KI-Verordnung in der öffentlichen Verwaltung: was bis Dezember 2027 vorzubereiten ist

01Wo die KI-Verordnung im Herbst 2026 steht

Die KI-Verordnung (öffnet externe Website), Verordnung (EU) 2024/1689, ist seit 1. August 2024 in Kraft und wird schrittweise anwendbar. Im Juli 2026 hat die EU mit dem digitalen Omnibus zur KI, der Verordnung (EU) 2026/1744 (öffnet externe Website), die Hochrisiko-Regeln verschoben und weitere Bestimmungen geändert. Der Omnibus trat am 27. Juli 2026 in Kraft, wenige Tage vor dem ursprünglichen Hochrisiko-Termin.

In Österreich ist mit Stand Herbst 2026 keine nationale Marktüberwachungs- oder notifizierende Behörde benannt. Als Anlaufstelle berät die KI-Servicestelle der RTR (öffnet externe Website) zu Fragen der Verordnung. Gleichzeitig zählt Public AI zu den Schwerpunkten, die der Bund für Digital Austria bis 2030 gesetzt hat. Für Ministerien, Länder, Bezirkshauptmannschaften, Magistrate und Gemeinden heißt das: Die Pflichten gelten nach EU-Recht, auch wenn die Aufsichtsstruktur noch entsteht.

Geändert hat der Omnibus auch Art. 4. Anbieter und Betreiber müssen nun Maßnahmen setzen, um die KI-Kompetenz ihres Personals zu fördern, statt ein ausreichendes Niveau sicherzustellen. Die Pflicht bleibt, nur der Nachweis sieht anders aus. Schulungen, die zur jeweiligen Rolle passen, und eine Dokumentation darüber sind weiterhin die vernünftige Antwort.

02Anbieter oder Betreiber?

Die meisten Behörden sind Betreiber: Sie setzen ein KI-System in eigener Verantwortung ein. Anbieter wird, wer ein KI-System entwickelt oder entwickeln lässt und unter eigenem Namen in Betrieb nimmt. Das gilt auch für Systeme, die die IT-Abteilung selbst baut oder ein Auftragnehmer nach Ihrer Leistungsbeschreibung liefert.

Die Rollen können wechseln. Ändert ein Betreiber ein Hochrisiko-System wesentlich oder ändert er dessen Zweckbestimmung so, dass es zum Hochrisiko-System wird, übernimmt er nach Art. 25 Anbieterpflichten. Legen Sie die vorgesehenen Rollen daher schon in den Ausschreibungsunterlagen und im Vertrag fest, damit sie nicht erst bei einer Prüfung zutage treten.

03Welche Ihrer Anwendungs­fälle sind Hochrisiko?

Anhang III nennt die Bereiche, in denen KI-Systeme als hochriskant gelten. Für die öffentliche Verwaltung zählen vor allem:

• Zugang zu grundlegenden öffentlichen Leistungen: Prüfung der Anspruchsberechtigung sowie Gewährung, Kürzung, Widerruf oder Rückforderung von Leistungen, etwa bei Förderansuchen oder Sozialleistungen.
• Migration, Asyl und Grenzkontrolle, Strafverfolgung und Rechtspflege.
• Bildung und berufliche Bildung: Zulassung, Bewertung von Lernergebnissen, Überwachung bei Prüfungen.
• Beschäftigung: Personalauswahl, Beförderung, Aufgabenzuteilung und Überwachung von Bediensteten. Auch Behörden sind Arbeitgeber.
• Kritische Infrastruktur: Sicherheitsbauteile beim Betrieb digitaler Infrastruktur, des Straßenverkehrs und der Versorgung.

Mit der Zuordnung zu Anhang III ist die Prüfung nicht beendet. Nach Art. 6 Abs. 3 ist ein System dort nicht hochriskant, wenn es kein erhebliches Schadensrisiko birgt, zum Beispiel weil es eine eng begrenzte Verfahrensaufgabe erledigt, ein bereits fertiges Arbeitsergebnis eines Menschen verbessert, Muster erkennt, ohne die menschliche Beurteilung zu ersetzen, oder nur vorbereitend tätig ist. Ein System, das Profile von Personen erstellt, ist immer hochriskant. Wer sich auf diese Ausnahme stützt, hält die Begründung im Akt fest.

Viele nützliche Werkzeuge sind gar nicht hochriskant: Unterstützung beim Formulieren von Erledigungen, interne Suche in Erlässen und Richtlinien, Übersetzung, Zusammenfassungen. Für sie gelten die Transparenzpflichten und die DSGVO, das Hochrisiko-Regime aber nicht. Ein Assistent, der ein Förderansuchen vorprüft, während der Bescheid beim Referat bleibt, muss dagegen sorgfältig eingestuft werden.

04Pflichten beim Betrieb eines Hochrisiko-Systems

Ab 2. Dezember 2027 treffen eine Behörde, die ein Hochrisiko-System nach Anhang III betreibt, die Pflichten des Art. 26 (öffnet externe Website). Die wichtigsten:

• Das System gemäß der Betriebsanleitung des Anbieters verwenden und dafür geeignete technische und organisatorische Vorkehrungen treffen.
• Die menschliche Aufsicht Personen übertragen, die über Kompetenz, Ausbildung und Befugnisse verfügen, und sie dabei unterstützen.
• Sicherstellen, dass Eingabedaten im eigenen Verantwortungsbereich für den Zweck relevant und ausreichend repräsentativ sind.
• Den Betrieb beobachten und Anbieter sowie Behörden unverzüglich über Risiken und schwerwiegende Vorfälle informieren.
• Die automatisch erzeugten Protokolle mindestens sechs Monate aufbewahren, sofern Unions- oder nationales Recht nichts anderes vorsieht.
• Personalvertretung und betroffene Bedienstete informieren, bevor ein Hochrisiko-System am Arbeitsplatz eingesetzt wird.
• Als Behörde die Nutzung vor Inbetriebnahme in der EU-Datenbank registrieren (Art. 26 Abs. 8 und Art. 49). Ein nicht registriertes System darf nicht eingesetzt werden.
• Menschen informieren, wenn ein Hochrisiko-System Entscheidungen über sie trifft oder dabei unterstützt (Art. 26 Abs. 11). Für Einzelentscheidungen besteht zudem ein Recht auf Erläuterung (Art. 86).

Die Grundrechte-Folgen­abschätzung

Nach Art. 27 (öffnet externe Website) führen Einrichtungen des öffentlichen Rechts und private Organisationen, die öffentliche Dienste erbringen, vor dem ersten Einsatz der meisten Anhang-III-Systeme eine Grundrechte-Folgenabschätzung durch. Ausgenommen sind Systeme für kritische Infrastruktur. Inhalt der Abschätzung:

1. 01die Verfahren, in denen das System seiner Zweckbestimmung entsprechend verwendet wird;
2. 02Zeitraum und Häufigkeit der Verwendung;
3. 03die Kategorien von Personen und Gruppen, die voraussichtlich betroffen sind;
4. 04die konkreten Schadensrisiken für diese Personen;
5. 05wie die menschliche Aufsicht umgesetzt ist;
6. 06was geschieht, wenn Risiken eintreten, einschließlich interner Governance und Beschwerdewege.

Das Ergebnis wird der Marktüberwachungsbehörde mitgeteilt; welche Stelle das in Österreich sein wird, ist mit Stand Herbst 2026 noch offen. Die Abschätzung ergänzt die Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO und kann darauf aufbauen, führen Sie beide also gemeinsam durch. Art. 27 Abs. 5 sieht einen Musterfragebogen des Büros für Künstliche Intelligenz vor; prüfen Sie dessen Stand, bevor Sie ein eigenes Formular entwerfen.

05Transparenz­pflichten, die schon gelten

Seit 2. August 2026 ist Art. 50 anwendbar. Wer als Anbieter ein System baut, das mit Menschen kommuniziert, muss offenlegen, dass dahinter KI steht, sofern das nicht ohnehin klar ist, und synthetische Inhalte maschinenlesbar markieren. Betreiber kennzeichnen Deepfakes. Dasselbe gilt für Texte, die KI erzeugt oder verändert hat und die veröffentlicht werden, um die Öffentlichkeit über Themen von öffentlichem Interesse zu informieren; davon ausgenommen sind Texte, die ein Mensch redaktionell geprüft und verantwortet hat.

Der häufigste Fall in der Verwaltung ist ein Chat-Assistent auf der Website oder im Bürgerservice. Sagen Sie klar, dass es sich um ein KI-System handelt, was es kann und was nicht, und bieten Sie einen Weg zu einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter an, etwa während der Zeiten für den Parteienverkehr.

06Fahrplan für 2026 und 2027

1. 01Bestandsaufnahme, jetzt. Kein KI-System bleibt außen vor, weder im laufenden Betrieb noch in einer laufenden Beschaffung, und auch nicht die KI-Funktionen, die in bereits lizenzierten Plattformen stecken. Je System gehören in das Verzeichnis: zuständige Organisationseinheit, Zweck, Anbieter, Datengrundlage und die Personengruppen, die betroffen sind.
2. 02Einstufen, bis Anfang 2027. Verboten, hochriskant (mit dokumentierter Begründung nach Art. 6 Abs. 3), nur Transparenzpflichten oder minimales Risiko. Vermerken Sie für jedes System, ob Sie Anbieter oder Betreiber sind.
3. 03Verträge nachschärfen, im Lauf von 2027. Verlangen Sie von Anbietern Betriebsanleitung, Konformitätsunterlagen und Zugang zu den Protokollen. Machen Sie Unterstützung bei Folgenabschätzung und Vorfallmeldung zur Vertragspflicht, bei neuen Vergabeverfahren nach dem BVergG 2018 schon in der Leistungsbeschreibung.
4. 04Aufsicht gestalten. Rollen benennen, schulen, mit der Befugnis ausstatten, das System zu übersteuern, und einen Eskalationsweg festlegen. Wirken Sie dem Automatisierungsbias bewusst entgegen; wie das geht, zeigt unser Beitrag wo KI-Agenten eine menschliche Freigabe brauchen.
5. 05Protokollierung und Überwachung einrichten. Protokolle mindestens sechs Monate aufbewahren, festlegen, was als schwerwiegender Vorfall gilt und wer ihn meldet.
6. 06Vor dem ersten Einsatz. Grundrechte-Folgenabschätzung gemeinsam mit der Datenschutz-Folgenabschätzung durchführen, in der EU-Datenbank registrieren, Bedienstete und Betroffene informieren.
7. 07KI-Kompetenz laufend fördern. Schulungen je Rolle für Anwenderinnen und Anwender, Prüfende und Entscheidungsbefugte, aufgefrischt bei Änderungen am System, mit Nachweis, wer geschult wurde.

07Sanktionen und Vollzug

Die Sanktionsregeln legen die Mitgliedstaaten fest. Nach Art. 99 Abs. 8 entscheidet jeder Staat, ob und in welchem Umfang Geldbußen gegen Behörden und öffentliche Stellen verhängt werden können. Wie Österreich das regelt, sollten Sie bei der nationalen Durchführung verfolgen. Ein Grund zum Abwarten ist das nicht: Die Marktüberwachung kann Korrekturen verlangen, und ob ein Bescheid Bestand hat, hängt auch davon ab, ob er sich erklären und überprüfen lässt.

08Worauf Sie in den nächsten Monaten achten sollten

• Leitlinien der Kommission zur Einstufung von Hochrisiko-Systemen (Art. 6 Abs. 5) und die bereits veröffentlichten Leitlinien zu verbotenen Praktiken (öffnet externe Website).
• Harmonisierte Normen für die Hochrisiko-Anforderungen, mit denen Anbieter die Konformität belegen werden.
• Die Benennung der zuständigen Behörden in Österreich und deren erste Hinweise für öffentliche Betreiber; bis dahin ist die KI-Servicestelle der RTR die Anlaufstelle.
• Der Musterfragebogen des Büros für Künstliche Intelligenz für die Grundrechte-Folgenabschätzung.

Den offiziellen Zeitplan und Erläuterungen zu jedem Artikel hält der AI Act Service Desk (öffnet externe Website) der Europäischen Kommission aktuell. Versehen Sie jede interne Notiz zur Verordnung mit einem Datum: Der Text ist noch in Bewegung, und die österreichische Behördenstruktur ebenso.