Siirry pääsisältöön
FromNine
Valikko

Asiankäsittely

Järjestelmä valmistelee ja tarkistaa jokaisen asian. Käsittelijä päättää.

Hakemukset, luvat, avustukset, korvausasiat ja oikaisuvaatimukset kulkevat monen käden kautta, ennen kuin kukaan päättää. Rakennamme asiankäsittelyn, joka vastaanottaa jäsenneltyä tietoa, kysyy hakijalta puuttuvat tiedot kerralla, hakee rekistereissä jo olevat tiedot, ajaa versioidut säännöt ja luonnostelee päätöksen, jotta käsittelijät voivat keskittyä arviointiin.

Organisaatioille, jotka käsittelevät hakemuksia ja korvausasioita omine rekistereineen, sääntöineen ja määräaikoineen, Suomessa ja yli rajojen.

Tyypilliset käyttäjät
  • Käsittelijät
  • Tiiminvetäjät
  • Juristit ja ohjeistuksen asiantuntijat
  • Hakijat
Havainnollistava työnkulku
  1. 01Hakemuksen vastaanotto ja tarkistusJärjestelmä
  2. 02Puuttuvien tietojen pyyntöJärjestelmä
  3. 03Tietojen haku rekistereistäJärjestelmä
  4. 04Versioitujen sääntöjen ajoJärjestelmä
  5. 05Lähteisiin perustuva yhteenvetoTekoälyagentti
  6. 06Arviointi ja päätösHenkilö
  7. 07Päätöksen luonnostelu ja antaminenJärjestelmä
Hakemus saapuu jäsenneltynä tietona, ja sen täydellisyys tarkistetaan. Jos jotain puuttuu, hakija saa yhden pyynnön, ja asia jatkuu, kun puuttuvat tiedot ovat saapuneet. Järjestelmä hakee tiedot rekistereistä, ajaa versioidut säännöt ja laatii yhteenvedon, jossa jokainen väite linkittyy lähteeseensä. Käsittelijä arvioi ja päättää ja hyväksyy hyväksytystä pohjasta luonnostellun päätöksen, ennen kuin se annetaan ja kirjataan.

Ennen ja jälkeen

Mikä muuttuu käsittelijöille ja hakijoille

  1. Nyt

    Nyt: Asiakirjat kulkevat edestakaisin

    Puuttuva liite huomataan viikkoja hakemuksen jättämisen jälkeen, hakijalta pyydetään sitä kirjeellä, ja asia odottaa sillä välin.

    Järjestelmän kanssa

    Järjestelmän kanssa: Täydellinen ennen kuin käsittely alkaa

    Täydellisyys tarkistetaan jo vastaanotossa, ja hakija saa yhden pyynnön, jossa luetellaan tarkasti, mitä puuttuu.

  2. Nyt

    Nyt: Jo olemassa olevien tietojen kysyminen

    Hakijat toimittavat otteita ja todistuksia, jotka ovat jo rekisterissä, ja henkilöstö näppäilee ne asianhallintajärjestelmään.

    Järjestelmän kanssa

    Järjestelmän kanssa: Rekisteritiedot haetaan, niitä ei pyydetä

    Luotettavassa lähteessä oleva tieto haetaan sen rajapinnan kautta kirjatulla käyttötarkoituksella ja näytetään käsittelijälle alkuperätietoineen.

  3. Nyt

    Nyt: Sama asia, eri lopputulos

    Jokainen käsittelijä tarkistaa kriteerit omista muistiinpanoistaan ja kirjoittaa päätöksen vanhan esimerkin pohjalta. Samanlaiset asiat voivat päättyä eri tavoin, eikä jälkikäteen tiedetä, mitä sääntöjen versiota sovellettiin.

    Järjestelmän kanssa

    Järjestelmän kanssa: Yksi sääntöjoukko, kirjattuna

    Kriteerit ajetaan versioituina päätösmalleina testitapauksineen, päätökset alkavat hyväksytyistä pohjista, ja asiakirjoista näkyy, mitä sääntöversiota sovellettiin.

  4. Nyt

    Nyt: Määräajat taulukoissa

    Lakisääteisiä määräaikoja seurataan käsin, ja vanhat asiat painuvat jonon pohjalle, kunnes niistä tulee kiireellisiä.

    Järjestelmän kanssa

    Järjestelmän kanssa: Määräajat näkyvissä

    Jokaisella asialla on lakisääteinen määräaikansa, tiiminvetäjät näkevät myöhästymisvaarassa olevat asiat, ja jono näkyy iän ja asiatyypin mukaan.

Työnkulku

Näin työnkulku etenee

Järjestelmä tekee valmistelun: vastaanoton, rekisteritiedot, sääntöjen tulokset, lähteisiin perustuvan yhteenvedon ja päätösluonnoksen. Arviointi ja päätös kuuluvat käsittelijälle, joka näkee kaiken samalla näytöllä.

Havainnollistava työnkulku

7 vaihetta · 2 ihmisen tarkistuspistettä

HAKEMUS PUUTTEELLINEN01JÄRJESTELMÄHakemuksen vastaanotto jatarkistus02JÄRJESTELMÄPuuttuvien tietojen pyyntö03JÄRJESTELMÄTietojen haku rekistereistä04JÄRJESTELMÄVersioitujen sääntöjen ajo05TEKOÄLYAGENTTILähteisiin perustuva yhteenveto06HENKILÖArviointi ja päätösIHMISEN TARKISTUSPISTE07JÄRJESTELMÄPäätöksen luonnostelu jaantaminenIHMISEN TARKISTUSPISTE

Selite

  • Järjestelmä
  • Tekoälyagentti
  • Henkilö
  • Ihmisen tarkistuspiste
  • Poikkeuspolku

Asiankäsittely: havainnollistava työnkulku ja puuttuvien tietojen polku

Lue kaavio tekstinä

Päätyönkulku etenee hakemuksen vastaanotosta ja tarkistuksesta rekisteritietojen hakuun, versioitujen sääntöjen ajoon ja lähteisiin perustuvaan yhteenvetoon, ja siitä käsittelijän arviointiin ja päätökseen. Lopuksi päätös luonnostellaan ja annetaan.

Kun täydellisyyden tarkistus havaitsee puutteita, asia poistuu päätyönkulusta ja hakija saa yhden pyynnön, jossa luetellaan puuttuvat tiedot. Kun ne ovat saapuneet ja läpäisseet tarkistuksen, asia palaa päätyönkulkuun rekisterivaiheessa.

Käsittelijän arviointi ja päätös on ihmisen tarkistuspiste, ja sitä seuraa käsittelijän hyväksyntä päätöstekstille: järjestelmä valmistelee ja luonnostelee, mutta yhtään päätöstä ei tehdä eikä yhtään päätöstä lähetetä ilman ihmistä.

  1. Vaihe 1: Hakemuksen vastaanotto ja tarkistusJärjestelmä

    Hakemukset saapuvat jäsenneltynä tietona portaalista, e-lomakkeista tai asiakirjojen käsittelyn vastaanotosta. Asia avataan asiatyypin mukaan, lakisääteinen määräaika asetetaan saapumispäivästä, ja asiatyypin edellyttämät tiedot tarkistetaan.

  2. Vaihe 2: Puuttuvien tietojen pyyntöJärjestelmä

    Hakija saa yhden pyynnön samaan kanavaan, jota hän käytti, ja siinä luetellaan puuttuvat liitteet tai tiedot ja määräpäivä. Saapuneet tiedot tarkistetaan samaa listaa vasten, ja vaikutus määräaikaan kirjataan menettelyn mukaisesti.

    Poikkeuspolku: Hakemus puutteellinen· Palaa vaiheeseen 3

  3. Vaihe 3: Tietojen haku rekistereistäJärjestelmä

    Hakijan henkilöllisyyden ja menettelyn oikeusperustan perusteella tiedot haetaan luotettavista lähteistä ja perusrekistereistä niiden rajapintojen kautta, Suomessa usein Suomi.fi-palveluväylää pitkin. Yhteisen digitaalisen palveluväylän piiriin kuuluvissa rajat ylittävissä menettelyissä näyttö toisesta jäsenvaltiosta voidaan hakijan pyynnöstä vaihtaa yhden kerran periaatteen teknisen järjestelmän kautta. Jokainen kysely kirjataan käyttötarkoituksineen.

  4. Vaihe 4: Versioitujen sääntöjen ajoJärjestelmä

    Kelpoisuus- ja laskentasäännöt ajetaan versioituina päätösmalleina (DMN tai säännöt koodina), ja jokainen niistä on linkitetty toteuttamaansa säädökseen tai ohjeeseen. Tulos esittää jokaisen kriteerin täyttyneenä, täyttymättömänä tai arvioitavana, käytettyine tosiseikkoineen ja sääntöversioineen.

  5. Vaihe 5: Lähteisiin perustuva yhteenvetoTekoälyagentti

    Malli tiivistää hakemuksen, liitteet ja rekisteriotteet käsittelijälle: tosiseikat, päivämäärät, summat, avoimet kohdat ja lähteiden väliset ristiriidat. Jokainen väite linkittyy asiakirjan sivuun tai rekisteriotteeseen, josta se on peräisin. Yhteenveto ei arvioi kelpoisuutta eikä suosittele lopputulosta.

  6. Vaihe 6: Arviointi ja päätösHenkilö

    Käsittelijä käy samassa näkymässä läpi sääntöjen tulokset, yhteenvedon ja niiden taustalla olevan aineiston, arvioi kohdat, jotka säännöt jättävät avoimiksi, tekee päätöksen ja kirjoittaa perustelut. Säännön tuloksesta voi poiketa kirjatulla perusteella.

    Ihmisen tarkistuspiste

    Päätöksen tekee aina käsittelijä. Yksikään oikeusvaikutuksia tuottava päätös ei perustu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, ja neljän silmän tarkastus voidaan vaatia asiatyypin, summan tai lopputuloksen mukaan.

  7. Vaihe 7: Päätöksen luonnostelu ja antaminenJärjestelmä

    Päätös luonnostellaan asiatyypin ja lopputuloksen hyväksytystä pohjasta käsittelijän perusteluin ja oikeusperustein. Hyväksynnän jälkeen se allekirjoitetaan, lähetetään ja kirjataan asiaan. Oikaisuvaatimus tai valitus avaa linkitetyn asian, jossa ovat mukana alkuperäiset asiakirjat, sääntöversio ja perustelut.

    Ihmisen tarkistuspiste

    Yksikään päätös ei lähde ilman, että käsittelijä on hyväksynyt lopullisen tekstin.

Osat

Mitä rakentaisimme

  1. Vastaanotto ja täydellisyyden tarkistus

    Vastaanottaa hakemukset portaaleista, e-lomakkeista ja asiakirjojen käsittelystä, soveltaa asiatyyppikohtaista tarkistuslistaa ja lähettää puuttuvien tietojen pyynnöt hakijan kanavaan.

    ToteuttajaYritysohjelmistot & SaaS

  2. Rekisteri- ja näyttöliittymät

    Rajapintaliittymät luotettaviin lähteisiin, perusrekistereihin ja kansallisiin tiedonvaihtoratkaisuihin, kuten Suomi.fi-palveluväylään, sekä yhden kerran periaatteen tekniseen järjestelmään, kun menettely kuuluu sen piiriin. Jokainen kysely kirjataan käyttötarkoituksineen.

    ToteuttajaIntegraatiot & rajapinnat

  3. Päätösmallit ja sääntötestit

    Kelpoisuus- ja laskentasäännöt DMN-muodossa tai koodina, versioituina voimaantulopäivineen, linkitettyinä oikeuslähteeseensä ja testitapauksin, joita juristisi pystyvät lukemaan.

    ToteuttajaYritysohjelmistot & SaaS

  4. Yhteenveto­palvelu

    Mallipohjaiset yhteenvedot, joissa jokaisella väitteellä on lähdelinkki, aiemmista asioista koottu arviointiaineisto, eikä mitään roolia kelpoisuuden arvioinnissa.

    ToteuttajaTekoälykehitys & GenAI

  5. Käsittelijän työtila ja päätöspohjat

    Yksi näkymä aineistolle, sääntöjen tuloksille, yhteenvedolle, päätökselle ja perusteluille, mahdollisuuksien mukaan nykyisen asianhallintajärjestelmän sisällä. Päätöspohjat omistaa lakitiimisi.

    ToteuttajaYritysohjelmistot & SaaS

  6. Määräaikojen ja jonon raportointi

    Menettelykohtainen määräaikojen laskenta, varoitukset ennen määräajan umpeutumista ja raportit jonosta iän, asiatyypin ja tiimin mukaan.

    ToteuttajaData & analytiikka

Integraatiot

Syötteet ja integraatiot

Syötteet ja kanavat

  • Kansalaisten ja yritysten asiointiportaalit
  • E-lomakkeet ja jäsennellyt hakemukset
  • Asiakirjojen käsittelyn vastaanotto
  • Luotettavat lähteet ja perusrekisterit
  • Rajat ylittävä näyttö yhden kerran periaatteen teknisen järjestelmän kautta
  • Oikaisuvaatimukset, valitukset ja kantelut

Ratkaisun ydin

Asiankäsittely

Järjestelmät, joihin ratkaisu liittyy

  • Salesforce Public Sector Solutions ja Service Cloudin asianhallintaAlustaSalesforce
  • Nykyinen asian­hallinta­järjestelmäsi
  • Tunnistus, sähköinen allekirjoitus ja sähköinen leima (eIDAS-luottamus­palvelut, Suomi.fi-tunnistus ja -valtuudet)
  • Asiakirja­hallinta- ja arkisto­järjestelmä
  • SAP:n taloushallinto avustusten ja etuuksien maksuunAlustaSAP
  • Odoon kirjanpito avustusten maksuunAlustaOdoo
  • Tiedoksianto­kanavat: portaalin viestit, sähköposti ja Suomi.fi-viestit

Hallintakeinot

Sisäänrakennetut hallintakeinot

Käyttöoikeuksien rajat

Käsittelijät näkevät vain ne asiatyypit ja yksiköt, jotka heidän roolinsa sallii. Rekisterikyselyt tehdään menettelyn oikeusperustalla ja vain asiatyypin tarvitsemista kentistä, ja jokainen kirjataan asiaviitteen ja käyttötarkoituksen kanssa. Yhteenvetopalvelu lukee asiakirjat, mutta ei voi muuttaa asian tietoja, sääntöjen tuloksia eikä päätöksiä.

Ihmisen tarkastus

Jokaisen päätöksen tekee käsittelijä, joka näkee sääntöjen tulokset, yhteenvedon ja niiden taustalla olevan näytön. Päätökset, joilla on hakijaan kohdistuvia oikeusvaikutuksia tai muuten merkittäviä vaikutuksia, eivät koskaan perustu pelkästään automaattiseen käsittelyyn (tietosuoja-asetuksen 22 artikla). Säännön tuloksesta saa poiketa kirjatulla perusteella, joten arviointi on todellinen.

Jäljitettävyys

Jokaisesta asiasta kirjataan vastaanotetut tiedot, jokainen rekisterikysely tuloksineen, sääntöversio ja tulos kriteereittäin, yhteenveto lähteineen ja malliversioineen, päätös perusteluineen ja päätös lähetetyssä muodossaan. Oikaisuvaatimuksen tai tarkastuksen yhteydessä voidaan selvittää, mitä sääntöjä ja tosiseikkoja päätöspäivänä sovellettiin.

Tietosuoja

Rekistereistä haetaan vain ne kentät, joita säännöt tarvitsevat. Säilytys ja hävittäminen noudattavat asiatyyppikohtaisia säilytysaikojasi, käsittely pysyy sovitulla alueella, eikä asioiden tietoja käytetä ulkoisten mallien koulutukseen.

Tekoälyn läpinäkyvyys

Päätöksissä kerrotaan tosiseikat, sovelletut säännöt, perustelut sekä se, miten päätökseen voi hakea oikaisua tai muutosta. Kun malli auttaa asioiden valmistelussa, sen rooli dokumentoidaan ja kirjataan organisaatiosi tekoälyrekisteriin, ja jos julkinen algoritmirekisteri on käytössä, se julkaistaan siellä.

Mittarit

Mitä mittaisimme

Mittarit asetetaan asiatyypeittäin, ja lähtötaso otetaan nykyisistä asiatiedoista, ennen kuin mitään muutetaan.

Mitä mittaisimme
MittariMiksi se on tärkeäMiten mittaisimme sen
Käsittelyaika asiatyypeittäinMiksi se on tärkeäMittari, jonka hakijat huomaavat. Se jaetaan asiatyypeittäin, jotta yksi nopea menettely ei peitä hidasta.Miten mittaisimme senAika saapumisesta päätöksen lähettämiseen ja täydellisestä hakemuksesta päätöksen lähettämiseen, asian aikaleimoista.
Täydellisten hakemusten osuus vastaanotossaMiksi se on tärkeäNäyttää, estävätkö lomakkeet, esitäytetyt tiedot ja tarkistuslistat edestakaisen viestittelyn.Miten mittaisimme senAsiat, jotka läpäisevät täydellisyyden tarkistuksen ensimmäisellä kerralla, kanavittain ja asiatyypeittäin.
Lisä­selvitys­pyynnöt asiaa kohdenMiksi se on tärkeäJokainen pyyntö vie hakijan aikaa ja teettää käsittelijälle jatkotoimia.Miten mittaisimme senPuuttuvia tietoja tai tarkennuksia koskevat pyynnöt asiaa kohden syittäin asian lokista.
Lakisääteisen määräajan ylittäneet asiatMiksi se on tärkeäJoutuisuuden oikeudellinen vähimmäistaso ja varhainen merkki kasvavasta jonosta.Miten mittaisimme senMääräajan ylittäneet avoimet ja suljetut asiat sekä varoitusjaksolla olevat asiat tiimeittäin ja asiatyypeittäin.
Päätösten johdonmukaisuus vertais­arvioinnissaMiksi se on tärkeäSamanlaisten asioiden pitäisi saada sama lopputulos käsittelijästä riippumatta.Miten mittaisimme senAlkuperäisen päätöksen ja toisen käsittelijän samasta asiasta tekemän arvion yhteneväisyys satunnaisotoksessa.
Hyväksyttyjen oikaisu­vaatimusten osuusMiksi se on tärkeäMenestyneet oikaisuvaatimukset osoittavat sääntöjä, näyttöä tai perusteluja, jotka vaativat huomiota.Miten mittaisimme senKokonaan tai osittain hyväksytyt oikaisuvaatimukset ja valitukset perusteittain ja sovelletun sääntöversion mukaan.

Tavoitteita ei aseteta ennen kuin lähtötaso on mitattu.

Käyttöönotto

Miten ottaisimme sen käyttöön

  1. Vaihe 01

    Esiselvitys ja sääntöanalyysi

    Yksi asiatyyppi ja sen oikeusperusta. Kartoitamme, miten asiat kulkevat nyt, kirjoitamme kriteerit päätösmalliksi yhdessä juristiesi kanssa ja kokoamme anonymisoiduista aiemmista asioista testitapaukset.

    Päättymiskriteerit

    • Juristit ovat käyneet sääntöjoukon läpi
    • Testitapaukset ja odotetut lopputulokset sovittu
    • Lähtötaso kirjattu mittareittain
    • Tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi ja tekoälysäädöksen mukainen luokittelu aloitettu
  2. Vaihe 02

    Rakentaminen ja takautuva ajo

    Vastaanotto, rekisteriliittymät, säännöt ja käsittelijän työtila valitulle asiatyypille. Aiemmat asiat ajetaan sääntöjen ja yhteenvetopalvelun läpi ja tuloksia verrataan tehtyihin päätöksiin.

    Päättymiskriteerit

    • Sääntöjen tulokset vastaavat testitapauksia, tai jokainen ero on selitetty
    • Lähdelinkit tarkistettu yhteenvetojen otoksesta
    • Tietojen omistajat ovat hyväksyneet rekisterikäytön
  3. Vaihe 03

    Hallittu tuotanto

    Valitun tyypin uudet asiat kulkevat järjestelmän kautta. Käsittelijät päättävät kuten ennenkin, ja otos päätöksistä vertaisarvioidaan.

    Päättymiskriteerit

    • Vertaisarviointi osoittaa päätökset johdonmukaisiksi
    • Tiiminvetäjät käyttävät määräaikojen seurantaa
    • Ajo-ohje, seuranta ja palautus edelliseen versioon käytössä
  4. Vaihe 04

    Lisää asiatyyppejä

    Uudet asiatyypit hyödyntävät samaa vastaanottoa, liittymiä ja työtilaa, kukin omalla sääntöjoukollaan, testitapauksillaan ja juridisella tarkastuksellaan.

    Päättymiskriteerit

    • Sääntömuutosten menettely tiimisi omistuksessa
    • Testiaineisto jokaiselle asiatyypille

Missä sitä käytetään

  • Julkinen sektori

    Ympäristö- ja rakennusluvat, avustukset ja sosiaalietuudet, rekisteritiedot haettuina kerran ja lakisääteiset määräajat seurattuina menettelyittäin.

  • Rahoitusala

    Vakuutusten korvausasiat ja valitusten käsittely, korvaussäännöt versioituina vakuutusehdoittain, päätökset korvauskäsittelijöillä ja valitusten vastausajat näkyvissä.

  • Terveydenhuolto & life science

    Korvaus- ja ennakkohyväksyntähakemukset, kunkin järjestelmän säännöt versioituina ja lääketieteellinen arviointi terveydenhuollon ammattilaisilla.

  • Energia & vesihuolto

    Kaukolämpö- ja vesijohtoliittymien hakemukset, tekniset tiedot tarkistettuina vastaanotossa ja jokainen hakemus seurattuna määräaikaansa vasten.

  • Liikenne & infrastruktuuri

    Katu- ja kaivutyöluvat, joissa työmaan sijainti, aikataulu ja muut luvat tarkistetaan, ennen kuin käsittelijä päättää.

Havainnollistava esimerkki

Kaupungin avustukset yhdistyksille

Tilanne
Kaupunki jakaa vuosittain kulttuuri-, liikunta- ja nuorisoavustuksia yhdistyksille. Hakemukset tulevat sähköisellä lomakkeella, mutta toimintasuunnitelmat ja tilinpäätökset ovat PDF-liitteinä, ja puuttuvia liitteitä kysytään sähköpostitse vasta hakuajan päätyttyä.
Järjestelmä
Vastaanotto tarkistaa täydellisyyden avustuslajin tarkistuslistaa vasten jo hakuaikana. Yhdistyksen perustiedot haetaan rekisteristä rajapinnan kautta, ja liitteiden luvut poimitaan asiakirjojen käsittelyn avulla. Kelpoisuus- ja laskentasäännöt ajetaan versioituna päätösmallina, ja malli tiivistää jokaisen hakemuksen linkein lähdesivuihin.
Ihmisen ohjaus
Käsittelijä arvioi jokaisen hakemuksen, ja toinen käsittelijä tarkastaa otoksen. Päätöksen tekee kaupungin toimivaltainen viranhaltija tai toimielin hyväksytyistä pohjista, ja maksut vapautetaan taloushallinnon järjestelmästä vasta päätöksen jälkeen.
Mitä mittaisimme
Täydellisten hakemusten osuus avustuslajeittain, lisäselvityspyynnöt hakemusta kohden, päätösten johdonmukaisuus vertaisarvioinnissa ja käsittelyaika hakukierroksittain.

Suomi

Asiankäsittely Suomi.fi-palvelujen varassa

Suomessa julkisen sektorin asiankäsittely nojaa yhteisiin palveluihin. Hakija tunnistautuu Suomi.fi-tunnistuksella, esimerkiksi pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella, rekisteritiedot haetaan Suomi.fi-palveluväylän kautta, ja päätös voidaan toimittaa Suomi.fi-viestien kautta. Suunnittelemme asiankäsittelyn näiden palvelujen varaan, jotta hakijalta ei kysytä tietoja, jotka ovat jo rekisterissä.

Yhteisen digitaalisen palveluväylän asetuksessa luetelluissa menettelyissä käyttäjä on 12. joulukuuta 2023 alkaen voinut pyytää, että näyttö vaihdetaan suoraan toimivaltaisten viranomaisten välillä yhden kerran periaatteen teknisen järjestelmän kautta. Päätökset tekevät käsittelijät, koska tietosuoja-asetus antaa oikeuden olla joutumatta pelkästään automaattiseen käsittelyyn perustuvan päätöksen kohteeksi. Tekoälyjärjestelmät, joilla viranomaiset arvioivat oikeutta välttämättömiin julkisen avun etuuksiin ja palveluihin, ovat tekoälysäädöksen mukaan suuririskisiä, ja Suomessa niitä valvovat toimialaviranomaiset.

Kysymyksiä asian­käsittelystä

Tekeekö järjestelmä päätökset hakemuksista?

Ei. Järjestelmä avaa asian, hakee tiedot, ajaa säännöt, laatii lähteisiin perustuvan yhteenvedon ja luonnostelee päätöksen. Käsittelijä arvioi asian, päättää ja hyväksyy päätöstekstin. Tietosuoja-asetuksen 22 artiklan mukaan ihmisillä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn ja jolla on heitä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa heihin vastaavalla tavalla merkittävästi. Työnkulku on suunniteltu niin, että ihminen tekee jokaisessa asiassa todellisen arvion eikä pelkkää vahvistusnapsautusta.

Miten tekoälysäädös koskee asiankäsittelyä?

Se riippuu mallin roolista. Tekoälyjärjestelmät, joita viranomaiset tai niiden puolesta toimivat käyttävät arvioimaan ihmisten oikeutta välttämättömiin julkisen avun etuuksiin ja palveluihin tai myöntämään, vähentämään, peruuttamaan tai perimään takaisin tällaisia etuuksia, ovat suuririskisiä liitteen III 5 kohdan a alakohdan mukaan. Luonnollisten henkilöiden luottokelpoisuuden arviointiin käytettävä tekoäly on suuririskistä b alakohdan mukaan, talouspetosten havaitsemista lukuun ottamatta. Vuonna 2026 muutetun säädöksen mukaan näitä velvoitteita sovelletaan 2. joulukuuta 2027 alkaen. Suomessa suuririskisiä järjestelmiä valvovat toimialaviranomaiset eräiden tekoälyjärjestelmien valvonnasta annetun lain (1377/2025) mukaisesti.

Jos mallin on tarkoitus osallistua kelpoisuuden arviointiin, suunnittelemme suuririskisten järjestelmien velvoitteiden mukaan alusta asti. Oletuksena pidämme mallin siitä erillään: versioidut säännöt arvioivat kriteerit, käsittelijä päättää, ja malli vain tiivistää ja luonnostelee. Sen, jääkö jokin osa suuririskisen luokan ulkopuolelle, dokumentoi lakitiimisi luokitteluna, ja me toimitamme siihen tarvittavan teknisen kuvauksen. Lue tekoälysäädöksen opas julkiselle sektorille.

Pitääkö meidän vaihtaa asianhallintajärjestelmämme?

Ei. Vastaanotto-, sääntö-, yhteenveto- ja päätöspalvelut liitetään nykyiseen asianhallintajärjestelmääsi sen rajapintojen kautta tai rakennetaan sen sisään, kun alusta sen sallii, esimerkiksi Salesforceen. Asianhallintajärjestelmän vaihto on erillinen päätös, joka kannattaa tehdä vain, kun järjestelmä itse on pullonkaula. Vanhojen järjestelmien uudistus kuvaa, miten se tehdään vaiheittain.

Miten säännöt pysyvät muuttuvan lainsäädännön tasalla?

Jokainen sääntöjoukko on versioitu päätösmalli, joka on linkitetty toteuttamaansa pykälään tai ohjeen kohtaan, ja sillä on testitapaukset odotettuine lopputuloksineen. Kun laki muuttuu, juristisi käyvät uuden version läpi, testitapaukset päivitetään ja ajetaan, ja versio saa voimaantulopäivän. Jokainen asia arvioidaan siihen sovellettavan version mukaan, ja asiakirjoihin jää tieto siitä, mikä versio oli kyseessä.

Miten hakijoille kerrotaan, miten heidän asiansa käsiteltiin?

Päätöksessä kerrotaan tosiseikat, sovelletut säännöt ja perustelut sekä se, miten päätökseen voi hakea oikaisua tai muutosta. Portaalissa voidaan näyttää, mitkä tiedot haettiin mistäkin rekisteristä. Kun malli auttaa asioiden valmistelussa, käyttö dokumentoidaan, ja jos julkinen algoritmirekisteri on käytössä, se kirjataan sinne. Tilannekysymyksiin voidaan vastata samoista asiatiedoista asiakaspalvelun tuen avulla, ja ihmisille, jotka ovat suoraan vuorovaikutuksessa tekoälyjärjestelmän kanssa, kerrotaan siitä, kuten tekoälysäädöksen 50 artikla on edellyttänyt 2. elokuuta 2026 alkaen.

Miltä ensimmäinen laajuus näyttää?

Yksi asiatyyppi, jolla on selkeä oikeusperusta ja riittävästi volyymia mittaamiseen, ja yksi sääntöjoukko. Se todentaa vastaanoton, rekisteriliittymät, säännöt, yhteenvedon ja päätöksen todellisilla asioilla, ennen kuin muita asiatyyppejä otetaan mukaan. Toimintatapamme kuvaa esiselvityksen ja toteutuksen vaiheet.

Kerro asiatyypeistäsi

Nimeä yksi asiatyyppi ja rekisterit, joihin se nojaa. Hahmottelemme ensimmäisen julkaisun tämän sääntöjoukon ympärille.