettigheder i adgangstest
Feedback til indholdsejerne i brug
Fase 03
Flere fagområder
Flere kilder og målgrupper, som hver tilføjes gennem samme gennemgang af ejere, rettigheder og testspørgsmål.
Kriterier for at gå videre
Evalueringssæt pr. fagområde
Indholdets livscyklus aftalt med ejerne
Fase 04
Drift
Overvågning, evalueringskørsler og indholdsrapporter overdrages til dit team, med en klar ejer af tjenesten.
Produktvilkår, compliance-politikker og procedurer for rådgivere og medarbejdere i drift.
Eksempel
Vedligeholdelsesviden hos en maskinproducent
Situation
En maskinproducent har manualer, servicerapporter og kvalitetsprocedurer i flere systemer, på dansk, engelsk og tysk. Nye serviceteknikere ringer til de samme erfarne kolleger med de samme spørgsmål.
System
En assistent i serviceværktøjet svarer ud fra godkendte manualer, procedurer og afsluttede servicesager, på teknikerens sprog og med henvisning til det afsnit, svaret bygger på.
Menneskelig kontrol
Hver produktlinje har en ejer, der godkender kilderne til indeksering. Spørgsmål, som kilderne ikke dækker, sendes til ejeren og besvares ikke af assistenten.
Det ville vi måle
Forankring i kilderne og korrekte kildehenvisninger på et spørgsmålssæt pr. produktlinje og antallet af spørgsmål, der sendes videre til ejerne.
Danmark
Viden på tværs af systemer og sprog
En koncern med selskaber i Danmark, det øvrige Norden og Tyskland har ofte retningslinjer og procedurer på dansk, engelsk, svensk og tysk, i systemer, der hver styrer deres egne rettigheder. Vi bygger søgning, der bevarer de rettigheder og svarer på tværs af sprog, så en medarbejder kan bruge en vejledning, der er skrevet i et andet land.
Hostingregion, logning og opbevaring aftales på forhånd med din databeskyttelsesrådgiver efter databeskyttelsesforordningen (GDPR), som Datatilsynet fører tilsyn med i Danmark. Hvor en assistent informerer medarbejdere i deres arbejde, designer vi efter AI-forordningens krav om gennemsigtighed og dokumenterer, hvordan svarene bliver til og evalueres. Dataforordningen er en grund til at holde indeks og data flytbare.
01Hvordan sikrer I, at medarbejderne kun ser det, de må se?
Adgangslisterne synkroniseres fra hver kilde og anvendes i det øjeblik, der spørges, ud fra spørgerens identitet. Vi tester det udtrykkeligt: før en pilot starter, kører vi adgangstest med konti fra forskellige grupper og kontrollerer, at intet lækker på tværs.
02Hvad sker der, når assistenten tager fejl?
Den vil indimellem tage fejl, så hvert svar viser sine kilder, og brugerne kan melde et problem med ét klik. Meldingerne går til indholdsejeren og bliver til testcases. Hvor dokumentationen er tynd, er assistenten bygget til at undlade at svare frem for at gætte.
03Vi har allerede en assistent på arbejdspladsen. Hvorfor bygge noget?
Ofte er det ikke nødvendigt. Hvis dit indhold ligger i én programpakke, og den indbyggede assistent opfylder dine kvalitetskriterier, hjælper vi med at konfigurere og styre den. En særskilt tjeneste giver mening, når kilderne ligger i flere systemer, når du har brug for kontrol over søgning og evaluering, eller når krav til dataplacering udelukker standardløsningen.
04Vores dokumenter er rodede. Skal vi rydde op i det hele først?
Nej, men styringen af indholdet er som regel den egentlige flaskehals. Vi starter med ét fagområde, markerer erstattede dokumenter og kladder og giver ejerne rapporter om dubletter og forældede kilder, så kvaliteten først bliver bedre der, hvor det betyder mest.
05Kan den svare ud fra kilder på dansk, engelsk og andre sprog?
Ja. Flersprogede embeddings og udvidelse af forespørgslen finder kilder på andre sprog, og svaret gives på det sprog, spørgsmålet blev stillet på, med henvisninger til de oprindelige passager.
06Hvor lang tid tager en pilot?
Det afhænger først og fremmest af adgangen til kilder og ejere. Omfanget af piloten og kriterierne for at gå videre aftaler vi i analysefasen. Læs mere om hvordan vi arbejder og om AI-engineering hos os.
Lad os se på dine videnskilder
Fortæl os, hvor din viden ligger, og hvem der har brug for den. Vi ser på kilder, rettigheder og sprog sammen med dig og foreslår et første fagområde.