Dokumenter ind, validerede data ud. Mennesker afgør undtagelserne.
Ansøgninger, fakturaer, skadesanmeldelser og breve kommer i alle formater. Vi bygger en modtagelse, der klassificerer hvert dokument, udtrækker de felter, der betyder noget, kontrollerer dem mod dine regler og kun sender de usikre tilfælde til en person.
For myndigheder og virksomheder, der modtager dokumenter i mange formater og via mange kanaler og skal kunne spore hver værdi.
Dokumenter modtages fra alle kanaler, og systemet klassificerer, udtrækker og validerer dem. Tilfælde under tærsklen for sikkerhed eller med en regel, der ikke er opfyldt, går til en person i en gennemgangskø. Validerede data overdrages til fagsystemet, og rettelser fra gennemgangen indgår i evalueringssættet.
Før og efter
Det ændrer sig i hverdagen
I dag
Med systemet
I dag
I dag: Indtastning fra bilag
Medarbejdere åbner hver pdf, scanning eller e-blanket og kopierer navne, beløb og referencer ind i sags- eller ERP-systemet i hånden.
Med systemet
Med systemet: Data kommer struktureret
Felterne udtrækkes med deres placering i kildedokumentet, så den, der gennemgår, ser værdien og dokumentationen side om side.
I dag
I dag: Fejl, der opdages for sent
Manglende sider og data, der ikke stemmer, dukker op uger senere, når en afgørelse bliver påklaget, eller en betaling kommer retur.
Med systemet
Med systemet: Reglerne kører ved modtagelsen
Fuldstændighed, match mod stamdata og forretningsregler kontrolleres, før en sag oprettes, mens afsenderen stadig kan spørges.
I dag
I dag: Alle dokumenter får samme opmærksomhed
En ren og komplet faktura tager lige så lang tid at behandle som en rodet og tvetydig.
Med systemet
Med systemet: Opmærksomheden går til undtagelserne
Rene dokumenter går direkte igennem. Medarbejderne arbejder i en kø med de usikre og usædvanlige tilfælde og kan se, hvorfor hvert enkelt er havnet der.
I dag
I dag: Intet spor af, hvordan data blev registreret
Når en revisor spørger, hvor en værdi kommer fra, afhænger svaret af, hvem der tastede den.
Med systemet
Med systemet: Hver værdi kan spores
Kildedokument, udtræk, sikkerhed, regelresultater og rettelser fra gennemgangen logges for hvert felt.
Forløb
Sådan kører forløbet
Syv trin og ét undtagelsesforløb. Tærskler og regler aftales med dine procesejere og justeres på dine egne dokumenter, før noget kører i drift.
Eksempel på et forløb
7 trin · 1 menneskelig kontrol
Signaturforklaring
System
Person
Menneskelig kontrol
Undtagelsesforløb
Dokumentbehandling: eksempel på et forløb med undtagelsesforløb
Læs diagrammet som tekst
Hovedforløbet går fra modtagelse over klassificering, udtræk og validering til overdragelse til fagsystemet og slutter med læring af rettelser.
Efter valideringen forlader ethvert dokument med et felt under tærsklen for sikkerhed eller en forretningsregel, der ikke er opfyldt, hovedforløbet og går til gennemgangskøen, hvor en person bekræfter eller retter værdierne. Gennemgåede dokumenter vender derefter tilbage til hovedforløbet ved overdragelsen.
Gennemgangskøen er den menneskelige kontrol: usikre værdier når aldrig fagsystemet uden en person.
01
Trin 1: Modtagelse fra alle kanalerSystem
Scanninger, mailbilag, uploads fra portaler og e-blanketter lander i én modtagekø med sagsreference, oplysninger om kanalen og en kontrolsum. Strukturerede e-fakturaer i OIOUBL eller Peppol BIS springer udtrækket over og går direkte til validering.
02
Trin 2: Opdeling og klassificeringSystem
Samlede forsendelser deles op i deres enkelte dokumenter. Hvert dokument klassificeres efter type og sprog, og det afgør, hvilket udtræksskema og hvilket regelsæt der gælder.
03
Trin 3: Udtræk af felterSystem
Layoutbevidst OCR læser siden, og en sprogmodel udtrækker de aftalte felter til et stramt skema. Hvert felt får en sikkerhedsscore og sin placering i kilden.
04
Trin 4: Validering mod reglerSystem
Værdierne kontrolleres mod stamdata (kunde-, leverandør-, moms- og IBAN-registre), mod regler på tværs af felter og for dubletter. Felter over den aftalte tærskel, der opfylder alle regler, går direkte igennem.
05
Trin 5: GennemgangskøPerson
En medarbejder ser dokumentet og de udtrukne værdier side om side, med den regel, der ikke er opfyldt, eller feltet med lav sikkerhed fremhævet, og bekræfter eller retter værdierne.
Undtagelsesforløb: Lav sikkerhed eller regel ikke opfyldt· Fortsætter ved trin 6
Menneskelig kontrol
Usikre værdier når aldrig fagsystemet uden en person. Medarbejderen kan også afvise et dokument og bede afsenderen om et nyt.
06
Trin 6: Overdragelse til fagsystemetSystem
Validerede data opretter eller opdaterer sagen i sagssystemet, CRM eller ERP via systemets API, med kildedokumentet vedhæftet og en opbevaringsklasse sat.
07
Trin 7: Læring af rettelserSystem
Rettelser fra gennemgangen gemmes som mærkede eksempler. De udvider evalueringssættet, og tærskler eller prompts ændres først, når den nye version har bestået det.
Komponenter
Det ville vi bygge
01
Modtagelse og kanalforbindelser
Forbindelser til postkasser, scannere, portaler og e-blanketter, der leverer hvert dokument til én kø med metadata og sagsreference.
Et mærket valideringssæt, kriterier for frigivelse og dashboards for andelen, der går direkte igennem, årsager til undtagelser og ændringer i nøjagtigheden pr. felt.
Medarbejdere ser kun de dokumenttyper og sager, deres rolle giver adgang til. Udtrækstjenesterne har ingen stående adgang til fagsystemet; overdragelsen bruger en servicekonto med afgrænsede rettigheder pr. integration.
Menneskelig gennemgang
Lav sikkerhed og regler, der ikke er opfyldt, sender sagen til en person. Tærsklerne sættes pr. felt, ikke pr. dokument, og sænkes kun, når evalueringssættet viser, at det er forsvarligt. Afgørelser om ansøgninger træffes fortsat af sagsbehandlere.
Sporbarhed
For hvert felt logger vi placeringen i kilden, den udtrukne værdi, sikkerheden, regelresultaterne, model- og promptversionen og enhver rettelse med årsagskode.
Databeskyttelse
Personoplysninger minimeres ved modtagelsen, oplysninger kan overstreges, før dokumenter udleveres ved aktindsigt, og opbevaring og sletning følger din journalplan. Behandlingen foregår i den aftalte region.
Gennemsigtighed om AI
Model- og promptversioner dokumenteres sammen med deres evalueringsresultater. Hvor resultaterne påvirker mennesker, registreres brugen af AI i din oversigt over AI-systemer og forklares i oplysningerne til ansøgerne.
Målepunkter
Det ville vi måle
Målepunkterne aftaler vi med dig i analysefasen, og først måler vi en baseline for den nuværende proces.
Det ville vi måle
Målepunkt
Hvorfor det er vigtigt
Sådan ville vi måle det
01Andel direkte igennem
Hvorfor det er vigtigtViser pr. dokumenttype, hvor meget rutinearbejde der ikke længere kræver en person.
Sådan ville vi måle detAndelen af dokumenter, der klarer alle tærskler og regler uden gennemgang, ud fra forløbets logs.
02Undtagelser og deres årsager
Hvorfor det er vigtigtFortæller dig, om undtagelserne skyldes dårlige scanninger, manglende data eller regler, der bør ændres.
Sådan ville vi måle detAntal sager i gennemgangskøen pr. årsagskode, kanal og dokumenttype.
03Nøjagtighed pr. felt
Hvorfor det er vigtigtDet kvalitetsmål, der betyder noget for de afgørelser og betalinger, der bygger på dataene.
Sådan ville vi måle detPræcision og genkaldelse pr. felt på et aftalt, mærket valideringssæt, kørt igen ved hver frigivelse.
04Behandlingstid
Hvorfor det er vigtigtViser den indsats, der spares, og den indsats, der flyttes over i gennemgangen.
Sådan ville vi måle detTid fra modtagelse til overdragelse og aktiv gennemgangstid pr. undtagelse, ud fra tidsstempler i køen.
Vi sætter ingen mål, før der er en baseline.
Udrulning
Sådan ville vi rulle det ud
Fase 01
Analyse og baseline
To eller tre dokumenttyper, én kanal, dine nuværende mængder og fejlmønstre. Vi mærker et valideringssæt ud fra rigtige, anonymiserede dokumenter.
Følgesedler, overensstemmelseserklæringer og tolddokumenter, der matches med indkøbsordrer.
Eksempel
Ansøgninger med bilag i en kommune
Situation
En kommune modtager ansøgninger med bilag via selvbetjening, mail og brev. Medarbejderne åbner hvert bilag, taster oplysningerne ind i fagsystemet og opdager først manglende dokumenter, når sagen skal behandles.
System
Én modtagelse klassificerer ansøgning og bilag, udtrækker de aftalte felter og kontrollerer fuldstændighed og regler, før sagen oprettes i fagsystemet med bilagene vedhæftet.
Menneskelig kontrol
Felter med lav sikkerhed og ansøgninger med manglende bilag venter i en gennemgangskø hos de administrative medarbejdere. Afgørelsen om ansøgningen træffer en sagsbehandler.
Det ville vi måle
Andel direkte igennem pr. kanal og ansøgningstype, årsager til undtagelser og nøjagtighed pr. felt på et mærket valideringssæt.
Danmark
Strukturerede fakturaer springer udtrækket over
I Danmark kræver offentlige myndigheder e-fakturaer via NemHandel i OIOUBL eller Peppol BIS, og efter bogføringsloven skal registrerede digitale bogføringssystemer understøtte begge formater. Strukturerede fakturaer går derfor direkte til validering, mens pdf’er, scanninger og breve følger den kontrollerede vej gennem udtræk og gennemgang.
Hvor udtrukne data indgår i afgørelser om mennesker, designer vi efter databeskyttelsesforordningen (GDPR) og AI-forordningen: dokumenteret behandling, menneskelig gennemgang og logning, som dine revisorer kan følge. I Danmark fører Datatilsynet tilsyn med databeskyttelsen.
Det afhænger af dine dokumenter, så vi måler det i stedet for at love det. Vi mærker et valideringssæt ud fra dine egne anonymiserede dokumenter og rapporterer præcision og genkaldelse pr. felt. Udtræksmodeller laver fejl, og derfor går usikre felter til en person i stedet for direkte ind i fagsystemet.
02Kan den håndtere håndskrift, dårlige scanninger og flere sprog?
Håndskrevne blanketter og dårlige scanninger kan læses, men med lavere sikkerhed, så flere af dem ender i gennemgangskøen. Dokumenter på for eksempel dansk, engelsk, svensk og tysk klassificeres først efter sprog, så hvert dokument får det rigtige skema og de rigtige regler.
03Vi har allerede OCR eller et scanningsprodukt. Skal det udskiftes?
Ikke nødvendigvis. Hvis din scanning og modtagelse fungerer, bygger vi validering, gennemgang og overdragelse omkring den og tilføjer kun modelbaseret udtræk for de dokumenttyper, hvor det giver værdi.
04Træffer systemet afgørelser om ansøgninger eller skader?
Nej. Det forbereder og kontrollerer data. Afgørelser med retlige eller økonomiske virkninger træffes fortsat af dine sagsbehandlere, i tråd med GDPR artikel 22 og dine egne retningslinjer.
05Hvor behandles og opbevares dokumenterne?
I den cloudregion eller det datacenter, du vælger. Vi dokumenterer hvert behandlingstrin, også eventuelle eksterne modeltjenester, så din databeskyttelsesrådgiver kan vurdere det, før systemet tages i brug.
06Hvad er et fornuftigt første omfang?
Én dokumenttype med stor volumen og klare regler, for eksempel leverandørfakturaer eller en enkelt ansøgningsblanket. Den afprøver forløbet, gennemgangsskærmen og målingerne, før flere typer kommer til. Læs om vores måde at levere på.
Lad os se på dine dokumentstrømme
Tag to eller tre dokumenttyper med og de systemer, de ender i. Vi viser dig, hvordan en første version kunne se ud.