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Akten­bearbeitung

Das System bereitet jeden Akt vor und prüft ihn. Die Entscheidung trifft ein Mensch.

Ansuchen, Bewilligungen, Förderungen, Schadensfälle und Rechtsmittel gehen durch viele Hände, bevor jemand entscheidet. Wir bauen Abläufe, die strukturierte Daten übernehmen, Fehlendes in einer einzigen Nachforderung erfragen, Registerdaten selbst abrufen, versionierte Regeln anwenden und die Erledigung vorformulieren. Die Sachbearbeitung hat so Zeit für die eigentliche Beurteilung.

Für Behörden und Unternehmen in Österreich, die Ansuchen und Schadensfälle auch aus anderen EU-Mitgliedstaaten bearbeiten, jeweils mit eigenen Registern, Regeln und Fristen.

Typische Nutzergruppen
  • Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter
  • Referatsleitungen
  • Juristinnen, Juristen und Grundsatzreferate
  • Antragstellerinnen und Antragsteller
Beispielhafter Ablauf
  1. 01Ansuchen entgegennehmen und prüfenSystem
  2. 02Fehlendes nachfordernSystem
  3. 03Daten aus Registern abrufenSystem
  4. 04Versionierte Regeln anwendenSystem
  5. 05Belegte Aktenzusammenfassung erstellenAgent
  6. 06Beurteilen und entscheidenPerson
  7. 07Erledigung entwerfen und zustellenSystem
Ein Ansuchen kommt als strukturierte Daten an, und seine Vollständigkeit wird geprüft. Fehlt etwas, erhält die Antragstellerin oder der Antragsteller eine einzige Nachforderung; sobald die Unterlagen da sind, geht der Akt weiter. Das System ruft Registerdaten ab, wendet die versionierten Regeln an und erstellt eine Zusammenfassung, in der jede Aussage auf ihre Quelle verweist. Eine Sachbearbeiterin oder ein Sachbearbeiter beurteilt und entscheidet und genehmigt die Erledigung, die aus einer freigegebenen Vorlage entworfen wurde, bevor sie hinausgeht und zum Akt genommen wird.

Vorher und nachher

Was sich für Sachbearbeitung und Antragstellende ändert

  1. Heute

    Heute: Akten, die hin- und herwandern

    Dass eine Beilage fehlt, fällt erst Wochen nach der Einbringung auf. Dann geht ein Brief hinaus, und der Akt liegt, bis die Antwort kommt.

    Mit dem System

    Mit dem System: Vollständig, bevor es losgeht

    Schon beim Einlangen läuft die Vollständigkeitsprüfung, und die antragstellende Person bekommt eine einzige Nachforderung, die genau benennt, was fehlt.

  2. Heute

    Heute: Nachweise, die längst vorliegen

    Antragstellende legen Auszüge und Bestätigungen bei, die ein Register ohnehin führt, und die Bediensteten tippen sie in die Fachanwendung ab.

    Mit dem System

    Mit dem System: Registerdaten abrufen statt anfordern

    Was eine amtliche Quelle bereits führt, holt das System über deren Schnittstelle, mit protokolliertem Zweck, und zeigt es der Sachbearbeitung samt Herkunft.

  3. Heute

    Heute: Gleicher Fall, anderes Ergebnis

    Jede Sachbearbeiterin prüft nach eigenen Notizen, jeder Sachbearbeiter formuliert nach einem alten Muster. Ähnliche Fälle enden so verschieden, und später kann niemand sagen, welche Fassung der Regeln galt.

    Mit dem System

    Mit dem System: Ein Regelwerk, nachweisbar

    Die Kriterien laufen als versionierte Entscheidungsmodelle mit Testfällen, Erledigungen beginnen mit freigegebenen Vorlagen, und im Akt steht, welche Regelversion angewendet wurde.

  4. Heute

    Heute: Fristen in Excel-Listen

    Gesetzliche Entscheidungsfristen werden händisch verfolgt, und alte Akten rutschen im Rückstand nach unten, bis es brennt.

    Mit dem System

    Mit dem System: Fristen immer im Blick

    Jeder Akt trägt seine gesetzliche Frist. Referatsleitungen sehen, wo es eng wird, und der Rückstand ist nach Alter und Verfahrensart sichtbar.

Workflow

Der Ablauf im Einzelnen

Die Vorbereitung übernimmt das System: Eingang, Registerdaten, Regelergebnisse, eine belegte Zusammenfassung und ein Entwurf der Erledigung. Beurteilung und Entscheidung bleiben bei der Sachbearbeitung, die alles auf einem Bildschirm vor sich hat.

Beispielhafter Ablauf

7 Schritte · 2 menschliche Prüfungen

ANSUCHEN UNVOLLSTÄNDIG01SYSTEMAnsuchen entgegennehmen undprüfen02SYSTEMFehlendes nachfordern03SYSTEMDaten aus Registern abrufen04SYSTEMVersionierte Regeln anwenden05AGENTBelegte Aktenzusammenfassungerstellen06PERSONBeurteilen und entscheidenMENSCHLICHE PRÜFUNG07SYSTEMErledigung entwerfen undzustellenMENSCHLICHE PRÜFUNG

Legende

  • System
  • Agent
  • Person
  • Menschliche Prüfung
  • Ausnahmepfad

Aktenbearbeitung: illustrativer Ablauf mit Nachforderungs­pfad

Diagramm als Text lesen

Der Hauptpfad beginnt mit Entgegennahme und Prüfung des Ansuchens, führt über den Abruf von Registerdaten, die Anwendung der versionierten Regeln und eine belegte Aktenzusammenfassung zur Beurteilung und Entscheidung durch die Sachbearbeitung und endet mit Entwurf und Zustellung der Erledigung.

Ergibt die Vollständigkeitsprüfung, dass Unterlagen fehlen, verlässt der Akt den Hauptpfad, und die antragstellende Person erhält eine Nachforderung mit allem, was fehlt. Sind die Unterlagen eingelangt und geprüft, kehrt der Akt beim Registerabruf auf den Hauptpfad zurück.

Menschlicher Kontrollpunkt ist die Beurteilung und Entscheidung durch die Sachbearbeitung, gefolgt von ihrer Genehmigung der Erledigung: Das System bereitet vor und entwirft, aber ohne einen Menschen wird nichts entschieden und nichts zugestellt.

  1. Schritt 1: Ansuchen entgegennehmen und prüfenSystem

    Ansuchen kommen als strukturierte Daten aus dem Portal, aus Online-Formularen oder aus der Dokumentenverarbeitung. Der Akt wird unter der passenden Verfahrensart angelegt, die gesetzliche Frist ab dem Tag des Einlangens gesetzt und geprüft, ob alle für diese Verfahrensart nötigen Unterlagen vorliegen.

  2. Schritt 2: Fehlendes nachfordernSystem

    Über den Kanal, den sie selbst gewählt hat, erhält die antragstellende Person eine einzige Nachforderung: welche Unterlagen oder Angaben fehlen und bis wann. Was nachgereicht wird, prüft das System gegen dieselbe Liste; die Auswirkung auf die Frist wird so festgehalten, wie es das Verfahren vorsieht.

    Ausnahmepfad: Ansuchen unvollständig· Zurück zu Schritt 3

  3. Schritt 3: Daten aus Registern abrufenSystem

    Ausgehend von der Identität der antragstellenden Person und der Rechtsgrundlage des Verfahrens ruft das System Daten aus amtlichen Quellen und Basisregistern über deren Schnittstellen ab. Bei grenzüberschreitenden Verfahren, die unter das Single Digital Gateway fallen, lassen sich Nachweise aus einem anderen Mitgliedstaat auf Wunsch der antragstellenden Person über das Once-Only Technical System austauschen. Jede Abfrage wird mit ihrem Zweck protokolliert.

  4. Schritt 4: Versionierte Regeln anwendenSystem

    Anspruchs- und Berechnungsregeln laufen als versionierte Entscheidungsmodelle (DMN oder Rules as Code), jedes mit der Gesetzesstelle oder Richtlinie verknüpft, die es umsetzt. Das Ergebnis weist jedes Kriterium als erfüllt, nicht erfüllt oder offen aus, jeweils mit den zugrunde liegenden Fakten und der Regelversion.

  5. Schritt 5: Belegte Aktenzusammenfassung erstellenAgent

    Ein Modell fasst Ansuchen, Beilagen und Registerauszüge für die Sachbearbeitung zusammen: Fakten, Daten, Beträge, offene Punkte und Widersprüche zwischen den Quellen. Jede Aussage verweist auf die Seite oder den Registerauszug, aus dem sie stammt. Ob ein Anspruch besteht, beurteilt die Zusammenfassung nicht, und sie empfiehlt auch kein Ergebnis.

  6. Schritt 6: Beurteilen und entscheidenPerson

    Auf einem Bildschirm sieht die Sachbearbeitung Regelergebnisse, Zusammenfassung und die Nachweise dahinter. Sie beurteilt die Punkte, die die Regeln offenlassen, trifft die Entscheidung und verfasst die Begründung. Von einem Regelergebnis kann sie mit festgehaltenem Grund abweichen.

    Menschliche Prüfung

    Die Entscheidung liegt immer bei der Sachbearbeitung. Keine Entscheidung mit Rechtswirkung beruht ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung, und je nach Verfahrensart, Betrag oder Ergebnis lässt sich ein Vier-Augen-Prinzip vorschreiben.

  7. Schritt 7: Erledigung entwerfen und zustellenSystem

    Die Erledigung entsteht aus der freigegebenen Vorlage für Verfahrensart und Ergebnis, mit der Begründung der Sachbearbeitung und den Rechtsgrundlagen. Nach der Genehmigung wird sie signiert, zugestellt und zum Akt genommen. Ein Rechtsmittel eröffnet einen verknüpften Akt, der Originalakt, Regelversion und Begründung mitführt.

    Menschliche Prüfung

    Keine Erledigung geht hinaus, bevor die Sachbearbeitung den endgültigen Text genehmigt hat.

Komponenten

Was wir bauen würden

  1. Eingang und Vollständigkeits­prüfung

    Übernimmt Einbringungen aus Portalen, Online-Formularen und der Dokumentenverarbeitung, prüft sie gegen eine Checkliste je Verfahrensart und schickt Nachforderungen über den Kanal der antragstellenden Person.

    Umgesetzt durchUnternehmenssoftware & SaaS

  2. Anbindung an Register und Nachweise

    Schnittstellen zu amtlichen Quellen, Basisregistern und nationalen Plattformen für den Datenaustausch sowie zum Once-Only Technical System der EU, wo ein Verfahren darunter fällt, jeweils mit Zweckprotokollierung.

    Umgesetzt durchIntegrationen & APIs

  3. Entscheidungs­modelle und Regeltests

    Anspruchs- und Berechnungsregeln in DMN oder als Code, versioniert mit Gültigkeitsbeginn, mit ihrer Rechtsquelle verknüpft und durch Testfälle abgedeckt, die Ihre Juristinnen und Juristen lesen können.

    Umgesetzt durchUnternehmenssoftware & SaaS

  4. Dienst für Akten­zusammenfassungen

    Modellgestützte Zusammenfassungen mit Quellenverweis für jede Aussage, ein Testset aus abgeschlossenen Akten und keinerlei Rolle bei der Beurteilung des Anspruchs.

    Umgesetzt durchKI-Engineering & GenAI

  5. Arbeitsplatz für die Sachbearbeitung und Vorlagen

    Ein Bildschirm für Nachweise, Regelergebnisse, Zusammenfassung, Entscheidung und Begründung, nach Möglichkeit in der bestehenden Fachanwendung, mit Erledigungsvorlagen, für die Ihre Rechtsabteilung verantwortlich ist.

    Umgesetzt durchUnternehmenssoftware & SaaS

  6. Fristen- und Rückstands­berichte

    Fristberechnung je Verfahren, Warnungen vor dem Ablauf und Berichte zum Rückstand nach Alter, Verfahrensart und Referat.

    Umgesetzt durchDaten & Analytics

Integrationen

Eingänge und Schnittstellen

Eingänge und Kanäle

  • Portale für Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen
  • Online-Formulare und strukturierte Einbringungen
  • Eingang aus der Dokumentenverarbeitung
  • Amtliche Quellen und Basisregister
  • Grenzüberschreitende Nachweise über das Once-Only Technical System
  • Rechtsmittel, Einsprüche und Beschwerden

Kern der Lösung

Vorgangsbearbeitung

Angebundene Systeme

  • Salesforce Public Sector Solutions und Fallbearbeitung in Service CloudPlattformSalesforce
  • Ihre bestehende Fachanwendung für die Aktenbearbeitung
  • Identität (ID Austria), elektronische Signatur und Siegel (eIDAS-Vertrauensdienste)
  • Dokumentenmanagement und Aktenverwaltung
  • SAP-Finanzwesen für die Auszahlung von Förderungen und LeistungenPlattformSAP
  • Odoo-Buchhaltung für FörderauszahlungenPlattformOdoo
  • Benachrichtigungskanäle: Postfach im Portal, E-Mail und elektronische Zustellung

Kontrollen

Eingebaute Kontrollen

Zugriffsgrenzen

Die Sachbearbeitung sieht nur die Verfahrensarten und Organisationseinheiten, die ihre Rolle zulässt. Registerabfragen laufen auf Grundlage der Rechtsgrundlage des Verfahrens und nur für die Felder, die die Verfahrensart braucht; jede wird mit Geschäftszahl und Zweck protokolliert. Der Zusammenfassungsdienst liest den Akt, kann aber weder Aktendaten noch Regelergebnisse oder Entscheidungen ändern.

Menschliche Prüfung

Jede Entscheidung trifft eine Sachbearbeiterin oder ein Sachbearbeiter, die Regelergebnisse, Zusammenfassung und Nachweise vor sich haben. Entscheidungen, die rechtliche Wirkung entfalten oder die antragstellende Person in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen, beruhen nie ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung (Art. 22 DSGVO). Abweichungen vom Regelergebnis sind erlaubt und werden begründet festgehalten, damit die Beurteilung eine echte bleibt.

Nachvollziehbarkeit

Pro Akt protokollieren wir die übernommenen Daten, jede Registerabfrage samt Ergebnis, Regelversion und Ergebnis je Kriterium, die Zusammenfassung mit Quellen und Modellversion, Entscheidung und Begründung sowie die Erledigung in der zugestellten Fassung. Bei einem Rechtsmittel oder einer Prüfung lässt sich so rekonstruieren, welche Regeln und Fakten am Tag der Entscheidung galten.

Datenschutz

Abgerufen werden nur die Registerfelder, die die Regeln brauchen. Aufbewahrung und Skartierung folgen Ihrem Plan je Verfahrensart, verarbeitet wird in der vereinbarten Region, und Aktendaten dienen nicht zum Training externer Modelle.

KI-Transparenz

Erledigungen nennen Sachverhalt, angewendete Regeln und Begründung und enthalten eine Rechtsmittelbelehrung. Hilft ein Modell bei der Vorbereitung, ist seine Rolle dokumentiert, in Ihrem KI-Verzeichnis erfasst und, sofern es für Ihre Organisation ein öffentliches Algorithmenregister gibt, dort veröffentlicht.

Kennzahlen

Woran wir den Erfolg messen würden

Die Messgrößen legen wir je Verfahrensart fest. Vorher erfassen wir den Ist-Stand aus Ihren heutigen Aktendaten.

Woran wir den Erfolg messen würden
KennzahlWarum sie zähltWie wir sie messen würden
Verfahrensdauer je VerfahrensartWarum sie zähltDie Größe, die Antragstellende spüren, getrennt nach Verfahrensart, damit ein schnelles Verfahren kein langsames verdeckt.Wie wir sie messen würdenDauer vom Einlangen bis zur Zustellung der Erledigung und vom vollständigen Akt bis zur Zustellung, aus den Zeitstempeln im Akt.
Anteil vollständiger Ansuchen beim EingangWarum sie zähltZeigt, ob Formulare, vorausgefüllte Daten und Checklisten das Hin und Her verhindern.Wie wir sie messen würdenAkten, die bei der ersten Einbringung die Vollständigkeitsprüfung bestehen, je Kanal und Verfahrensart.
Nachforderungen je AktWarum sie zähltJede Nachforderung kostet die antragstellende Person Zeit und die Sachbearbeitung einen weiteren Arbeitsgang.Wie wir sie messen würdenNachforderungen von Unterlagen oder Klarstellungen je Akt, nach Grund, aus dem Aktenprotokoll.
Akten über der gesetzlichen FristWarum sie zähltDie rechtliche Untergrenze für Pünktlichkeit und ein frühes Signal für wachsenden Rückstand.Wie wir sie messen würdenOffene und erledigte Akten jenseits der Frist sowie Akten im Warnzeitraum, je Referat und Verfahrensart.
Einheitlichkeit der Entscheidungen in StichprobenWarum sie zähltÄhnliche Fälle sollen gleich ausgehen, egal wer sie bearbeitet.Wie wir sie messen würdenÜbereinstimmung zwischen ursprünglicher Entscheidung und der Beurteilung desselben Akts durch eine zweite Person, in einer Zufallsstichprobe.
Anteil erfolgreicher RechtsmittelWarum sie zähltErfolgreiche Rechtsmittel zeigen, wo Regeln, Nachweise oder Begründungen nachgeschärft werden müssen.Wie wir sie messen würdenGanz oder teilweise stattgegebene Rechtsmittel, nach Grund und angewendeter Regelversion.

Ziele werden erst nach einer Ausgangsmessung festgelegt.

Einführung

Wie wir es einführen würden

  1. Phase 01

    Analyse der Regeln

    Eine Verfahrensart und ihre Rechtsgrundlage. Wir zeichnen nach, wie Akten heute laufen, bilden die Kriterien gemeinsam mit Ihren Juristinnen und Juristen als Entscheidungsmodell ab und stellen anonymisierte abgeschlossene Akten als Testfälle zusammen.

    Abschlusskriterien

    • Regelwerk juristisch geprüft
    • Testfälle mit erwartetem Ergebnis vereinbart
    • Ist-Stand je Messgröße erfasst
    • Datenschutz-Folgenabschätzung und Einstufung nach KI-Verordnung begonnen
  2. Phase 02

    Bauen und nachspielen

    Eingang, Registeranbindungen, Regeln und der Arbeitsplatz für die gewählte Verfahrensart. Abgeschlossene Akten laufen noch einmal durch Regeln und Zusammenfassungsdienst und werden mit den damals getroffenen Entscheidungen verglichen.

    Abschlusskriterien

    • Regelergebnisse decken sich mit den Testfällen, oder jede Abweichung ist erklärt
    • Quellenverweise in Stichproben der Zusammenfassungen geprüft
    • Registerzugriff von den Datenverantwortlichen genehmigt
  3. Phase 03

    Kontrollierter Betrieb

    Neue Akten der gewählten Verfahrensart laufen über das System. Die Sachbearbeitung entscheidet wie bisher, eine Stichprobe der Entscheidungen wird von einer zweiten Person geprüft.

    Abschlusskriterien

    • Zweitprüfung zeigt einheitliche Entscheidungen
    • Fristenüberwachung von den Referatsleitungen genutzt
    • Betriebshandbuch, Überwachung und Rückweg eingerichtet
  4. Phase 04

    Weitere Verfahrensarten

    Zusätzliche Verfahrensarten nutzen Eingang, Anbindungen und Arbeitsplatz mit, jede mit eigenem Regelwerk, eigenen Testfällen und juristischer Prüfung.

    Abschlusskriterien

    • Ablauf für Regeländerungen liegt bei Ihrem Team
    • Testset je Verfahrensart

Wo es passt

  • Öffentliche Verwaltung

    Bau- und Umweltbewilligungen bei Bezirkshauptmannschaft oder Magistrat, Förderungen und Sozialleistungen, mit einmaligem Registerabruf und überwachten Entscheidungsfristen je Verfahren.

  • Finanz­dienst­leistungen

    Schadensfälle und Beschwerden bei einer Versicherung, mit Deckungsregeln je Bedingungsfassung der Polizze, Entscheidung durch die Schadenreferentinnen und -referenten und Antwortfristen im Blick.

  • Gesundheits­wesen & Life Sciences

    Ansuchen um Kostenerstattung und Bewilligungen vorab, mit versionierten Regeln je Leistung und medizinischer Beurteilung durch qualifiziertes Personal.

  • Energie & Netze

    Ansuchen um Netzanschluss bei einem Netzbetreiber, mit Vollständigkeitsprüfung der technischen Angaben beim Eingang und jeder Anfrage mit ihrer Frist im Blick.

  • Verkehr & Infrastruktur

    Bewilligungen für Sondertransporte und Baustellen, bei denen Route, Fahrzeug und Bauarbeiten gegen Netzdaten und andere Bewilligungen geprüft werden, bevor jemand entscheidet.

Beispiel zur Veranschaulichung

Förder­ansuchen bei einer Landes­förderstelle

Ausgangslage
Die Förderstelle eines Bundeslandes betreut ein Programm für KMU, an dem auch Betriebe mit Sitz in Nachbarländern teilnehmen können. Die Förderansuchen kommen über ein Portal, Firmen- und Steuerauszüge hängen als PDF daran, und fehlende Beilagen fordern die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter per E-Mail nach.
System
Der Eingang prüft die Vollständigkeit gegen eine Checkliste je Herkunftsland; österreichische Betriebe melden sich mit ID Austria an, die seit August 2026 auch die Anmeldung im Namen eines Unternehmens über das USP erlaubt. Unternehmensdaten kommen aus Registern, wo eine Schnittstelle besteht, sonst über die Dokumentenverarbeitung aus dem Auszug. Fördervoraussetzungen und Förderhöhe laufen als versioniertes Entscheidungsmodell der Förderrichtlinie, und ein Modell fasst jedes Ansuchen mit Verweisen auf die Originalseiten zusammen.
Menschliche Kontrolle
Jedes Ansuchen beurteilen und entscheiden die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter, eine zweite Person prüft eine Stichprobe. Förderzusagen und Ablehnungen entstehen aus freigegebenen Vorlagen, und ausbezahlt wird aus dem Finanzsystem erst nach unterschriebener Entscheidung.
Was wir messen würden
Anteil vollständiger Ansuchen je Herkunftsland, Nachforderungen je Akt, Einheitlichkeit der Entscheidungen in der Zweitprüfung und Verfahrensdauer je Ausschreibung.

Österreich

Akten über die Grenze

Kommen Ansuchen aus mehreren EU-Mitgliedstaaten, treffen nationale Register, nationale Verfahrensvorschriften und Nachweise in mehreren Sprachen aufeinander. Wir planen einen gemeinsamen Ablauf mit Regelwerken und Registeranbindungen je Land, sodass jedes Ansuchen denselben kontrollierten Weg nimmt, gleich woher es stammt.

Once-Only gehört zu den Schwerpunkten von Digital Austria, dem Digitalisierungsprogramm des Bundes. Grenzüberschreitend können Nutzerinnen und Nutzer der in der Single-Digital-Gateway-Verordnung gelisteten Verfahren seit 12. Dezember 2023 verlangen, dass Behörden Nachweise direkt über das Once-Only Technical System austauschen. Die Entscheidung bleibt bei der Sachbearbeitung, im Einklang mit dem Recht nach der DSGVO, keiner ausschließlich automatisierten Entscheidung unterworfen zu werden. KI-Systeme, mit denen Behörden oder Beauftragte den Anspruch auf grundlegende öffentliche Unterstützungsleistungen beurteilen, gelten nach der KI-Verordnung als hochriskant.

Fragen zur Aktenbearbeitung

Entscheidet das System über Ansuchen?

Nein. Das System legt den Akt an, ruft Daten ab, wendet die Regeln an, schreibt eine belegte Zusammenfassung und entwirft die Erledigung. Beurteilen, entscheiden und die Erledigung genehmigen muss die Sachbearbeitung. Art. 22 DSGVO gibt Menschen das Recht, keiner ausschließlich automatisierten Entscheidung unterworfen zu werden, die ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Der Ablauf ist so gebaut, dass in jedem Fall eine echte Beurteilung durch einen Menschen stattfindet und nicht bloß ein Bestätigungsklick.

Was bedeutet die KI-Verordnung dafür?

Das hängt davon ab, welche Rolle das Modell spielt. Hochriskant nach Anhang III Nummer 5 Buchstabe a sind KI-Systeme, die von Behörden oder in ihrem Auftrag eingesetzt werden, um zu beurteilen, ob Menschen Anspruch auf grundlegende öffentliche Unterstützungsleistungen und Dienste haben, oder um diese zu gewähren, zu kürzen, zu widerrufen oder zurückzufordern. KI zur Prüfung der Kreditwürdigkeit natürlicher Personen ist nach Buchstabe b hochriskant, ausgenommen die Betrugserkennung. Nach der 2026 geänderten Fassung gelten diese Pflichten ab 2. Dezember 2027.

Soll ein Modell an der Beurteilung des Anspruchs mitwirken, planen wir von Beginn an für die Pflichten bei hohem Risiko. Unser Standard hält das Modell davon fern: Versionierte Regeln prüfen die Kriterien, die Sachbearbeitung entscheidet, und das Modell fasst nur zusammen und entwirft. Ob eine Komponente außerhalb der Hochrisiko-Kategorie bleibt, ist eine Einstufung, die Ihre Rechtsabteilung dokumentiert; die technische Beschreibung dafür liefern wir. Für Auslegungsfragen steht in Österreich die KI-Servicestelle der RTR zur Verfügung. Mehr in unserem Leitfaden zur KI-Verordnung für öffentliche Stellen.

Müssen wir unsere Fachanwendung ersetzen?

Nein. Eingang, Regeln, Zusammenfassung und Erledigungsentwürfe docken über Schnittstellen an Ihre bestehende Fachanwendung an oder entstehen direkt in ihr, wo die Plattform das zulässt, etwa auf Salesforce. Die Fachanwendung zu ersetzen ist eine eigene Entscheidung, die sich nur lohnt, wenn das System selbst der Engpass ist; wie das schrittweise geht, beschreibt die Modernisierung von Altsystemen.

Wie bleiben die Regeln mit Gesetzesänderungen im Einklang?

Jedes Regelwerk ist ein versioniertes Entscheidungsmodell, verknüpft mit dem Paragrafen oder der Richtlinienbestimmung, die es umsetzt, und mit Testfällen, die das erwartete Ergebnis festhalten. Bringt eine Novelle Änderungen, prüfen Ihre Juristinnen und Juristen die neue Version, die Testfälle werden angepasst und ausgeführt, und die Version erhält einen Gültigkeitsbeginn. Jeder Akt wird nach der für ihn geltenden Version beurteilt, und im Akt bleibt festgehalten, welche das war.

Wie erfahren Antragstellende, wie ihr Akt bearbeitet wurde?

Die Erledigung nennt Sachverhalt, angewendete Regeln und Begründung und erklärt in der Rechtsmittelbelehrung, wie man sich dagegen wehren kann. Im Portal lässt sich zeigen, welche Daten aus welchem Register stammen. Hilft ein Modell bei der Vorbereitung, ist das dokumentiert und, wo es ein öffentliches Algorithmenregister gibt, dort eingetragen. Statusfragen lassen sich aus denselben Aktendaten über die Serviceassistenz beantworten, und wer direkt mit einem KI-System spricht, erfährt das, wie es Art. 50 der KI-Verordnung seit 2. August 2026 verlangt.

Wie sieht ein erster Umfang aus?

Eine Verfahrensart mit klarer Rechtsgrundlage und genug Akten, um etwas zu messen, und ein einziges Regelwerk. Damit bewähren sich Eingang, Registeranbindung, Regeln, Zusammenfassung und Erledigung an echten Akten, bevor weitere Verfahrensarten folgen. Analyse- und Umsetzungsphasen beschreibt unser Vorgehen.

Sprechen wir über Ihre Verfahrensarten

Nennen Sie uns eine Verfahrensart, die Register, auf die sie zugreift, und die Länder, aus denen die Antragstellenden kommen. Wir skizzieren ein erstes Release rund um dieses Regelwerk.