Dokumenty na wejściu, sprawdzone dane na wyjściu. Wyjątki rozstrzyga człowiek.
Wnioski, faktury, roszczenia i pisma przychodzą w każdym formacie. Budujemy procesy przyjmowania dokumentów, które klasyfikują każdy dokument, wyodrębniają potrzebne pola, sprawdzają je według Państwa reguł i przekazują człowiekowi tylko niepewne przypadki.
Dla organizacji, które przyjmują wnioski, pisma i faktury w wielu formatach, także z KSeF, i potrzebują pełnej identyfikowalności każdej wartości.
System przyjmuje dokumenty ze wszystkich kanałów, klasyfikuje je, wyodrębnia dane i sprawdza je. Przypadki poniżej progu pewności lub niespełniające reguły trafiają do człowieka w kolejce weryfikacji. Sprawdzone dane są przekazywane do systemu docelowego, a poprawki osób weryfikujących zasilają zbiór testowy.
Przed i po
Co zmienia się w codziennej pracy
Dziś
Z nowym systemem
Dziś
Dziś: Przepisywanie z załączników
Pracownicy otwierają każdy PDF, skan lub e-formularz i ręcznie przepisują nazwiska, kwoty i numery do systemu dziedzinowego lub ERP.
Z nowym systemem
Z nowym systemem: Dane przychodzą ustrukturyzowane
Każde pole jest wyodrębniane razem z miejscem w dokumencie źródłowym, więc osoba weryfikująca widzi wartość i jej źródło obok siebie.
Dziś
Dziś: Błędy wychodzą na jaw późno
Brakujące strony i niespójne dane wychodzą na jaw po tygodniach, gdy ktoś zakwestionuje decyzję albo płatność wróci na konto.
Z nowym systemem
Z nowym systemem: Reguły działają już przy przyjęciu
Kompletność, zgodność z danymi podstawowymi i reguły biznesowe są sprawdzane przed założeniem sprawy, gdy nadawcę można jeszcze poprosić o uzupełnienie.
Dziś
Dziś: Każdy dokument wymaga tej samej pracy
Czysta, kompletna faktura zajmuje tyle samo czasu co nieczytelna i niejednoznaczna.
Z nowym systemem
Z nowym systemem: Uwaga trafia na wyjątki
Poprawne dokumenty przechodzą bez zatrzymania. Ludzie pracują na kolejce niepewnych i nietypowych przypadków, z podanym powodem dla każdego z nich.
Dziś
Dziś: Brak śladu, skąd pochodzą dane
Gdy audytor pyta, skąd wzięła się dana wartość, odpowiedź zależy od tego, kto ją wpisał.
Z nowym systemem
Z nowym systemem: Każdą wartość można prześledzić
Dla każdego pola zapisujemy dokument źródłowy, wynik ekstrakcji, poziom pewności, wyniki reguł i zmiany wprowadzone przez osobę weryfikującą.
Przebieg procesu
Jak przebiega proces
Siedem kroków, jedna ścieżka wyjątków. Progi i reguły uzgadniamy z właścicielami procesów i dostrajamy na Państwa dokumentach, zanim cokolwiek zacznie działać produkcyjnie.
Przykładowy przebieg procesu
7 kroków · 1 punkt kontroli przez człowieka
Legenda
System
Człowiek
Punkt kontroli przez człowieka
Ścieżka wyjątku
Przetwarzanie dokumentów: przykładowy przebieg procesu ze ścieżką wyjątków
Diagram w formie tekstu
Ścieżka główna prowadzi od przyjęcia przez klasyfikację, ekstrakcję i walidację do przekazania danych do systemu docelowego i kończy się nauką na poprawkach.
Po walidacji każdy dokument z polem poniżej progu pewności lub z niespełnioną regułą biznesową opuszcza ścieżkę główną i trafia do kolejki weryfikacji, gdzie człowiek potwierdza lub poprawia wartości. Zweryfikowane dokumenty wracają na ścieżkę główną w kroku przekazania.
Kolejka weryfikacji to punkt kontroli człowieka: niepewne wartości nigdy nie trafiają do systemu docelowego bez udziału człowieka.
01
Krok 1: Przyjęcie ze wszystkich kanałówSystem
Skany, załączniki e-mail, pliki z portalu i e-formularze trafiają do jednej kolejki z numerem sprawy, metadanymi kanału i sumą kontrolną. Faktury ustrukturyzowane pobrane z KSeF i e-faktury Peppol (UBL) omijają ekstrakcję i od razu przechodzą do walidacji.
02
Krok 2: Podział i klasyfikacjaSystem
Pakiety wielu dokumentów są dzielone na części. Każda część jest klasyfikowana według rodzaju dokumentu i języka, co wyznacza schemat ekstrakcji i zestaw reguł.
03
Krok 3: Ekstrakcja pólSystem
OCR uwzględniający układ strony odczytuje dokument, a model językowy wyodrębnia uzgodnione pola do ścisłego schematu. Każde pole ma poziom pewności i swoje położenie w dokumencie źródłowym.
04
Krok 4: Walidacja według regułSystem
Wartości są porównywane z danymi podstawowymi (rejestry klientów, dostawców, numerów VAT i rachunków bankowych), regułami między polami i wykrywaniem duplikatów. Pola powyżej uzgodnionego progu pewności, które spełniają wszystkie reguły, przechodzą dalej bez zatrzymania.
05
Krok 5: Kolejka weryfikacjiCzłowiek
Osoba weryfikująca widzi dokument i wyodrębnione wartości obok siebie, z zaznaczoną niespełnioną regułą lub polem o niskiej pewności, i potwierdza je albo poprawia.
Ścieżka wyjątku: Poniżej progu lub niespełniona reguła· Powrót do kroku 6
Punkt kontroli przez człowieka
Niepewne wartości nigdy nie trafiają do systemu docelowego bez udziału człowieka. Osoba weryfikująca może też odrzucić dokument i poprosić nadawcę o nowy.
06
Krok 6: Przekazanie do systemu docelowegoSystem
Sprawdzone dane zakładają lub aktualizują sprawę w systemie obsługi spraw, CRM albo ERP przez jego API, z dołączonym dokumentem źródłowym i nadaną kategorią archiwalną.
07
Krok 7: Nauka na poprawkachSystem
Poprawki osób weryfikujących są zapisywane jako oznaczone przykłady. Rozszerzają zbiór testowy, a progi lub prompty zmieniają się dopiero wtedy, gdy nowa wersja przejdzie ten test.
Komponenty
Co byśmy zbudowali
01
Przyjmowanie dokumentów i konektory kanałów
Konektory do skrzynek pocztowych, skanerów, portali i e-formularzy, które dostarczają każdy dokument do jednej kolejki z metadanymi i numerem sprawy.
OCR uwzględniający układ strony oraz ekstrakcja modelem do wersjonowanych schematów dla każdego rodzaju dokumentu, z poziomem pewności i współrzędnymi źródła dla każdego pola.
Wdrożenie w Państwa środowisku chmurowym lub wybranym regionie, szyfrowanie, kategorie archiwalne i zadania usuwania zgodne z Państwa instrukcją kancelaryjną lub polityką przechowywania.
Rejestry danych podstawowych (klienci, dostawcy, numery VAT, rachunki bankowe)
Dostawca tożsamości dla ról osób weryfikujących
Mechanizmy kontroli
Wbudowane mechanizmy kontroli
Granice dostępu
Osoby weryfikujące widzą tylko te rodzaje dokumentów i sprawy, na które pozwala ich rola. Usługi ekstrakcji nie mają stałego dostępu do systemu docelowego; przekazanie odbywa się przez konto usługowe o ograniczonych uprawnieniach, osobne dla każdej integracji.
Weryfikacja przez człowieka
Progi pewności i niespełnione reguły kierują sprawy do człowieka. Progi ustalamy dla każdego pola, nie dla całego dokumentu, i obniżamy je dopiero wtedy, gdy zbiór testowy pokaże, że jest to bezpieczne. Decyzje w sprawie wniosków pozostają w rękach osób prowadzących sprawy.
Audytowalność
Dla każdego pola zapisujemy miejsce w źródle, wyodrębnioną wartość, poziom pewności, wyniki reguł, wersję modelu i promptu oraz każdą zmianę osoby weryfikującej wraz z kodem przyczyny.
Ochrona danych
Dane osobowe są ograniczane do niezbędnego minimum już przy przyjęciu, dokumenty można zanonimizować przed ich udostępnieniem, a przechowywanie i usuwanie odbywa się według Państwa zasad archiwizacji. Przetwarzanie pozostaje w uzgodnionym regionie.
Przejrzystość AI
Wersje modelu i promptów są dokumentowane razem z wynikami ewaluacji. Gdy wyniki dotyczą ludzi, wykorzystanie AI jest wpisane do Państwa rejestru systemów AI i opisane w informacji dla wnioskodawców.
Mierniki
Co byśmy mierzyli
Te miary uzgadniamy z Państwem na etapie analizy i najpierw mierzymy punkt odniesienia w obecnym procesie.
Co byśmy mierzyli
Miernik
Dlaczego to ważne
Jak byśmy to mierzyli
01Odsetek automatycznego przetwarzania
Dlaczego to ważnePokazuje, ile rutynowej pracy nie wymaga już człowieka, dla każdego rodzaju dokumentu.
Jak byśmy to mierzyliUdział dokumentów, które spełniają wszystkie progi i reguły bez weryfikacji, na podstawie logów procesu.
02Odsetek wyjątków i ich przyczyny
Dlaczego to ważnePokazuje, czy wyjątki wynikają ze złych skanów, brakujących danych czy reguł, które trzeba zmienić.
Jak byśmy to mierzyliLiczba spraw w kolejce weryfikacji według kodu przyczyny, kanału i rodzaju dokumentu.
03Dokładność na poziomie pól
Dlaczego to ważneTo miara jakości, która liczy się dla dalszych decyzji i płatności.
Jak byśmy to mierzyliPrecyzja i czułość dla każdego pola na uzgodnionym, oznaczonym zbiorze testowym, liczone przy każdym wydaniu.
04Czas obsługi
Dlaczego to ważnePokazuje zaoszczędzoną pracę i pracę przeniesioną do weryfikacji.
Jak byśmy to mierzyliCzas od wpływu do przekazania oraz czas aktywnej weryfikacji na wyjątek, na podstawie znaczników czasu w kolejce.
Wartości docelowe ustalamy dopiero po pomiarze stanu wyjściowego.
Wdrożenie
Jak byśmy to wdrażali
Etap 01
Analiza i punkt odniesienia
Dwa lub trzy rodzaje dokumentów, jeden kanał, obecne wolumeny i typowe błędy. Oznaczamy zbiór testowy z prawdziwych, zanonimizowanych dokumentów.
Kryteria zakończenia
Uzgodnione pola, reguły i kryteria jakości
Zmierzony punkt odniesienia
Rozpoczęta ocena skutków dla ochrony danych
Etap 02
Pilotaż w trybie równoległym
System wyodrębnia i sprawdza dane równolegle z obecnym procesem; ludzie dalej wykonują pracę i porównują wyniki.
Kryteria zakończenia
Dokładność pól spełnia uzgodnione kryteria
Progi ustalone dla każdego pola
Osoby weryfikujące przeszkolone na stanowisku weryfikacji
Etap 03
Kontrolowana produkcja
Automatyczne przetwarzanie włączone dla rodzajów dokumentów z pilotażu, z wyrywkową kontrolą automatycznie zatwierdzonych spraw.
Kryteria zakończenia
Kontrola wyrywkowa nie wykazuje niedopuszczalnych błędów
Przekazane procedury operacyjne i monitorowanie
Przetestowany powrót do poprzedniej wersji
Etap 04
Skalowanie
Kolejne rodzaje dokumentów, kanały i języki, a każdy z nich przechodzi tę samą bramkę ewaluacji przed uruchomieniem.
Wnioski o pozwolenia, dofinansowanie i świadczenia wraz z załącznikami; wnioski o udostępnienie informacji publicznej, w których dokumenty trzeba zanonimizować przed udostępnieniem.
Dokumenty dostaw, deklaracje zgodności i dokumenty celne dopasowane do zamówień zakupu.
Przykład poglądowy
Dokumenty dostaw u eksportera żywności
Sytuacja
Producent żywności sprzedający do kilku krajów UE otrzymuje dokumenty dostaw, świadectwa i dokumenty celne jako PDF i skany, a faktury od polskich dostawców przez KSeF, w kilku językach i do kilku skrzynek działu logistyki i finansów.
System
Jedna warstwa przyjmowania kieruje faktury ustrukturyzowane z KSeF od razu do walidacji, a z pozostałych dokumentów wyodrębnia dane. Wartości są dopasowywane do zamówień i danych podstawowych kontrahentów w ERP.
Kontrola przez człowieka
Dokumenty z polami o niskiej pewności, nieznanym rachunkiem bankowym lub rozbieżnością ilości czy ceny czekają w kolejce weryfikacji zespołu logistyki lub księgowości. Płatności są zwalniane wyłącznie w ERP.
Co byśmy mierzyli
Odsetek automatycznego przetwarzania według rodzaju dokumentu i kanału, przyczyny wyjątków oraz dokładność pól na oznaczonym zbiorze testowym.
Polska
Ta sama faktura, różne formaty
Od 1 lutego 2026 r. odbieranie faktur przez KSeF jest obowiązkowe, a wystawianie w KSeF obejmuje kolejne grupy podatników. Faktury ustrukturyzowane od polskich dostawców omijają więc ekstrakcję i od razu trafiają do walidacji.
Papier i PDF nie znikają: podatnicy z najmniejszą sprzedażą mogą do końca 2026 r. wystawiać faktury poza KSeF, dostawcy bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce są wyłączeni z obowiązku wystawiania faktur w KSeF, a wnioski, pisma i dokumenty dostaw nadal przychodzą jako skany i załączniki. Projektujemy jedną warstwę przyjmowania i ekstrakcji ze schematami i regułami dla każdego źródła.
Gdy wyodrębnione dane wpływają na decyzje dotyczące ludzi, projektujemy z myślą o RODO i akcie w sprawie sztucznej inteligencji: udokumentowane przetwarzanie, weryfikacja przez człowieka i logi, które audytorzy mogą prześledzić.
To zależy od Państwa dokumentów, dlatego dokładność mierzymy, zamiast ją obiecywać. Oznaczamy zbiór testowy z Państwa zanonimizowanych dokumentów i podajemy precyzję i czułość dla każdego pola. Modele ekstrakcji popełniają błędy, dlatego niepewne pola trafiają do człowieka, a nie bezpośrednio do systemu docelowego.
02Czy system radzi sobie z pismem odręcznym, słabymi skanami i wieloma językami?
Formularze wypełnione odręcznie i słabe skany da się odczytać, ale z niższą pewnością, więc więcej z nich trafia do kolejki weryfikacji. Dokumenty po polsku, angielsku, niemiecku i w innych językach są najpierw klasyfikowane według języka, aby każdy dostał właściwy schemat i reguły.
03Mamy już OCR lub system do skanowania dokumentów. Czy trzeba go wymienić?
Niekoniecznie. Jeśli Państwa warstwa przechwytywania działa, budujemy wokół niej walidację, weryfikację i przekazanie danych, a ekstrakcję modelem dodajemy tylko dla tych rodzajów dokumentów, w których daje ona realną korzyść.
04Czy system podejmuje decyzje w sprawie wniosków lub roszczeń?
Nie. System przygotowuje i sprawdza dane. Decyzje wywołujące skutki prawne lub finansowe pozostają w rękach osób prowadzących sprawy, zgodnie z art. 22 RODO i Państwa wewnętrznymi zasadami.
05Gdzie dokumenty są przetwarzane i przechowywane?
W regionie chmury lub centrum danych, które Państwo wybiorą. Dokumentujemy każdy krok przetwarzania, także każdą zewnętrzną usługę modelu, aby Państwa inspektor ochrony danych mógł go ocenić przed uruchomieniem.
06Jaki zakres na początek ma sens?
Jeden rodzaj dokumentu o dużym wolumenie i jasnych regułach, na przykład faktury kosztowe spoza KSeF albo jeden formularz wniosku. Sprawdza on proces, ekran weryfikacji i pomiary, zanim dojdą kolejne rodzaje. Więcej o tym, jak prowadzimy wdrożenia.
Porozmawiajmy o Państwa obiegu dokumentów
Wystarczą dwa lub trzy rodzaje dokumentów i systemy, do których trafiają. Pokażemy, jak mogłoby wyglądać pierwsze wydanie, łącznie z fakturami z KSeF i dokumentami spoza niego.