Aus dem Posteingang werden geprüfte Daten. Die Ausnahmen klärt ein Mensch.
Ansuchen, Rechnungen, Schadensmeldungen und Schreiben kommen in jedem denkbaren Format. Wir bauen Eingangsstrecken, die jedes Schriftstück einordnen, die relevanten Felder auslesen, sie gegen Ihre Regeln prüfen und nur die unsicheren Fälle einer Person vorlegen.
Für Verwaltungen und Unternehmen in Österreich, die Schriftstücke in mehreren Sprachen und Formaten erhalten, auch von Partnern im Ausland, und jeden Wert belegen müssen.
Das System nimmt Schriftstücke aus allen Kanälen entgegen, ordnet sie ein, liest die Felder aus und prüft sie. Fälle unter der Sicherheitsschwelle oder mit verletzter Regel landen in einer Prüfliste bei einer Person. Geprüfte Daten gehen an die Fachanwendung, und die Korrekturen der Prüfenden fließen in das Testset ein.
Vorher und nachher
Was sich im Arbeitsalltag ändert
Heute
Mit dem System
Heute
Heute: Abtippen aus Beilagen
Für jedes PDF, jeden Scan und jedes Online-Formular übertragen Mitarbeitende Namen, Beträge und Geschäftszahlen händisch in den Akt oder ins ERP.
Mit dem System
Mit dem System: Daten kommen strukturiert an
Jedes Feld wird mit seiner Fundstelle im Original ausgelesen. Wer prüft, sieht Wert und Beleg nebeneinander.
Heute
Heute: Fehler fallen spät auf
Fehlende Seiten oder widersprüchliche Angaben zeigen sich oft erst Wochen später, wenn ein Bescheid angefochten wird oder eine Überweisung zurückkommt.
Mit dem System
Mit dem System: Regeln greifen schon beim Eingang
Vollständigkeit, Abgleich mit Stammdaten und fachliche Regeln werden geprüft, bevor ein Akt angelegt wird, solange man beim Absender noch nachfragen kann.
Heute
Heute: Gleicher Aufwand für jedes Schriftstück
Eine saubere, vollständige Rechnung braucht genauso lange wie eine unleserliche mit offenen Fragen.
Mit dem System
Mit dem System: Aufmerksamkeit für die Ausnahmen
Saubere Schriftstücke laufen ohne Eingriff durch. Menschen bearbeiten eine Liste der unsicheren und ungewöhnlichen Fälle, jeweils mit dem Grund, warum der Fall dort liegt.
Heute
Heute: Herkunft der Daten nicht belegt
Fragt die Prüfung nach, woher ein Wert stammt, hängt die Antwort davon ab, wer ihn eingegeben hat.
Mit dem System
Mit dem System: Jeder Wert ist nachvollziehbar
Pro Feld werden Originaldokument, Auslesung, Sicherheitswert, Prüfergebnis und jede Korrektur durch eine Person protokolliert.
Workflow
So läuft der Ablauf
Sieben Schritte und ein Ausnahmepfad. Schwellen und Regeln legen wir mit den Verantwortlichen für den Prozess fest und stimmen sie auf Ihre eigenen Schriftstücke ab, bevor irgendetwas in Betrieb geht.
Beispielhafter Ablauf
7 Schritte · 1 menschliche Prüfung
Legende
System
Person
Menschliche Prüfung
Ausnahmepfad
Dokumentenverarbeitung: illustrativer Ablauf mit Ausnahmepfad
Diagramm als Text lesen
Der Hauptpfad führt vom Eingang über Einordnung, Auslesung und Prüfung bis zur Übergabe an die Fachanwendung und endet mit dem Lernen aus Korrekturen.
Liegt nach der Prüfung ein Feld unter der Sicherheitsschwelle oder ist eine fachliche Regel verletzt, verlässt das Schriftstück den Hauptpfad und kommt in die Prüfliste. Dort bestätigt oder korrigiert eine Person die Werte; danach kehrt das Schriftstück beim Schritt der Übergabe in den Hauptpfad zurück.
Die Prüfliste ist der menschliche Kontrollpunkt: Ohne eine Person erreicht kein unsicherer Wert die Fachanwendung.
01
Schritt 1: Eingang aus allen KanälenSystem
Scans, E-Mail-Anhänge, Uploads aus dem Portal und Online-Formulare landen in einer einzigen Eingangsliste, jeweils mit Geschäftszahl, Kanalangaben und Prüfsumme. Strukturierte e-Rechnungen, etwa Peppol UBL, brauchen keine Auslesung und gehen direkt zur Prüfung.
02
Schritt 2: Trennen und einordnenSystem
Sammelsendungen werden in ihre Einzelteile zerlegt. Jedes Teil wird nach Dokumentart und Sprache eingeordnet; daraus ergeben sich das passende Auslese-Schema und die anzuwendenden Regeln.
03
Schritt 3: Felder auslesenSystem
Eine layoutbewusste Texterkennung (OCR) liest die Seite, ein Sprachmodell überträgt die vereinbarten Felder in ein festes Schema. Zu jedem Feld gehören ein Sicherheitswert und die Fundstelle im Original.
04
Schritt 4: Gegen Regeln prüfenSystem
Die Werte werden mit Stammdaten (Kunden, Lieferanten, UID-Nummern, IBAN), feldübergreifenden Regeln und auf Dubletten geprüft. Felder über der vereinbarten Schwelle, die alle Regeln erfüllen, laufen ohne Eingriff weiter.
05
Schritt 5: PrüflistePerson
Die prüfende Person sieht Schriftstück und ausgelesene Werte nebeneinander. Die verletzte Regel oder das unsichere Feld ist markiert; sie bestätigt oder korrigiert.
Ausnahmepfad: Schwelle unterschritten oder Regel verletzt· Zurück zu Schritt 6
Menschliche Prüfung
Unsichere Werte gelangen nie ohne menschliche Prüfung in die Fachanwendung. Wer prüft, kann ein Schriftstück auch zurückweisen und beim Absender ein neues anfordern.
06
Schritt 6: Übergabe an die FachanwendungSystem
Über die Schnittstelle legen die geprüften Daten den Akt im Aktensystem, im CRM oder im ERP an oder ergänzen ihn, mit dem Original als Beilage und einer festgelegten Aufbewahrungsklasse.
07
Schritt 7: Aus Korrekturen lernenSystem
Korrekturen werden als gekennzeichnete Beispiele gespeichert und erweitern das Testset. Schwellen oder Prompts ändern sich erst, wenn die neue Version diesen Test besteht.
Komponenten
Was wir bauen würden
01
Eingang und Kanalanbindungen
Anbindungen an Postfach, Scanner, Portal und Online-Formulare, die jedes Schriftstück mit Metadaten und Geschäftszahl in eine gemeinsame Liste stellen.
Eine Liste der Ausnahmen und eine Ansicht mit Original und Werten nebeneinander, Korrektur über die Tastatur, Begründungscodes und auf Wunsch Vier-Augen-Prinzip.
Ein gekennzeichnetes Testset, Freigabehürden vor jedem Release und Auswertungen zu Durchlaufquote, Ausnahmegründen und schleichendem Genauigkeitsverlust je Feld.
Wer prüft, sieht nur die Dokumentarten und Akten, die seine Rolle zulässt. Die Auslesedienste haben keinen dauerhaften Zugriff auf die Fachanwendung; für die Übergabe gibt es je Schnittstelle ein eigenes, eng berechtigtes Dienstkonto.
Menschliche Prüfung
Unterschrittene Schwellen und verletzte Regeln leiten den Fall an eine Person. Die Schwellen gelten je Feld, nicht je Schriftstück, und sinken nur, wenn das Testset zeigt, dass es vertretbar ist. Über Ansuchen entscheiden weiterhin die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter.
Nachvollziehbarkeit
Pro Feld protokollieren wir Fundstelle, ausgelesenen Wert, Sicherheitswert, Prüfergebnisse, Modell- und Prompt-Version sowie jede Änderung durch eine Person samt Begründungscode.
Datenschutz
Schon beim Eingang werden personenbezogene Daten auf das Nötige reduziert. Für Auskunftsersuchen steht eine Schwärzung bereit, und Aufbewahrung wie Löschung folgen Ihren Vorgaben zur Skartierung. Die Verarbeitung bleibt in der vereinbarten Region.
KI-Transparenz
Modell- und Prompt-Versionen sind mit ihren Testergebnissen dokumentiert. Wo Ergebnisse Menschen betreffen, wird der KI-Einsatz in Ihrem KI-Verzeichnis erfasst und in der Information für Antragstellerinnen und Antragsteller erklärt.
Kennzahlen
Woran wir den Erfolg messen würden
Die Messgrößen vereinbaren wir in der Analysephase mit Ihnen. Zuerst erfassen wir den Ist-Stand Ihres heutigen Ablaufs.
Woran wir den Erfolg messen würden
Kennzahl
Warum sie zählt
Wie wir sie messen würden
01Durchlaufquote ohne Eingriff
Warum sie zähltZeigt je Dokumentart, wie viel Routinearbeit keine Person mehr braucht.
Wie wir sie messen würdenAnteil der Schriftstücke, die alle Schwellen und Regeln ohne Prüfung bestehen, laut Ablaufprotokoll.
02Ausnahmequote und Gründe
Warum sie zähltMacht sichtbar, ob Ausnahmen von schlechten Scans, fehlenden Angaben oder überholten Regeln kommen.
Wie wir sie messen würdenUmfang der Prüfliste nach Begründungscode, je Kanal und Dokumentart.
03Genauigkeit je Feld
Warum sie zähltDie Qualitätsgröße, auf die es für nachgelagerte Entscheidungen und Zahlungen ankommt.
Wie wir sie messen würdenPräzision und Trefferquote je Feld auf einem vereinbarten, gekennzeichneten Testset, bei jedem Release neu gemessen.
04Bearbeitungsdauer
Warum sie zähltZeigt den eingesparten Aufwand und den Aufwand, der sich in die Prüfung verlagert.
Wie wir sie messen würdenDauer vom Eingang bis zur Übergabe sowie aktive Prüfzeit je Ausnahme, aus den Zeitstempeln der Liste.
Ziele werden erst nach einer Ausgangsmessung festgelegt.
Einführung
Wie wir es einführen würden
Phase 01
Analyse und Ist-Stand
Zwei oder drei Dokumentarten, ein Kanal, Ihre heutigen Mengen und typischen Fehler. Aus echten, anonymisierten Schriftstücken entsteht ein gekennzeichnetes Testset.
Abschlusskriterien
Felder, Regeln und Qualitätskriterien vereinbart
Ist-Stand gemessen
Datenschutz-Folgenabschätzung begonnen
Phase 02
Pilot im Schattenbetrieb
Das System liest aus und prüft parallel zum bisherigen Ablauf; die Mitarbeitenden arbeiten weiter wie gewohnt und vergleichen.
Abschlusskriterien
Feldgenauigkeit erfüllt die vereinbarten Kriterien
Schwellen je Feld festgelegt
Prüfende am Arbeitsplatz eingeschult
Phase 03
Kontrollierter Betrieb
Für die pilotierten Dokumentarten läuft die Verarbeitung ohne Eingriff, automatisch freigegebene Fälle werden stichprobenartig kontrolliert.
Abschlusskriterien
Stichproben zeigen keine unvertretbaren Fehler
Betriebshandbuch und Überwachung übergeben
Rückkehr zum alten Ablauf erprobt
Phase 04
Ausbau
Weitere Dokumentarten, Kanäle und Sprachen, die jeweils dieselbe Testhürde nehmen, bevor sie live gehen.
Förderansuchen und Bewilligungsanträge mit ihren Beilagen bei Land oder Bezirkshauptmannschaft; Auskunftsersuchen, bei denen Unterlagen vor der Herausgabe geschwärzt werden müssen.
Lieferscheine, Konformitätserklärungen und Zolldokumente, die den Bestellungen zugeordnet werden.
Beispiel zur Veranschaulichung
Posteingang eines Magistrats
Ausgangslage
Der Magistrat einer Statutarstadt erhält Ansuchen, Schreiben und Beilagen auf Papier, per E-Mail und über Online-Formulare. Die Einlaufstelle ordnet alles händisch den Referaten zu und legt die Akten an.
System
Eine gemeinsame Eingangsstrecke trennt Sammelsendungen, erkennt Dokumentart und zuständiges Referat und liest Geschäftszahl, Partei und Betreff aus. Die Daten legen den Akt in der Fachanwendung an, das Original hängt als Beilage daran.
Menschliche Kontrolle
Schriftstücke mit unsicherer Zuordnung oder fehlender Geschäftszahl warten in einer Prüfliste der Einlaufstelle. Erledigungen und Bescheide bleiben bei den zuständigen Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern.
Was wir messen würden
Anteil richtig zugeordneter Eingänge ohne Eingriff, Dauer vom Einlauf bis zum angelegten Akt und Genauigkeit je Feld auf einem gekennzeichneten Testset.
Österreich
Eine Rechnung, mehrere Formate
Wer in Österreich, Deutschland und weiteren EU-Staaten tätig ist, bekommt dieselbe Dokumentart in unterschiedlichen Sprachen, Layouts und rechtlichen Formaten. Wir planen eine gemeinsame Eingangs- und Ausleseschicht mit Schemata und Regeln je Land, sodass eine Rechnung aus Graz, ein Lieferschein aus Bayern und ein Formular aus Slowenien denselben kontrollierten Weg nehmen.
Seit 1. Jänner 2014 nehmen Bundesdienststellen von Lieferanten mit Sitz in Österreich nur strukturierte e-Rechnungen an, eingebracht über das USP oder Peppol. Solche Rechnungen überspringen die Auslesung ganz. Wo ausgelesene Daten in Entscheidungen über Menschen einfließen, planen wir nach DSGVO und KI-Verordnung: dokumentierte Verarbeitung, menschliche Prüfung und Protokolle, denen Ihre Prüferinnen und Prüfer folgen können.
Das hängt von Ihren Schriftstücken ab, deshalb messen wir es, statt es zu versprechen. Aus Ihren eigenen, anonymisierten Unterlagen entsteht ein gekennzeichnetes Testset, und wir berichten Präzision und Trefferquote je Feld. Auslesemodelle irren sich gelegentlich. Genau deshalb gehen unsichere Felder an eine Person und nicht direkt in die Fachanwendung.
02Kommt das System mit Handschrift, schlechten Scans und mehreren Sprachen zurecht?
Handschriftliche Formulare und schwache Scans lassen sich lesen, allerdings mit geringerer Sicherheit; mehr davon landen deshalb in der Prüfliste. Schriftstücke auf Deutsch, Englisch oder in den Sprachen Ihrer Lieferanten und Partner werden zuerst nach Sprache eingeordnet, damit für jedes das richtige Schema und die richtigen Regeln gelten.
03Wir haben schon eine OCR- oder Erfassungslösung. Wird sie ersetzt?
Nicht zwingend. Funktioniert Ihre Erfassung, bauen wir Prüfung, Prüfliste und Übergabe darum herum und ergänzen modellgestützte Auslesung nur bei den Dokumentarten, bei denen sie etwas bringt.
04Entscheidet das System über Ansuchen oder Schadensfälle?
Nein. Es bereitet Daten auf und prüft sie. Bescheide und andere Entscheidungen mit rechtlicher oder finanzieller Wirkung bleiben bei Ihren Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern, im Einklang mit Art. 22 DSGVO und Ihren internen Regeln.
05Wo werden die Schriftstücke verarbeitet und gespeichert?
In der Cloud-Region oder dem Rechenzentrum Ihrer Wahl; wenn Sie es vorgeben, bleiben die Daten in der EU. Jeden Verarbeitungsschritt dokumentieren wir, auch einen allfälligen externen Modelldienst, damit Ihre Datenschutzbeauftragten ihn vor dem Echtbetrieb beurteilen können.
06Womit fängt man sinnvollerweise an?
Mit einer Dokumentart, die in großer Zahl kommt und klaren Regeln folgt, etwa Eingangsrechnungen oder einem einzelnen Antragsformular. So bewähren sich Ablauf, Prüfansicht und Messung, bevor weitere Arten dazukommen. Mehr dazu, wie wir Projekte umsetzen.
Sprechen wir über Ihre Dokumentenflüsse
Bringen Sie zwei oder drei Dokumentarten mit und die Systeme, in denen sie landen. Wir zeigen Ihnen, wie ein erstes Release über Ihre Märkte und Sprachen hinweg aussehen könnte.