Die Antwort finden, die Quelle sehen und nichts, was Sie nicht sehen dürfen.
Ob Richtlinie, Arbeitsanweisung, Ticket oder Produktunterlage: Das Wissen steckt in SharePoint, Confluence, Netzlaufwerken und Fachanwendungen. Unser Suchdienst hält sich an die Rechte, die in jeder Quelle gelten, belegt jede Antwort mit Zitaten und gibt offen zu, wenn er nichts Belastbares findet.
Für Organisationen in Österreich, deren Wissen über Systeme, Standorte und Sprachen verteilt ist und deren Berechtigungen dabei halten müssen.
Nur Quellen mit Freigabe kommen ins System, und ihre Zugriffsrechte kommen mit; beim Indexieren erhält jedes Dokument Metadaten. Stellt jemand eine Frage, durchsucht das System ausschließlich Inhalte, auf die diese Person Zugriff hat. Sind die Belege dünn oder widersprüchlich, landet die Frage bei der fachlich zuständigen Stelle, andernfalls kommt eine Antwort mit Zitaten. Aus Rückmeldungen werden bessere Quellen und neue Testfälle.
Vorher und nachher
Was sich im Arbeitsalltag ändert
Heute
Mit dem System
Heute
Heute: Die Suche liefert alles
Eine Stichwortsuche zeigt Hunderte Dateien, darunter Entwürfe, Doppelungen und Fassungen, die schon vor Jahren außer Kraft gesetzt wurden.
Mit dem System
Mit dem System: Kurze Antworten mit Quellen
Zu jeder Antwort gehören die zitierten Textstellen samt Link und dem Datum, an dem die Quelle zuletzt geprüft wurde.
Heute
Heute: Wissen liegt bei wenigen Köpfen
Am schnellsten kommt man zur Antwort, indem man die Kollegin oder den Kollegen mit der längsten Erfahrung fragt. Das wächst nicht mit, und es geht verloren, wenn diese Person in Pension geht.
Mit dem System
Mit dem System: Berechtigungen reisen mit dem Inhalt
Gefiltert wird bei jeder Frage nach den Rechten genau dieser Person. Ein gemeinsamer Index bleibt dadurch kein offenes Geheimnis.
Heute
Heute: Antworten ohne Beleg
Man gibt weiter, woran man sich erinnert. Welche Fassung der Richtlinie hinter einer Auskunft steckt, weiß hinterher keiner mehr.
Mit dem System
Mit dem System: Keine Antwort bei dünner Beleglage
Geben die Quellen nichts her, sagt der Assistent das offen. Die Frage wandert dann zu der Stelle, die für das Thema verantwortlich ist.
Heute
Heute: Sprachgrenzen
Die Arbeitsanweisung gibt es, aber nur auf Englisch aus der Konzernzentrale, und gefragt wird auf Deutsch.
Mit dem System
Mit dem System: Suche über Sprachgrenzen
Fragen Sie auf Deutsch, sucht das System auch in englischen Unterlagen oder in denen Ihrer Tochtergesellschaften und antwortet trotzdem auf Deutsch.
Workflow
So läuft der Ablauf
Die Qualität der Treffer hängt mehr an den Quellen als am Modell. Am Anfang des Ablaufs steht darum die Entscheidung der Fachverantwortlichen, was in den Index kommt, und am Ende landen die Rückmeldungen wieder bei ihnen.
Beispielhafter Ablauf
7 Schritte · 2 menschliche Prüfungen
Legende
System
Person
Menschliche Prüfung
Ausnahmepfad
Wissensassistenz: illustrativer Ablauf mit Enthaltungspfad
Diagramm als Text lesen
Auf dem Hauptpfad folgen aufeinander: freigegebene Quellen anbinden, mit Metadaten indexieren, eine Person fragt, das System sucht nur in berechtigten Inhalten, eine Antwort mit Zitaten entsteht, Rückmeldungen fließen in die Bewertung.
Erster menschlicher Kontrollpunkt ist die Freigabe: Ohne Zustimmung der Fachverantwortlichen wird keine Quelle indexiert.
Sind die Belege zu dünn oder die Quellen widersprüchlich, gibt es keine Antwort des Assistenten. Stattdessen zweigt die Frage zur Fachverantwortung ab; dort wird sie beantwortet, und es wird entschieden, ob eine Quelle zu ändern ist. Anschließend läuft der Fall bei Rückmeldung und Bewertung in den Hauptpfad zurück.
01
Schritt 1: Freigegebene Quellen anbindenSystem
Ob SharePoint-Site, Confluence-Bereich, Netzlaufwerk, Ticketsystem oder Dokumentablage im ERP: Die Konnektoren holen Inhalt und Zugriffsliste jedes Elements gemeinsam ab.
Menschliche Prüfung
Indexiert wird erst, wenn die Fachverantwortlichen eine Quelle samt Umfang freigegeben haben. Wird eine Quelle zurückgezogen, fliegt sie aus dem Index.
02
Schritt 2: Mit Metadaten indexierenSystem
Das System zerlegt Dokumente anhand ihrer Kapitel und Abschnitte und vermerkt zu jedem Teil Zuständigkeit, Sprache, Status (Entwurf, gültig, abgelöst) und Datum der letzten Prüfung. Stichwort- und Vektorsuche laufen in einem gemeinsamen, hybriden Index.
03
Schritt 3: Fragen, wo man arbeitetPerson
Niemand muss ein neues Werkzeug lernen: Fragen kommen aus dem Intranet, aus Microsoft Teams, aus der Servicekonsole oder direkt aus der Fachanwendung, jeweils mit der Identität der Person.
04
Schritt 4: Suche nach BerechtigungSystem
Das System erweitert die Frage in andere Sprachen, behält nur Treffer, für die die Person berechtigt ist, und reiht sie neu. Abgelöste Dokumente fallen heraus, Widersprüche zwischen Quellen werden markiert.
05
Schritt 5: An die Fachverantwortung weiterleitenPerson
Reichen die Belege nicht aus oder stehen Quellen im Widerspruch, erhält die zuständige Person die Frage, zusammen mit den gefundenen Textstellen.
Ausnahmepfad: Belege fehlen oder widersprechen sich· Zurück zu Schritt 7
Menschliche Prüfung
Lieber keine Antwort als eine geratene. Die Antwort gibt dann ein Mensch, der auch festlegt, ob eine Quelle neu entstehen, überarbeitet oder zurückgezogen werden soll.
06
Schritt 6: Antwort mit QuellenangabeSystem
Grundlage der kurzen Antwort sind allein die gefundenen Textstellen. Hinter jeder Aussage steht ein Link zur Quelle, dazu die zuständige Person und das letzte Prüfdatum.
07
Schritt 7: Rückmeldung und BewertungSystem
Aus Bewertungen, Korrekturen und weitergeleiteten Fragen entstehen Testfälle. Bevor sich an Suche oder Prompts etwas ändert, wird neu gemessen, wie gut die Antworten belegt und die Zitate korrekt sind.
Komponenten
Was wir bauen würden
01
Konnektoren mit Berechtigungsabgleich
Konnektoren, die laufend nur Änderungen übernehmen: Zugriffslisten, Löschungen und Versionsstand jedes Quellsystems.
Testsets je Fachgebiet, Bewertung von Belegtheit und Quellenangaben sowie Berichte für die Fachverantwortlichen zu offenen Fragen und veralteten Quellen.
Betrieb in Ihrem Mandanten und Ihrer Region, mit privater Netzanbindung an Quellen und Modell-Endpunkte; Ihre Inhalte werden nicht zum Training verwendet.
Sammlungen von Richtlinien, Erlässen und Arbeitsanweisungen
Produkt- und Technikdokumentation
Kern der Lösung
Wissenszugang im Unternehmen
Angebundene Systeme
Identitätsanbieter und Verzeichnis der Gruppen (etwa Microsoft Entra ID)
Wissensdatenbank und Konsole von Salesforce Service CloudPlattformSalesforce
SAP-Dokumentablagen und GeschäftsobjektePlattformSAP
Microsoft Teams und Intranet
Plattform für Servicemanagement
Kontrollen
Eingebaute Kontrollen
Zugriffsgrenzen
Einen gemeinsamen Index mit eingeebneten Rechten gibt es nicht. Jedes Element trägt seine eigene Zugriffsliste mit, und bei jeder Frage zählen Identität und Gruppen der Person zu genau diesem Zeitpunkt.
Vertrauliche Bereiche wie Personal, Recht oder Sicherheit bleiben auf Wunsch komplett draußen oder werden nur für ihren eigenen Personenkreis durchsuchbar.
Menschliche Prüfung
Die Fachverantwortlichen bestimmen, was in den Index kommt, und werden über unbeantwortete Fragen und widersprüchliche Quellen informiert. Wo viel auf dem Spiel steht, kann der Assistent auf wörtliche Zitate beschränkt werden.
Nachvollziehbarkeit
Zu jeder Antwort protokollieren wir Frage, gefundene Passagen, zitierte Quellen, Modell- und Prompt-Version sowie die Rückmeldung der Nutzerin oder des Nutzers, mit einer Aufbewahrungsfrist, die Sie festlegen.
Datenschutz
Für personenbezogene Daten in den Quellen gelten weiter die Zugriffsregeln dieser Quellen. Wo es geht, pseudonymisieren wir die Protokolle; zum Training externer Modelle wird nichts verwendet.
KI-Transparenz
Auf der Oberfläche steht klar, dass ein KI-System antwortet. Jede Antwort zeigt ihre Quellen, und eine falsche lässt sich ohne Umweg melden.
Kennzahlen
Woran wir den Erfolg messen würden
Welche Größen zählen, entscheiden wir mit Ihnen in der Analysephase, auf Basis echter Fragen der Teams, die später mit dem Assistenten arbeiten.
Woran wir den Erfolg messen würden
Kennzahl
Warum sie zählt
Wie wir sie messen würden
01Belegtheit
Warum sie zähltEine Antwort ohne Rückhalt in den Quellen richtet mehr Schaden an als keine Antwort.
Wie wir sie messen würdenWie viele Aussagen einer Antwort die zitierten Stellen tatsächlich decken, ermittelt auf einem Testset und durch Stichproben von Menschen.
02Richtige Quellenangaben
Warum sie zähltWer eine Antwort nachprüfen will, soll das mit einem Klick können.
Wie wir sie messen würdenAnteil der Quellenangaben, die tatsächlich auf die Passage zeigen, welche die Aussage stützt.
03Sucherfolg
Warum sie zähltZeigt, ob man findet, was man braucht, und nicht bloß, ob irgendein Text zurückkommt.
Wie wir sie messen würdenBewertungen, Folgefragen und Weiterleitungen pro Fachgebiet, ausgewertet aus Protokollen und Rückmeldungen.
04Zeit bis zur Antwort bei festgelegten Aufgaben
Warum sie zähltStellt den Bezug zur echten Arbeit her, zum Beispiel wenn der Servicedesk eine Frage zu einer Richtlinie beantwortet.
Wie wir sie messen würdenZeitvergleich vorher und nachher, anhand einer festen Auswahl typischer Fragen.
Ziele werden erst nach einer Ausgangsmessung festgelegt.
Einführung
Wie wir es einführen würden
Phase 01
Analyse und Sichtung der Quellen
Wir starten mit einem Fachgebiet, in dem die Zuständigkeiten klar sind, etwa Personalrichtlinien oder der Produktsupport, sammeln dort reale Fragen und schauen uns an, wie es um die Quellen steht.
Abschlusskriterien
Quellen und Zuständige vereinbart
Fragenkatalog gesammelt
Berechtigungsmodell mit der IT-Sicherheit überprüft
Phase 02
Pilot mit einer festen Gruppe
Ein Team nutzt den Assistenten in einer einzigen Oberfläche, ausschließlich mit freigegebenen Quellen.
Abschlusskriterien
Kriterien für Belegtheit und Quellenangaben erfüllt
Zugriffstests ohne Rechteverletzung
Rückmeldeschleife zu den Fachverantwortlichen in Gebrauch
Phase 03
Weitere Fachgebiete
Zusätzliche Quellen und Personenkreise, jeweils nach derselben Prüfung von Zuständigkeiten, Berechtigungen und Testfragen.
Abschlusskriterien
Testset je Fachgebiet
Pflege der Inhalte mit den Verantwortlichen vereinbart
Phase 04
Betrieb
Ihr Team übernimmt Überwachung, Testläufe und Inhaltsberichte; für den Dienst gibt es eine klar benannte Verantwortung.
Landesgesetze, Erlässe und interne Richtlinien für Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter eines Amtes der Landesregierung, jede Auskunft mit Fundstelle.
Produktbedingungen, Compliance-Richtlinien und Abläufe für Beraterinnen, Berater und das Backoffice.
Beispiel zur Veranschaulichung
Erlässe und Richtlinien in einer Bundesdienststelle
Ausgangslage
Eine nachgeordnete Dienststelle des Bundes mit mehreren Außenstellen hat Erlässe, interne Richtlinien und Aktenvermerke über Intranet und Netzlaufwerke verteilt. Bedienstete stellen der Rechtsabteilung immer wieder dieselben Fragen.
System
Ein Assistent im Intranet antwortet nur aus geltenden Erlässen und den Richtlinien, die für die fragende Person gelten, und nennt jeweils Erlass, Geschäftszahl und Absatz.
Menschliche Kontrolle
Die Rechtsabteilung gibt die Quellen frei und kennzeichnet aufgehobene Erlässe. Fragen, die die Quellen nicht abdecken, gehen an die zuständige Juristin oder den zuständigen Juristen und werden nicht vom Assistenten beantwortet.
Was wir messen würden
Belegtheit und richtige Quellenangaben auf einem Fragenkatalog je Fachgebiet sowie die Zahl der an die Rechtsabteilung weitergeleiteten Fragen.
Österreich
Wissen über Landes- und Sprachgrenzen
Österreichische Unternehmen mit Tochtergesellschaften in Deutschland oder Mittel- und Osteuropa führen ihre Richtlinien in mehreren Sprachen, nach unterschiedlichem nationalem Recht und in Systemen mit jeweils eigenen Berechtigungen. Wir planen eine Suche, die diese Berechtigungen unangetastet lässt und sprachübergreifend antwortet. So kann sich ein Team in Linz auf eine Vorgabe verlassen, die in Ljubljana geschrieben wurde.
Wo gehostet wird, was protokolliert und wie lange aufbewahrt wird, legen wir vorab mit Ihren Datenschutzbeauftragten fest, auf Basis von DSGVO und Datenschutzgesetz (DSG). Hilft ein Assistent Menschen bei ihrer Arbeit, planen wir die Transparenzpflichten der KI-Verordnung von Anfang an ein und halten fest, wie Antworten zustande kommen und wie wir sie prüfen.
01Woran erkennen wir, dass niemand mehr sieht, als er sehen darf?
Wir übernehmen die Zugriffslisten jeder Quelle und wenden sie bei jeder einzelnen Frage auf die Identität der Person an. Getestet wird das gezielt: Vor dem Pilot prüfen wir mit Konten aus unterschiedlichen Gruppen, ob irgendwo Inhalte über eine Gruppengrenze durchsickern.
02Und wenn der Assistent falschliegt?
Damit ist zu rechnen. Deshalb steht bei jeder Antwort, worauf sie beruht, und ein Fehler ist mit einem Klick gemeldet. Die Meldung landet bei der Fachverantwortung und wird ein Testfall. Wenn die Belege dünn sind, verzichtet der Assistent bewusst auf eine Antwort, statt zu raten.
03In unserer Bürosoftware steckt bereits ein Assistent. Wozu dann eine eigene Lösung?
Manchmal braucht es keine. Wenn Ihre Inhalte in einer einzigen Suite liegen und der mitgelieferte Assistent Ihre Qualitätskriterien erfüllt, unterstützen wir bei Konfiguration und Governance. Ein eigener Dienst ist sinnvoll, wenn Quellen in mehreren Systemen stecken, wenn Sie Suche und Bewertung selbst in der Hand haben möchten oder wenn Vorgaben zur Datenhaltung gegen den Standard sprechen.
04Unsere Unterlagen sind unübersichtlich. Müssen wir zuerst alles bereinigen?
Nein. Erfahrungsgemäß bremst aber die Inhaltspflege mehr als die Technik. Darum fangen wir mit einem Fachgebiet an, markieren Entwürfe und abgelöste Fassungen und liefern den Verantwortlichen Berichte zu Doppelungen und veralteten Quellen. Die Qualität steigt so zuerst dort, wo es am meisten zählt.
05Kann der Assistent über deutsche, englische und anderssprachige Quellen hinweg antworten?
Ja. Mehrsprachige Embeddings und eine in andere Sprachen erweiterte Suche finden auch fremdsprachige Quellen, etwa englische Vorgaben einer Konzernmutter. Die Antwort kommt in der Sprache, in der gefragt wurde, und verweist auf die Originalstellen.
06Wie viel Zeit braucht ein Pilot?
Das entscheidet vor allem, wie rasch wir an Quellen und Verantwortliche herankommen. Welchen Umfang der Pilot hat und wann er abgeschlossen ist, legen wir in der Analysephase fest. Lesen Sie, wie wir Projekte angehen, und mehr über KI-Engineering bei uns.
Sprechen wir über Ihre Wissensquellen
Erzählen Sie uns, wo Ihr Wissen steckt und wer darauf angewiesen ist. Wir betrachten Quellen, Rechte und Sprachen im Zusammenhang und empfehlen ein Fachgebiet für den Anfang.