Odpowiedź ze źródłem, bez dostępu do tego, co nie jest przeznaczone dla danej osoby.
Regulaminy, procedury, zgłoszenia i dokumentacja produktów są rozproszone między SharePoint, Confluence, udziały sieciowe i systemy biznesowe. Budujemy wyszukiwanie, które respektuje uprawnienia każdego źródła i odpowiada z podaniem źródeł albo wprost mówi, że odpowiedzi nie zna.
Dla organizacji, których wiedza jest rozproszona między systemy, zakłady i języki, a uprawnienia muszą być zachowane.
Zatwierdzone źródła są podłączane razem z uprawnieniami i indeksowane z metadanymi. Osoba zadaje pytanie, a wyszukiwanie obejmuje tylko to, co ta osoba może zobaczyć. Gdy brakuje dowodów lub źródła są sprzeczne, pytanie trafia do właściciela treści; w pozostałych przypadkach odpowiedź podaje swoje źródła. Opinie użytkowników poprawiają źródła i zbiór testowy.
Przed i po
Co zmienia się w codziennej pracy
Dziś
Z nowym systemem
Dziś
Dziś: Wyszukiwarka zwraca wszystko
Wyszukiwanie po słowach kluczowych zwraca setki plików, w tym wersje robocze, duplikaty i dokumenty wycofane przed laty.
Z nowym systemem
Z nowym systemem: Krótkie odpowiedzi ze źródłami
Każda odpowiedź cytuje fragmenty, na których się opiera, linkuje do nich i pokazuje datę ostatniego przeglądu każdego źródła.
Dziś
Dziś: Wiedza jest w głowach kilku osób
Najszybciej odpowiedź zna osoba z najdłuższym stażem. To się nie skaluje, a wiedza odchodzi razem z nią.
Z nowym systemem
Z nowym systemem: Uprawnienia idą razem z treścią
Wyniki są filtrowane według uprawnień osoby pytającej w chwili zadania pytania, więc wspólny indeks nigdy nie odsłania treści, których dana osoba nie powinna widzieć.
Dziś
Dziś: Odpowiedzi bez podstawy
Ludzie powtarzają to, co zapamiętali. Nikt nie wie, na której wersji regulaminu oparto odpowiedź.
Z nowym systemem
Z nowym systemem: Brak odpowiedzi, gdy brakuje podstaw
Gdy źródła nie uzasadniają odpowiedzi, asystent mówi to wprost i przekazuje pytanie osobie odpowiedzialnej za dany temat.
Dziś
Dziś: Bariery językowe
Procedura istnieje, ale po niemiecku, a pytanie padło po polsku.
Z nowym systemem
Z nowym systemem: Wyszukiwanie między językami
Pytanie w jednym języku znajduje źródła po polsku, angielsku, niemiecku lub w innym języku, a odpowiedź pada w języku pytania.
Przebieg procesu
Jak przebiega proces
Jakość wyszukiwania zależy bardziej od źródeł niż od modelu. Dlatego proces zaczyna się od decyzji właścicieli o tym, co trafia do indeksu, a kończy opiniami, które wracają do nich.
Przykładowy przebieg procesu
7 kroków · 2 punkty kontroli przez człowieka
Legenda
System
Człowiek
Punkt kontroli przez człowieka
Ścieżka wyjątku
Dostęp do wiedzy: przykładowy przebieg procesu ze ścieżką braku odpowiedzi
Diagram w formie tekstu
Ścieżka główna prowadzi od podłączenia zatwierdzonych źródeł i ich indeksowania z metadanymi, przez pytanie zadane przez osobę, wyszukiwanie z uwzględnieniem uprawnień i odpowiedź z podaniem źródeł, do opinii i ewaluacji.
Właściciele treści zatwierdzają każde źródło przed zaindeksowaniem: to pierwszy punkt kontroli człowieka.
Gdy wyszukiwanie znajdzie zbyt mało dowodów lub sprzeczne źródła, asystent nie odpowiada. Pytanie opuszcza ścieżkę główną i trafia do właściciela treści, który na nie odpowiada i decyduje, czy źródło trzeba zmienić. Następnie wraca na ścieżkę główną w kroku opinii i ewaluacji.
01
Krok 1: Podłączenie zatwierdzonych źródełSystem
Konektory odczytują witryny SharePoint, przestrzenie Confluence, udziały sieciowe, systemy zgłoszeń i repozytoria dokumentów ERP i synchronizują listę kontroli dostępu każdego elementu razem z jego treścią.
Punkt kontroli przez człowieka
Właściciele treści zatwierdzają każde źródło i jego zakres, zanim cokolwiek zostanie zaindeksowane; wycofane źródła są usuwane z indeksu.
02
Krok 2: Indeksowanie z metadanymiSystem
Dokumenty są dzielone według swojej struktury i uzupełniane o właściciela, język, status (wersja robocza, zatwierdzony, zastąpiony) i datę przeglądu. Indeks hybrydowy łączy wyszukiwanie po słowach kluczowych i wyszukiwanie wektorowe.
03
Krok 3: Pytanie w kontekście pracyCzłowiek
Ludzie pytają w narzędziach, których już używają: w intranecie, Microsoft Teams, konsoli obsługi lub aplikacji biznesowej. Ich tożsamość jest przekazywana razem z pytaniem.
04
Krok 4: Wyszukiwanie z uwzględnieniem uprawnieńSystem
Zapytanie jest rozszerzane na inne języki, wyniki są filtrowane według uprawnień osoby pytającej i ponownie szeregowane. Dokumenty zastąpione są pomijane, a sprzeczne źródła wykrywane.
05
Krok 5: Przekazanie do właściciela treściCzłowiek
Pytania bez wystarczającego oparcia w źródłach albo ze źródłami, które sobie przeczą, trafiają do właściciela tematu razem z odnalezionymi fragmentami.
Ścieżka wyjątku: Brak dowodów lub sprzeczne źródła· Powrót do kroku 7
Punkt kontroli przez człowieka
Asystent nie odpowiada, zamiast zgadywać. Odpowiada człowiek, który decyduje też, czy źródło trzeba napisać, zaktualizować lub wycofać.
06
Krok 6: Odpowiedź z podaniem źródełSystem
Krótka odpowiedź powstaje wyłącznie na podstawie odnalezionych fragmentów. Każde stwierdzenie linkuje do swojego źródła, z widocznym właścicielem i datą przeglądu.
07
Krok 7: Opinie i ewaluacjaSystem
Oceny, poprawki i przekazane pytania stają się przypadkami testowymi. Zgodność ze źródłami i poprawność cytowań mierzymy ponownie przed każdą zmianą wyszukiwania lub promptów.
Komponenty
Co byśmy zbudowali
01
Konektory źródeł z synchronizacją uprawnień
Konektory przyrostowe, które przenoszą listy kontroli dostępu, usunięcia i status wersji z każdego systemu źródłowego do indeksu.
Podział treści według struktury, wielojęzyczne wektory (embeddingi) i wyszukiwanie po słowach kluczowych w jednym indeksie, z filtrami metadanych dla statusu, języka i aktualności.
Przeformułowanie zapytań, filtrowanie według uprawnień w chwili zapytania, ponowne szeregowanie i generowanie odpowiedzi na podstawie źródeł, z kontrolą cytowań i możliwością odmowy odpowiedzi.
Zbiory testowe dla każdej dziedziny, ocena zgodności ze źródłami i poprawności cytowań oraz raporty dla właścicieli o pytaniach bez odpowiedzi i nieaktualnych źródłach.
Dostawca tożsamości i katalog grup (Microsoft Entra ID lub podobny)
Baza wiedzy i konsola Salesforce Service CloudPlatformaSalesforce
Repozytoria dokumentów i obiekty biznesowe w SAPPlatformaSAP
Microsoft Teams i intranet
Platforma zarządzania usługami
Mechanizmy kontroli
Wbudowane mechanizmy kontroli
Granice dostępu
Uprawnienia nigdy nie są spłaszczane do jednego wspólnego indeksu. Każdy element zachowuje własną listę kontroli dostępu, a każde zapytanie jest filtrowane według tożsamości i przynależności do grup osoby pytającej w chwili zadania pytania.
Obszary wrażliwe, takie jak kadry, dział prawny i bezpieczeństwo, można całkowicie wyłączyć albo indeksować tylko dla ich własnych odbiorców.
Weryfikacja przez człowieka
Właściciele treści decydują, co trafia do indeksu, i dostają powiadomienia o pytaniach bez odpowiedzi i sprzecznych źródłach. W dziedzinach o dużym wpływie odpowiedzi można ograniczyć do dosłownych cytatów.
Audytowalność
Każda odpowiedź jest zapisywana razem z pytaniem, odnalezionymi fragmentami, cytowanymi źródłami, wersją modelu i promptu oraz opinią użytkownika, przez okres przechowywania ustalony przez Państwa.
Ochrona danych
Dane osobowe w dokumentach źródłowych pozostają objęte zasadami dostępu danego źródła. Logi są w miarę możliwości pseudonimizowane, a żadne treści nie służą do trenowania zewnętrznych modeli.
Przejrzystość AI
Interfejs informuje, że odpowiedzi generuje system AI, pokazuje źródła każdej odpowiedzi i pozwala łatwo zgłosić błędną.
Mierniki
Co byśmy mierzyli
Te miary uzgadniamy z Państwem na etapie analizy, na podstawie prawdziwych pytań zebranych od zespołów, które będą korzystać z asystenta.
Co byśmy mierzyli
Miernik
Dlaczego to ważne
Jak byśmy to mierzyli
01Zgodność ze źródłami
Dlaczego to ważneOdpowiedź, której nie potwierdzają źródła, jest gorsza niż brak odpowiedzi.
Jak byśmy to mierzyliUdział stwierdzeń w odpowiedziach potwierdzonych przez cytowane fragmenty, oceniany na zbiorze testowym i w wyrywkowej ocenie przez ludzi.
02Poprawność cytowań
Dlaczego to ważneKażdą odpowiedź trzeba móc sprawdzić jednym kliknięciem.
Jak byśmy to mierzyliUdział cytowań, które wskazują fragment rzeczywiście potwierdzający dane stwierdzenie.
03Skuteczność wyszukiwania
Dlaczego to ważnePokazuje, czy ludzie znajdują to, czego potrzebują, a nie tylko czy dostają tekst.
Jak byśmy to mierzyliOceny odpowiedzi, pytania uzupełniające i przekazania do właścicieli w każdej dziedzinie, na podstawie logów użycia i opinii.
04Czas uzyskania odpowiedzi w określonych zadaniach
Dlaczego to ważneŁączy asystenta z rzeczywistą pracą, na przykład z odpowiedzią na pytanie o regulamin w service desku.
Jak byśmy to mierzyliPorównanie czasu wykonania zadań przed wdrożeniem i po nim, na stałym zestawie reprezentatywnych pytań.
Wartości docelowe ustalamy dopiero po pomiarze stanu wyjściowego.
Wdrożenie
Jak byśmy to wdrażali
Etap 01
Analiza i przegląd źródeł
Jedna dziedzina z jasno określonymi właścicielami, na przykład regulaminy kadrowe lub wsparcie produktowe. Zbieramy prawdziwe pytania i oceniamy stan źródeł.
Kryteria zakończenia
Uzgodnione źródła i ich właściciele
Zebrany zestaw pytań
Model uprawnień sprawdzony z działem bezpieczeństwa IT
Etap 02
Pilotaż w określonej grupie
Asystent działa dla jednego zespołu, w jednym interfejsie, wyłącznie na zatwierdzonych źródłach.
Kryteria zakończenia
Spełnione kryteria zgodności ze źródłami i poprawności cytowań
Brak wycieków uprawnień w testach dostępu
Działająca pętla opinii właścicieli treści
Etap 03
Rozszerzenie na kolejne dziedziny
Kolejne źródła i grupy odbiorców, każde dodawane przez ten sam przegląd właścicieli, uprawnień i pytań testowych.
Kryteria zakończenia
Zbiór testowy dla każdej dziedziny
Cykl życia treści uzgodniony z właścicielami
Etap 04
Utrzymanie
Monitorowanie, przebiegi ewaluacji i raportowanie treści przekazane Państwa zespołowi, z jasno wskazanym właścicielem usługi.
Przepisy, wytyczne wewnętrzne i wcześniejsze rozstrzygnięcia dla osób prowadzących sprawy, na przykład regulaminy i procedury departamentu ministerstwa.
Warunki produktów, polityki zgodności i procedury dla doradców i pracowników operacyjnych.
Przykład poglądowy
Wiedza o utrzymaniu ruchu w zakładzie produkcyjnym
Sytuacja
Zakład produkcyjny w Polsce, należący do grupy z fabrykami w kilku krajach UE, ma instrukcje maszyn i procedury jakości po niemiecku i angielsku oraz własne instrukcje stanowiskowe po polsku. Technicy na zmianie nocnej wielokrotnie dzwonią z tymi samymi pytaniami do tych samych osób.
System
Asystent w intranecie i na terminalach hali odpowiada wyłącznie na podstawie zatwierdzonych instrukcji i procedur dostępnych dla danej osoby, w języku pytania, z cytatem z rozdziału, na którym się opiera.
Kontrola przez człowieka
Dział utrzymania ruchu jest właścicielem instrukcji stanowiskowych i zatwierdza je do indeksowania. Pytania, na które źródła nie odpowiadają, trafiają do dyżurnego inżyniera, a nie są rozstrzygane przez asystenta.
Co byśmy mierzyli
Zgodność ze źródłami i poprawność cytowań na zestawie pytań z każdej linii produkcyjnej oraz liczba pytań przekazanych do dyżurnego inżyniera.
Polska
Wiedza w kilku językach i systemach
W spółkach zależnych grup międzynarodowych regulaminy i procedury centrali bywają po angielsku lub niemiecku, a lokalne instrukcje po polsku. Projektujemy wyszukiwanie, które zachowuje uprawnienia każdego źródła i odpowiada między językami, aby zespół w Polsce mógł polegać na wytycznych napisanych gdzie indziej.
Region hostingu, rejestrowanie zdarzeń i okresy przechowywania uzgadniamy na początku z Państwa inspektorem ochrony danych, zgodnie z RODO; organem nadzorczym w Polsce jest Prezes UODO. Gdy asystent informuje ludzi w pracy, uwzględniamy obowiązki przejrzystości z art. 50 aktu w sprawie sztucznej inteligencji, stosowane od 2 sierpnia 2026 r., i dokumentujemy, jak odpowiedzi powstają i jak są oceniane.
Akt w sprawie danych (Data Act), stosowany od 12 września 2025 r., ułatwia zmianę dostawcy usług chmurowych. Indeks, logi i konfigurację projektujemy tak, aby dało się je przenieść.
01Jak FromNine zapewnia, że ludzie widzą tylko to, do czego mają uprawnienia?
Listy kontroli dostępu są synchronizowane z każdego źródła i stosowane w chwili zapytania, na podstawie tożsamości osoby pytającej. Sprawdzamy to wprost: przed pilotażem przeprowadzamy testy dostępu z kontami z różnych grup i weryfikujemy, że nic nie przecieka między nimi.
02Co się dzieje, gdy asystent się myli?
Czasem będzie się mylić, dlatego każda odpowiedź pokazuje swoje źródła, a użytkownicy mogą zgłosić problem jednym kliknięciem. Zgłoszenia trafiają do właściciela treści i stają się przypadkami testowymi. Gdy podstawy są słabe, asystent jest zaprojektowany tak, aby nie odpowiadać, zamiast zgadywać.
03Mamy już asystenta w pakiecie biurowym. Po co budować coś nowego?
Często nie warto. Jeśli Państwa treści są w jednym pakiecie, a wbudowany asystent spełnia Państwa kryteria jakości, pomagamy go skonfigurować i objąć zasadami nadzoru. Własna usługa ma sens, gdy źródła są rozproszone w kilku systemach, gdy potrzebna jest kontrola nad wyszukiwaniem i ewaluacją albo gdy wymagania co do lokalizacji danych wykluczają rozwiązanie domyślne.
04Nasze dokumenty są nieuporządkowane. Czy trzeba najpierw wszystko posprzątać?
Nie, choć zwykle to zarządzanie treścią jest prawdziwym wąskim gardłem. Zaczynamy od jednej dziedziny, oznaczamy dokumenty zastąpione i robocze, a właścicielom dajemy raporty o duplikatach i nieaktualnych źródłach, aby jakość poprawiała się najpierw tam, gdzie ma największe znaczenie.
05Czy asystent odpowiada na podstawie źródeł po polsku, angielsku i niemiecku?
Tak. Wielojęzyczne wektory i rozszerzanie zapytań znajdują źródła w innych językach, a odpowiedź pada w języku pytania, z cytatami prowadzącymi do oryginalnych fragmentów.
06Ile trwa pilotaż?
To zależy głównie od dostępu do źródeł i ich właścicieli. Zakres pilotażu i kryteria zakończenia uzgadniamy na etapie analizy. Więcej o tym, jak pracujemy, i o usłudze Inżynieria AI i GenAI.
Porozmawiajmy o Państwa źródłach wiedzy
Wystarczy kilka zdań o tym, gdzie jest Państwa wiedza i kto jej potrzebuje. Wspólnie przejrzymy źródła, uprawnienia i języki i zaproponujemy pierwszą dziedzinę.