Asiakirjat sisään, tarkistettu data ulos. Poikkeukset ratkaisee ihminen.
Hakemukset, laskut, korvaushakemukset ja kirjeet saapuvat monessa eri muodossa. Rakennamme vastaanoton, joka luokittelee jokaisen asiakirjan, poimii olennaiset kentät, tarkistaa ne sääntöjäsi vasten ja ohjaa ihmiselle vain epävarmat tapaukset.
Organisaatioille, jotka vastaanottavat asiakirjoja suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi monessa muodossa ja tarvitsevat jokaiselle arvolle jäljitettävän alkuperän.
Järjestelmä vastaanottaa asiakirjat kaikista kanavista, luokittelee ne, poimii tiedot ja tarkistaa ne. Tapaukset, jotka jäävät luottamusrajan alle tai eivät läpäise sääntöä, siirtyvät ihmiselle tarkastusjonoon. Tarkistetut tiedot siirtyvät tietojärjestelmään, ja tarkastajien korjaukset täydentävät arviointiaineistoa.
Ennen ja jälkeen
Mikä muuttuu työpäivässä
Nyt
Järjestelmän kanssa
Nyt
Nyt: Tietoja näppäillään liitteistä
Henkilöstö avaa jokaisen PDF:n, skannauksen tai e-lomakkeen ja kopioi nimet, summat ja viitteet käsin asianhallinta- tai ERP-järjestelmään.
Järjestelmän kanssa
Järjestelmän kanssa: Tiedot saapuvat jäsenneltyinä
Kentät poimitaan yhdessä niiden sijainnin kanssa, joten tarkastaja näkee arvon ja lähdeasiakirjan kohdan rinnakkain.
Nyt
Nyt: Virheet löytyvät myöhään
Puuttuvat sivut ja ristiriitaiset tiedot paljastuvat viikkoja myöhemmin, kun päätöksestä valitetaan tai maksu palautuu.
Järjestelmän kanssa
Järjestelmän kanssa: Säännöt ajetaan jo vastaanotossa
Täydellisyys, perustietojen vastaavuus ja liiketoimintasäännöt tarkistetaan ennen asian avaamista, kun lähettäjältä voi vielä kysyä.
Nyt
Nyt: Jokainen asiakirja vie yhtä paljon aikaa
Siisti ja täydellinen lasku vie käsittelyssä yhtä kauan kuin sotkuinen ja monitulkintainen.
Järjestelmän kanssa
Järjestelmän kanssa: Huomio menee poikkeuksiin
Siistit asiakirjat menevät suoraan läpi. Ihmiset käsittelevät epävarmojen ja poikkeavien tapausten jonoa, ja jokaisen tapauksen kohdalla näkyy syy.
Nyt
Nyt: Tiedon alkuperää ei ole kirjattu
Kun tarkastaja kysyy, mistä arvo on peräisin, vastaus riippuu siitä, kuka sen näppäili.
Järjestelmän kanssa
Järjestelmän kanssa: Jokainen arvo on jäljitettävissä
Lähdeasiakirja, poiminta, luottamusarvo, sääntöjen tulokset ja tarkastajan muutokset kirjataan jokaisesta kentästä.
Työnkulku
Näin työnkulku etenee
Seitsemän vaihetta, yksi poikkeuspolku. Raja-arvot ja säännöt sovitaan prosessin omistajien kanssa ja hienosäädetään omilla asiakirjoillasi, ennen kuin mitään ajetaan tuotannossa.
Havainnollistava työnkulku
7 vaihetta · 1 ihmisen tarkistuspiste
Selite
Järjestelmä
Henkilö
Ihmisen tarkistuspiste
Poikkeuspolku
Asiakirjojen käsittely: havainnollistava työnkulku ja poikkeuspolku
Lue kaavio tekstinä
Päätyönkulku etenee vastaanotosta luokitteluun, poimintaan ja tarkistukseen ja siitä siirtoon tietojärjestelmään. Lopuksi järjestelmä oppii korjauksista.
Tarkistuksen jälkeen jokainen asiakirja, jonka jokin kenttä jää luottamusrajan alle tai joka ei läpäise liiketoimintasääntöä, siirtyy päätyönkulusta tarkastusjonoon. Siellä ihminen vahvistaa tai korjaa arvot. Tarkastetut asiakirjat palaavat päätyönkulkuun siirtovaiheessa.
Tarkastusjono on ihmisen tarkistuspiste: epävarmat arvot eivät koskaan päädy tietojärjestelmään ilman ihmistä.
01
Vaihe 1: Vastaanotto kaikista kanavistaJärjestelmä
Skannaukset, sähköpostiliitteet, portaaliin ladatut tiedostot ja e-lomakkeet tulevat yhteen vastaanottojonoon asiaviitteen, kanavan metatietojen ja tarkistussumman kanssa. Jäsennellyt verkkolaskut (Peppol UBL) ohittavat poiminnan ja menevät suoraan tarkistukseen.
02
Vaihe 2: Erottelu ja luokitteluJärjestelmä
Usean asiakirjan nipuista erotellaan osat. Jokainen osa luokitellaan asiakirjatyypin ja kielen mukaan, ja luokka määrää, mitä poimintaskeemaa ja sääntöjoukkoa käytetään.
03
Vaihe 3: Kenttien poimintaJärjestelmä
Asettelun tunnistava OCR lukee sivun, ja kielimalli poimii sovitut kentät tiukkaan skeemaan. Jokaisella kentällä on luottamusarvo ja sijainti lähdeasiakirjassa.
04
Vaihe 4: Tarkistus sääntöjä vastenJärjestelmä
Arvot tarkistetaan perustietoja (asiakas-, toimittaja-, ALV- ja IBAN-rekisterit), kenttien välisiä sääntöjä ja kaksoiskappaleita vasten. Kentät, jotka ylittävät sovitun luottamusrajan ja läpäisevät kaikki säännöt, menevät suoraan läpi.
05
Vaihe 5: TarkastusjonoHenkilö
Tarkastaja näkee asiakirjan ja poimitut arvot rinnakkain. Hylätty sääntö tai epävarma kenttä on korostettu, ja tarkastaja vahvistaa tai korjaa arvot.
Poikkeuspolku: Alle raja-arvon tai sääntö ei täyty· Palaa vaiheeseen 6
Ihmisen tarkistuspiste
Epävarmat arvot eivät koskaan päädy tietojärjestelmään ilman ihmistä. Tarkastaja voi myös hylätä asiakirjan ja pyytää lähettäjältä uuden.
06
Vaihe 6: Siirto tietojärjestelmäänJärjestelmä
Tarkistetut tiedot avaavat tai päivittävät asian asianhallintajärjestelmässä, CRM:ssä tai ERP:ssä sen rajapinnan kautta. Lähdeasiakirja liitetään mukaan, ja sille asetetaan säilytysluokka.
07
Vaihe 7: Oppiminen korjauksistaJärjestelmä
Tarkastajien korjaukset tallennetaan merkittyinä esimerkkeinä. Ne laajentavat arviointiaineistoa, ja raja-arvot tai kehotteet muuttuvat vasta, kun uusi versio läpäisee sen.
Osat
Mitä rakentaisimme
01
Vastaanotto ja kanavaliittymät
Sähköpostin, skannerien, portaalin ja e-lomakkeiden liittymät, jotka tuovat jokaisen asiakirjan yhteen jonoon metatietojen ja asiaviitteen kanssa.
Tarkastajat näkevät vain ne asiakirjatyypit ja asiat, jotka heidän roolinsa sallii. Poimintapalveluilla ei ole pysyvää pääsyä tietojärjestelmään, ja siirto käyttää jokaisessa integraatiossa omaa, rajattua palvelutiliä.
Ihmisen tarkastus
Luottamusrajat ja hylätyt säännöt ohjaavat tapaukset ihmiselle. Raja-arvot asetetaan kentittäin eikä asiakirjoittain, ja niitä lasketaan vasta, kun arviointiaineisto osoittaa sen turvalliseksi. Hakemuksista päättävät aina käsittelijät.
Jäljitettävyys
Jokaisesta kentästä kirjataan sijainti lähteessä, poimittu arvo, luottamusarvo, sääntöjen tulokset, mallin ja kehotteen versio sekä tarkastajan muutokset syykoodeineen.
Tietosuoja
Henkilötietoja minimoidaan jo vastaanotossa, tietopyyntöjä varten tietoja voi peittää, ja säilytys ja poisto noudattavat säilytysaikojasi. Käsittely pysyy sovitulla alueella.
Tekoälyn läpinäkyvyys
Mallin ja kehotteen versiot dokumentoidaan arviointituloksineen. Kun tulokset vaikuttavat ihmisiin, tekoälyn käyttö kirjataan organisaatiosi tekoälyrekisteriin ja kerrotaan hakijoille annettavissa tiedoissa.
Mittarit
Mitä mittaisimme
Sovimme mittarit kanssasi esiselvityksen aikana ja mittaamme ensin lähtötason nykyisestä prosessistasi.
Mitä mittaisimme
Mittari
Miksi se on tärkeä
Miten mittaisimme sen
01Suoraan läpi menevien osuus
Miksi se on tärkeäNäyttää asiakirjatyypeittäin, kuinka paljon rutiinityötä ei enää tarvitse ihmistä.
Miten mittaisimme senNiiden asiakirjojen osuus, jotka läpäisevät kaikki raja-arvot ja säännöt ilman tarkastusta, työnkulun lokeista.
02Poikkeusten määrä ja syyt
Miksi se on tärkeäKertoo, johtuvatko poikkeukset huonoista skannauksista, puuttuvista tiedoista vai säännöistä, joita pitää muuttaa.
Miten mittaisimme senTarkastusjonon määrä syykoodeittain, kanavittain ja asiakirjatyypeittäin.
03Kenttätason tarkkuus
Miksi se on tärkeäLaatumittari, jolla on merkitystä myöhemmille päätöksille ja maksuille.
Miten mittaisimme senTarkkuus ja kattavuus (precision ja recall) kentittäin sovitulla, merkityllä validointiaineistolla, ajettuna uudelleen jokaisessa julkaisussa.
04Käsittelyaika
Miksi se on tärkeäNäyttää säästetyn työn ja tarkastukseen siirtyneen työn.
Miten mittaisimme senAika vastaanotosta siirtoon sekä aktiivinen tarkastusaika poikkeusta kohden, jonon aikaleimoista.
Tavoitteita ei aseteta ennen kuin lähtötaso on mitattu.
Käyttöönotto
Miten ottaisimme sen käyttöön
Vaihe 01
Esiselvitys ja lähtötaso
Kaksi tai kolme asiakirjatyyppiä, yksi kanava, nykyiset määrät ja virhetyypit. Merkitsemme validointiaineiston todellisista, anonymisoiduista asiakirjoista.
Päättymiskriteerit
Kentät, säännöt ja laatukriteerit sovittu
Lähtötaso mitattu
Tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi aloitettu
Vaihe 02
Pilotti varjotilassa
Järjestelmä poimii ja tarkistaa tiedot nykyisen prosessin rinnalla. Ihmiset tekevät työn edelleen ja vertaavat tuloksia.
Päättymiskriteerit
Kenttätarkkuus täyttää sovitut kriteerit
Raja-arvot asetettu kentittäin
Tarkastajat koulutettu työpöydän käyttöön
Vaihe 03
Hallittu tuotanto
Suora läpikäsittely otetaan käyttöön pilotoiduille asiakirjatyypeille, ja automaattisesti hyväksytyistä tapauksista tarkastetaan otoksia.
Päättymiskriteerit
Otokset eivät osoita hyväksymättömiä virheitä
Ajo-ohje ja seuranta luovutettu
Palautus edelliseen versioon testattu
Vaihe 04
Laajentaminen
Lisää asiakirjatyyppejä, kanavia ja kieliä. Jokainen läpäisee saman arviointiportin ennen tuotantoon siirtymistä.
Lähetysluettelot, vaatimustenmukaisuustodistukset ja tulliasiakirjat, jotka täsmäytetään ostotilauksiin.
Havainnollistava esimerkki
Avustushakemukset liitteineen valtion virastossa
Tilanne
Valtion viraston avustusyksikkö vastaanottaa hakemukset sähköisellä lomakkeella, mutta talousarviot, tilinpäätökset ja muut liitteet tulevat PDF-tiedostoina ja skannauksina. Käsittelijät tarkistavat liitteiden tiedot käsin ennen arviointia.
Järjestelmä
Vastaanotto luokittelee liitteet, poimii summat, hakijan tiedot ja ajanjaksot ja vertaa niitä hakemuslomakkeen tietoihin. Puuttuvat liitteet havaitaan heti, ja tarkistetut tiedot siirtyvät asianhallintajärjestelmään.
Ihmisen ohjaus
Epävarmat kentät ja ristiriidat lomakkeen ja liitteiden välillä odottavat käsittelijää tarkastusjonossa. Avustuksesta päättää aina viraston käsittelijä.
Mitä mittaisimme
Suoraan läpi menevien osuus liitetyypeittäin, poikkeusten syyt ja kenttätarkkuus merkityllä validointiaineistolla.
Suomi
Verkkolasku ohittaa poiminnan
Suomessa verkkolasku on arkipäivää. Laki sähköisestä laskutuksesta (241/2019) antaa hankintayksiköille oikeuden vaatia toimittajilta EN 16931 -muotoisen sähköisen laskun, eikä sähköpostitse lähetetty PDF ole verkkolasku. Jäsennellyt laskut menevät siksi suoraan tarkistukseen, ja poiminta keskittyy hakemuksiin, liitteisiin, kirjeisiin ja paperilla saapuviin asiakirjoihin.
Kun organisaatio toimii useassa EU-maassa, sama asiakirjatyyppi saapuu eri kielillä ja muodoissa. Suunnittelemme yhden vastaanotto- ja poimintakerroksen, jossa on maakohtaiset skeemat ja sääntöjoukot. Kun poimittuja tietoja käytetään ihmisiä koskeviin päätöksiin, suunnittelemme tietosuoja-asetuksen ja tekoälysäädöksen mukaan: dokumentoitu käsittely, ihmisen tarkastus ja lokit, joita tarkastajat voivat seurata.
Se riippuu asiakirjoistasi, joten mittaamme sen emmekä lupaa sitä etukäteen. Merkitsemme validointiaineiston omista, anonymisoiduista asiakirjoistasi ja raportoimme tarkkuuden ja kattavuuden kentittäin. Poimintamallit tekevät virheitä, ja siksi epävarmat kentät menevät ihmiselle eivätkä suoraan tietojärjestelmään.
02Pystyykö se käsittelemään käsialaa, huonoja skannauksia ja useita kieliä?
Käsin täytetyt lomakkeet ja huonot skannaukset voidaan lukea, mutta pienemmällä luottamuksella, joten useampi niistä päätyy tarkastusjonoon. Suomen-, ruotsin- ja englanninkieliset asiakirjat luokitellaan ensin kielen mukaan, jotta kukin saa oikean skeeman ja säännöt.
03Meillä on jo OCR tai tiedonkeruutuote. Korvataanko se?
Ei välttämättä. Jos nykyinen tiedonkeruu toimii, rakennamme tarkistuksen, tarkastuksen ja siirron sen ympärille ja lisäämme mallipohjaisen poiminnan vain niihin asiakirjatyyppeihin, joissa siitä on hyötyä.
04Tekeekö järjestelmä päätöksiä hakemuksista tai korvauksista?
Ei. Se valmistelee ja tarkistaa tiedot. Päätökset, joilla on oikeudellisia tai taloudellisia vaikutuksia, tekevät käsittelijäsi tietosuoja-asetuksen 22 artiklan ja omien käytäntöjesi mukaisesti.
05Missä asiakirjoja käsitellään ja säilytetään?
Valitsemallasi pilvialueella tai konesalissa. Dokumentoimme jokaisen käsittelyvaiheen, myös mahdolliset ulkoiset mallipalvelut, jotta tietosuojavastaavasi voi arvioida ne ennen tuotantoon siirtymistä.
06Mikä on järkevä ensimmäinen laajuus?
Yksi suurivolyyminen asiakirjatyyppi, jolla on selkeät säännöt, kuten yksi hakemuslomake liitteineen tai PDF-muodossa saapuvat laskut. Se todentaa työnkulun, tarkastusnäkymän ja mittarit, ennen kuin tyyppejä lisätään. Lue lisää toimintatavastamme.
Kerro asiakirjavirroistasi
Valitse kaksi tai kolme asiakirjatyyppiä ja järjestelmät, joihin ne päätyvät. Näytämme, miltä ensimmäinen julkaisu voisi näyttää.